Tin tức
3 bước xây dựng quy trình Onboarding toàn diện cho nhân viên mới
2022-10-14

Theo Forbes, có tới 20% nhân viên mới quyết định nghỉ việc chỉ sau 45 ngày đặt chân đến công ty. Điều này chứng tỏ, để có thể giữ chân các ứng viên tài năng, thuyết phục họ đưa ra quyết định gắn kết lâu dài, doanh nghiệp cần tạo ấn tượng tích cực trong thời gian nhân viên mới bắt đầu làm việc. Nhiều doanh nghiệp đã chọn đầu tư xây dựng một quy trình onboarding chuyên nghiệp để đảm bảo bước đệm quan trọng này được thực hiện một cách trơn tru và đạt được hiệu quả nhất định. Nhưng còn các giải pháp giúp tối ưu hóa quy trình onboarding, liệu doanh nghiệp đã thật sự biết đến?
Table Of Contents
Quy trình onboarding là gì ?
Onboarding là quy trình giúp nhân viên mới hòa nhập với công việc, đồng nghiệp cũng như văn hóa doanh nghiệp thông qua việc phổ cập các kiến thức, kỹ năng cần thiết phục vụ cho quá trình làm việc sau này. Thích nghi với môi trường mới giúp nhân sự có thêm động lực, năng suất làm việc và khả năng đóng góp cho doanh nghiệp sẽ càng ngày càng cao.
Để đạt được những lợi ích nêu trên, việc đầu tư xây dựng quy trình onboarding hoàn chỉnh là vô cùng cần thiết. Dưới đây là 3 bước giúp doanh nghiệp có thể xây dựng mô hình onboarding hiệu quả.
3 bước xây dựng quy trình onboarding cho nhân viên mới
Chuẩn bị Pre-Boarding
Pre-boarding là giai đoạn đầu tiên của quá trình hội nhập mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Khi có một ứng viên chấp nhận đề nghị làm việc, phòng nhân sự cần hỗ trợ, tiến hành thực hiện các thủ tục cần thiết giúp ứng viên làm quen với công việc mới tại công ty (bao gồm quy định chính sách công ty, chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết, văn phòng phẩm,..v.v).
Đây cũng là thời điểm mà ứng viên sẽ bắt đầu đưa ra quyết định gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Do đó, để hạn chế những thông tin sai lệch, hiểu nhầm khiến họ nghi ngờ quyết định tham gia công ty, doanh nghiệp nên cập nhật, thể hiện rõ các chiến lược, thông tin về sự phát triển cụ thể ở tổ chức trong thời gian này. Khi có cái nhìn bao quát về doanh nghiệp, các ứng viên sẽ bắt đầu cảm thấy hào hứng hơn với công việc.
Chuẩn bị ngày đầu tiên làm việc
Giai đoạn thứ hai của quy trình onboarding thường dành để chào đón nhân viên trong những ngày làm việc đầu tiên. Do ứng viên có thể chưa biết bất kỳ ai trong tổ chức và cũng như cách thức thực hiện công việc, nhiệm vụ hàng ngày, họ sẽ cần được cung cấp định hướng cụ thể để bắt đầu thích nghi.
Hãy tiến hành thông báo và thảo luận với nhân viên mới về thời gian nghỉ, phương thức chấm công, bảo hiểm y tế và chính sách trả lương của công ty. Đồng thời giới thiệu nhân viên mới với đội nhóm làm việc chung, phòng ban liên quan khác cũng là cách khiến họ dễ dàng hòa nhập hơn với môi trường làm việc mới. Trong thời gian cuối của giai đoạn này, nhân sự có thể tổ chức một cuộc họp nhanh với những người mới để cập nhật và đảm bảo rằng họ cảm thấy thoải mái và thích nghi tốt.
Sau khi nhân viên vào làm
Bước cuối cùng khi thực hiện onboarding là giai đoạn đào tạo nhân sự. Bên cạnh việc nâng cao kiến thức, kỹ năng chuyên môn cho nhân sự, đây cũng là thời điểm quan trọng để công ty đánh giá lại năng lực, hiệu suất làm việc của nhân viên.
Khi tiến hành quy trình đào tạo, hãy tổ chức các khóa học khác nhau như vừa làm vừa đào tạo kết hợp, đưa ra các bài kiểm tra và các công việc liên quan để nhân viên làm quen dần với áp lực công việc. Khi nhân viên hoàn thành tốt đào tạo này, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã thành công trong việc xây dựng một quy trình onboarding hoàn chỉnh.
Để thực hiện mô hình onboarding bài bản mà không đặt thêm gánh nặng cho phòng nhân sự, nhiều doanh nghiệp đã chọn áp dụng công nghệ như một công cụ hỗ trợ tiết kiệm thời gian các bước trong quy trình này. Một trong những lựa chọn được doanh nghiệp đánh giá cao là sử dụng phần mềm quản trị nhân sự có tích hợp các chức năng tuyển dụng và đào tạo, giúp quản lý toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên tại công ty.
Giải pháp xây dựng onboarding cho nhân viên mới với terra
Được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, 𝘁𝗲𝗿𝗿𝗮 mang đến giải pháp quản lý thông tin nhân viên khép kín nhằm giảm thiểu khối lượng thời gian dành cho các thủ tục thực hiện thủ công khi tiến hành onboarding như cập nhật thông tin, giấy tờ, cấp quyền cho nhân sự,… Bên cạnh đó, 𝘁𝗲𝗿𝗿𝗮 còn hỗ trợ giải quyết các công tác quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp một cách đồng bộ, với đầy đủ các giai đoạn từ tuyển dụng đến khi nhân viên chính thức vào công ty như sau:
Giai đoạn tuyển dụng
Trước khi thực hiện onboarding, doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng công việc ở khâu tuyển dụng. Nắm bắt được nhu cầu của doanh nghiệp, khi tiến hành onboarding cùng terra, doanh nghiệp có thể thực hiện đa dạng các chức năng, bao gồm:
1. Đăng tin tuyển dụng
Doanh nghiệp sẽ được xây dựng miễn phí một website tuyển dụng riêng khi đăng ký sử dụng terra. Tất cả hồ sơ ứng viên (CV) đều được tự động gom về một hệ thống chung duy nhất.
2. Phỏng vấn và quản lý thông tin ứng viên
Các thông tin và số lượng ứng viên sẽ được cập nhật trên hệ thống để nhân sự dễ dàng sàng lọc và chọn lựa. Nhà tuyển dụng cũng có thể cập nhật những yêu cầu, phân công người phỏng vấn cũng như những chú thích khác cho từng vòng phỏng vấn. Ngoài ra, toàn bộ lịch sử ứng tuyển của ứng viên được lưu lại cùng với các thông tin và đánh giá khác.
Giai đoạn ký kết hợp đồng
Giai đoạn này nằm trong thời gian pre-boarding, vậy nên, tạo được ấn tượng đặc biệt cho ứng viên thông qua tính năng ký kết hợp đồng trực tuyến trên hệ thống terra cũng là một ưu điểm cho doanh nghiệp. Với tính năng ký kết trực tuyến, nhà tuyển dụng có thể hoàn thành giao kết với ứng viên chỉ với vài thao tác đơn giản.
Giai đoạn ứng viên trở thành nhân viên chính thức
Sau khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, ngoài việc giúp nhân viên thích nghi với môi trường làm việc mới theo đúng quy trình onboarding, một nhiệm vụ quan trọng khác của nhân sự là thêm mới thông tin nhân viên. Để hạn chế những sai sót cũng như đảm bảo tính chính xác của công việc này, mọi thông tin nhân sự có thể cập nhật và lưu trữ trực tuyến trên hệ thống terra HR System.
Nhân sự sẽ cập nhật thông tin cá nhân cơ bản của ứng viên đã vượt qua các vòng phỏng vấn bằng cách nhập trực tiếp hoặc tải lên theo form mẫu có sẵn do terra cung cấp. Các thông tin của nhân viên sẽ bao gồm:
– Thông tin cơ bản: Họ tên, giới tính, số điện thoại, email, thông tin ngân hàng, thông tin bảo hiểm,…
– Thông tin lương: lương cơ bản, thông số thực hiện tính lương, hợp đồng lao động và trạng thái làm việc,…
– Thông tin khác: quê quán, địa chỉ thường trú, địa chỉ liên hệ.
Khi hoàn thành cập nhật, thông tin của ứng viên sẽ được chuyển sang giao diện nhân viên công ty. Doanh nghiệp và nhân viên có thể theo dõi hồ sơ, lương thưởng, ngày phép trực tuyến thông qua hệ thống hoặc phần mềm terra.
Bên cạnh đó, nhằm phục vụ cho công tác đào tạo sau giai đoạn tuyển dụng, nhân viên mới và nhân sự cũng có thể đồng thời cập nhật, theo dõi tiến trình các khóa học đào tạo và tham khảo các tài liệu trong quá trình đào tạo trực tuyến trên cùng một nền tảng.
Bằng cách cung cấp cho nhân sự và nhân viên giải pháp hỗ trợ onboarding toàn diện, terra hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra những “ngày đầu tiên” chuyên nghiệp và tích cực nhất tới nhân viên mới.
Từ khóa
- #[:vi]tuyển dụng[:en]recruitment[:]
- #cách quản lý nhân sự hiệu quả
- #chuyển đổi số
- #new employee
- #on-boarding
- #on-boarding process
- #phần mềm quản lý nhân sự
- #phần mềm quản trị nhân sự
- #quản lý nhân sự
- #quản trị nhân sự
- #quy trình on board
Tin tức liên quan
-
Lương Gross và lương Net: Những điều bạn cần biết
Lương Gross và lương Net là hai hình thức nhận lương phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, với những người mới bước chân vào thị trường lao động, hai khái niệm này có thể còn khá xa lạ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tổng hợp những thông tin hữu ích để giúp bạn hiểu rõ hơn về Lương Gross và Lương Net, từ đó đưa...
-
Tổng hợp quy định về giờ nghỉ giải lao cho người lao động
Giờ nghỉ giải lao đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được sự cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống - điều mà mọi người lao động đều ưu tiên hàng đầu. Sau đây, hãy cùng tera khám phá các quy định giờ nghỉ giải lao mới nhất để bảo vệ quyền lợi và sức khỏe của chính mình trong môi trường lao động...
-
Lương cơ sở và lương tối thiểu: Sự khác biệt và vai trò quan trọng
Trong hệ thống lương bổng tại Việt Nam, lương cơ sở và lương tối thiểu đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức lương của các công nhân, nhân viên và người lao động. Bài viết này sẽ tập trung vào sự khác biệt giữa hai loại lương này và vai trò quan trọng của chúng trong hệ thống lương bổng hiện nay tại...
-
AI Trong Kinh Doanh: Từng Bước Để Khai Phá Sức Mạnh Tiềm Tàng
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với các doanh nghiệp, mở ra những cơ hội cho sự phát triển và đổi mới. Với bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu các khía cạnh của AI trong hoạt động kinh doanh, các sản phẩm AI đa dạng hiện có và những rủi ro tiềm ẩn khi ứng dụng AI. Trí...
-
Làm thế nào để chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương phù hợp?
Để giải quyết tình trạng trả lương chậm và không chính xác, nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài để tiết kiệm chi phí và tập trung nguồn nhân lực cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Vậy làm thế nào để chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương phù hợp với doanh nghiệp của mình? Dịch...
-
Doanh nghiệp “trang bị” gì để đón sóng FDI trong năm 2023?
Trong nhiều thập kỷ vừa qua, vốn đầu tư nước ngoài (Foreign Direct Investment: FDI) đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển của kinh tế Việt Nam. Dòng vốn FDI không tự dưng đến, mà phụ thuộc rất lớn vào phản ứng và “sự trang bị” của các doanh nghiệp. Vậy nên hãy cùng terra điểm qua những trang bị cần thiết để...
-
Mẹo tăng năng suất cho người lao động hiện đại
Làm việc hiệu quả và năng suất luôn là yêu cầu quan trọng đối với mỗi người lao động. Người lao động hiện đại đang phải đối mặt với nhiều vấn đề thách thức liên quan đến năng suất làm việc hơn bao giờ hết. Do đó, hãy cùng terra giải quyết vấn đề này bằng cách khám phá các mẹo tăng năng suất cho người...
-
Lương khoán là gì? Những thông tin về lương khoán bạn cần biết
Ngày nay, thay vì trả lương cố định theo tháng, doanh nghiệp thường chọn trả lương khoán để nâng cao năng suất công việc. Bài viết sau đây sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích nhất về hình thức trả lương này. Lương khoán là gì? Lương khoán là một trong những hình thức trả lương phổ biến nhất...
-
5 Xu hướng nhân sự hàng đầu hiện nay
Ngành nhân sự đang được cách mạng hóa với tốc độ nhanh chóng nhờ vào sự tiến bộ của công nghệ hiện đại. Do đó, việc cập nhật các xu hướng nhân sự hàng đầu là điều thiết yếu giúp nhà tuyển dụng lẫn đội ngũ nhân sự nắm bắt được những hướng đi phù hợp. Hãy điểm qua 5 xu hướng nhân sự hàng đầu...
-
Vì sao “Phân tích nhân sự” là chiến lược quan trọng trong năm 2023?
Phân tích nhân sự được biết đến là một trong những chiến lược nhân sự hàng đầu mà các tổ chức có thể tận dụng để duy trì lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng. Sau đây, hãy cùng terra giải mã tầm quan trọng của chiến lược phân tích nhân sự trong năm 2023 và tương lai. [caption...