Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực từ chuyên gia nhân sự

Khung năng lực trong doanh nghiệp đóng vai trò như điểm “huyết mạch” giúp khai phóng năng lực đội ngũ tới mức tối đa. Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho các nhà quản lý góc nhìn toàn diện trong việc xây dựng khung năng lực nhân sự.

Năng lực là yếu tố cạnh tranh quan trọng nhất của mỗi tổ chức. Việc có một khung năng lực cụ thể, chính xác và có chiến lược cho mỗi phòng ban chức năng sẽ là cơ sở cho toàn bộ hoạt động tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ.

Tuy nhiên trên thực tế, nhiều tổ chức vẫn thực hiện xây dựng khung năng lực một cách cảm tính, chưa thực sự đầu tư nguồn lực, hoặc mặc định rằng khung năng lực hoàn toàn dựa trên bản Mô tả công việc (Job description). Việc này kéo theo các công tác tuyển dụng kém hiệu quả, nhân sự không đủ năng lực thực thi, nhà quản lý không có kế hoạch đào tạo bài bản, gây ra lãng phí nhiều chi phí, doanh nghiệp chậm phát triển.

Vai trò của khung năng lực

Cùng tưởng tượng một tình huống sau: Bạn – trong vai trò nhà quản lý đang giao việc cho nhân viên và hỏi: “Việc này em có làm được không?”. Bạn nhân viên trả lời: “Em nghĩ là em làm được.”, và bạn yên tâm giao trách nhiệm. Thế nhưng sau đó, khi thực hiện công việc, bạn nhân viên đó lại không đáp ứng được yêu cầu, gây ra nhiều sai sót và mất thời gian. Điều này đối với doanh nghiệp là một sự lãng phí chi phí, nguồn lực và cơ hội. 

Bạn có cảm thấy tình huống này quen thuộc? Theo bạn, trong trường hợp này, ai là người mắc lỗi sai? Là do quản lý giao việc không đúng người, hay do bạn nhân viên không tự đánh giá được năng lực của mình?

 Tình huống này xảy ra do nguyên nhân gốc rễ là đội ngũ chưa tinh thông nội lực – là khi cả nhà quản lý và đội ngũ thực thi đều chưa nắm được mức năng lực yêu cầu để hoàn thành công việc. Khi quản lý không trao cho nhân viên một bảng đánh giá cụ thể, nhân sự cũng không biết dựa vào đâu để đánh giá năng lực của mình, doanh nghiệp khó có thể tối ưu nguồn lực và tìm ra điểm trọng yếu để trao quyền và đào tạo phát triển kỹ năng cần thiết cho đội ngũ.

Đó cũng là lợi ích chính của khung năng lực – đóng vai trò nền tảng quyết định mọi hoạt động nhân sự trong tổ chức. Cụ thể, khung năng lực (hay còn gọi là Tiêu chuẩn năng lực – Competency Frame) là trọng tâm trong việc quyết định các chiến lược và hoạt động sau:

– Đặt ra các tiêu chuẩn năng lực cụ thể của đội ngũ Nhân sự phù hợp với các mục tiêu và chiến lược của tổ chức

– Giúp tuyển dụng những nhân viên có năng lực phù hợp với mục tiêu tổ chức

– Giúp xác định chính xác nhu cầu học tập và phát triển (L&D)

– Giúp nhân viên hiểu các kỹ năng và hành vi cần thiết và có kế hoạch tự học, tự phát triển bản thân

– Giúp theo dõi và lập kế hoạch chuẩn bị cho những kỹ năng cần thiết trong tương lai.

– Hỗ trợ hệ thống quản trị nhân sự, cải thiện năng suất, chất lượng.

Liên tưởng tới câu nói nổi tiếng của nhà khoa học Archimedes: “Hãy cho tôi một cái cây đủ dài và một điểm tựa đủ vững chắc, tôi sẽ nhấc bổng quả đất lên.” Khung năng lực trong hình ảnh này cũng đóng vai trò như một công cụ và điểm tựa. Nếu không có một điểm tựa chính xác, dù bỏ nhiều nỗ lực tuyển dụng và đào tạo, tổ chức vẫn khó có thể tuyển đúng người hay đào tạo “đúng chỗ”.

Khung năng lực được xây dựng một cách khoa học, bài bản ngay từ đầu giúp nhà quản lý khai phóng năng lực đội ngũ tới mức tối đa.

Vậy khung năng lực là gì?

Có thể chúng ta đã biết tới mô hình ASK (viết tắt của Attitude – Skill – Knowledge) là mô hình tiêu chuẩn nghề nghiệp được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới. Khung năng lực chính là sự kết hợp của 2 yếu tố – Kỹ năng và Kiến thức, trong 3 yếu tố trên.

Định nghĩa cụ thể về khung năng lực: Khung năng lực là một hướng dẫn được phát triển bởi tổ chức, đặt ra các yêu cầu về kỹ năng, kiến thức và hành vi cụ thể nhằm giúp nhân viên thực hiện thành công công việc của họ.

Trong đó cần nhấn mạnh một số điểm:

– “Được phát triển bởi tổ chức”: Khung năng lực phải được phát triển bởi chính tổ chức sử dụng nó, không thể sao chép hay sử dụng lại của tổ chức khác bởi mỗi doanh nghiệp có một giá trị, môi trường và văn hóa làm việc riêng.

– “Hành vi cụ thể”: Đây cũng chính là sự khác biệt giữa khung năng lực và bản mô tả công việc. Cả hai đều mô tả những gì nhân viên được yêu cầu phải làm trong công việc, nhưng bản mô tả công việc là bản tóm tắt chung về Kiến thức, Kỹ năng và những kỳ vọng về Thái độ cần thiết cho công việc; trong khi khung năng lực cung cấp các Hành vi cụ thể trong vai trò, trách nhiệm mà một vị trí phải thực hiện.

Làm thế nào để xây dựng khung năng lực?

Khung năng lực gồm 3 phần:

– Năng lực cốt lõi

– Năng lực chuyên môn

– Năng lực chung

Trong đó, mỗi bộ năng lực sẽ bao gồm 3 phần:

– Định nghĩa năng lực

– Mô tả hành vi

– Phân cấp năng lực

Trong 3 năng lực trên, bộ năng lực chuyên môn được đánh giá là mất thời gian xây dựng nhất, đồng thời cũng khó có thể sao chép nhất, bởi nó đòi hỏi Ban giám đốc và các trưởng bộ phận phải tham gia trực tiếp vào công tác xây dựng và cập nhật thường xuyên. Còn bộ năng lực quan trọng nhất chính là năng lực cốt lõi – được xem như kim chỉ nam điều hướng tư duy và hành động cho toàn bộ tổ chức.

Năng lực cốt lõi

Định nghĩa: Năng lực cốt lõi là các năng lực tạo ra lợi thế cạnh tranh và chỉ ra sự khác biệt của một doanh nghiệp với đối thủ cạnh tranh

Đặc điểm của năng lực cốt lõi:

– Khác biệt, khó sao chép

– Cho phép công ty tiếp cận nhiều thị trường chứ không chỉ một

– Tăng thêm giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty

– Tạo nên văn hóa và gắn với giá trị cốt lõi của công ty

Ví dụ về một bộ năng lực cốt lõi: 

– Chính trực

– Sáng tạo

– Tư duy số

– Bản lĩnh

Lưu ý: Bộ năng lực cốt lõi nhất định phải đi kèm định nghĩa cho từng khái niệm được đưa ra, nhằm thống nhất một tư duy chung cho toàn bộ tổ chức, để dù 20 hay 2000 nhân sự cũng đều có một cách hiểu về nó. (VD: “Bản lĩnh” trong bộ năng lực trên có nghĩa là gì? – Mỗi tổ chức sẽ có cách định nghĩa riêng.)

Năng lực chuyên môn

Định nghĩa: Năng lực chuyên môn mô tả những kiến thức chuyên sâu, riêng biệt trong một lĩnh vực cụ thể cần thiết để hoàn thành công việc. Nếu không có những năng lực này thì sẽ  không thể đảm bảo tính chuyên môn của vị trí công việc.

Ví dụ: Năng lực chuyên môn – ngành IT

– Cơ sở hạ tầng IT

– Ngôn ngữ lập trình

– Bảo trì hệ thống

– Kiến trúc mạng

– An ninh mạng

– Kết nối mạng

– Công nghệ mới

– Các hệ điều hành

– Lập trình

– Lưu trữ dữ liệu…

Cách ứng dụng khung năng lực nhằm nâng cao hiệu suất

Sau khi xây dựng hoàn chỉnh, doanh nghiệp có thể bắt đầu ứng dụng khung năng lực trong công tác đánh giá tuyển dụng, cũng như xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự. Ví dụ, khung năng lực của vị trí công việc A bao gồm 3 năng lực, vậy với mỗi năng lực cụ thể, nhà quản lý có thể đặt ra các cấp độ chuẩn (Ví dụ từ 1-4) và các mốc chuẩn “Tối thiểu” và chuẩn “Kỳ vọng” của công ty.

Đối với hoạt động tuyển dụng, khung năng lực hỗ trợ nhà quản lý đánh giá sàng lọc được ứng viên phù hợp và tối ưu hơn cho sự phát triển của công ty. Thông thường, khi chưa có khung năng lực cụ thể, nhà tuyển dụng có xu hướng tập trung vào thái độ của ứng viên nhiều hơn kỹ năng hay kiến thức, và cho rằng thái độ sẽ quyết định khả năng học hỏi và cải thiện năng lực về lâu dài. Điều này không sai, nhưng sẽ làm công ty chậm phát triển. 

Tuyển người khi chưa đủ năng lực đồng nghĩa với việc hạ thấp cam kết với khách hàng. Khi áp dụng khung năng lực làm tiêu chuẩn đánh giá ứng viên, doanh nghiệp có thể xác định được ứng viên đạt chuẩn “Kỳ vọng”, loại bỏ những ứng viên chưa đạt mức chuẩn “Tối thiểu”, từ đó cân bằng giữa cả 3 yếu tố Kỹ năng – Kiến thức – Thái độ của đội ngũ và bảo vệ năng lực cạnh tranh của công ty.

Đối với đào tạo, khung năng lực là nền tảng để nhà quản lý hoặc bộ phận L&D xây dựng kế hoạch đào tạo (training plan) chính xác và cá nhân hóa đến từng nhân sự. Cụ thể, khi so sánh Mức tiêu chuẩn năng lực công ty yêu cầu với Mức thực tế của nhân sự và nhân lên theo trọng số về Mức độ quan trọng, nhà quản lý có thể tìm ra lỗ hổng năng lực của đội ngũ, đâu là điểm cần cải thiện, điểm cần phát huy, và đưa ra kế hoạch đào tạo tối ưu với ngân sách.

Những sai lầm cần tránh khi xây dựng khung năng lực

Giao nhiệm vụ xây dựng khung năng lực cho riêng phòng Nhân sự

Khi nói đến việc xây dựng một khung năng lực cho tổ chức, nhiều người nghĩ rằng đây là việc phục vụ cho Tuyển dụng – Đào tạo, do đó “phó mặc” toàn bộ nhiệm vụ này cho Ban giám đốc và bộ phận Nhân sự, dẫn đến tình trạng thực hiện mất nhiều thời gian, hoặc khung năng lực không khớp với thực tiễn.

Thực tế, Ban giám đốc và phòng Nhân sự chỉ có đủ năng lực để xây dựng bộ Năng lực cốt lõi và Năng lực chung. Đối với bộ Năng lực chuyên môn thuộc về từng phòng ban chức năng, nhất định cần phải có sự tham gia của các trưởng bộ phận liên quan. Không chỉ cùng thiết kế xây dựng, mà còn phải chung tay truyền thông và hướng dẫn đào tạo cho tổ chức.

Cho rằng doanh nghiệp còn nhỏ nên chưa cần khung năng lực 

Thông thường, doanh nghiệp nhỏ (quy mô dưới 30 nhân sự) thường chỉ tập trung kinh doanh, chưa đầu tư xây dựng quy trình hệ thống. Khi tổ chức “phình to”, việc xây dựng khung năng lực trở thành gánh nặng, một phần vì chưa có kiến thức bài bản, một phần vì chưa có sơ đồ tổ chức làm nền tảng để xây dựng.

Việc bắt đầu xây dựng khung năng lực sớm sẽ giúp làm rõ lộ trình thăng tiến, hỗ trợ giữ chân nhân sự và đào tạo phát triển đội ngũ kế thừa.

Chỉ xây dựng khung năng lực một lần và coi như hoàn thiện, không cần cập nhật thay đổi

Trong bộ 3 loại năng lực, bộ năng lực cốt lõi là kim chỉ nam gắn liền với gốc rễ văn hoá tổ chức, do đó cần giữ vững và duy trì. Đối với 2 bộ năng lực chung và năng lực chuyên môn, tổ chức cần cập nhật thường xuyên để đáp ứng sự thay đổi của thị trường và nhu cầu tuyển dụng đào tạo. 

Ví dụ, với sự chuyển đổi mô hình quản trị nhân sự từ mô hình truyền thống trước kia (65% tập trung nhiều nguồn lực vào Hành chính nhân sự) sang mô hình Chiến lược hiện đại (với 60% tập trung vào vận hành nhằm nâng cao trải nghiệm nhân viên), khung năng lực của chuyên viên HR theo đó cần có thay đổi để đáp ứng mục tiêu.

Trước kia, năng lực chuyên môn của một nhân viên HR có thể chỉ là thống kê, quản lý lưu trữ sổ sách, thì hiện nay, nó cần phải được thay thế bằng năng lực ứng dụng công nghệ, sử dụng các phần mềm chấm công, tính lương tự động. Hoặc ở chuyên môn cao hơn, ví dụ như các vị trí HRBP cần có năng lực về am hiểu kinh doanh, biết đọc báo cáo doanh thu và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Khung năng lực không phải một khái niệm mới hay một nhiệm vụ quá khó tiếp cận trong lĩnh vực Nhân sự. Tuy nhiên, việc xây dựng và áp dụng được khung năng lực phù hợp đòi hỏi một quá trình mà các nhà lãnh đạo, bao gồm Ban giám đốc cùng các trưởng bộ phận, cần phải ngồi lại, cùng thấu hiểu giá trị của nó và chung tay thực hiện.