DMAIC là gì? 5 bước cải tiến quy trình và ví dụ thực tế

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, việc liên tục cải tiến quy trình là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Phương pháp DMAIC là một lộ trình gồm 5 bước dựa trên dữ liệu, giúp bạn giải quyết các vấn đề, nâng cao chất lượng và tối ưu hiệu suất một cách hiệu quả. Đây cũng là những giá trị cốt lõi mà terra hướng đến trong các giải pháp của mình.

Tổng quan về phương pháp DMAIC

DMAIC là một phương pháp cải tiến quy trình cốt lõi trong triết lý Six Sigma, được xây dựng trên nguyên tắc ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Phương pháp này giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề phức tạp, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu suất quy trình hiện có thông qua một chu trình năm bước nghiêm ngặt:

• Define (Xác định): Đặt mục tiêu, xác định vấn đề và phạm vi của dự án cải tiến.
• Measure (Đo lường): Thu thập dữ liệu thực tế về quy trình hiện tại để thiết lập đường cơ sở và hiểu rõ mức độ sai sót.
• Analyze (Phân tích): Phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề và thiếu sót.
• Improve (Cải tiến): Phát triển, thử nghiệm và triển khai các giải pháp để khắc phục nguyên nhân gốc rễ.
• Control (Kiểm soát): Thiết lập các cơ chế kiểm soát và tiêu chuẩn hóa quy trình mới để đảm bảo kết quả cải tiến được duy trì bền vững.

Tính hệ thống và khoa học cao của DMAIC đảm bảo mọi quyết định cải tiến đều dựa trên bằng chứng và dữ liệu thực tế. Chính sự tập trung vào các sự kiện khách quan này, thay vì phỏng đoán, đã giúp các doanh nghiệp tạo ra kết quả cải tiến không chỉ có thể đo lường được mà còn được duy trì một cách bền vững trong dài hạn, qua đó nâng cao chất lượng hoạt động tổng thể.

Xem thêm: Kaizen là gì?

Các bước triển khai quy trình DMAIC

Để áp dụng DMAIC một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ ý nghĩa và mục tiêu của từng giai đoạn trong quy trình. Mỗi bước trong mô hình đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình vận hành ổn định, liên tục được cải tiến và mang lại giá trị thực tiễn cho tổ chức. 

Bước 1: Define (Xác định)

Đây là bước đặt nền móng, xác định rõ vấn đề, mục tiêu và phạm vi của dự án. Giai đoạn này rất quan trọng để đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu rõ và thống nhất về mục tiêu chung.

Các hoạt động chính:

• Mô tả vấn đề cụ thể, không chung chung.
• Thiết lập mục tiêu cải tiến (KPIs) rõ ràng, có thể đo lường được.
• Xác định phạm vi dự án để tránh lan man, lãng phí nguồn lực.
• Lập đội ngũ dự án với các thành viên phù hợp từ nhiều bộ phận liên quan.
• Một số công cụ hỗ trợ phổ biến là Biểu đồ SIPOC (Supplier – Input – Process – Output – Customer) và Lưu đồ (Flowchart) để trực quan hóa quy trình hiện tại.

 Bước 2: Measure (Đo lường)

Giai đoạn này nhằm thu thập dữ liệu để định lượng vấn đề và có cơ sở để so sánh sau khi cải tiến. Dữ liệu chính xác là chìa khóa để phân tích đúng nguyên nhân gốc rễ ở bước tiếp theo.

Các hoạt động chính:

• Xác định chỉ số cần đo lường, ví dụ: tỷ lệ lỗi, thời gian chu kỳ.
• Lập kế hoạch chi tiết về cách thức và thời gian thu thập dữ liệu.
• Tiến hành thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau.
• Kiểm tra độ tin cậy và tính chính xác của dữ liệu.
• Các công cụ hữu ích trong giai đoạn này bao gồm Bảng kiểm tra (Check sheets) và Biểu đồ tần suất (Histogram) để tổng hợp và phân loại dữ liệu.

Bước 3: Analyze (Phân tích)

Đây là bước quan trọng nhất, nhằm tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề. Bằng cách phân tích dữ liệu đã thu thập, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng, thay vì phỏng đoán.

Các hoạt động chính:

• Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định các xu hướng và mối quan hệ.
• Brainstorming để tìm ra tất cả các nguyên nhân tiềm năng.
• Sàng lọc để tìm ra nguyên nhân cốt lõi gây ra vấn đề.
• Một số công cụ hỗ trợ cực kỳ quan trọng: Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram), phương pháp 5 Whys, biểu đồ Pareto (Nguyên tắc 80/20).

Bước 4: Improve (Cải tiến)

Bước này tập trung vào việc xây dựng và triển khai các giải pháp để giải quyết nguyên nhân gốc rễ đã tìm thấy. Đây là giai đoạn chuyển từ lý thuyết sang hành động.

Các hoạt động chính:

• Đề xuất các giải pháp khả thi để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ.
• Đánh giá và lựa chọn giải pháp tối ưu dựa trên hiệu quả và chi phí.
• Thử nghiệm giải pháp ở quy mô nhỏ (Proof of Concept) trước khi triển khai rộng.
• Triển khai giải pháp trên toàn bộ quy trình.

Để lựa chọn giải pháp tối ưu, bạn có thể sử dụng Ma trận Impact – Effort. Ma trận này dùng để ưu tiên công việc dựa trên mức độ tác động và nỗ lực thực hiện:

• Quick Wins (Tác động cao, Nỗ lực thấp): Các giải pháp này nên được ưu tiên thực hiện ngay lập tức.
• Major Projects (Tác động cao, Nỗ lực cao): Cần lập kế hoạch chi tiết và huy động nguồn lực lớn.
• Fill-in (Tác động thấp, Nỗ lực thấp): Có thể thực hiện khi có thời gian rảnh.
• Thankless tasks (Tác động thấp, Nỗ lực cao): Nên tránh hoặc tìm cách đơn giản hóa.

Bước 5: Control (Kiểm soát)

Giai đoạn cuối cùng này nhằm đảm bảo các cải tiến được duy trì bền vững và không để vấn đề tái diễn. Kiểm soát là chìa khóa để đảm bảo thành công lâu dài.

Các hoạt động chính:

• Xây dựng kế hoạch giám sát và đo lường hiệu quả của quy trình mới.
• Chuẩn hóa quy trình đã cải tiến bằng cách viết lại SOP (Standard Operating Procedure).
• Đào tạo toàn bộ nhân viên liên quan về quy trình mới.
• Lập kế hoạch phản ứng để xử lý khi các chỉ số bắt đầu có dấu hiệu xấu đi.

Xem thêm: PDCA là gì?

Ví dụ thực tế về áp dụng DMAIC

Để hiểu rõ hơn về DMAIC là gì trong thực tế, hãy cùng xem xét một ví dụ đơn giản về một công ty giả định có tên là Công ty A, đang gặp vấn đề với việc xử lý yêu cầu của khách hàng quá chậm.

• Define (Xác định)

Công ty A xác định vấn đề cần giải quyết là “thời gian xử lý yêu cầu khách hàng bị kéo dài, gây ra sự không hài lòng”. Mục tiêu cụ thể được đặt ra là giảm thời gian phản hồi từ 48 giờ xuống còn 24 giờ trong vòng 3 tháng.

• Measure (Đo lường)

Để có dữ liệu, nhóm dự án thu thập thông tin trong 2 tuần, ghi lại thời gian từ khi nhận yêu cầu đến khi gửi phản hồi. Họ phát hiện rằng thời gian trung bình để xử lý một yêu cầu là 40 giờ.

• Analyze (Phân tích)

Sau khi đi sâu vào dữ liệu, nhóm dự án đã xác định được nguyên nhân cốt lõi gây chậm trễ là do sự phân mảnh trong phương thức làm việc. Cụ thể, việc thiếu một quy trình thao tác chuẩn hóa đã khiến mỗi nhân viên áp dụng cách xử lý cá nhân chưa đúng, dẫn đến tình trạng thiếu nhất quán và khó kiểm soát chất lượng đầu ra.

• Improve (Cải tiến)

Nhóm dự án bắt đầu cải tiến quy trình. Họ xây dựng một quy trình xử lý yêu cầu chuẩn hóa, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên và áp dụng một phần mềm quản lý để tự động hóa việc theo dõi yêu cầu.

• Control (Kiểm soát)

Sau khi cải tiến, nhóm tiếp tục theo dõi thời gian xử lý yêu cầu trong 1 tháng. Kết quả cho thấy thời gian trung bình đã giảm xuống còn 15 giờ. Để duy trì kết quả, họ đưa quy trình mới vào thành tiêu chuẩn và tổ chức các buổi đào tạo định kỳ. Quy trình PDCA cũng có thể được áp dụng để đảm bảo việc kiểm soát liên tục.

Xem thêm: SOP là gì

So sánh DMAIC và phương pháp DMADV

DMAIC dùng để cải tiến quy trình hiện có, trong khi DMADV dùng để thiết kế quy trình hoặc sản phẩm mới.

Những lợi ích DMAIC mang lại

Áp dụng phương pháp DMAIC mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp như:

• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Tất cả các quyết định đều được dựa trên phân tích số liệu thực tế, giảm thiểu rủi ro.
• Nâng cao chất lượng và sự hài lòng của khách hàng: Các quy trình được cải thiện giúp sản phẩm/dịch vụ ít sai sót hơn.
• Giảm chi phí, tăng lợi nhuận: Giảm lãng phí và lỗi sai trong quy trình, từ đó tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất.
• Xây dựng văn hóa cải tiến liên tục: Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến, thúc đẩy sự đổi mới trong tổ chức.

Giải đáp các thắc mắc thường gặp về DMAIC (FAQ)

Khi tìm hiểu sâu hơn, bạn có thể có một số thắc mắc khi bắt đầu tìm hiểu về DMAIC là gì và cách áp dụng. Dưới đây là giải đáp cho các câu hỏi phổ biến nhất.

Thời điểm nên áp dụng DMAIC?

Nên áp dụng DMAIC khi có một vấn đề cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được. Phương pháp này phù hợp nhất khi doanh nghiệp muốn cải thiện các quy trình hiện có đang gặp phải sai sót, lãng phí hoặc kém hiệu quả. Mô hình này giúp bạn đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì chỉ xử lý phần ngọn.

Doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng DMAIC không? 

Có, doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể áp dụng. Mặc dù DMAIC thường gắn liền với Six Sigma trong các tập đoàn lớn, nhưng các nguyên tắc và công cụ của nó vẫn rất hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ. Bạn không cần một đội ngũ lớn hay phần mềm phức tạp; chỉ cần tập trung vào tư duy dựa trên dữ liệu và tuân thủ các bước logic.

DMAIC có cần dùng phần mềm hỗ trợ không? 

Không bắt buộc, nhưng phần mềm hỗ trợ sẽ giúp quá trình trở nên hiệu quả hơn nhiều. Bạn có thể áp dụng DMAIC bằng các công cụ đơn giản như Excel. Tuy nhiên, các phần mềm chuyên dụng giúp tự động hóa việc thu thập dữ liệu, phân tích và theo dõi chỉ số, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác cao hơn.

DMAIC có phù hợp với lĩnh vực dịch vụ không? 

Có, DMAIC rất phù hợp với lĩnh vực dịch vụ. Phương pháp này không chỉ áp dụng cho sản xuất. Trong lĩnh vực dịch vụ, mô hình này có thể giúp cải thiện quy trình xử lý đơn hàng, giảm thời gian phản hồi khách hàng, hoặc tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

Ứng dụng phần mềm nhân sự để hỗ trợ triển khai DMAIC hiệu quả

Trong quá trình cải tiến và tối ưu quy trình nhân sự, việc ứng dụng công nghệ là yếu tố then chốt giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán ở từng bước thực hiện. Hiểu được những vấn đề đó, phần mềm nhân sự terra ra đời và hỗ trợ quản trị tổng thể giúp doanh nghiệp dễ dàng đo lường và cải thiện hiệu quả hoạt động.

Với phần mềm quản lý nhân sự terra, doanh nghiệp có thể đồng bộ dữ liệu, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất cho phòng nhân sự. Bên cạnh đó, phần mềm quản trị nhân sự terra còn mang lại một số tiện ích nổi bật như:

• Nền tảng trực tuyến linh hoạt: Phần mềm HRM terra hỗ trợ làm việc mọi lúc, mọi nơi, tối ưu quy trình và tăng hiệu quả phối hợp nội bộ.
• Đầy đủ chức năng quản trị xuyên suốt chu trình nhân sự: Quản lý chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ, tính lương, bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động, đào tạo và đánh giá nhân viên.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Hỗ trợ bộ phận nhân sự giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động phát triển cốt lõi, lượt bớt các quy trình thủ công.

Liên hệ ngay với terra để nhận được tư vấn và đề xuất giải pháp phù hợp nhất nhé!

Tổng kết

Tóm lại, DMAIC là một phương pháp quản trị hiệu quả giúp doanh nghiệp giải quyết tận gốc các vấn đề, giảm lãng phí và tối ưu hiệu suất. Để quá trình này diễn ra trơn tru và bền vững, sự hỗ trợ của công nghệ là rất cần thiết. Hãy để terra đồng hành cùng bạn trong việc tự động hóa và duy trì những cải tiến này.