Phần mềm quản lý nhân sự đã và đang được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi, vì nó đáp ứng đủ nhu cầu về công việc của bộ phận quản lý nhân sự. Có nhiều phần mềm nhân sự được ra đời giúp cho hàng ngàn doanh nghiệp giải quyết những vấn đề khó khăn trong khâu quản lý, tuy nhiên mỗi phần mềm lại có ưu nhược điểm khác nhau. Bài viết sau đây terra sẽ nêu ra những ưu điểm của phần mềm quản trị nhân sự.

Nó có thật sự giúp công tác quản trị nhân sự trở nên ưu việt hơn hay không? Các bạn cùng terra tìm hiểu nhé. 

 Ưu nhược điểm phần mềm quản lý nhân sự

Đặc điểm chung của phần mềm quản lý nhân sự

Các phần mềm quản lý nhân sự ngày nay đều đáp ứng khá đầy đủ các nhu cầu cơ bản của công việc quản lý nhân sự như quản lý thông tin cá nhân của các nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, tính lương thưởng,… Ngoài ra còn hỗ trợ nâng cao quản lý thêm công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực theo KPI,… 

Trên thị trường còn có một số phần mềm có thể xây dựng các tính năng đánh giá, đào tạo riêng biệt, chính sách lương thưởng, cấu tạo chức danh dựa theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.

Sự đa dạng lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường giúp cho các doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm giải pháp phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình. 

Trên thị trường có 2 dạng phần mềm đó là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và phần mềm quản lý nhân sự có tính phí. Phần mềm quản lý nhân sự giá rẻ cung cấp các nhu cầu đơn giản của doanh nghiệp nhỏ, không quá yêu cầu cao về chức năng quản lý. Còn đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, yêu cầu về quản lý nhân sự của họ cao hơn nên phải tìm những phần mềm có đa dạng tính năng hơn, nhiều tiện ích hơn thì phần mềm quản lý nhân sự có tính phí là lựa chọn tốt nhất.

Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn cách làm thủ công truyền thống. 

Tiết kiệm chi phí

Việc đồng bộ hóa được các công việc nhân sự mà không muốn mất nhiều chi phí vào các nhân lực dư thừa thì các doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống công nghệ quản lý. Phần mềm quản lý nhân sự có thể thực hiện các công việc chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Khi các thông tin, dữ liệu đã được đồng bộ hóa thì năng suất làm việc càng được nâng cao. 

Giảm thiểu hồ sơ, giấy tờ trong công tác quản lý 

Trước đây công việc quản lý giấy tờ về thông tin cá nhân của nhân viên, chấm công, quá trình làm việc,… đều thực hiện thủ công bằng tay, còn với Terra – mọi công tác đều được phần mềm hỗ trợ để công nghệ hóa các thông tin và dữ liệu.

Đa dạng tính năng vượt trội 

– Quản lý hồ sơ thông tin cá nhân của từng nhân viên, quá trình từng công tác, trình độ học vấn, kỹ năng nghiệp vụ,…

– Thông báo tự động hợp đồng lao động hết thời hạn 

– Tổng hợp công, tính lương, đơn nghỉ phép, lịch công tác, đơn xin nghỉ ốm,…

– Đánh giá năng suất nhân sự theo KPI

– Quản lý công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo

– Sắp xếp được sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Có rất nhiều phần mềm hiện nay có chức năng phân ca, quản lý thời gian làm việc của nhân viên, từ đó có thể hỗ trợ nhân sự chấm công chính xác và hiệu quả hơn. So với cách làm thủ công hoặc bằng Excel thì phần mềm quản lý nhân sự có sự phân chia ca khoa học hơn, xây dựng một luồng tự động hóa chấm công, nhân viên đi làm theo ca linh hoạt hoặc đổi ca nhanh chóng, tổng hợp công nhanh chóng. 

Bảo mật dữ liệu tuyệt đối

Để so sánh với phương pháp quản lý dữ liệu bằng Excel hay giấy tờ trước đây, thì sử dụng phần mềm có độ bảo mật cao hơn rất nhiều. Lưu trữ thông tin tại data center ở các máy chủ mạnh mẽ, dữ liệu được bảo mật với SSL, tường lửa và có một hệ thống chính sách bảo mật mạng nghiêm ngặt. Dữ liệu được kiểm soát truy xuất tối đa chỉ với một số key position với được cho phép truy cập thông tin. 

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự

So với cách thức quản lý nhân sự thủ công thì sử dụng phần mềm đem lại nhiều lợi ích hơn. Tuy nhiên, phần mềm quản lý nhân sự vẫn còn tồn tại một số nhược điểm mà bạn cần lưu ý trước khi chọn sử dụng.

Hạn chế chức năng

Có rất nhiều phần mềm nhân sự miễn phí hạn chế rất nhiều chức năng dành cho nghiệp vụ nhân sự. Các chức năng về tuyển dụng không được thiết lập quy trình tự động hóa, không được kết nối với thị trường tuyển dụng, không thể sàng lọc các ứng viên phù hợp. Và không thể báo kết quả trúng tuyển hoặc đánh giả trả về các ứng viên đã trúng tuyển.

Hạn chế dung lượng

Việc hạn chế dung lượng đối với phần mềm quản lý nhân sự là một bất cập rất lớn đối với công tác quản lý nhân sự. Thực tế công việc quản lý nhân sự là ngành đặc thù với khối lượng dữ liệu cần lưu trữ rất lớn. Khi dung lượng đầy thì việc xuất dữ liệu hay nhập dữ liệu sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Tính đồng bộ các mặt kỹ thuật bị thiếu hụt với hệ thống quản trị dữ liệu khác trong toàn doanh nghiệp, không được đồng bộ thống nhất với nhau. 

Rủi ro bảo mật cao đối với bản miễn phí

Các bản phần mềm quản lý phần mềm miễn phí có tỷ lệ rủi ro về bảo mật cực kì cao. Dữ liệu gặp sự cố cao hơn rất nhiều với các bản có tính phí. Vì không được các nhà cung cấp phần mềm bảo hành dữ liệu hay được hỗ trợ kịp thời khi gặp sự cố, nên khi các doanh nghiệp nhỏ muốn sử dụng các bản miễn phí thì cần xem xét thật cẩn thận tránh gặp rủi ro không đáng có.

Với những nhược điểm được terra đã đề ra thì lời khuyên mà chúng tôi muốn dành cho các doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm uy tín để sử dụng. Nếu các doanh nghiệp vừa và lớn có khả năng tài chính tốt thì có thể lựa chọn những phần mềm cung cấp những tiện ích năng cao hơn để vận hành có thể đáp ứng đầy đủ những nghiệp vụ nhân sự hoặc điều chỉnh theo nhu cầu, theo quy mô thực tế của doanh nghiệp. 

 terra – Sự lựa chọn tốt nhất giúp các doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả

terra là phần mềm 1 trong những thương hiệu uy tín, phần mềm chất lượng được tin dùng. Có 4 lý do nhiều doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự do terra cung cấp:

Thứ nhất, terra đã được ứng dụng trên nền tảng điện thoại phù hợp với cả 2 hệ điều hành IOS và Android mang đến nhiều tiện ích hơn cho người dùng hơn trong việc chấm công. Có thể làm việc mọi lúc mọi nơi gia tăng hiệu suất. 

Thứ hai, terra mang đến tính năng nổi bật chính là chấm công trực tuyến bằng điện thoại bằng định vị GPS. Nó phù hợp đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, quản trị viên thiết lập sẵn những địa điểm có thể định vị được trên hệ thống, kiểm soát được quy trình chấm công của toàn nhân sự.

Thứ ba, Chấm công bằng nhân diện khuôn mặt với trí tuệ nhân tạo được cung cấp sẵn trên hệ thống. 

Thứ tư, tính năng mà terra cung cấp cực kì đa dạng, phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Bạn có thể chọn thuê, mua trọn gói hoặc mua từng tính năng tùy theo nhu cầu sử dụng.

Với sự ra đời của rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự đã giúp cho hàng triệu doanh nghiệp nâng cao được hiệu suất làm việc, khả năng đánh giá năng lực chính xác, tiết kiệm được chi phí và thời gian, nó sẽ là cánh tay trái đắc lực cho bộ phận nhân sự. Tuy nhiên bạn cần phải lựa chọn kĩ những phần mềm nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn tránh những rủi ro không đáng có. 

Tìm hiểu thêm về các dịch vụ của terra tại đây.