Phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) nói chung và Odoo nói riêng, đều phục vụ mục đích quản lý doanh nghiệp linh hoạt, hiệu quả và toàn diện. Vậy Odoo là gì? Tại sao Odoo lại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn như vậy? Cùng terra tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé.
Odoo là gì?
Phần mềm Odoo là một phần mềm ERP mã nguồn mở với khả năng tùy chỉnh và phát triển tính năng vô hạn. Odoo cũng tích hợp sẵn nhiều phân hệ và module cơ bản cho phép doanh nghiệp tự chỉnh sửa, thêm, bớt tính năng hoặc phân hệ theo nhu cầu riêng.
Phần mềm Odoo hiện có 2 phiên bản là phiên bản cộng đồng – Odoo Community và phiên bản trả phí – Odoo Enterprise:
- Odoo Community cung cấp đầy đủ tính năng cơ bản, cần thiết, hoàn toàn miễn phí cho quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng có giới hạn sử dụng cho những module chuyên sâu. Phiên bản này cũng cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân.
- Odoo Enterprise tích hợp nhiều tính năng chuyên sâu và tích hợp mở rộng. Doanh nghiệp cần trả phí định kỳ để có thể thiết lập triển khai và sử dụng cho toàn thể nhân viên.
Tiềm năng của Odoo
Odoo ra đời năm 2005 với người sáng lập là Fabien Pinckaers. Hiện nay, Odoo sở hữu hơn 7 triệu người dùng trên toàn thế giới, hỗ trợ 23 ngôn ngữ, cho phép người dùng tiến hành chỉnh sửa mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, Odoo còn tích hợp cả Amazon, eBay và cung cấp API cho nhà phát triển.
Hơn thế nữa, phần mềm Odoo sử dụng ngôn ngữ lập trình Python, có khả năng mở rộng cao và tốc độ xử lý nhanh. Đồng thời tích hợp các ngôn ngữ lập trình khác và hỗ trợ công nghệ điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động vận hành ở bất kỳ đâu.
Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm Odoo
Ưu điểm
Kho ứng dụng đa dạng
Phần mềm Odoo sở hữu kho ứng dụng và module quản lý, vận hành đa dạng, giúp liên kết dữ liệu giữa các phân hệ, hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu, giảm thiểu thời gian kiểm tra. Bên cạnh đó, Odoo cũng hỗ trợ nhà quản trị bắt kịp tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp thời gian thực.
Chi phí hợp lý
Chi phí cho phần mềm Odoo hầu như cân đối với mọi loại doanh nghiệp quy mô từ nhỏ, vừa đến lớn. Bởi nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng một module cơ bản thì chi phí bằng không. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể trả phí theo module, tùy theo nhu cầu sử dụng, dùng module nào thì trả phí cho module đó và có thể dùng thử các tính năng trả phí với thời hạn lên đến 15 ngày.
Tính linh hoạt cao
Phần mềm Odoo có tính linh hoạt cao, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Người dùng có thể bắt đầu quản lý doanh nghiệp với module mặc định, lâu dần có thể cân nhắc cài thêm module tùy vào nhu cầu phát sinh hay định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Cho phép tích hợp nhiều phần mềm khác
Odoo cung cấp API miễn phí, cho phép doanh nghiệp tích hợp phần mềm không giới hạn để phục vụ quy trình riêng và thống kê hoạt động của mỗi phần mềm riêng biệt từ các phòng ban lại với nhau. Qua đó, nhân viên hay nhà quản lý có thể cân nhắc điều chỉnh hiệu suất làm việc hay đẩy mạnh quản lý chặt chẽ hơn.
Khả năng tùy chỉnh cao
Với phần mềm Odoo, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh chức năng theo mục tiêu, đặc điểm và nhu cầu riêng. Khả năng tùy chỉnh này đặc biệt hữu ích với các shop online, vì người dùng không cần thay đổi phương thức kinh doanh mà vẫn có thể tùy chỉnh phần mềm theo ý của mình.
Thân thiện với người dùng
Phần mềm Odoo có giao diện trực quan, các module được sắp xếp hợp lý, khoa học, tạo nên sự thoải mái cho người dùng khi sử dụng. Mặt khác, các thao tác trên Odoo cũng được tối ưu, giúp tiết kiệm thời gian, công sức khi làm việc với phần mềm.
Nhược điểm
Hệ thống khó thiết lập
Việc thiết lập phần mềm Odoo không hề dễ dàng, đây cũng là đặc điểm chung của mọi phần mềm ERP hiện nay. Người dùng cần có kỹ năng lập trình chuyên sâu để hiểu được phần mềm này. Việc này có thể gây mất thời gian và tốn nhiều công sức, tiền bạc cho doanh nghiệp để tìm kiếm nhân sự có khả năng xử lý tốt vấn đề cài đặt.
Khó khăn trong việc duy trì hệ thống
Trong quá trình sử dụng Odoo sẽ thường gặp các vấn đề liên quan đến chức năng, điển hình là chức năng không đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp cần liên kết với phần mềm bên thứ ba, và tìm cách tích hợp hay thêm các tính năng sao cho vừa hiệu quả vừa phù hợp với nhu cầu.
Thiếu hỗ trợ từ nhà cung cấp Odoo
Do số lượng doanh nghiệp sử dụng phần mềm Odoo quá lớn, việc nhận hỗ trợ từ Odoo thật sự rất khó. Điều này dẫn đến việc xử lý vấn đề phát sinh sẽ không được trọn vẹn. Mặt khác, xây dựng đội ngũ chỉ chuyên hỗ trợ Odoo rất đắt đỏ vì chi phí cho các khoá học do Odoo cung cấp khá cao.
Khả năng tương thích ngược thấp
Phần mềm Odoo chưa được xây dựng tính năng tương thích ngược ( Backward Compatible). Mỗi khi phát hành hoặc cập nhật phiên bản mới, doanh nghiệp phải tự cập nhật toàn bộ mã và dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hoặc nhờ đến sự hỗ trợ từ phía Odoo.
8 module nổi bật của phần mềm Odoo
Ứng dụng Trang web
Gồm các tính năng trình tạo website, blog, diễn đàn, livechat, học trực tuyến (e-Learning),… giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhân sự khi xây dựng và phát triển một trang web hoàn chỉnh.
Tài chính
Module này bao gồm: Kế toán, hóa đơn, chi phí, bảng tính, tài liệu và cả chữ ký với khả năng theo dõi chi phí và phân tích dữ liệu nhanh chóng, báo cáo linh hoạt cho doanh nghiệp. Phần mềm Odoo cũng hỗ trợ PayPal, Alipay và nhiều ứng dụng khác phục vụ các hoạt động tài chính.
Bán hàng
Gồm có CRM, bán hàng, điểm bán hàng – cửa hàng hoặc nhà hàng, đăng ký và cho thuê. Odoo cũng hỗ trợ lập kế hoạch quản lý giá, ưu đãi, giảm giá,… và cung cấp báo cáo đầy đủ về tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp.
Chuỗi cung ứng
Phần mềm Odoo hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, sản xuất, vòng đời sản phẩm và quy trình mua hàng, bảo trì cũng như kiểm soát chất lượng, giúp doanh nghiệp tối ưu việc quản lý nguyên vật liệu, trang thiết bị, máy móc song song việc đánh giá chất lượng sản phẩm.
Nhân sự
Bao gồm các tính năng tổng hợp hoạt động quản trị nhân sự, quản lý dữ liệu của nhân viên, thời gian làm thêm giờ, nghỉ phép, quá trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất công việc,…
Marketing
Phần mềm Odoo cung cấp nhiều tính năng dành riêng cho Marketing như Social Marketing, Email Marketing, SMS, sự kiện, khảo sát,… giúp doanh nghiệp gia tăng cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua nhiều kênh khác nhau.
Quản lý dự án
Odoo cung cấp cho người dùng đầy đủ tính năng để quản lý đồng thời nhiều dự án, bao gồm phân chia nhiệm vụ, đặt mức độ quan trọng của mỗi công việc, đánh giá hiệu suất nhân viên. Ngoài ra, Odoo có thể tích hợp HRM giúp doanh nghiệp theo dõi chấm công đồng thời kiểm soát chi phí mọi dự án.
Ứng dụng năng suất
Odoo phát triển các tính năng quản lý năng suất gồm thảo luận, phê duyệt, IoT, VoIP, WhatsApp,… giúp đẩy mạnh hợp tác giữa các nhân viên, góp phần nâng cao giá trị năng suất tổng thể cho doanh nghiệp.
Phần mềm Odoo phù hợp với doanh nghiệp nào?
Nhìn chung, Odoo là lựa chọn lý tưởng cho mọi doanh nghiệp, bất kể là SME hay doanh nghiệp lớn.
Dù vậy, phần mềm Odoo phù hợp hơn cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất, bán lẻ, phân phối, thương mại điện tử và tiếp thị hoặc các doanh nghiệp hạn chế về nguồn lực và cần một giải pháp ERP tiết kiệm, có khả năng mở rộng trong tương lai.
Mặt khác, do những hạn chế về khả năng hỗ trợ kỹ thuật từ Odoo, các doanh nghiệp cần có cho riêng mình một đội ngũ IT đủ mạnh, đảm bảo quá trình vận hành mượt mà, không bị tắc nghẽn.
Khi sử dụng Odoo, doanh nghiệp cần lưu ý những gì?
Sau đây là những lưu ý dành cho doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm Odoo:
- Cân nhắc lựa chọn phiên bản phù hợp với nhu cầu thực tế.
- Lập kế hoạch triển khai chi tiết gồm yêu cầu, thời gian triển khai, những công việc cần thực hiện và ngân sách hiện có.
- Cài đặt và cấu hình Odoo theo sát với yêu cầu và kế hoạch đã lên, bao gồm tạo tài khoản, nhập dữ liệu, tùy chỉnh giao diện,…
- Tùy chỉnh và tích hợp Odoo với hệ thống hiện tại, đảm bảo tương thích lẫn tiện dụng.
- Tiến hành kiểm thử để đảm bảo các chức năng của Odoo hoạt động tốt và đào tạo nhân viên sử dụng Odoo một cách hiệu quả.
- Có biện pháp hỗ trợ kịp thời sau triển khai, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp.
terra HR System
Khác với Odoo, phần mềm nhân sự của terra tập trung vào việc giảm thiểu gánh nặng công việc hành chính cho bộ phận nhân sự với đầy đủ tính năng như chấm công, tính lương, quản lý dữ liệu nhân sự, nghỉ phép và làm thêm giờ, BHXH, tuyển dụng, hợp đồng lao động, đào tạo, đánh giá nhân sự.
Các tính năng nổi bật của terra HR System gồm:
- Quản lý thông tin, dữ liệu nhân sự: terra HR System cung cấp bảng quản lý chi tiết như một phần mềm quản lý hồ sơ cho nhân sự, giúp nhà quản lý nhanh chóng tìm kiếm và cập nhật thông tin, đảm bảo thông tin luôn chính xác và đầy đủ. Bên cạnh đó, người lao động có thể chủ động xem, kiểm tra thông tin cá nhân của mình trên phần mềm nhằm hạn chế tối đa xảy ra sai sót.
- Quản lý thời gian làm việc và chấm công: terra HR System cung cấp phương pháp chấm công tiên tiến, gồm chấm công bằng Wifi và nhập thời gian ra/ vào trực tiếp trên hệ thống. Ngoài ra, terra HR System còn cung cấp giải pháp nhận diện khuôn mặt tự động. Các dữ liệu từ máy chấm công sẽ được đồng bộ và cập nhật trên hệ thống, cho phép người dùng dễ dàng theo dõi, quản lý.
- Quản lý tiền lương: Ngoài thiết kế bảng công thức lượng dựa theo bảng lương doanh nghiệp đang áp dụng, đội ngũ tư vấn của terra còn có thể kiểm tra và đề xuất cải thiện bảng công thức theo quy định hiện hành. Kết quả sẽ gửi trực tiếp đến nhân viên dưới dạng các bảng lương, hạn chế tối đa vấn đề rò rỉ thông tin lương.
Hơn cả một công cụ quản lý thông tin, terra HR System là giải pháp hiện đại đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự và thông tin liên quan như báo cáo lao động. Đăng ký ngay để nhận được tư vấn chi tiết các giải pháp nhân sự tại terra!
