Trước sự thay đổi từng ngày của thị trường, các doanh nghiệp nhỏ phải gồng mình tạo ra sự khác biệt để duy trì lợi thế cạnh tranh và đảm bảo phát triển bền vững. Điều đó khiến việc tự động hóa các quy trình nhân sự ngày càng được chú trọng hơn, trở thành yếu tố cấp thiết hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ trong quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Tự động hóa quy trình nhân sự là gì ? 

Tự động hóa quy trình nhân sự là việc sử dụng công nghệ thay thế con người trong các tác vụ hành chính có tính quy luật, lặp đi lặp lại. Theo UiPath, tự động hóa quản lý nhân sự giúp tiết kiệm 40% thời gian cho nhân sự, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động cho phòng Nhân sự. Con số này đã phần nào giải thích lý do tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng tự động hoá vào cải thiện hoạt động nội bộ.

Tại sao nên tự động hóa cho bộ phận nhân sự?

Quản lý nhân sự là nhiệm vụ không thể thiếu ở mỗi công ty, vì dù là quy trình tuyển dụng, đào tạo, tính lương hay quản lý thuế, đây đều là những công việc quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và công ty. Tuy nhiên, ở hầu hết các doanh nghiệp, phần lớn quy trình này vẫn đang được thực hiện bằng các phương pháp thủ công, nhân sự phải đảm đương thêm rất nhiều công đoạn, tiêu tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy, tự động hóa bộ phận nhân sự sẽ giúp cải thiện năng suất, hiệu quả cho cả doanh nghiệp, giải phóng nhân sự khỏi tác vụ hành chính thủ công để tập trung cho các nhiệm vụ chiến lược.

Dù hiểu rõ về những lợi ích của việc tự động hóa, vẫn còn rất những quan điểm sai lầm khi cho rằng nếu muốn tự động hóa, doanh nghiệp cần tái cấu trúc bộ máy hoạt động của họ, thay thế con người bằng robot cao cấp. Trên thực tế, tự động hóa không nhất thiết phải đầu tư số tiền lớn vào các thiết bị phần cứng hoặc các phần mềm phức tạp, hiện đại. Trong nhiều trường hợp, tự động hóa bộ phận nhân sự chỉ đơn giản là sử dụng nền tảng công nghệ nhằm giảm bớt hoặc loại bỏ sự tham gia của con người vào các tác vụ thủ công.

Vậy khi sử dụng công nghệ nhắm tự động hóa bộ phận nhân sự, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu ý những yếu tố nào?

Những lưu ý để tối ưu quá trình tự động hóa cho bộ phận nhân sự

Sử dụng công nghệ để đẩy nhanh quá trình tự động hóa

Đầu tư vào công nghệ phần mềm nhằm chuẩn hóa các quy trình làm việc được khuyến khích áp dụng tại các doanh nghiệp nhỏ trong kỷ nguyên số. Công nghệ không thể thay thế hoàn toàn con người nhưng là công cụ hỗ trợ hiệu quả giúp nhân viên xử lý nhanh chóng các tác vụ thủ công lặp lại nhàm chán để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên chọn một đơn vị cung cấp phần mềm uy tín với sự hỗ trợ toàn diện hoặc có thể thuê một nhà tư vấn kỹ thuật khi bắt đầu tự động hóa để đảm bảo quá trình này diễn ra liền mạch.

Theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ

Bên cạnh việc áp dụng công nghệ vào quy trình quản trị nhân sự, doanh nghiệp cũng nên lưu ý việc thiết lập hệ thống theo dõi, đầu tư thời gian cho tất cả nhiệm vụ trong một ngày/ một tuần/ một tháng để duy trì hoạt động phòng nhân sự. Hãy đánh giá công việc nào tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực nhất để cân nhắc tự động hóa bằng máy móc, công nghệ, nhằm đảm bảo các công tác này được xử lý nhanh nhất có thể với chất lượng hoàn hảo nhất.

Giảm thiểu số lượng quy trình

Doanh nghiệp cần hiểu rất rõ cách thức vận hành để có thể xác định chính xác quy trình nào bắt buộc, quy trình nào không bắt buộc hoặc có thể hợp nhất lại để áp dụng công nghệ. Muốn tự động hóa thành công, hãy chắc chắn các quy trình trong doanh nghiệp đã được tối ưu.

Đừng bỏ qua trải nghiệm của nhân viên

Một số chủ doanh nghiệp nhỏ không nhận ra rằng mặc dù việc thay đổi quy trình tương đối dễ thực hiện, nhưng việc giúp nhân viên hiểu và chấp nhận tự động hóa có thể rất khó, thậm chí là đầy thách thức. 

Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần có một lộ trình đào tạo nhân sự rõ ràng và bài bản cũng như tổ chức các cuộc khảo sát về trải nghiệm sau khi sử dụng công nghệ vào quy trình vận hành để có thể xem xét thay đổi. Việc nhân viên nắm rõ được tầm quan trọng của tự động hóa đối với sự phát triển của doanh nghiệp và chính bản thân họ cũng là yếu tố quan trọng thúc đẩy họ tích cực sử dụng phần mềm, tạo nên thành công của tiến trình tự động hóa.

Sử dụng terra để tự động hóa tối đa cho bộ phận nhân sự

Phát triển với mục tiêu đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong việc tự động hóa tối đa bộ phận nhân sự, terra cung cấp đa dạng các giải pháp bao gồm dịch vụ tính lương – terra Payroll và phần mềm quản trị nhân sự – terra HR System. Đặc biệt, dịch vụ tính lương của terra được vận hành trên nền tảng công nghệ hiện đại, hỗ trợ tối đa các nhiệm vụ của bộ phận nhân sự.

terra Payroll

Dành cho khách hàng là doanh nghiệp vừa và nhỏ với phòng nhân sự mỏng hoặc quá tải, đang cần dịch vụ tính lương để hỗ trợ phòng nhân sự.

terra Payroll là dịch vụ tính lương giúp doanh nghiệp xử lý gần như toàn bộ công tác lương thưởng, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm…Với hơn 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn- thuế- kế toán, am hiểu sâu rộng về quy định pháp luật, các chuyên gia nhân sự của terra sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý toàn vẹn các công việc liên quan tránh khỏi rủi ro về mặt pháp lý. Bên cạnh đó, terra Payroll được vận hành trên nền tảng công nghệ terra HR System hiện đại giúp công tác tính lương trở nên nhanh chóng, chính xác chỉ với vài thao tác đơn giản. Đồng thời, terra luôn đồng hành tư vấn xây dựng quy trình tính lương, bảng lương và làm thế nào áp dụng thành công công nghệ vào quy trình vận hành cho doanh nghiệp.

terra HR System

Dành cho khách hàng là doanh nghiệp vừa và nhỏ, mong muốn cải tiến quy trình thủ công, cải thiện hệ thống giao tiếp nội bộ với chi phí hợp lý.

Với giao diện quản lý đơn giản, thân thiện, phần mềm terra HR System giúp khách hàng xử lý bảng lương tự động nhanh chóng, đúng hạn. Ngoài ra, đội ngũ chăm sóc khách hàng 1:1 của terra sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình khi sử dụng hệ thống, giải quyết tức thời các vấn đề phát sinh. Ngoài ra, terra HR System cũng tích hợp đầy đủ các chức năng hỗ trợ toàn bộ quy trình của phòng nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,…

Với mức chi phí cực kỳ hợp lý, đồng thời tích hợp tư vấn, công nghệ và nghiệp vụ, các dịch vụ terra cung cấp đến doanh nghiệp sẽ luôn được đảm bảo 3 yếu tố: Chính xác – Đúng hạn – Đúng Luật.