Phương thức chấm công của công ty bạn có đang lạc hậu?

Chấm công là gì?

Chấm công là quy trình doanh nghiệp kiểm soát và ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Đây cũng là cơ sở để người lao động quản lý quyền lợi chính đáng của mình. Do đó, việc chấm công luôn cần ưu tiên sự chính xác để có thể đảm bảo công bằng cho cả người lao động và doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của công nghệ qua từng thời kỳ, các hình thức chấm công cũng dần trở nên đa dạng và phong phú hơn rất nhiều. Các phương thức chấm công phổ biến nhất hiện nay có thể kể đến: 

– Chấm công bằng thẻ giấy

– Chấm công bằng vân tay

– Chấm công bằng camera nhận diện khuôn mặt 

– Chấm công bằng Wifi 

– Chấm công bằng GPS

Càng về sau, các hình thức chấm công càng được cải thiện để tăng sự nhanh chóng, tiện lợi cho người lao động, đồng thời tăng cường tính minh bạch và giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự. 

Các phương thức chấm công đã phát triển như thế nào?

Chấm công bằng thẻ giấy

Chấm công bằng thẻ giấy được thực hiện bằng cách bỏ thẻ giấy vào máy chấm công để máy in giờ ra/vào làm việc hằng ngày. Đây là giải pháp thủ công truyền thống được sử dụng khá phổ biến cách đây hơn 10 năm. Hình thức này mặc dù ít tốn chi phí, dễ áp dụng với hầu hết các loại hình doanh nghiệp nhưng tiềm ẩn sai sót và nguy cơ gian lận rất cao do còn phụ thuộc hoàn toàn vào tính tuân thủ của nhân viên. Đồng thời, việc thống kê thời gian làm việc hằng tháng cũng sẽ mất nhiều công sức và thời gian vì bộ phận nhân sự phải tổng kết dữ liệu từ thẻ giấy, và công việc này sẽ gặp rất nhiều bất cập đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn. 

Chấm công bằng vân tay

Một trong những phương thức phổ biến hiện tại là chấm công bằng vân tay. Bên cạnh sự nhanh chóng, tiện lợi, độ minh bạch cao, giải pháp này còn được tích hợp với việc quản lý an ninh (đóng/mở cửa ra vào) và nhắc nhở nhân viên thực hiện chấm công. Tuy nhiên, khá nhiều máy chấm vân tay hiện tại chỉ dừng lại ở việc xuất dữ liệu thô ra file Excel, nên việc xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác tính lương vẫn đòi hỏi khá nhiều thời gian. Ngoài ra, trong khoảng thời gian xảy ra và sau khi đại dịch Covid-19 đã được kiểm soát, việc hạn chế tiếp xúc bằng tay với các thiết bị công cộng cũng được ưu tiên và quan tâm, nên hình thức này cũng đang được xem xét thay thế khá nhiều. 

Chấm công bằng camera nhận dạng hình ảnh

Trong khoảng thời gian vài năm trở lại đây, công nghệ nhận dạng và xử lý hình ảnh đã ngày càng phổ biến và được thương mại hóa với giá thành ngày càng hợp lý. Sự phát triển về phần cứng (camera) và phần mềm (các thuật toán nhận dạng khuôn mặt) đã dần hoàn chỉnh với tính chính xác gần như tuyệt đối nhằm đảm bảo những yêu cầu đặt ra cho công tác chấm công. Trên thị trường hiện tại cũng có nhiều sản phẩm camera thông minh phù hợp với nhiều yêu cầu cụ thể với giá thành rất hợp lý đi kèm với chất lượng và tính năng phong phú để doanh nghiệp có thể không quá băn khoăn về chi phí khi chuyển đổi sang chấm công bằng camera. Một ưu điểm khác của hình thức chấm công này là các camera đã được phát triển để lưu trữ dữ liệu trên Cloud (đám mây) và có thể kết nối với nhiều hệ thống khác một cách tự động, do đó rất dễ để liên kết và xử lý kết quả chấm công trên các phần mềm quản lý nhân sự khác. 

Chấm công bằng Wifi

Phát triển song song với hình thức chấm công bằng camera là chấm công bằng Wifi. Người dùng sẽ truy cập vào các điểm truy cập Wifi đã được doanh nghiệp quy định (ví dụ như Wifi tại văn phòng công ty) và thực hiện chấm công trên các ứng dụng của điện thoại thông minh. Giải pháp này được đánh giá cao vì không tốn chi phí đầu tư trang thiết bị và tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cả người lao động và doanh nghiệp khi dữ liệu dễ dàng tích hợp trực tuyến với các phần mềm tính lương. Tuy nhiên tính chính xác của phương thức này không cao so với khi sử dụng camera để chấm công vì mức độ phủ sóng của Wifi tương đối rộng. 

Chấm công bằng GPS

Nhược điểm của các giải pháp chấm công bằng vân tay, camera hay Wifi là khó áp dụng đối với các doanh nghiệp có hoạt động bên ngoài và không cố định vị trí làm việc, chẳng hạn như quản lý tại các công trình xây dựng. Do đó, một trong những giải pháp khác cho các doanh nghiệp này là chấm công bằng GPS (định vị bằng tọa độ). Giải pháp này giúp lược bỏ sự phụ thuộc vào các thiết bị cố định, nhưng vẫn yêu cầu người lao động phải có điện thoại thông minh để định vị. Cũng tương tự như cách chấm công bằng Wifi, giải pháp chấm công bằng GPS có độ chính xác ở mức tương đối do phạm vi xác nhận định vị vẫn có những sai số nhất định.

Nhóm giải pháp chấm công terra

Là nhóm giải pháp nhân sự toàn diện, phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, terra cung cấp cho doanh nghiệp các giải pháp chấm công tích hợp trên phần mềm quản trị nhân sự terra HR System, bao gồm: giải pháp chấm công bằng Wifi và chấm công bằng cách nhập thời gian ra/vào trên hệ thống. Người dùng sẽ truy cập vào phần mềm terra HR System và thực hiện chấm công, cách thức thực hiện vô cùng đơn giản và nhanh chóng.

Bên cạnh các phương thức chấm công trên, terra cũng mang đến giải pháp liên kết tự động với camera nhận diện hình ảnh. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang sử dụng hình thức chấm công bằng vân tay, terra vẫn có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp. Tương tự các giải pháp terra cung cấp, đối với các giải pháp liên kết, các dữ liệu từ máy chấm công có thể dễ dàng tích hợp trên hệ thống terra, vậy nên thông tin chấm công của từng nhân sự sẽ được đồng bộ cập nhật trên chính tài khoản cá nhân, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý. 

Với đa dạng hình thức chấm công, doanh nghiệp có thể tùy chọn từng phương thức phù hợp với loại hình doanh nghiệp của mình. Điều duy nhất khiến các doanh nghiệp vẫn còn lo ngại khi áp dụng các phương thức chấm công mới, hiện đại là chi phí. Tuy nhiên, đây không còn là vấn đề lớn vì khi công nghệ ngày càng phát triển thì chi phí áp dụng các giải pháp này đã bắt đầu giảm xuống. Với mục tiêu đặt trải nghiệm của người dùng lên hàng đầu, tiết kiệm nhân lực và thời gian, đồng thời giải quyết được nỗi lo về chi phí, terra mang đến ưu đãi 6 tháng dùng thử phần mềm quản trị nhân sự terra HR System. Doanh nghiệp có thể sử dụng tất cả các chức năng mà terra HR System cung cấp hoàn toàn miễn phí, bao gồm: chấm công, quản lý dữ liệu nhân sự, quản lý nghỉ phép và làm thêm giờ, quản lý bảo hiểm xã hội, quản lý tuyển dụng, quản lý hợp đồng lao động,…

Nhận gói dùng thử miễn phí của terra tại đây