Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để được tư vấn miễn phí về các giải pháp chuyển đổi số cho bộ phận nhân sự từ đội ngũ terra!

Chuyển đổi số cho bộ phận nhân sự (DX) là gì?

Chuyển đổi số (tiếng anh là digital transformation hay còn được gọi tắt là DX) cho bộ phận nhân sự là quá trình áp dụng công nghệ vào tất cả các khía cạnh như chấm công, tính lương… thay thế cho các phương pháp truyền thông (sổ sách, Excel,..) trước đây. DX giúp nhân sự thay đổi toàn diện cách thức hoạt động, tăng hiệu quả giao tiếp nội bộ, tối ưu hóa hiệu suất và mang lại sự tiện lợi cho cả nhân viên, bộ phận nhân sự và doanh nghiệp.

Ba ưu điểm lớn nhất của việc chuyển đổi số bộ phận nhân sự là gì?

Ở Nhật Bản, các dịch vụ hỗ trợ bộ phận nhân sự xuất hiện ngày càng nhiều nhằm bắt kịp xu hướng chuyển đổi số. Điều này chứng tỏ chuyển đổi DX nhân sự nhận được sự quan tâm của hầu hết doanh nghiệp tại đây. 

Đối với Việt Nam – nơi có nhiều quy định về thủ tục, giấy tờ, các vấn đề liên quan đến nhân sự và lao động phát sinh rất nhiều (ví dụ, thủ tục trả lương và bảo hiểm xã hội). Bên cạnh đó, vẫn còn tồn tại khối lượng lớn công việc mà nhân sự thực hiện chưa hiệu quả, chẳng hạn như dành quá nhiều thời gian để thu thập các thông tin tính lương từ mỗi nhân viên, đây vốn là gánh nặng cho bộ phận nhân sự nói chung và nhân viên phụ trách tính lương nói riêng. Ngoài ra, trong quá trình nhập liệu thủ công trên Excel, các trường hợp nhầm lẫn, sai sót không đáng có khi tính toán lương thưởng vẫn thường xuyên xảy ra. Và khi nhân viên phụ trách có việc riêng, quá trình bàn giao công việc cho nhân sự khác đảm nhận cũng rất rườm rà và mất thời gian khi các thông tin đều được lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ.  

Nhận thấy rằng những hình thức quản lý nhân sự thủ công vẫn còn tồn đọng nhiều bất cập, các công ty đã có cái nhìn mới với việc áp dụng chuyển đổi số nhằm rút ngắn thời gian thực hiện công việc, nhưng cũng có nhiều ý kiến cho rằng DX không mang lại lợi ích cụ thể gì cho doanh nghiệp. Vậy khi áp dụng chuyển đổi số, doanh nghiệp Việt sẽ thay đổi như thế nào? 

Gia tăng hiệu quả công việc / Giảm đáng kể thời gian và công sức

Đầu tiên có thể kể đến sự cải thiện đáng kể hiệu quả trong công việc của nhân sự khi áp dụng chuyển đổi số. Hàng loạt các quy trình khác, chẳng hạn như từ khi tuyển dụng đến lúc nghỉ việc, quản lý bảo hiểm xã hội, đào tạo và đánh giá nhân sự đều được tối ưu, đồng thời khắc phục hoàn toàn những sai sót, nhầm lẫn. Đặc biệt, đối với quy mô tổ chức càng lớn thì giá trị của DX càng lớn. Tiến hành chuyển đổi số giúp giải phóng bộ phận nhân sự khỏi tác vụ hành chính và tập trung vào các công việc chiến lược khác. 

Bằng cách tiến hành DX nhân sự và lao động, các công đoạn thủ công trước đây (thu thập thông tin, nhập vào Excel, tính toán và chia sẻ kết quả tính toán với từng nhân viên qua mail) trong công tác tính lương được xử lý một cách nhanh chóng. Thông qua giải pháp này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng cách giảm số lượng nhân viên và làm thêm giờ. Đây cũng là giá trị lớn nhất của việc chuyển đổi số bộ phận nhân sự.

Hạn chế quản lý cục bộ và ngăn chặn gian lận

Việt Nam là quốc gia có tỷ lệ “nhảy việc” cao hơn so với Nhật Bản, nên việc quản lý cục bộ cũng là một vấn đề. Vì các thông tin về nhân viên và tiền lương đòi hỏi tính bảo mật cao, điều này đã vô tình gây nên những trở ngại trong việc tiếp quản khi nhân sự phụ trách nghỉ việc hoặc nghỉ hưu. Nếu dữ liệu file Excel của người tiền nhiệm có điểm không khớp, hoặc bị thiếu sẽ rất khó để tìm ra nguyên nhân. 

Ngoài ra, “gian lận” cũng là một vấn đề lớn mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Thật không may, tình trạng gian lận nội bộ ở Việt Nam diễn ra rất thường xuyên, đặc biệt là gian lận về tiền lương. Biển thủ tiền lương, trả lương khống,.v.v là những ví dụ điển hình. 

Bằng cách tiến hành DX nhân sự và lao động, dữ liệu sẽ được quản lý đồng bộ trên cùng một hệ thống, hạn chế rủi ro phân mảnh dữ liệu. Đồng thời, chức năng phân quyền trên các phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp vừa có thể bảo mật thông tin vừa cho phép nhân viên có quyền vừa đủ để truy cập và làm việc.

Hỗ trợ làm việc từ xa

Trong thời điểm xảy ra đại dịch Covid, nhiều công ty buộc phải áp dụng hình thức làm việc từ xa, họp và giao việc trực tuyến. Chuyển đổi số được xem như là “phao cứu sinh” cho doanh nghiệp trong thời gian này, là xu hướng không thể thay thế giúp doanh nghiệp thích ứng và vượt qua khó khăn từ đại dịch. Sau thời gian đó, ngày càng có nhiều công ty đang hướng tới mục tiêu cải thiện năng suất, thu hút và giữ chân nguồn nhân lực thông qua mô hình làm việc từ xa. Tuy nhiên trường hợp này sẽ xảy ra nhiều vấn đề như không nắm bắt được quá trình làm việc, không thể kiểm tra hiệu quả công việc của cấp dưới và đánh giá nhân sự chính xác. 

Bằng cách tiến hành DX nhân sự và lao động, doanh nghiệp sẽ giải quyết được những vấn đề này. Thông qua các phần mềm quản lý công việc và dự án trực tuyến, doanh nghiệp đã có thể cập nhật tiến độ công việc, phân bổ nguồn lực, đánh giá nhân sự dựa trên KPI trên cùng một hệ thống.

Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để được tư vấn miễn phí về các giải pháp chuyển đổi số cho bộ phận nhân sự từ đội ngũ terra!

Tình hình chuyển đổi số bộ phận nhân sự tại Việt Nam

Vì những lợi ích chuyển đổi số mang lại, việc chuyển sang DX trong văn phòng đã được thúc đẩy rất nhiều trong những năm gần đây, các nhiệm vụ trong tính toán tiền lương, thủ tục bảo hiểm xã hội đã được giảm đáng kể, đặc biệt việc cập nhật các thủ tục, quy định pháp luật, thường gây rắc rối ở Việt Nam, đã trở nên dễ dàng. Một trong những hình thức DX với chi phí hợp lý được doanh nghiệp Việt Nam đánh giá cao và sử dụng phổ biến là thuê ngoài dịch vụ công nghệ (SaaS).

Dịch vụ nhân sự SaaS “terra” do VPO phát triển trên nền tảng đám mây là gì?

Dịch vụ nhân sự SaaS “terra” là dịch vụ quản lý nhân sự và lao động dựa trên nền tảng đám mây được cung cấp bởi công ty “VINA PAYROLL OUTSOURCING” ( gọi tắt là VPO). Công ty TNHH Vina Payroll Outsourcing (“VPO”) được thành lập bởi I-GLOCAL –  tập đoàn tư vấn thuế – kế toán – đầu tư Nhật Bản hàng đầu đang hỗ trợ, tư vấn cho hơn 1.000 doanh nghiệp Nhật Bản hoạt động tại Việt Nam. Hệ thống quản trị nhân sự terra được VPO phát triển dựa trên kinh nghiệm tư vấn lâu năm cho các doanh nghiệp Nhật Bản vốn đòi hỏi sự hiệu quả và tỉ mỉ. Dịch vụ quản lý nhân sự trên nền tảng đám mây của terra giúp các hoạt động liên quan đến nhân sự như tính toán tiền lương và quản lý quy trình nhân sự như phỏng vấn xin việc → thủ tục việc làm → quản lý chấm công → tính toán bảng lương → thủ tục bảo hiểm xã hội → tình trạng đào tạo → đánh giá nhân sự → thủ tục nghỉ hưu, v.v. được tự động và minh bạch.

Các dịch vụ của hệ thống quản trị nhân sự terra bao gồm:

– terra HR System: Phần mềm quản trị nhân sự toàn diện tích hợp đa chức năng như quản lý dữ liệu nhân sự, chấm công, lương thưởng, BHXH, tuyển dụng, đào tạo,… Thông qua terra HR System, doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi số một cách dễ dàng.

– terra Payroll: Dịch vụ thuê ngoài tính lương kết hợp công nghệ và tư vấn chuyên sâu terra Payroll được phát triển với mục đích giải quyết triệt để các khó khăn của phòng nhân sự trong công tác tính lương, hỗ trợ phòng nhân sự tối đa hiệu quả khi thực hiện chuyển đổi số. Bên cạnh đó, khi sử dụng dịch vụ terra Payroll, doanh nghiệp sẽ được sử dụng hoàn toàn miễn phí tất cả các tính năng của phần mềm quản trị nhân sự toàn diện – terra HR System.

– terra Academy: Nền tảng đào tạo trực tuyến cung cấp các khóa học bổ ích, những kiến thức được cập nhật sớm nhất cho cộng đồng nhân sự và doanh nghiệp tại Việt Nam.

Ba lý do vì sao “terra” được các công ty Nhật Bản tại Việt Nam lựa chọn?

Được thiết kế bởi chuyên gia nhân sự

Đầu tiên, terra không phải là sản phẩm của một công ty phần mềm, mà được thiết kế bởi các chuyên gia nhân sự – người có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực này. Trên thị trường hiện nay, phần lớn các dịch vụ liên quan đến công nghệ nhân sự thường được tạo ra bởi các công ty phát triển hệ thống. Trong khi thông thường các công ty sử dịch vụ không có nhiều kiến thức về công nghệ thông tin vì họ không phải là chuyên gia hệ thống do đó ngay cả khi có nhiều chức năng chi tiết, họ có thể không hiểu cách sử dụng và không thể sử dụng chúng trong công việc. Vì vậy, xảy ra tình huống áp dụng DX chỉ hao tốn chi phí và không đem đến chuyển đổi. Với hơn 20 năm trong lĩnh vực tư vấn- thuế – kế toán, đội ngũ chuyên gia nhân sự terra đã vận dụng kiến thức thực tiễn để đưa vào thiết kế phát triển phần mềm, tạo ra giao diện đơn giản, gần gũi với người dùng.

Được hỗ trợ tư vấn trong suốt quá trình sử dụng

Ưu điểm tiếp theo của terra là khách hàng sẽ được tư vấn, hỗ trợ đến khi áp dụng thành công phần mềm vào vận hành. Ngoài ra, đội ngũ chuyên gia của terra sẽ đảm nhận tư vấn, hướng dẫn tận tình 1:1 các vấn đề xung quanh hệ thống và nhân sự (xây dựng quy trình tính lương, bảng lương) giúp doanh nghiệp đi đúng hướng trên con đường chuyển đổi số.

Được phát triển tương thích với tình hình nhân sự Việt Nam

Cuối cùng, terra được phát triển tương thích với tình hình nhân sự Việt Nam. Tại Việt Nam, luật pháp và các quy định thường rất phức tạp và có sự thay đổi thường xuyên đòi hỏi cập nhật liên tục. Điều này khiến các phần mềm Nhật Bản hay nước ngoài khó có thể theo kịp. Ngược lại, terra được phát triển dành riêng cho thị trường Việt Nam, luôn đáp ứng nhu cầu cập nhật và hoàn toàn tuân thủ luật pháp cho các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ. 

Với mức chi phí hoạt động hợp lý, đồng thời tư vấn, công nghệ và dịch vụ, các dịch vụ được cung cấp đến doanh nghiệp sẽ luôn được đảm bảo 3 yếu tố: Chính xác – Đúng thời hạn – Đúng Luật.

Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để nhận được hỗ trợ và tư vấn miễn phí các dịch vụ quản trị nhân sự từ đội ngũ terra!