Nhà máy nhiều ca và bài toán đọc dữ liệu chấm công

Với nhà máy nhiều ca, việc xếp ca và tổng hợp công số bằng Excel dễ khiến HR mất nhiều thời gian để lọc, đối chiếu và xác định chính xác giờ làm việc của từng nhân viên. Đây cũng từng là bài toán của một nhà máy sản xuất tại Việt Nam với quy mô 50-200 nhân viên, trước khi chuyển toàn bộ quy trình sang hệ thống và tự động hóa việc tổng hợp dữ liệu chấm công.

Bối cảnh

Với khối sản xuất, chấm công không phải một bài toán độc lập. Nó nằm ở cuối một chuỗi bắt đầu từ việc xếp ca. Nhà máy phải phân ca theo tổ, theo dây chuyền, đôi khi theo tuần, rồi mới có cơ sở để nói một nhân viên đi làm đúng giờ hay không. Khi cả chuỗi đó nằm trên Excel, mỗi thay đổi nhỏ ở đầu chuỗi đều lan xuống tận bảng công cuối kỳ.

Đó là tình trạng của khách hàng này. Lịch làm việc và công số đều quản lý thủ công, và với số lượng nhân viên đông cùng nhiều ca khác nhau, việc tổng hợp mỗi kỳ trở thành phần việc nặng nhất của bộ phận nhân sự.

Vì sao công số nhà máy nặng hơn công số văn phòng

Nhiều doanh nghiệp nghĩ chấm công chỉ là ghi giờ vào và giờ ra. Điều đó đúng với một công ty làm giờ hành chính. Với nhà máy nhiều ca thì không, và đây là chỗ cách làm thủ công bắt đầu vỡ.

Cách terra xử lý

Vì bài toán bắt đầu từ xếp ca, giải pháp cũng phải bắt đầu từ đó chứ không chỉ thay máy chấm công. terra triển khai ba phần cùng lúc trên terra HR System.

Điểm quan trọng của cách làm này là ba phần nối vào nhau. Lịch ca, dữ liệu chấm công và kết quả giờ làm việc nằm trong cùng một hệ thống, nên không còn bước xuất ra Excel rồi lọc lại bằng tay ở giữa.

Trước và sau

Thay đổi lớn nhất không nằm ở tốc độ, mà ở chỗ công việc của nhân sự đổi bản chất. Trước đây họ là người tạo ra con số giờ làm việc, giờ họ là người kiểm tra con số do hệ thống đưa ra. Đây cũng là lý do việc quản lý công số nhanh hơn rất nhiều sau khi chuyển đổi.

Phần mà một dự án nhà máy dễ thất bại

Với nhà máy, người dùng cuối của hệ thống chấm công không phải nhân viên văn phòng mà là công nhân tại hiện trường, và việc chuyển đổi diễn ra giữa lúc dây chuyền vẫn phải chạy. Vì vậy phần triển khai và hỗ trợ tại chỗ quyết định không kém phần công nghệ.

Đây là chi tiết đáng lưu ý cho bất kỳ doanh nghiệp nào đang chọn hệ thống HR: phần lớn rủi ro của một dự án chấm công nhà máy không nằm ở tính năng, mà nằm ở việc có ai đi cùng bạn qua vài kỳ công đầu tiên hay không.

Kết quả đạt được sau triển khai terra HR System

Không chỉ thay thế Excel bằng một công cụ mới, terra HR System giúp doanh nghiệp kết nối toàn bộ quy trình từ xếp ca, quản lý lịch làm việc đến chấm công và tổng hợp giờ làm trên cùng một hệ thống.

• Lịch làm việc và công số được quản lý tập trung trên cùng một hệ thống thay vì phân tán trên nhiều file Excel
• Tự động xác định giờ làm việc dựa trên lịch ca đã thiết lập, không còn phải tự lọc dữ liệu chấm công bằng tay
• Xử lý linh hoạt nhiều ca làm việc, phù hợp với đặc thù vận hành theo tổ và theo tuần của nhà máy
• Dữ liệu chấm công được ghi nhận trực tiếp qua camera, hạn chế các bước tổng hợp và đối chiếu thủ công
• Khi có thay đổi lịch hoặc đổi ca, dữ liệu phía sau được cập nhật theo mà không cần xử lý lại toàn bộ bảng công
• Nhân sự chuyển từ việc tự tạo và xử lý dữ liệu sang kiểm tra, rà soát và duyệt kết quả, giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công
• Dữ liệu nhân sự và chấm công được quản lý trên nền tảng đảm bảo an toàn thông tin theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2022

Điểm quan trọng nhất sau khi triển khai không chỉ là giảm thao tác Excel. Quy trình quản lý công số của nhà máy được chuyển từ xử lý thủ công sang một quy trình có cấu trúc: lịch ca được thiết lập trước, dữ liệu chấm công được ghi nhận, và hệ thống tự động trả về kết quả giờ làm việc tương ứng.

Nếu nhà máy của bạn đang quản lý ca bằng Excel

Năm câu hỏi nên đặt cho nhà cung cấp ngay trong buổi demo, trước khi bàn tới giá.

Câu số hai và số bốn là hai câu phân loại rõ nhất giữa một hệ thống làm cho văn phòng và một hệ thống làm được cho nhà máy.