Payroll BPaaS Solution

Dịch vụ tính tính lương thuê ngoài, kết hợp phần mềm tiền lương tự động hóa, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Hoàn thành 100% công việc kế toán tiền lương.

Giới thiệu về dịch vụ tính lương thuê ngoài

Dịch vụ tính lương thuê ngoài có gì đặc biệt mà lại được ngày càng nhiều doanh nghiệp tin tưởng? Trước hết hãy cùng terra tìm hiểu sơ qua khái niệm về tính lương thuê ngoài nhé!

Dịch vụ tính lương thuê ngoài là gì?

Dịch vụ tính lương thuê ngoài là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp, giúp trút bỏ gánh nặng quản lý lương và tập trung vào các hoạt động cốt lõi. Khi ủy thác công việc tính lương cho dịch vụ tính lương thuê ngoài, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ toàn diện từ việc tính toán lương chính xác, quyết toán thuế TNCN, quản lý bảo hiểm xã hội đến việc cập nhật liên tục các quy định pháp luật. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian  mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót khi thực hiện..

Các dịch vụ tính lương thuê ngoài thường bao gồm:

• Tính toán lương: Áp dụng các quy định về lương, thưởng, phụ cấp một cách chính xác và kịp thời.
• Quản lý bảo hiểm: Đăng ký, điều chỉnh và lưu trữ các loại bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp.
• Quyết toán thuế TNCN: Hoàn thành các thủ tục khai báo và nộp thuế thu nhập cá nhân cho người lao động, doanh nghiệp.
• Cập nhật thông tin: Cập nhật các quy định mới về lao động và điều chỉnh các nghiệp vụ tính lương cho phù hợp.

Sự khác biệt giữa tính lương nội bộ và tính lương thuê ngoài.

Lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang dịch vụ tính lương thuê ngoài.

Một số ưu điểm có thể kể đến khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài thay cho tính lương nội bộ có thể kể đến như:

• Tiết kiệm chi phí: Thuê ngoài giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cố định một cách đáng kể, bởi không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng, phần mềm, hay các trang thiết bị phục vụ cho bộ phận nội bộ. 
• Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi: Khi doanh nghiệp dành toàn bộ nguồn lực và sự tập trung cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Điều này không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh mà còn giúp cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể.
• Linh hoạt và thích ứng: Dịch vụ thuê ngoài giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy mô dịch vụ theo nhu cầu mà không phải đầu tư thêm nhân lực hoặc cơ sở hạ tầng. Điều này đặc biệt hữu ích khi nhu cầu kinh doanh biến động.

Kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của nhân viên và việc tuân thủ các quy định pháp lý. 

Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là người đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc tính toán, ghi nhận và quản lý các khoản chi liên quan đến tiền lương của nhân viên trong một doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp có quy mô lớn và có tính đặc thù cao như xây dựng, bất động sản, logistic,..Kế toán tiền lương không chỉ là công việc tính toán đơn thuần mà còn đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về luật lao động, chính sách lương thưởng của từng ngành.

Vai trò của kế toán tiền lương trong việc quản lý chi phí doanh nghiệp.

Kế toán tiền lương có vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp, không chỉ dừng lại ở việc tính toán và chi trả lương mà còn tham gia vào nhiều hoạt động khác:

• Lập kế hoạch chi phí nhân sự: Dự đoán chi phí dựa trên số lượng nhân viên, lương, và phụ cấp, sau đó so sánh với chi phí thực tế để điều chỉnh nếu cần.
• Kiểm soát chi phí: Đảm bảo các khoản chi trả chính xác, phát hiện lỗi và đề xuất cách tiết kiệm.
• Cung cấp thông tin ra quyết định: Cung cấp báo cáo chi tiết và phân tích chi phí nhân sự giúp lãnh đạo đánh giá hiệu quả và đưa ra quyết định hợp lý.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Cập nhật các quy định về lao động và tính toán, nộp thuế đúng hạn để tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
• Hỗ trợ các bộ phận khác: Cung cấp thông tin cho bộ phận nhân sự để xây dựng chính sách phù hợp và hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc lập báo cáo tài chính.

Dịch vụ tính lương – kế toán tiền lương thuê ngoài cho doanh nghiệp

Dịch vụ tính lương thuê ngoài không chỉ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của dịch vụ tính lương thuê ngoài:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Dịch vụ này giúp giảm khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác. Doanh nghiệp không cần phải chi trả cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên kế toán, từ đó tiết kiệm chi phí vận hành.
• Tăng cường độ chính xác trong tính toán: Sử dụng phần mềm chuyên nghiệp giúp đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán lương, phụ cấp và các khoản trích dẫn khác, từ đó giảm thiểu sai sót trong quy trình.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Các nhà cung cấp dịch vụ thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật về lao động và thuế, giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng các quy định và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Quy trình tính lương tiêu biểu

Quy trình tính lương là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc chi trả lương cho nhân viên, quy trình này thường bao gồm 7 bước sau:

Bước 1: Thu thập thông tin bảng lương

Bắt đầu bằng việc tổng hợp đầy đủ thông tin liên quan, trong đó bao gồm dữ liệu chấm công. Đối với các vị trí đặc thù như nhân viên kinh doanh, tiền lương có thể dựa vào kết quả sản xuất hoặc KPIs, cần xác định mức lương cơ bản chính xác.

Bước 2: Đối chiếu và xác nhận

Thực hiện so sánh và kiểm tra thông tin từ nhiều nguồn như chấm công và doanh thu để bảo đảm độ chính xác. Nếu phát hiện bất thường, người quản lý cần can thiệp ngay để duy trì quy trình.

Bước 3: Lập bảng tính lương

Bộ phận hành chính hoặc nhân sự sẽ tạo bảng tính lương, sử dụng thông tin về số giờ làm việc, sản phẩm đã hoàn thành và KPIs để xác định các khoản thu nhập, thuế và bảo hiểm xã hội.

Bước 4: Trình bảng lương để phê duyệt

Sau khi hoàn thành bảng tính, nhân sự sẽ gửi cho kế toán trưởng và giám đốc xem xét. Nếu có ý kiến không đồng thuận, hai bộ phận sẽ phối hợp để tìm giải pháp.

Bước 5: Nhân viên nhận phiếu lương

Sau khi được phê duyệt, phiếu lương sẽ được chuyển đến từng nhân viên qua email hoặc hệ thống nội bộ để đảm bảo tính bảo mật.

Bước 6: Tiến hành thanh toán

Bộ phận kế toán sẽ thực hiện trích quỹ và tiến hành thanh toán tiền lương cho nhân viên theo đúng thời hạn quy định.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ

Cuối cùng, cần lưu trữ hồ sơ và dữ liệu liên quan đến tiền lương nhằm hỗ trợ việc tạo báo cáo trong tương lai.

Những khó khăn doanh nghiệp phải đối mặt khi tính lương cho nhân sự

Một số khó khăn gây trở ngại cho quá trình tính lương cho nhân sự bao gồm:

Khó khăn trong quản lý tiền lương

Thay đổi nhân sự thường xuyên, như tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới và chuyển đổi vị trí công việc, làm tăng khối lượng công việc cho bộ phận kế toán tiền lương, đồng thời khiến việc tính toán lương tăng ca trở nên phức tạp hơn. 

Thách thức về tuân thủ pháp luật

Luật lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân liên tục được điều chỉnh, đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật liên tục để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật trong việc tính toán và chi trả lương. Các quy định về lương tối thiểu vùng, hệ số lương, chế độ bảo hiểm cũng thay đổi theo từng thời kỳ, đòi hỏi doanh nghiệp phải điều chỉnh bảng lương kịp thời.

Áp lực từ việc xử lý số liệu lớn

Khi số lượng nhân viên lớn, việc quản lý thông tin cá nhân và lịch sử làm việc trở nên phức tạp, dễ dẫn đến sai sót. Tính toán lương và các khoản trích theo lương đòi hỏi độ chính xác cao; sai sót có thể gây ra các vấn đề pháp lý nghiêm trọng, như phạt thuế. Ngoài ra, các tình huống phức tạp như nghỉ phép, ốm hay làm thêm giờ cần có quy trình xử lý chính xác để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

Khó khăn trong bảo mật thông tin

Khi doanh nghiệp chỉ sử dụng các phần mềm thông dụng như Excel để quản lý quy trình tính lương, nếu thiếu quy trình bảo mật nghiêm ngặt, rất dễ xảy ra tình trạng rò rỉ dữ liệu bảng lương. Điều này có thể dẫn đến những sự cố không mong muốn, ảnh hưởng đến bảo mật và uy tín của doanh nghiệp.

Các lợi ích khi sử dụng dịch vụ tính lương của terra

terra là nhóm giải pháp quản trị nhân sự cung cấp nhiều dịch vụ hỗ trợ phòng nhân sự, bao gồm:

• terra HR System: Hệ thống quản trị nhân sự toàn diện.
• terra Payroll: Dịch vụ thuê ngoài tính lương.
• terra Academy: Nền tảng chia sẻ kiến thức và đào tạo miễn phí.

Khi sử dụng dịch vụ terra Payroll, khách hàng sẽ nhận được những lợi ích như:

• Đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm: terra sở hữu đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu sắc về quy trình tính lương cũng như các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội và thuế, đảm bảo mọi công việc đều được thực hiện chuyên nghiệp và kinh nghiệm làm việc với các cơ quan thuế, BHXH ở các tỉnh thành.
• Công nghệ tự động hóa quy trình tính lương: Ứng dụng phần mềm hiện đại và công cụ tự động trong quá trình tính lương giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao tính chính xác và giảm thiểu sai sót.
• Hỗ trợ khách hàng 24/7: Dịch vụ tư vấn tận tâm và kịp thời giúp khách hàng giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến quy trình tính lương, đảm bảo bạn luôn nhận được sự hỗ trợ cần thiết.
• Chi phí hợp lý: terra cung cấp nhiều gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với tất cả các quy mô doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Điều này giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu cụ thể, đồng thời đảm bảo tiết kiệm chi phí vận hành mà vẫn giữ được chất lượng dịch vụ cao.
• Quản trị nhân sự toàn diện: Đặc biệt, khi sử dụng gói dịch vụ terra Payroll, khách hàng sẽ được tặng kèm phần mềm terra HR System, giúp doanh nghiệp đồng bộ được quy trình quản lý thông tin nhân sự và quy trình tính lương. 

Cam kết của dịch vụ Payroll tại terra

Khi sử dụng dịch vụ terra Payroll, terra cam kết:

• Hoàn thành toàn bộ quy trình tính lương, từ khâu tính toán lương, khấu trừ thuế đến chi lương cho nhân viên đúng thời hạn.
• Tiết kiệm thời gian, công sức cho doanh nghiệp trong việc theo dõi quy trình tính lương và xử lý các thủ tục phức tạp.
• Đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro liên quan đến lương và thuế.
• Hỗ trợ tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc để anh/chị phụ trách có thể yên tâm tập trung vào các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dịch vụ tính lương bao gồm những gì?

Dịch vụ tính lương bao gồm tính toán thu nhập, khấu trừ, thuế và phụ cấp theo quy định pháp luật; lập và nộp báo cáo thuế (TNCN, BHXH, BHYT); và quản lý hồ sơ nhân sự (hợp đồng lao động, bảng chấm công, hồ sơ lương). Ngoài ra, các dịch vụ giá trị gia tăng như tư vấn chính sách lương và hỗ trợ giải quyết vấn đề lao động cũng có thể được cung cấp.

Thời gian thực hiện tính lương là bao lâu?

Thời gian hoàn thành một chu kỳ tính lương thường, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp quy mô vừa thực hiện tính lương vào cuối tháng và xuất bảng lương vào đầu tháng sau.

Làm thế nào để bắt đầu sử dụng dịch vụ?

Để bắt đầu, doanh nghiệp chỉ cần liên hệ terra để nhận tư vấn. Sau khi ký hợp đồng và cung cấp dữ liệu cần thiết như thông tin nhân viên và bảng chấm công, terra sẽ tiến hành tính toán và chi lương hộ cho doanh nghiệp.

Thông tin bảo mật có được đảm bảo không?

Khi khách hàng ký hợp đồng, terra cam kết đảm bảo thông tin bảo mật bằng cách ký kết thỏa thuận bảo mật NDA (Non-Disclosure Agreement). Mọi thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo vệ nghiêm ngặt và chỉ được sử dụng cho mục đích đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Các dịch vụ khác tại terra

Bên cạnh nhóm giải pháp quản trị nhân sự cho doanh nghiệp, terra còn cung cấp 3 gói dịch vụ cuối năm:

• Dịch vụ báo cáo lao động: terra cung cấp hai lựa chọn linh hoạt cho doanh nghiệp. Bao gồm: dịch vụ thực hiện báo cáo lao động (terra thay mặt doanh nghiệp thực hiện) và khóa học báo cáo lao động (terra hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện)
• Dịch vụ quyết toán thuế TNCN: terra thay mặt doanh nghiệp lập báo cáo thuế TNCN hàng tháng (hoặc hàng quý) và thực hiện quyết toán thuế TNCN.
• Dịch vụ tư vấn Terra Consultant: terra kiểm tra bảng lương, tư vấn về quy định pháp luật liên quan đến lương, BHXH và thuế TNCN.