Mục Lục

Cách tính lương nhân viên chính xác cho doanh nghiệp 2025

17/06/2025

Cách tính lương đóng vai trò nền tảng trong việc xây dựng chế độ đãi ngộ và giữ chân nhân sự. Trong bài viết này, terra tổng hợp các phương pháp tính lương phổ biến, phù hợp với từng nhóm lao động, giúp nhà quản lý và bộ phận nhân sự dễ dàng lựa chọn công thức phù hợp.

Các cách tính lương phổ biến hiện nay

Có nhiều cách tính lương nhân viên được doanh nghiệp lựa chọn tùy theo loại hình kinh doanh và đặc thù lao động. Từ lương thời gian đến lương theo sản phẩm, doanh thu hay khoán việc, mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng, phù hợp với từng mô hình tổ chức. Dưới đây là những hình thức tính lương phổ biến nhất hiện nay mà doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng tùy theo điều kiện thực tế.

Các cách tính lương phổ biến hiện nay
Các cách tính lương phổ biến hiện nay

Xem thêm: Công cụ tính lương Gross sang Net

Cách tính lương theo thời gian làm việc

Cách tính lương theo thời gian là hình thức trả lương dựa trên số giờ, ngày hoặc tháng làm việc thực tế của người lao động. Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có tính chất vận hành linh hoạt như bán lẻ, F&B, dịch vụ, hoặc các đơn vị thuê nhân sự thời vụ, làm việc theo ca.

Công thức:

Lương = Mức lương tháng ÷ Số giờ công chuẩn trong tháng × Số giờ làm việc thực tế

Ví dụ: Nhân viên có mức lương tháng là 10.000.000 đồng và số giờ công chuẩn trong tháng đó là 176 giờ. Khi quy đổi ra lương theo giờ, ta có: 10.000.000 chia cho 176, tương đương khoảng 56.818 đồng mỗi giờ. Nếu trong tháng, nhân viên này làm đủ 176 giờ thì sẽ nhận đủ 10.000.000 đồng. Tuy nhiên, nếu chỉ làm 160 giờ, thì mức lương thực nhận sẽ là 56.818 nhân với 160, tương đương khoảng 9.090.909 đồng.

Ưu điểmNhược điểm
  • Dễ triển khai và quản lý, phù hợp với các doanh nghiệp có hệ thống chấm công sẵn có.
  • Giúp đảm bảo tính đồng bộ và nhất quán trong việc chi trả lương hàng tháng.
  • Phù hợp với mô hình lao động ổn định, ít biến động.
  • Khó đánh giá được năng suất làm việc thực tế của từng nhân viên.
  • Giảm động lực và tinh thần phấn đấu nếu không có cơ chế thưởng, phạt đi kèm.

Cách tính lương nhân viên theo tháng thực tế

Hình thức này áp dụng với nhân viên full-time cố định, nhưng lương hàng tháng sẽ được điều chỉnh tùy theo số ngày đi làm thực tế, đặc biệt trong các tháng có nhiều ngày nghỉ lễ, nghỉ phép, hoặc lịch làm việc thay đổi. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp hoạt động theo mùa vụ hoặc có lịch làm việc biến động, chẳng hạn như tổ chức sự kiện, ngành truyền thông,…

Công thức:

Lương = Mức lương tháng ÷ Tổng số ngày làm việc chuẩn trong tháng × Số ngày làm việc thực tế

Ví dụ: Lương cơ bản 12 triệu, tháng có 20 ngày làm việc chuẩn, nhân viên đi làm 18 ngày → Lương = 12.000.000 ÷ 20 × 18 = 10.800.000 đồng.

Ưu điểmNhược điểm
  • Linh hoạt theo từng tháng, phù hợp với lịch làm việc thay đổi hoặc có nhiều ngày nghỉ lễ.
  • Phản ánh sát thực tế ngày công của từng nhân viên.
  • Yêu cầu hệ thống chấm công và theo dõi ngày làm việc phải chính xác tuyệt đối.
  • Nếu quản lý thủ công, dễ phát sinh sai sót và mất thời gian xử lý cho bộ phận nhân sự.

Cách tính lương theo tuần phù hợp

Tính lương theo tuần là phương án trả lương linh hoạt cho những vị trí làm việc theo ca kíp hoặc ngắn hạn, thường thấy trong nhà hàng, khách sạn, siêu thị, hoặc ngành xây dựng.

Công thức:

Lương tuần = (Mức lương tháng × 12) ÷ 52

Trong đó:

  • 12 là số tháng trong năm
  • 52 là số tuần trung bình trong năm

Ví dụ: Nhân viên có lương tháng 8 triệu → Lương tuần = (8.000.000 × 12) ÷ 52 ≈ 1.846.000 đồng/tuần.

Ưu điểmNhược điểm
  • Linh hoạt theo từng tháng, phù hợp với lịch làm việc thay đổi hoặc có nhiều ngày nghỉ lễ.
  • Phản ánh sát thực tế ngày công của từng nhân viên.
  • Yêu cầu hệ thống chấm công và theo dõi ngày làm việc phải chính xác tuyệt đối.
  • Nếu quản lý thủ công, dễ phát sinh sai sót và mất thời gian xử lý cho bộ phận nhân sự.

Cách tính lương theo ngày công

Phương pháp này áp dụng phổ biến với cả công nhân và nhân viên không có lịch làm việc cố định. Mức lương sẽ được tính theo số ngày công thực tế trong tháng. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp này thường là những đơn vị thuê lao động thời vụ, linh hoạt ca kíp như bảo vệ, siêu thị, hoặc nhân viên part-time.

Công thức:

Lương = Mức lương tháng ÷ Ngày công chuẩn × Ngày công thực tế

Ví dụ: Lương tháng 9 triệu, tháng có 26 ngày công chuẩn, nhân viên làm 23 ngày → Lương = 9.000.000 ÷ 26 × 23 = 7.961.538 đồng.

Ưu điểmNhược điểm
  • Tính toán đơn giản, dễ triển khai.
  • Phù hợp với hệ thống chấm công điện tử.
  • Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí lao động theo mức độ làm việc thực tế.
  • Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao số ngày công thực tế để tính lương chính xác, đòi hỏi hệ thống chấm công minh bạch và cập nhật liên tục.
  • Khó lập kế hoạch ngân sách lương nếu số ngày công của nhân viên biến động mạnh theo tháng.

Hướng dẫn tính tiền lương theo sản phẩm

Đây là cách tính tiền lương công nhân rất phổ biến trong lĩnh vực sản xuất, nơi người lao động được trả lương theo số lượng sản phẩm hoàn thành.

Công thức:

Lương = Đơn giá sản phẩm × Số lượng sản phẩm hoàn thành

Ví dụ: Đơn giá 15.000 đồng/sản phẩm, công nhân hoàn thành 600 sản phẩm → Lương = 15.000 × 600 = 9.000.000 đồng.

Ưu điểmNhược điểm
  • Tạo động lực cho người lao động, thúc đẩy tăng năng suất.
  • Doanh nghiệp dễ dàng đo lường hiệu quả làm việc thông qua sản lượng cụ thể.
  • Tối ưu chi phí trả lương vì gắn liền với kết quả đầu ra thực tế
  • Gây áp lực quá lớn nếu chỉ tập trung vào số lượng.
  • Nguy cơ bỏ qua chất lượng sản phẩm nếu không có quy trình kiểm soát chặt chẽ.
  • Khó áp dụng cho các vị trí công việc yêu cầu sáng tạo, tư duy hoặc khó định lượng bằng sản phẩm cụ thể.

Xem thêm: Tổng hợp 10+ mẫu bảng lương nhân viên Excel đầy đủ, chi tiết nhất

Hướng dẫn cách tính lương theo doanh thu

Lương theo doanh thu là hình thức trả lương phổ biến trong các bộ phận kinh doanh. Nhân viên sẽ được hưởng một phần hoa hồng dựa trên doanh thu họ mang lại.

Công thức:

Lương = Lương cơ bản + (Doanh thu × % hoa hồng)

Ví dụ: Lương cơ bản 6 triệu, đạt doanh thu 200 triệu, hoa hồng 2% → Lương = 6.000.000 + (200.000.000 × 2%) = 10.000.000 đồng.

Ưu điểmNhược điểm
  • Tăng động lực làm việc, gắn thu nhập với hiệu quả cá nhân và kết quả kinh doanh.
  • Khuyến khích tinh thần bán hàng, đặc biệt phù hợp với bộ phận kinh doanh và tư vấn.
  • Thu nhập dễ biến động theo thị trường, đặc biệt trong giai đoạn doanh số thấp.
  • Người lao động dễ rơi vào tình trạng không ổn định tài chính

Cách tính tiền lương theo hình thức khoán

Tính lương khoán nghĩa là doanh nghiệp giao trọn gói một công việc, người lao động chỉ cần hoàn thành theo yêu cầu để nhận lương. Phù hợp với công việc có tính chất trọn gói, theo tiến độ như xây dựng, vận chuyển, logistics.

Công thức:

Lương = Mức khoán – Chi phí phát sinh (nếu có)

Ví dụ: Giao khoán hoàn thành một tuyến đường vận chuyển với mức 25 triệu. Chi phí phát sinh 2 triệu → Lương thực nhận = 25.000.000 – 2.000.000 = 23.000.000 đồng.

Lưu ý: Trường hợp đến thời hạn mà công việc chưa hoàn thành, doanh nghiệp có thể áp dụng các cách xử lý khác nhau, như:

  • Trả lương theo phần công việc đã hoàn thành (nếu lượng hóa được);
  • Gia hạn tiến độ kèm theo chế tài (nếu có trong hợp đồng);
  • Không thanh toán hoặc thanh toán một phần theo thỏa thuận cụ thể.

Ví dụ: Một công việc được khoán với mức 20 triệu đồng, yêu cầu hoàn thành trong 10 ngày. Tuy nhiên, sau 10 ngày, người lao động chỉ hoàn thành được 70% khối lượng. Doanh nghiệp có thể quyết định trả 70% lương, tương ứng 14 triệu đồng, hoặc thương lượng lại mức thanh toán cụ thể tùy tình huống.

Ưu điểmNhược điểm
  • Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhờ chỉ chi trả theo kết quả đầu ra.
  • Tăng tính chủ động về thời gian và phương pháp thực hiện cho người lao động.
  • Thu nhập dễ biến động theo thị trường, đặc biệt trong giai đoạn doanh số thấp.
  • Trong trường hợp người lao động không hoàn thành đúng tiến độ hoặc chất lượng không đạt yêu cầu, doanh nghiệp có thể bị phát sinh thêm chi phí.

Cách tính lương làm thêm ngoài giờ hành chính

Lương làm thêm ngoài giờ là khoản thu nhập bổ sung cho người lao động khi làm việc vượt quá thời gian tiêu chuẩn (8 giờ/ngày, 48 giờ/tuần). Do đặc thù làm việc ngoài khung giờ thông thường, cách tính lương tăng ca phải tuân theo các tỷ lệ tối thiểu được quy định rõ trong Bộ luật Lao động hiện hành.

cach-tinh-luong-lam-them-ngoai-gio-hanh-chinh
Cách tính lương làm thêm ngoài giờ hành chính

Cách tính lương tăng ca vào ngày thường

Làm thêm vào ngày thường (thứ Hai đến thứ Sáu), người lao động sẽ được hưởng ít nhất 150% lương đơn giá hoặc lương theo công việc đang làm.

Công thức:

Lương tăng ca ngày thường = Giờ làm thêm × Đơn giá giờ × 150%

Ví dụ: Nhân viên có đơn giá lương giờ là 40.000 đồng. Làm thêm 3 giờ → Lương tăng ca = 3 × 40.000 × 150% = 180.000 đồng.

Ưu điểmNhược điểm
  • Đảm bảo đúng quy định pháp luật, tỷ lệ tăng ca được áp dụng minh bạch.
  • Đáp ứng kịp thời nhu cầu tăng ca trong các ngành vận hành liên tục như sản xuất, logistic, kho bãi.
  • Dễ phát sinh chi phí nhân sự cao nếu không kiểm soát tốt khối lượng tăng ca.
  • Khó lập kế hoạch tài chính nếu tần suất tăng ca không ổn định hoặc thiếu quy trình phê duyệt rõ ràng.

Cách tính lương làm thêm vào chủ nhật

Khi làm việc vào ngày nghỉ hằng tuần (thường là Chủ nhật), người lao động sẽ được hưởng ít nhất 200% lương của công việc đang làm, chưa kể lương của ngày làm việc bình thường (nếu tính gộp). Cách tính này phổ biến trong các doanh nghiệp hoạt động 24/7 như siêu thị, trung tâm thương mại, nhà máy lớn hoặc công ty vận hành xuyên cuối tuần.

Công thức:

Lương tăng ca Chủ nhật = Giờ làm thêm × Đơn giá giờ × 200%

Ví dụ: Lương giờ là 45.000 đồng. Làm 4 giờ vào Chủ nhật → Lương = 4 × 45.000 × 200% = 360.000 đồng.

Ưu điểmNhược điểm
  • Phù hợp khi cần xử lý công việc gấp hoặc theo mùa vụ
  • Đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động
  • Chi phí nhân sự tăng cao nếu thường xuyên tăng ca cuối tuần

Cách tính tiền lương vào ngày lễ, Tết

Làm việc vào các ngày lễ, Tết theo quy định của Nhà nước, người lao động được trả ít nhất 300% lương, chưa tính lương ngày bình thường và chưa gồm phụ cấp (nếu có). Hình thức này được áp dụng chủ yếu cho ngành dịch vụ, y tế, hàng không, logistics và các doanh nghiệp phải duy trì hoạt động không ngừng kể cả trong dịp nghỉ lễ.

Công thức:

Lương làm lễ, Tết = Giờ làm thêm × Đơn giá giờ × 300%

Ví dụ: Mức lương theo giờ là 50.000 đồng. Nhân viên làm 5 giờ vào ngày mùng 1 Tết → Lương = 5 × 50.000 × 300% = 750.000 đồng.

Ưu điểmNhược điểm
  • Thể hiện chính sách đãi ngộ minh bạch, góp phần tạo động lực cho nhân sự làm việc
  • Giữ cho hoạt động không bị gián đoạn trong thời gian đặc biệt
  • Tăng gấp 3 lần chi phí so với ngày thường, ảnh hưởng mạnh tới ngân sách
  • Gây khó khăn cho quản lý nhân sự nếu không chuẩn bị kế hoạch từ sớm

Cách tính tiền lương trong các trường hợp đặc biệt

Ngoài lương cơ bản theo tháng hoặc thời gian làm việc, doanh nghiệp còn cần tính lương cho một số tình huống đặc thù như nghỉ phép, nghỉ việc giữa tháng, tháng có 31 ngày hoặc lương tháng 13. Việc hiểu đúng các quy tắc giúp doanh nghiệp chi trả đúng và đủ, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động.

cach-tinh-tien-luong-trong-cac-truong-hop-dac-biet
Cách tính tiền lương trong các trường hợp đặc biệt

Cách tính lương nghỉ phép có lương

Nghỉ phép có lương là ngày nghỉ được hưởng nguyên lương theo quy định của Bộ luật Lao động (ít nhất 12 ngày/năm cho người làm đủ 12 tháng). Khi người lao động xin nghỉ phép đúng quy định, họ sẽ vẫn được tính lương cho những ngày nghỉ đó. Phương pháp này áp dụng phổ biến trong mọi doanh nghiệp có hợp đồng lao động chính thức, nhất là khối văn phòng hoặc công ty có quy trình nhân sự chặt chẽ.

Cách tính:

Lương vẫn được chia đều theo ngày công tiêu chuẩn trong tháng, không bị trừ lương cho các ngày nghỉ phép hợp lệ.

Ví dụ: Nhân viên có lương tháng 12 triệu, nghỉ phép 2 ngày trong tổng số 22 ngày công → Lương tháng vẫn là 12 triệu, không bị trừ.

Ưu điểmNhược điểm
  • Đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động theo đúng luật
  • Giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tôn trọng người lao động
  • Việc tính toán, quản lý phép thủ công dễ dẫn đến sai sót

Cách tính lương khi nghỉ việc giữa tháng

Khi người lao động nghỉ việc trong tháng, lương được tính theo số ngày làm việc thực tế tính đến ngày nghỉ việc. Phù hợp với mọi doanh nghiệp có người nghỉ việc giữa tháng, kể cả khối sản xuất và văn phòng

Công thức:

Lương = Mức lương tháng ÷ Số ngày làm việc chuẩn trong tháng × Số ngày làm thực tế

Ví dụ: Lương tháng 15 triệu, tháng có 22 ngày công, nhân viên nghỉ sau 10 ngày → Lương = 15.000.000 ÷ 22 × 10 = khoảng 6.818.000 đồng.

Ưu điểmNhược điểm
  • Dễ áp dụng, hạn chế tranh chấp
  • Tối ưu quy trình thanh lý hồ sơ, đảm bảo nhanh gọn về hành chính
  • Cần theo dõi chính xác số ngày làm thực tế, dễ sai sót nếu ghi nhận thủ công
  • Có thể phát sinh tranh cãi nếu doanh nghiệp không quy định rõ cách tính trong hợp đồng

Cách tính lương trong tháng có 31 ngày

Một số doanh nghiệp trả lương theo số ngày thực tế trong tháng, nên tháng có 31 ngày sẽ khiến đơn giá ngày giảm nhẹ so với tháng 30 hay 28 ngày. Phù hợp với doanh nghiệp trả lương theo phương pháp chia theo số ngày thực tế, thay vì theo ngày công chuẩn cố định (22, 26 hoặc 28 ngày).

Công thức:

Lương ngày = Mức lương tháng ÷ 31, sau đó nhân với số ngày làm việc thực tế

Ví dụ: Lương tháng 10 triệu, làm đủ 31 ngày → Lương ngày = 10.000.000 ÷ 31 ≈ 322.580 đồng/ngày

Ưu điểmNhược điểm
  • Ổn định quỹ lương hàng tháng
  • Dễ dàng áp dụng và quản lý
  • Không phản ánh sát thực tế công lao động
  • Khó tạo động lực làm việc trong tháng dài

Cách tính tiền lương tháng 13 cho nhân viên

Lương tháng 13 là khoản thưởng doanh nghiệp tự nguyện chi trả cuối năm, phổ biến tại Việt Nam. Mức chi trả tùy theo thời gian làm việc thực tế trong năm và quy định nội bộ. Áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp muốn giữ chân nhân viên và tạo động lực làm việc. Thường dùng cho cả doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ.

Công thức:

Lương tháng 13 = (Tổng số tháng làm việc trong năm ÷ 12) × Mức lương bình quân (hoặc lương tháng 12)

Ví dụ: Nhân viên làm 10 tháng, lương bình quân 12 triệu → Lương tháng 13 = 10 ÷ 12 × 12.000.000 = 10.000.000 đồng.

Ưu điểmNhược điểm
  • Tạo động lực, thể hiện chính sách đãi ngộ rõ ràng, chuyên nghiệp
  • Tăng sự gắn bó, giữ chân nhân tài sau mỗi kỳ nghỉ Tết
  • Gây áp lực tài chính vào cuối năm nếu không dự trù quỹ lương tốt
  • Nếu không có tiêu chí rõ ràng, dễ gây hiểu lầm, so bì giữa các nhân viên

Nguyên tắc trả lương trong doanh nghiệp

Việc trả lương cho người lao động trong doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ luật Lao động và các văn bản pháp lý liên quan. Một số nguyên tắc cơ bản cần được đảm bảo bao gồm:

  1. Trả lương đúng thời hạn, đầy đủ và không phân biệt đối xử

Doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán tiền lương đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc theo quy chế nội bộ. Trừ trường hợp bất khả kháng, thời gian chậm trả không được vượt quá 30 ngày và người lao động sẽ được bồi thường nếu bị chậm lương theo quy định.

Đồng thời, doanh nghiệp không được phân biệt đối xử trong việc trả lương, bao gồm giới tính, độ tuổi, chủng tộc, tình trạng hôn nhân, địa vị xã hội hay quan điểm chính trị; tất cả người lao động làm cùng công việc, trong điều kiện như nhau, phải được hưởng mức lương ngang nhau.

nguyen-tac-tra-luong-trong-doanh-nghiep
Nguyên tắc trả lương trong doanh nghiệp
  1. Trả lương căn cứ vào năng suất, chất lượng và kết quả công việc

Tiền lương phải phản ánh được công sức và hiệu quả làm việc thực tế. Điều này có nghĩa là người làm việc hiệu quả hơn, có đóng góp lớn hơn sẽ có thu nhập tương xứng. Doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp tính lương theo thời gian, theo sản phẩm hoặc theo doanh số nhưng đều cần bảo đảm công bằng và có cơ sở rõ ràng.

  1. Bảo đảm mức lương không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng

Doanh nghiệp phải xây dựng thang, bảng lương căn cứ vào mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước công bố hàng năm, tùy thuộc vào địa bàn hoạt động. Đây là mức sàn bắt buộc nhằm đảm bảo mức sống tối thiểu cho người lao động và không được dùng mức thấp hơn trong bất kỳ trường hợp nào.

  1. Minh bạch, công khai trong việc trả lương

Người lao động có quyền được biết chi tiết về cách tính lương, các khoản khấu trừ (nếu có), cũng như các chính sách thưởng, phụ cấp hoặc điều chỉnh lương. Doanh nghiệp cần công khai phương pháp tính lương trong nội quy lao động, hoặc thông báo rõ ràng đến người lao động trong quá trình ký hợp đồng hoặc định kỳ cập nhật.

minh-bach-cong-khai-trong-viec-tra-luong
Minh bạch, công khai trong việc trả lương
  1. Trả lương qua hình thức phù hợp và thuận tiện

Tiền lương có thể được trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. Tuy nhiên, hình thức nào cũng phải được thỏa thuận và tạo thuận lợi nhất cho người lao động. Ngoài ra, vào thời điểm trả lương, người sử dụng lao động phải cung cấp bảng lương hoặc phiếu lương để người lao động kiểm tra, đối chiếu.

Các yếu tố ảnh hưởng đến cách tính lương cơ bản

Cách tính lương cơ bản không chỉ đơn thuần dựa trên mức lương thỏa thuận mà còn bị chi phối bởi nhiều yếu tố như phụ cấp, khấu trừ bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và các khoản thưởng. Hiểu rõ từng yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng cơ chế trả lương minh bạch, còn người lao động thì hiểu rõ quyền lợi thực nhận của mình.

cac-yeu-to-anh-huong-den-cach-tinh-luong-co-ban
Các yếu tố ảnh hưởng đến cách tính lương cơ bản

Dựa vào mức lương cơ bản

Lương cơ bản là nền tảng đầu tiên để tính toán tổng thu nhập, chi phí đóng bảo hiểm và các khoản phụ cấp khác. Mức lương này được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, nhưng phải đảm bảo không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Nhà nước.

Ví dụ minh họa:
Một nhân viên văn phòng ký hợp đồng với mức lương cơ bản là 8.000.000 đồng/tháng. Đây là cơ sở để tính ra lương giờ, lương làm thêm, và các khoản đóng BHXH (xem chi tiết ở phần khấu trừ bên dưới). Nếu doanh nghiệp đóng BHXH trên lương cơ bản, thì mức này cũng quyết định phần nghĩa vụ tài chính hàng tháng.

Lưu ý: Nhiều doanh nghiệp có thêm khoản “lương thỏa thuận” cao hơn lương cơ bản để thu hút lao động, nhưng mức đóng bảo hiểm vẫn thường chỉ tính trên lương cơ bản.

Các khoản phụ cấp trong bảng lương

Phụ cấp là các khoản tiền bổ sung ngoài lương cơ bản nhằm hỗ trợ người lao động trong quá trình làm việc. Tùy theo quy định nội bộ, phụ cấp có thể cố định (ví dụ: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp xăng xe) hoặc thay đổi theo tháng (ví dụ: phụ cấp điện thoại, công tác phí).

Ví dụ minh họa:
Một công nhân sản xuất có lương cơ bản 6.000.000 đồng/tháng và được thêm phụ cấp độc hại 500.000 đồng/tháng. Như vậy, lương thực nhận trước khi khấu trừ có thể là 6.500.000 đồng. Nếu phụ cấp này là cố định và được ghi rõ trong hợp đồng, nó có thể được tính vào thu nhập chịu thuế và có thể bị khấu trừ BHXH tùy loại phụ cấp.

Lưu ý: Không phải tất cả phụ cấp đều bị tính vào thu nhập đóng BHXH, chỉ những khoản mang tính ổn định, thường xuyên và liên quan đến công việc.

Khấu trừ bảo hiểm và thuế trong cách tính lương

Sau khi cộng tổng lương cơ bản và phụ cấp, doanh nghiệp phải tiến hành khấu trừ các nghĩa vụ bắt buộc như bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trước khi trả cho người lao động.

Ví dụ minh họa:
Một nhân viên có tổng thu nhập là 10.000.000 đồng/tháng. Phần phải đóng bảo hiểm (10.5%) là 1.050.000 đồng. Nếu người này không có người phụ thuộc, thì phần thu nhập chịu thuế sẽ tiếp tục bị trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Sau khi trừ các khoản này, thu nhập thực nhận có thể chỉ còn khoảng 8.300.000 – 8.500.000 đồng/tháng.

Lưu ý:

  • Doanh nghiệp cần thông báo rõ các khoản khấu trừ trong bảng lương để người lao động dễ dàng đối chiếu.
  • Các khoản khấu trừ phải tuân thủ theo tỷ lệ pháp lý hiện hành và không được tự ý thay đổi.

Thưởng và phúc lợi trong lương nhân viên

Thưởng và phúc lợi là các khoản thu nhập bổ sung ngoài lương, có thể bao gồm: thưởng doanh số, thưởng hiệu suất, lương tháng 13, tiền thưởng Tết, bảo hiểm sức khỏe, du lịch, hoặc hỗ trợ học phí. Những khoản này dù không cố định nhưng có ảnh hưởng rõ rệt đến tổng thu nhập và tâm lý làm việc của nhân viên.

Ví dụ minh họa:
Một nhân viên kinh doanh có lương cơ bản 7.000.000 đồng, được thưởng theo doanh thu 3.000.000 đồng/tháng nếu đạt chỉ tiêu. Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ bảo hiểm tai nạn trị giá 500.000 đồng/người/tháng. Như vậy, tổng thu nhập thực tế là 10.500.000 đồng, cao hơn nhiều so với mức ghi trong hợp đồng.

Lưu ý:

  • Doanh nghiệp nên có quy chế thưởng rõ ràng để tránh tranh chấp.
  • Một số khoản phúc lợi hiện vật hoặc bảo hiểm tự nguyện không bị tính vào thuế TNCN nếu đáp ứng điều kiện quy định.

Những lỗi thường gặp trong cách tính lương và hướng xử lý

Dù doanh nghiệp đã áp dụng quy trình tính lương rõ ràng, các sai sót vẫn có thể xảy ra do yếu tố chủ quan hoặc hệ thống chưa đồng bộ. Những lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động mà còn gây tổn hại uy tín và mất thời gian xử lý cho bộ phận nhân sự.

nhung-loi-thuong-gap-trong-cach-tinh-luong và huong-xu-ly
Những lỗi thường gặp trong cách tính lương và hướng xử lý

Sai sót khi tính giờ làm ảnh hưởng đến lương

Một trong những lỗi phổ biến nhất là tính thiếu giờ làm thực tế hoặc ghi nhận sai dữ liệu chấm công. Điều này thường xảy ra khi doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công thủ công hoặc phần mềm không đồng bộ với thiết bị đầu vào (máy quét vân tay, app di động…). Hậu quả là người lao động có thể bị trả thiếu lương hoặc phát sinh khiếu nại.

Hướng xử lý:
Doanh nghiệp nên triển khai hệ thống chấm công tự động tích hợp với phần mềm tính lương, đảm bảo dữ liệu thời gian làm việc được ghi nhận chính xác và minh bạch. Việc đối soát dữ liệu định kỳ cũng cần thực hiện để phát hiện kịp thời các sai lệch.

Bỏ sót các khoản phụ cấp trong bảng lương

Phụ cấp trách nhiệm, ăn trưa, điện thoại hay công tác phí là những khoản thu nhập quan trọng, nhưng lại dễ bị bỏ sót khi tổng hợp lương. Điều này khiến người lao động cảm thấy quyền lợi bị ảnh hưởng, đồng thời tiềm ẩn rủi ro pháp lý nếu phụ cấp là một phần thỏa thuận trong hợp đồng.

Hướng xử lý:
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tổng hợp đầy đủ các khoản phụ cấp theo từng nhóm nhân viên. Hệ thống bảng lương nên có cấu trúc rõ ràng, phân loại các khoản thu nhập và có cơ chế tự động tính phụ cấp theo điều kiện phát sinh.

Tính sai bảo hiểm, thuế từ hệ số mức lương

Việc áp dụng sai hệ số hoặc mức lương đóng bảo hiểm dẫn đến việc đóng thiếu hoặc thừa, ảnh hưởng đến nghĩa vụ của doanh nghiệp cũng như quyền lợi BHXH, BHYT của người lao động. Tương tự, nếu xác định sai phần thu nhập chịu thuế TNCN, doanh nghiệp có thể bị truy thu và xử phạt.

Hướng xử lý:
Cần cập nhật đúng mức lương, hệ số và các quy định mới nhất từ cơ quan chức năng liên quan đến bảo hiểm và thuế. Bộ phận nhân sự nên kiểm tra lại thông tin định kỳ và sử dụng phần mềm tính lương có tích hợp công cụ tính thuế – bảo hiểm để hạn chế sai sót.

Nhầm lẫn khi tính thưởng và hệ số bậc lương

Thưởng thành tích, thưởng KPI, hay các khoản tăng lương định kỳ nếu không được ghi nhận chính xác theo bậc lương hoặc thời gian làm việc thực tế sẽ dẫn đến sự thiếu minh bạch trong lương thưởng. Điều này dễ gây mất động lực và tạo ra mâu thuẫn nội bộ.

Hướng xử lý:
Doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình xét thưởng – tăng lương theo lộ trình minh bạch, có đối chiếu với hồ sơ năng lực và kết quả làm việc. Khi tính lương, cần phân biệt rõ lương cố định và khoản thưởng, tránh gộp nhầm hoặc bỏ sót dữ liệu.

Góc nhìn tổng quan

Mỗi phương pháp tính lương theo tháng, theo tuần, theo ngày, theo giờ hay cho các trường hợp đặc biệt như làm lễ Tết, nghỉ phép có lương đều có những ưu nhược điểm và mức độ phù hợp khác nhau tùy theo đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Việc nắm rõ cách tính lương không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong quản lý chi phí, lập kế hoạch nhân sự và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý nhân sự – chấm công – tính lương một cách đồng bộ, nhằm tối ưu quy trình và giảm áp lực cho bộ phận hành chính nhân sự.

Dịch vụ tính lương terra Payroll

Quản trị tiền lương không chỉ là bài toán về con số, mà còn là yêu cầu về tuân thủ quy định pháp lý. Với thế mạnh trong lĩnh vực nhân sự – tính lương, terra cung cấp giải pháp dịch vụ Payroll theo mô hình BPaaS. 

Giải pháp là sự kết hợp giữa dịch vụ tính lương thuê ngoài (BPO – Business Process Outsourcing) và phần mềm quản trị nhân sự (Software as a Service), tự động hóa quy trình trả lương nhằm giảm chi phí, hạn chế rủi ro và đảm bảo tính chính xác – tất cả trên một nền tảng duy nhất.

dich-vu-tinh-luong-terra-payroll-vi
Dịch vụ tiền lương tích hợp hệ thống quản trị nhân sự

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tính lương terra Payroll:

  • Tiết kiệm đến 90% thời gian tổng hợp giờ làm, nghỉ phép, tăng ca… nhờ hệ thống cập nhật theo thời gian thực.
  • Gói dịch vụ tính lương giảm thiểu toàn bộ sai lệch nhờ công thức được thiết kế riêng theo nhu cầu từng doanh nghiệp.
  • Dễ dàng gửi đến từng nhân sự chỉ trong vòng 1 phút, tích hợp miễn phí với hệ thống nhân sự giúp phân quyền truy cập rõ ràng, bảo mật.
  • Mọi thông tin về BHXH, thuế TNCN và quyền lợi nhân viên đều được tập trung tại một nền tảng. 

Lời kết

Sau khi nắm được các phương pháp tính lương phổ biến, điều quan trọng tiếp theo là áp dụng đúng cách và linh hoạt với nhu cầu của doanh nghiệp. terra mong rằng bài viết này sẽ là mang lại nhiều giá trị hữu ích cho quá trình chuẩn hóa và tối ưu hệ thống lương cho doanh nghiệp bạn.

Liên hệ ngay với terra để được báo giá dịch vụ tính lương hoặc đề xuất giải pháp phù hợp nhất nhé! 

    Họ và tên*

    Công ty*

    Chức vụ

    Phòng ban

    Số điện thoại*

    Email*

    Thành phố

    Bạn quan tâm đến vấn đề gì? Vui lòng chọn*

    Câu hỏi của bạn

    Lưu ý: Kiểm tra kỹ thông tin trước khi xác nhận và gửi cho terra


    Tin tức liên quan
    Scroll to Top