Nếu doanh nghiệp nước ngoài đang có ý định kinh doanh ở thị trường Việt Nam, văn phòng đại diện sẽ là lựa chọn tốt nhất để bắt đầu. Chi phí thấp, dễ quản lý và không phải chịu hầu hết các loại thuế địa phương, v.v. là lợi ích dễ thấy của Văn phòng đại diện. Vì vậy, hầu hết các công ty nước ngoài lần đầu tiên thâm nhập vào thị trường Việt Nam đều làm việc với tư cách là văn phòng đại diện.

Vậy thì doanh nghiệp nước ngoài cần đáp ứng những điều kiện gì để thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam ? 

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Văn phòng đại diện là mức độ cơ bản nhất của doanh nghiệp muốn đầu tư vào Việt Nam nên quy trình thành lập đơn vị này cũng khá đơn giản. Tuy nhiên, không phải tất cả các nhà đầu tư nước ngoài đều đủ điều kiện để thành lập văn phòng đại diện. Dưới đây là một số yêu cầu để thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam.

Theo Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, giấy phép sẽ được cấp cho nhà đầu tư nước ngoài đáp ứng các yêu cầu sau:

– Công ty nước ngoài thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ là thành viên của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

– Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận tương đương có giá trị không ít hơn 1 năm kể từ ngày nộp hồ sơ

– Phạm vi hoạt động nằm trong cam kết của Việt Nam đối với các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

– Trong trường hợp phạm vi hoạt động không phù hợp với Cam kết của Việt Nam hoặc bạn không đến từ một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà thành viên mà Việt Nam là thành viên, đề mục Thủ tục và thời gian cấp phép sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp

Quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Giống như các công ty khác ở Việt Nam, Văn phòng đại diện cũng có các quyền và nghĩa vụ  theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành.

Quyền hoạt động của Văn phòng đại diện

Theo quy định tại Luật Thương mại 2005 và Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, các quyền của Văn phòng đại diện bao gồm:

– Hoạt động kinh doanh đúng mục đích, phạm vi, thời hạn ghi trong Giấy phép thành lập

– Thuê và mua các nhu yếu phẩm cho hoạt động của họ như thuê hoặc mua văn phòng, thiết bị và phương tiện

– Tuyển dụng lao động (cả người dân địa phương và người nước ngoài đều được phép) theo quy định của pháp luật Việt Nam

– Mở tài khoản tại ngân hàng được phép tại Việt Nam bằng ngoại tệ hoặc đồng Việt Nam bằng ngoại tệ; được phép sử dụng các tài khoản đó chỉ cho hoạt động kinh doanh

– Có con dấu ghi tên mình theo quy định của pháp luật Việt Nam

– Và các quyền khác theo quy định của pháp luật

Hoạt động kinh doanh được phép

Mục đích chính của Văn phòng đại diện ở Việt Nam là tiến hành nghiên cứu về thị trường Việt Nam và hỗ trợ công ty mẹ ở nước ngoài. Vì vậy, theo Luật Việt Nam, các hoạt động sau đây được cho phép:

– Đóng vai trò của một văn phòng liên lạc

– Quản lý và xử lý việc thực hiện hợp đồng ký kết với đối tác Việt Nam

– Quảng bá công ty mẹ tại thị trường Việt Nam

– Tiến hành nghiên cứu và khảo sát trên thị trường

– Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật Việt Nam như mở tài khoản ngân hàng chỉ dành riêng cho hoạt động của Văn phòng đại diện

Mọi Văn phòng đại diện đều có quyền, và tất nhiên, nghĩa vụ của mình. Mặc dù Văn phòng đại diện là lựa chọn đơn giản nhất nếu doanh nghiệp muốn thâm nhập thị trường Việt Nam, nhưng nó cũng đi kèm với một loạt các nghĩa vụ và hạn chế riêng.

Các hoạt động bị hạn chế

Tóm lại, theo Nghị định số 07/2016/NĐ-CP và Luật Thương mại Việt Nam số 36/2005/QH11, Văn phòng đại diện không được phép thực hiện bất kỳ hoạt động tạo ra lợi nhuận nào trực tiếp tại thị trường Việt Nam bao gồm:

– Văn phòng đại diện không được tiến hành hoặc thuê người khác thực hiện các chương trình khuyến mãi thương mại tại Việt Nam

– Văn phòng đại diện không được tham gia vào bất kỳ hoạt động tạo ra lợi nhuận nào tại Việt Nam

– Các văn phòng đại diện không được tham gia vào hợp đồng ở bất kỳ giai đoạn nào bao gồm đàm phán, ký kết hoặc ký kết hợp đồng mới (ngoại trừ thuê hoặc mua văn phòng, mua thiết bị, thuê nhân viên và mở tài khoản ngân hàng)

Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện

Theo quy định tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP và Luật Thương mại Việt Nam số 36/2005/QH11, các Văn phòng đại diện phải:

– Thanh toán tất cả các khoản phí, lệ phí và thuế theo quy định của Pháp luật

– Tuân thủ các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật

– Báo cáo hoạt động điều hành theo quy định của pháp luật

– Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của Pháp luật

Thủ tục và thời gian cấp phép

Thủ tục và giấy phép là hai thứ không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn kinh doanh tại Việt Nam.  Để có được giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện có thể mất 10-13 ngày làm việc. Có 2 thủ tục điển hình khi nộp đơn thành lập một Văn phòng đại diện như sau:

Sau khi nộp đơn đăng ký hoàn chỉnh để cơ quan cấp phép cho địa điểm dự kiến thành lập của văn phòng đại diện của doanh nghiệp qua hình thức trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến, 3 ngày làm việc tiếp theo là thời gian kiểm tra của cơ quan cấp phép.

– Nếu đơn đăng ký đáp ứng tất cả các yêu cầu theo Luật, thì giấy phép sẽ được cấp (hoặc không) trong vòng 7 ngày làm việc tiếp theo. Xin lưu ý rằng nếu đơn của bạn chưa đầy đủ, bạn sẽ phải bổ sung đơn đăng ký và sau đó chờ kiểm tra từ cơ quan được ủy quyền.

– Nếu đơn xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp không phù hợp với Cam kết của Việt Nam hoặc bạn không đến từ một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà thành viên mà Việt Nam là thành viên, thì đơn đăng ký của bạn cần phải được Bộ trưởng có liên quan chấp thuận.

Do đó, sau khi nhận được đơn đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan cấp phép sẽ gửi yêu cầu phê duyệt cho Bộ trưởng có liên quan trong vòng 3 ngày làm việc. Sau đó, trong 5 ngày làm việc tiếp theo, Bộ trưởng phải thông báo về việc đơn này có được chấp thuận hay không.

Sau khi nhận được thông báo, cơ quan cấp phép sẽ cấp giấy phép cho Văn phòng đại diện của doanh nghiệp (hoặc không) trong 5 ngày làm việc tiếp theo.

Tài liệu cần thiết

Tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, công ty nước ngoài hoạt động từ 01 năm trở lên được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Các giấy tờ cần thiết để thành lập theo Nghị định nêu trên bao gồm:

– Văn bản đề nghị của Bộ Công Thương và có chữ ký của đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tương đương

– Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

– Bản sao của:

+ Báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc chứng chỉ thực hiện nghĩa vụ thuế/nghĩa vụ tài chính của năm tài chính trước liền kề hoặc tương đương làm bằng chứng về sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền nơi thành lập công ty nước ngoài cấp hoặc xác nhận

+ Điều lệ Văn phòng đại diện

+ Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện

+ Tài liệu về địa điểm dự kiến của Văn phòng đại diện: biên bản ghi nhớ hoặc hợp đồng cho thuê hoặc tương đương làm bằng chứng về quyền sử dụng địa điểm làm văn phòng đại diện

Thủ tục sau giấy phép

Thông báo hoạt động

Theo quy định tại Nghị định số 100/2011/NĐ-CP, trong vòng 45 ngày làm việc đầu tiên kể từ ngày có giấy phép, Văn phòng đại diện phải đăng tải các thông tin dưới đây trên báo in hay báo điện tử tại Việt Nam cho ba số liên tiếp:

– Tên và địa chỉ của Văn phòng đại diện

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện

– Tên và địa chỉ trụ sở chính của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài

– Thông tin về giấy phép thành lập và cơ quan cấp phép bao gồm số, ngày cấp và các điều khoản

Nội dung hoạt động

Và theo Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, cơ quan cấp phép cũng phải công bố các thông tin tương tự trên cổng thông tin điện tử của mình trong vòng 15 ngày làm việc.

Cũng trong 45 ngày đầu tiên này, Văn phòng Đại diện phải chính thức khởi động hoạt động và thông báo cho cơ quan cấp phép, UBND và Sở Công Thương nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Đăng ký mã số thuế

Mặc dù văn phòng đại diện không được tham gia vào bất kỳ hoạt động tạo ra thu nhập nào nhưng phải đăng ký mã số thuế theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC. Một Văn phòng đại diện sẽ được cấp mã TIN gồm 13 chữ số với các tài liệu cần thiết bao gồm:

– Mẫu đăng ký thuế số 01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC

– Và chỉ điền vào các mục : 1, 2, 3, 4, 9, 10, 12, 14, 15

Mở tài khoản ngân hàng

Văn phòng đại diện được phép mở cả tài khoản ngoại tệ và đồng Việt Nam có nguồn gốc ngoại tệ tại bất kỳ ngân hàng được phép nào tại Việt Nam. Những tài khoản này chỉ có thể được sử dụng cho các hoạt động của Văn phòng đại diện.

Thủ tục mở tài khoản ngân hàng thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. 

Thuế và thuế báo cáo

Văn phòng đại diện không phải chịu Thuế thu nhập doanh nghiệp vì không được phép thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào tạo ra thu nhập. Đây cũng là lý do tại sao hầu hết các công ty nước ngoài chọn loại đơn vị này để thực hiện bước đầu tiên nghiên cứu trước khi kinh doanh tại thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, theo Thông tư số 111/2013/TT-BTC, Văn phòng đại diện bắt buộc phải nộp thuế thu nhập cá nhân.

Văn phòng đại diện phải nộp báo cáo hoạt động của năm trước liền kề cho cơ quan cấp giấy phép trước ngày làm việc cuối cùng của tháng Giêng hàng năm. Ngoài ra, báo cáo tài chính và báo cáo thống kê cũng cần được thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam. Trong một số trường hợp nhất định hoặc theo yêu cầu của Luật Việt Nam, Văn phòng đại diện cần xuất trình báo cáo và tài liệu hoặc giải thích các hoạt động của Văn phòng đại diện.

Nhóm giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp bạn – terra

Được phát triển với mục đích hỗ trợ cộng đồng nhân sự và doanh nghiệp trên toàn thế giới, terra cung cấp nhóm giải pháp quản trị nhân sự terra, hỗ trợ các doanh nghiệp nước ngoài tối đa khi tiến hành mở rộng thị trường tại Việt Nam.

– terra HR System – Hệ thống quản trị nhân sự toàn diện: Lựa chọn sử dụng hệ thống terra HR System sẽ là lựa chọn đúng đắn hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết triệt để mọi bất cập trong quản lý nhân sự ở Văn phòng đại diện. Với đa dạng các tính năng bao gồm chấm công, tính lương, quản lý dữ liệu nhân sự, nghỉ phép và làm thêm giờ, bảo hiểm xã hội, tuyển dụng, hợp đồng lao động, đào tạo,… terra HR System sẽ hỗ trợ và đồng hành cùng doanh nghiệp từ những “bước đầu” tham gia vào thị trường Việt Nam.

– terra Payroll – Dịch vụ tính lương: Tương tự như terra HR System, terra Payroll là dịch vụ mà doanh nghiệp nước ngoài có thể sử dụng phục vụ cho công tác tính, chi lương, bảo hiểm xã hội,… Tích hợp công nghệ thông qua phần mềm terra HR System, với mức phí cực kỳ hợp lý, có thể nói terra Payroll là giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp nước ngoài. Doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm vì những khác biệt, khó khăn liên quan đến luật, văn hóa, lao động khi mới đến Việt Nam… sẽ được terra cùng đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tư vấn – thuế – kế toán địa phương hỗ trợ giải quyết.

– terra Academy – Nền tảng chia sẻ kiến thức, đào tạo miễn phí: terra Academy có thể trở thành kênh cung cấp những thông bổ ích cũng như cập nhật những đổi mới về chính sách, luật, nhân sự cho doanh nghiệp khi bắt đầu mở rộng kinh doanh tại một đất nước hoàn toàn mới như Việt Nam.