Nhân viên hạnh phúc với mô hình 4 ngày / tuần

Kể từ khoảng năm 2010, “tương lai của công việc” đã là một chủ đề hàng đầu đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, doanh nhân và nhân viên. Chủ đề về thời gian lao động của nhân viên cũng trở thành vấn đề được bàn luận sôi nổi. Theo đó, khi cuộc sống càng phát triển thì các vấn đề về sức khỏe thể chất và tinh thần của con người càng được quan tâm. Do đó, vấn đề giảm giờ làm là mục tiêu được nhiều quốc gia hướng đến.

Trong hai năm giãn cách vừa qua, khái niệm “làm việc từ xa” bắt đầu trở nên phổ biến hơn. Tiếp đó là xu hướng bình thường mới kết hợp giữa làm việc từ xa và làm việc trực tiếp tại văn phòng. Đồng thời, xu hướng giảm giờ làm cũng bắt đầu được nhắc đến nhiều hơn.

Trước khi chuyển sang làm việc từ xa vào năm 2020, đã có những nhà lãnh đạo nhìn thấy tương lai này. Tại Hoa Kỳ năm 1926, Henry Ford giới thiệu mô hình làm việc 5 ngày/tuần. Đây là sự kiện tiêu biểu cho việc giảm giờ làm cho giai đoạn trước. 

Ông khẳng định: “Mỗi người nên có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình của họ”. Ford tin rằng sự thay đổi này sẽ làm tăng năng suất của nhân viên và kết quả đã chứng minh được điều đó.

Áp dụng xu hướng làm 4 ngày/ tuần

Nhân viên hạnh phúc hơn

Từ năm 2015 đến 2019, các cơ sở làm việc ở Iceland đã tiến hành 2 thử nghiệm quy mô lớn về giảm thời gian làm việc từ 40 giờ xuống còn 35-36 giờ/tuần mà không giảm lương.

Phân tích kết quả được công bố vào tháng 7/2021. Theo đó, các chương trình thí điểm, có sự tham gia của 2.500 người lao động, được coi là “thành công vượt bậc”, với 86% lực lượng lao động của đất nước đang làm việc ít hơn hoặc được quyền rút ngắn thời gian của họ.

Quan trọng hơn, báo cáo cho thấy năng suất của nhân viên vẫn giữ nguyên hoặc được cải thiện ở hầu hết nơi làm việc. Ngoài ra, sức khỏe cũng như sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ tăng lên đáng kể, với ít trường hợp căng thẳng, kiệt sức hơn, theo Independent.

 Năm 2019, Trường Kinh doanh Henley tại Đại học Reading khảo sát hơn 500 lãnh đạo doanh nghiệp và hơn 2.000 nhân viên ở Vương quốc Anh nhằm hiểu rõ hơn về tác động của tuần làm việc 4 ngày đối với lực lượng lao động.

Theo đó, 2/3 doanh nghiệp báo cáo sự cải thiện về năng suất của người lao động, trong khi 78% cho biết nhân viên hạnh phúc hơn, ít căng thẳng hơn (70%), ít ngày nghỉ ốm hơn (62%) và tuần làm việc 4 ngày giúp họ thu hút cũng như giữ chân người lao động (63%).

Gần một nửa (40%) nhân viên cho biết họ sử dụng thêm ngày nghỉ để phát triển các kỹ năng chuyên môn, trong khi 1/4 (25%) dành thời gian để làm tình nguyện.

Thời gian bổ sung cho các hoạt động cải thiện sức khỏe tinh thần và thể chất cũng liên quan đến việc tăng năng suất. Nhiều người cho biết họ có giấc ngủ ngon hơn và dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, người thân.

 Không có sự chuyển giao nào không gặp khó khăn

Tuy vậy, mô hình làm việc 4 ngày mỗi tuần vẫn tiềm tàng những rủi ro cho cả nhân viên và doanh nghiệp nếu không được áp dụng đúng cách và đúng thời điểm. Việc giảm giờ làm nhưng vẫn giữ nguyên mức lương là một phúc lợi, nhưng áp lực phải hoàn thành cùng một khối lượng công việc trong khoảng thời gian ngắn hơn có thể gây tác dụng ngược. Điều này có thể khiến nhân viên bị kiệt sức và ảnh hưởng đến vận hành của doanh nghiệp. 

Phân bố ngày nghỉ sao cho phù hợp cũng là một vấn đề đau đầu cho doanh nghiệp khi chín người mười ý, có người sẽ muốn nghỉ vào thứ hai, người thì thứ sáu hay giữa tuần. Bên cạnh đó, tính khả thi khi áp dụng cho nhiều nhóm ngành nghề đặc thù như giáo dục, y tế,… là điều mà doanh nghiệp cần cân nhắc nếu có ý định triển khai mô hình làm việc này. 

Giảm sốc để chuyển đổi mượt

Để từng bước hiện thực hóa mô hình làm việc 4 ngày mỗi tuần, người lao động và doanh nghiệp có thể tham khảo các bước “giảm sốc” dưới đây để sẵn sàng chuyển đổi

Luyện tập thói quen quản lý thời gian và công việc: để không bị bỡ ngỡ khi thời gian làm việc bị rút ngắn đột ngột. Họ có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ theo dõi thời gian như Toggl hoặc Harvest để phân bổ thời gian hợp lý cho từng hạng mục công việc. 

Tận dụng các chức năng tự động: Đối với các công việc mang tính lặp lại hoặc thủ công, người lao động có thể tự động hóa bằng cách lên lịch cho các bài đăng trên mạng xã hội, tạo phản hồi email soạn trước, tự động điền vào các biểu mẫu trực tuyến chỉ bằng một nút bấm,… để tiết kiệm thời gian và tập trung vào các phần việc quan trọng hơn. 

Mô hình hybrid working: Doanh nghiệp có thể áp dụng hybrid working – mô hình làm việc kết hợp tại văn phòng và ở nhà trước khi triển khai rút ngắn ngày làm việc. Hybrid working là tiền đề giúp người lao động làm quen với hình thức làm việc linh hoạt, tự do sắp xếp công việc, từ đó đỡ ‘bỡ ngỡ’ khi triển khai làm việc 4 ngày mỗi tuần – vốn đòi hỏi người lao động cần tập trung giải quyết công việc nhanh hơn so với mô hình cũ 5 ngày mỗi tuần. 

Để hạn chế các rủi ro khi chuyển đổi từ làm việc 5 ngày xuống 4 ngày mỗi tuần, doanh nghiệp nên thử nghiệm áp dụng mô hình này với một nhóm nhân sự trước khi áp dụng cho toàn công ty. Bên cạnh đó, việc sử dụng các dịch vụ thuê ngoài hay áp dụng công nghệ vào vận hành, cũng là một giải pháp xử lý công việc nhanh chóng hơn, giảm tải công việc hành chính, quy trình cho nhân viên, giúp họ tối ưu hóa thời gian cho những công việc chiến lược hơn.