3 bước xây dựng quy trình Onboarding toàn diện cho nhân viên mới

Theo Forbes, có tới 20% nhân viên mới quyết định nghỉ việc chỉ sau 45 ngày đặt chân đến công ty. Điều này chứng tỏ, để có thể giữ chân các ứng viên tài năng, thuyết phục họ đưa ra quyết định gắn kết lâu dài, doanh nghiệp cần tạo ấn tượng tích cực trong thời gian nhân viên mới bắt đầu làm việc. Nhiều doanh nghiệp đã chọn đầu tư xây dựng một quy trình onboarding chuyên nghiệp để đảm bảo bước đệm quan trọng này được thực hiện một cách trơn tru và đạt được hiệu quả nhất định. Nhưng còn các giải pháp giúp tối ưu hóa quy trình onboarding, liệu doanh nghiệp đã thật sự biết đến? 

Quy trình onboarding là gì ?

Onboarding là quy trình giúp nhân viên mới hòa nhập với công việc, đồng nghiệp cũng như văn hóa doanh nghiệp thông qua việc phổ cập các kiến thức, kỹ năng cần thiết phục vụ cho quá trình làm việc sau này. Thích nghi với môi trường mới giúp nhân sự có thêm động lực, năng suất làm việc và khả năng đóng góp cho doanh nghiệp sẽ càng ngày càng cao.

Để đạt được những lợi ích nêu trên, việc đầu tư xây dựng quy trình onboarding hoàn chỉnh là vô cùng cần thiết. Dưới đây là 3 bước giúp doanh nghiệp có thể xây dựng mô hình onboarding hiệu quả.

3 bước xây dựng quy trình onboarding cho nhân viên mới

Chuẩn bị Pre-Boarding

Pre-boarding là giai đoạn đầu tiên của quá trình hội nhập mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Khi có một ứng viên chấp nhận đề nghị làm việc, phòng nhân sự cần hỗ trợ, tiến hành thực hiện các thủ tục cần thiết giúp ứng viên làm quen với công việc mới tại công ty (bao gồm quy định chính sách công ty, chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết, văn phòng phẩm,..v.v).

Đây cũng là thời điểm mà ứng viên sẽ bắt đầu đưa ra quyết định gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Do đó, để hạn chế những thông tin sai lệch, hiểu nhầm khiến họ nghi ngờ quyết định tham gia công ty, doanh nghiệp nên cập nhật, thể hiện rõ các chiến lược, thông tin về sự phát triển cụ thể ở tổ chức trong thời gian này. Khi có cái nhìn bao quát về doanh nghiệp, các ứng viên sẽ bắt đầu cảm thấy hào hứng hơn với công việc.

Chuẩn bị ngày đầu tiên làm việc

Giai đoạn thứ hai của quy trình onboarding thường dành để chào đón nhân viên trong những ngày làm việc đầu tiên. Do ứng viên có thể chưa biết bất kỳ ai trong tổ chức và cũng như cách thức thực hiện công việc, nhiệm vụ hàng ngày, họ sẽ cần được cung cấp định hướng cụ thể để bắt đầu thích nghi.

Hãy tiến hành thông báo và thảo luận với nhân viên mới về thời gian nghỉ, phương thức chấm công, bảo hiểm y tế và chính sách trả lương của công ty. Đồng thời giới thiệu nhân viên mới với đội nhóm làm việc chung, phòng ban liên quan khác cũng là cách khiến họ dễ dàng hòa nhập hơn với môi trường làm việc mới. Trong thời gian cuối của giai đoạn này, nhân sự có thể tổ chức một cuộc họp nhanh với những người mới để cập nhật và đảm bảo rằng họ cảm thấy thoải mái và thích nghi tốt.

Sau khi nhân viên vào làm

Bước cuối cùng khi thực hiện onboarding là giai đoạn đào tạo nhân sự. Bên cạnh việc nâng cao kiến thức, kỹ năng chuyên môn cho nhân sự, đây cũng là thời điểm quan trọng để công ty đánh giá lại năng lực, hiệu suất làm việc của nhân viên.

Khi tiến hành quy trình đào tạo, hãy tổ chức các khóa học khác nhau như vừa làm vừa đào tạo kết hợp, đưa ra các bài kiểm tra và các công việc liên quan để nhân viên làm quen dần với áp lực công việc. Khi nhân viên hoàn thành tốt đào tạo này, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã thành công trong việc xây dựng một quy trình onboarding hoàn chỉnh. 

Để thực hiện mô hình onboarding bài bản mà không đặt thêm gánh nặng cho phòng nhân sự, nhiều doanh nghiệp đã chọn áp dụng công nghệ như một công cụ hỗ trợ tiết kiệm thời gian các bước trong quy trình này. Một trong những lựa chọn được doanh nghiệp đánh giá cao là sử dụng phần mềm quản trị nhân sự có tích hợp các chức năng tuyển dụng và đào tạo, giúp quản lý toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên tại công ty.

Giải pháp xây dựng onboarding cho nhân viên mới với terra

Được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, 𝘁𝗲𝗿𝗿𝗮 mang đến giải pháp quản lý thông tin nhân viên khép kín nhằm giảm thiểu khối lượng thời gian dành cho các thủ tục thực hiện thủ công khi tiến hành onboarding như cập nhật thông tin, giấy tờ, cấp quyền cho nhân sự,… Bên cạnh đó, 𝘁𝗲𝗿𝗿𝗮 còn hỗ trợ giải quyết các công tác quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp một cách đồng bộ, với đầy đủ các giai đoạn từ tuyển dụng đến khi nhân viên chính thức vào công ty như sau:

Giai đoạn tuyển dụng

Trước khi thực hiện onboarding, doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng công việc ở khâu tuyển dụng. Nắm bắt được nhu cầu của doanh nghiệp, khi tiến hành onboarding cùng terra, doanh nghiệp có thể thực hiện đa dạng các chức năng, bao gồm:

1. Đăng tin tuyển dụng

Doanh nghiệp sẽ được xây dựng miễn phí một website tuyển dụng riêng khi đăng ký sử dụng terra. Tất cả hồ sơ ứng viên (CV) đều được tự động gom về một hệ thống chung duy nhất. 

2. Phỏng vấn và quản lý thông tin ứng viên 

Các thông tin và số lượng ứng viên sẽ được cập nhật trên hệ thống để nhân sự dễ dàng sàng lọc và chọn lựa. Nhà tuyển dụng cũng có thể cập nhật những yêu cầu, phân công người phỏng vấn cũng như những chú thích khác cho từng vòng phỏng vấn. Ngoài ra, toàn bộ lịch sử ứng tuyển của ứng viên được lưu lại cùng với các thông tin và đánh giá khác.

Giai đoạn ký kết hợp đồng

Giai đoạn này nằm trong thời gian pre-boarding, vậy nên, tạo được ấn tượng đặc biệt cho ứng viên thông qua tính năng ký kết hợp đồng trực tuyến trên hệ thống terra cũng là một ưu điểm cho doanh nghiệp. Với tính năng ký kết trực tuyến, nhà tuyển dụng có thể hoàn thành giao kết với ứng viên chỉ với vài thao tác đơn giản.

Giai đoạn ứng viên trở thành nhân viên chính thức

Sau khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, ngoài việc giúp nhân viên thích nghi với môi trường làm việc mới theo đúng quy trình onboarding, một nhiệm vụ quan trọng khác của nhân sự là thêm mới thông tin nhân viên. Để hạn chế những sai sót cũng như đảm bảo tính chính xác của công việc này, mọi thông tin nhân sự có thể cập nhật và lưu trữ trực tuyến trên hệ thống terra HR System.

Nhân sự sẽ cập nhật thông tin cá nhân cơ bản của ứng viên đã vượt qua các vòng phỏng vấn bằng cách nhập trực tiếp hoặc tải lên theo form mẫu có sẵn do terra cung cấp. Các thông tin của nhân viên sẽ bao gồm:

– Thông tin cơ bản: Họ tên, giới tính, số điện thoại, email, thông tin ngân hàng, thông tin bảo hiểm,…

– Thông tin lương: lương cơ bản, thông số thực hiện tính lương, hợp đồng lao động và trạng thái làm việc,…

– Thông tin khác: quê quán, địa chỉ thường trú, địa chỉ liên hệ.

Khi hoàn thành cập nhật, thông tin của ứng viên sẽ được chuyển sang giao diện nhân viên công ty. Doanh nghiệp và nhân viên có thể theo dõi hồ sơ, lương thưởng, ngày phép trực tuyến thông qua hệ thống hoặc phần mềm terra.

Bên cạnh đó, nhằm phục vụ cho công tác đào tạo sau giai đoạn tuyển dụng, nhân viên mới và nhân sự cũng có thể đồng thời cập nhật, theo dõi tiến trình các khóa học đào tạo và tham khảo các tài liệu trong quá trình đào tạo trực tuyến trên cùng một nền tảng.

Bằng cách cung cấp cho nhân sự và nhân viên giải pháp hỗ trợ onboarding toàn diện, terra hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra những “ngày đầu tiên” chuyên nghiệp và tích cực nhất tới nhân viên mới.

Nếu bạn có nhu cầu nhận tư vấn và trải nghiệm thử miễn phí giải pháp terra, hãy để lại thông tin đăng ký ngay tại đây.