Để tham gia BHXH bắt buộc cho những NLĐ đủ điều kiện ở doanh nghiệp mình thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị lần đầu với cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp mình đặt trụ sở. Quy trình này gồm các bước sau:
Bước 01: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ
Thành phần hồ sơ xin cấp mã đơn vị để đóng BHXH cho người Việt Nam gồm:
– 01 tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT đã điền đầy đủ các thông tin cần thiết, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu mộc đỏ của công ty (Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH).
Lưu ý, trong mục nội dung thay đổi, yêu cầu ghi: “Cấp mã đơn vị cho người Việt Nam”.
– 01 bản sao có công chứng hoặc chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Thành phần hồ sơ xin cấp mã đơn vị để đóng BHXH cho người nước ngoài gồm:
– 01 tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT đã điền đầy đủ các thông tin cần thiết, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu mộc đỏ của công ty (Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH).
Lưu ý, trong mục nội dung thay đổi, yêu cầu ghi: “Cấp mã đơn vị cho người nước ngoài”.
– 01 bản sao có công chứng hoặc chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 02: Doanh nghiệp nộp hồ sơ
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp hồ sơ nêu trên gửi về Bộ phận một cửa của cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Sau khi nhận đủ hồ sơ, BHXH sẽ gửi lại doanh nghiệp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (thông thường BHXH sẽ hẹn trả kết quả sau 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ).
Bước 03: Doanh nghiệp nhận kết quả
Kết quả là mã đơn vị BHXH của người Việt Nam hoặc mã đơn vị BHXH của người nước ngoài hoặc cả hai (tùy thuộc vào nhu cầu đăng ký của doanh nghiệp) sẽ được gửi về địa chỉ email mà doanh nghiệp đã điền trong Mẫu TK3-TS khi doanh nghiệp thực hiện bước 01.
Với mã đơn vị nhận được, doanh nghiệp có thể tiếp tục tiến hành các thủ tục tiếp theo như đăng ký tài khoản giao dịch điện tử BHXH, báo tăng cho NLĐ, nộp tiền BHXH,…
