Hướng dẫn cách hoàn thuế TNCN chi tiết 2025

Hoàn thuế TNCN là một quy trình quan trọng dành cho người lao động và cá nhân có thu nhập đã khấu trừ thuế. Trong bài viết này terra sẽ giúp bạn hiểu rõ hoàn thuế TNCN là gì, ai được quyền hoàn, các bước hoàn thuế TNCN nhanh chóng và chính xác nhất theo quy định năm 2025. 

Hoàn thuế TNCN là gì? 

Hoàn thuế TNCN là việc Nhà nước trả lại phần thuế thu nhập cá nhân bạn đã nộp thừa trong năm. Điều này thường xảy ra khi bạn bị khấu trừ thuế hàng tháng nhưng tổng thu nhập cuối năm lại không đến mức phải nộp, hoặc bạn có nhiều khoản giảm trừ hợp lệ.

Những trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 2025

Căn cứ Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2007, việc đăng ký, kê khai, khấu trừ, nộp thuế hay quyết toán thuế, hoàn thuế, xử lý vi phạm về thuế và những biện pháp quản lý thuế phải thực hiện theo quy định của pháp luật. Theo đó, cá nhân sẽ được hoàn thuế TNCN nếu thuộc các trường hợp sau:

• Tiền đã nộp thuế lớn hơn tiền thuế phải nộp.
• Đã nộp thuế dù mức thu nhập tính thuế chưa đến ngưỡng phải nộp thuế, tức là thu nhập sau giảm trừ chưa vượt 132 triệu đồng/năm (nếu không có người phụ thuộc) hoặc 184,8 triệu đồng/năm (nếu có 1 người phụ thuộc).
• Một số trường hợp khác theo quyết định từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân

Cá nhân được hoàn thuế TNCN khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Đã đăng ký mã số thuế và thực hiện kê khai thuế đúng quy định.
• Có số thuế thu nhập cá nhân đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp sau quyết toán.
• Có chứng từ khấu trừ thuế hoặc chứng từ nộp thuế hợp lệ.
• Không thuộc trường hợp đã hết thời hiệu hoàn thuế theo luật định.
• Có hồ sơ đề nghị hoàn thuế đầy đủ, chính xác theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Đáp ứng các điều kiện trên là yêu cầu bắt buộc trong quá trình hoàn thuế TNCN theo quy định năm 2025.

Hồ sơ hoàn thuế TNCN

Dù nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan thuế hay qua hình thức online, người nộp thuế vẫn cần chuẩn bị các tài liệu tương tự. Tuy nhiên, cách nộp và một số định dạng hồ sơ có thể khác nhau giữa hai phương thức.

1. Hồ sơ khi nộp trực tiếp tại cơ quan thuế

Chú thích:

• ✔: Bắt buộc trong mọi trường hợp
• ✔*: Bắt buộc tùy thuộc hình thức nộp (tự nộp hay ủy quyền)
• ✱: Chỉ yêu cầu trong các tình huống cụ thể

2. Hồ sơ khi nộp online qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc eTax Mobile

• Tệp dữ liệu XML hoặc bản scan các biểu mẫu: mẫu 02/QTT-TNCN, văn bản đề nghị hoàn thuế
• File PDF hoặc ảnh chụp chứng từ khấu trừ, CCCD, giấy tờ bổ sung (nếu có)
• Ký số hoặc xác thực OTP tùy theo phương thức nộp

Người nộp thuế cần đảm bảo file rõ ràng, đầy đủ thông tin, đúng định dạng hệ thống yêu cầu để tránh bị từ chối hồ sơ.

Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 2025

Thủ tục hoàn thuế TNCN trong năm 2025 đã được đơn giản hóa, cho phép cá nhân lựa chọn nộp hồ sơ bằng nhiều hình thức: trực tiếp, qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc trên ứng dụng eTax Mobile. Mỗi phương thức có quy trình riêng, nhưng đều cần chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế TNCN đầy đủ theo quy định. Dưới đây là hướng dẫn hoàn thuế TNCN chi tiết.

Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế 

Cá nhân chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế và đến nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi tổ chức chi trả thu nhập đóng trụ sở. Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ và phản hồi trong vòng 6–10 ngày làm việc. Đây là phương thức truyền thống, phù hợp với những người không quen thao tác trên nền tảng điện tử. 

Quy trình nộp trực tiếp tại cơ quan thuế

1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế TNCN
   → In sẵn bản cứng các giấy tờ theo yêu cầu (tờ khai, chứng từ khấu trừ, CCCD, văn bản đề nghị hoàn thuế,…).
2. Đến cơ quan thuế nơi cư trú hoặc nơi phát sinh thu nhập
3. Lấy số thứ tự tại bộ phận một cửa hoặc quầy tiếp nhận hồ sơ
   → Tùy chi cục, bạn có thể lấy số qua máy hoặc ghi sổ đăng ký.
4. Chờ đến lượt và nộp hồ sơ tại quầy tiếp nhận
   → Cán bộ thuế sẽ kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ của hồ sơ.
5. Ký biên nhận hồ sơ
   → Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả (theo mẫu của cơ quan thuế).
   → Nếu thiếu giấy tờ, bạn sẽ được hướng dẫn bổ sung.
6. Theo dõi tiến độ hoàn thuế
   → Có thể tra cứu trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế hay qua qua ứng dụng eTax Mobile hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan thuế nếu cần.

Lưu ý:

• Thời gian xử lý hoàn thuế thường là 6 – 15 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ
• Nếu sau 15 ngày tra cứu mà không thấy kết quả, bạn nên liên hệ trực tiếp với chi cục thuế để kiểm tra

Nộp hồ sơ trên cổng thông tin Tổng cục thuế

Bước 1: Người lao động truy cập trang thông tin Tổng cục thuế. Sau đó, tiến hành đăng nhập tài khoản bằng tài khoản Thuế điện tử hoặc đăng nhập bằng tài khoản Định danh điện tử. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký.

Bước 2: Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, chọn tính năng “Hoàn thuế” => “Kê khai trực tuyến”.

• Ở mục “Tờ khai”, chọn “01/ĐNHT- Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước”;
• Mục “Loại tờ khai” chọn  tờ khai chính thức, không bổ sung hay thay thế;
• Chọn “Tiếp tục”.

Bước 3: Ở giấy đề nghị hoàn thuế, điền các mục thông tin cần thiết. Lưu ý ký hiệu dấu “*” là thông tin bắt buộc phải điền;

Bước 4: Sau khi hoàn thành kê khai dữ liệu, người nộp thuế nhấp chọn:

• Hoàn thành kê khai: để xác nhận hoàn thành và nộp dữ liệu;
• Nhập lại: để điền và chỉnh sửa lại thông tin;
• Lưu bản nháp: để lưu dữ liệu đã nhập nhưng không nộp chính thức.

Bước 5: Nhấn “Tờ khai XML” để xuất tờ khai hoàn thuế ra file XML, sau đó chọn “Ký và nộp tờ khai”, nhập mã PIN chữ ký số và nhấn “Chấp nhận”. Khi hệ thống báo “Ký tệp tờ khai thành công”, tờ khai đã được gửi tới cơ quan thuế.

Thực hiện hoàn thuế TNCN trên eTax Mobile

Bước 1: Tải và đăng nhập tài khoản eTax Mobile trên điện thoại. Tại màn hình chính, chọn “Nhóm chức năng nộp thuế” chọn “Đề nghị xử lý khoản nộp thừa”;

Bước 2: Chọn Cục Thuế và Chi cục Thuế (nếu có), nhấn “Tiếp tục”;

Bước 3: Nhập thông tin cá nhân và kiểm tra các khoản thuế nộp thừa;

Bước 4: Nhập số tiền đề nghị xử lý, thông tin bù trừ, nhấn “Tiếp tục”;

Bước 5: Đính kèm tờ khai “02/QTT-TNCN” và các tài liệu cần thiết;

Bước 6: Nhập mã OTP xác nhận, chọn “Hoàn thành”.

Xem thêm: Cách quyết toán thuế TNCN trên website Cục Thuế và eTax Mobile

Ủy quyền hoàn thuế thu nhập cá nhân

Trường hợp cá nhân không tự quyết toán, có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp) thực hiện hoàn thuế TNCN thay. Cách hoàn thuế TNCN này phù hợp với người lao động làm việc tại một nơi duy nhất trong năm và đã được khấu trừ thuế đầy đủ theo quy định.

Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, cá nhân chỉ được ủy quyền quyết toán thuế TNCN nếu đáp ứng đồng thời tất cả các điều kiện sau:

1. Có thu nhập từ tiền lương, tiền công duy nhất tại một tổ chức chi trả trong năm tính thuế;
2. Đã được tổ chức đó khấu trừ thuế đúng quy định;
3. Không có thu nhập vãng lai ở nơi khác, hoặc nếu có thì đã khấu trừ 10% và không có nhu cầu hoàn lại phần đó.

Để ủy quyền hợp lệ, người lao động cần chuẩn bị các giấy tờ theo yêu cầu của tổ chức chi trả thu nhập, thường bao gồm:

• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (theo mẫu tại Thông tư 80/2021/TT-BTC) – bản chính
• Bản sao căn cước công dân
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu doanh nghiệp không lưu giữ sẵn)
• Hồ sơ người phụ thuộc (nếu có đăng ký giảm trừ)

Sau khi tiếp nhận, bộ phận kế toán hoặc nhân sự của doanh nghiệp sẽ tổng hợp và nộp quyết toán cho cơ quan thuế. Người lao động không cần tự nộp hồ sơ nhưng vẫn được xem xét hoàn thuế nếu có phát sinh số thuế nộp thừa.

Lưu ý khi ủy quyền hoàn thuế thu nhập cá nhân:

• Không thể ủy quyền sau khi kết thúc hợp đồng lao động. Trường hợp đã nghỉ việc, cá nhân bắt buộc phải tự nộp hồ sơ hoàn thuế.
• Giấy ủy quyền chỉ có hiệu lực trong năm tính thuế tương ứng. Mỗi năm cần lập giấy mới nếu tiếp tục ủy quyền.
• Cần kiểm tra kỹ thông tin cá nhân và số liệu khấu trừ thuế trong bảng lương hoặc chứng từ thuế trước khi ký ủy quyền, tránh sai lệch làm ảnh hưởng đến việc hoàn thuế.

Các câu hỏi thường gặp về hoàn thuế thu nhập cá nhân

Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân, nhiều người vẫn gặp khó khăn khi xác định mình có được hoàn không, khi nào được hoàn thuế TNCN, hoặc thời gian nhận lại tiền. Dưới đây là những thắc mắc phổ biến nhất, giúp cá nhân nắm rõ quy trình và tránh sai sót không đáng có trong thủ tục hoàn thuế TNCN.

Hoàn thuế thu nhập cá nhân vào tháng mấy?

Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân chỉ được thực hiện sau khi năm tính thuế kết thúc, tức là bắt đầu từ năm sau. Ví dụ, thuế của năm 2025 sẽ được hoàn từ tháng 3 đến tháng 5 năm 2026, sau khi cá nhân hoặc tổ chức thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Thời gian nộp hồ sơ hoàn thuế thường rơi vào tháng 3 và 4, vì đây là thời hạn quyết toán thuế theo quy định. Tuy nhiên, cá nhân có thể nộp hồ sơ muộn hơn nếu không thuộc đối tượng bắt buộc. Việc xét duyệt và hoàn tiền thường bắt đầu từ cuối tháng 3 trở đi, tùy vào thời điểm tiếp nhận và tình trạng xử lý hồ sơ của cơ quan thuế.

Sau bao lâu nhận được tiền hoàn thuế TNCN?

Theo quy định, cơ quan thuế xử lý hồ sơ hoàn thuế TNCN trong thời gian tối đa 6–10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hợp lệ. Sau đó, nếu hồ sơ được chấp thuận, tiền sẽ được chuyển về tài khoản cá nhân trong vòng 5–7 ngày làm việc. Thực tế có thể nhanh hoặc chậm hơn tùy từng Chi cục Thuế và lượng hồ sơ tại thời điểm nộp.

Nộp thừa tiền thuế TNCN thì có được trả lại không?

Có. Nếu số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ hoặc nộp tạm tính cao hơn số phải nộp sau quyết toán, người nộp thuế được hoàn phần chênh lệch. Điều kiện là phải nộp hồ sơ hoàn thuế đúng quy định và không có khoản nợ thuế nào đang tồn tại.

Làm sao để biết mình có được hoàn thuế không?

Cách đơn giản nhất để biết mình có được hoàn thuế thu nhập cá nhân không là so sánh số thuế đã nộp trong năm với số thuế thực tế phải nộp sau quyết toán. Nếu tổng số thuế đã nộp lớn hơn số phải nộp, phần chênh lệch đó sẽ được hoàn lại.

Người nộp thuế có thể xác định thông qua các bước:

1. Kiểm tra tổng thu nhập trong năm, bao gồm lương, thưởng và các khoản tính thuế
2. Áp dụng các khoản giảm trừ hợp lệ: giảm trừ gia cảnh bản thân và người phụ thuộc, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện (nếu có)
3. Tính lại số thuế phải nộp thực tế theo biểu thuế lũy tiến từng phần
4. So sánh với số thuế đã khấu trừ hoặc nộp tạm tính trong năm

Ngoài ra, có thể đăng nhập Cổng thông tin thuế điện tử cá nhân hoặc ứng dụng eTax Mobile để tra cứu dữ liệu thu nhập, thuế đã nộp và nghĩa vụ còn lại. Đây là cách kiểm tra nhanh và chính xác nhất trước khi lập hồ sơ hoàn thuế TNCN.

Cách tính số tiền được hoàn thuế TNCN

Để biết mình được hoàn bao nhiêu tiền thuế, chỉ cần so sánh số thuế đã nộp trong năm với số thuế thực tế phải nộp sau khi quyết toán. Nếu số đã nộp nhiều hơn, phần chênh lệch sẽ được hoàn lại.

Cách tính đơn giản như sau:

• Lấy tổng thu nhập trong năm (lương, thưởng, phụ cấp…)
• Trừ đi các khoản giảm trừ như: bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm, từ thiện…
• Tính số thuế phải nộp theo biểu thuế lũy tiến
• So sánh với số thuế đã khấu trừ → nếu nộp thừa, sẽ được hoàn

Ví dụ: Nếu bạn đã bị trừ 15 triệu đồng tiền thuế, nhưng sau khi tính lại chỉ phải nộp 10 triệu → sẽ được hoàn 5 triệu đồng.

Làm nhiều công ty trong năm thì có được hoàn thuế không?

Có. Người làm tại 2 nơi trở lên trong năm hoàn toàn có thể được hoàn thuế, nhưng bắt buộc phải tự quyết toán (không được ủy quyền cho tổ chức chi trả). Khi tự tính tổng thu nhập và thuế đã nộp tại tất cả đơn vị, nếu tổng thuế nộp lớn hơn số thực phải nộp, vẫn sẽ được hoàn lại phần chênh lệch sau khi cơ quan thuế xét duyệt.

Dịch vụ quyết toán thuế TNCN tại terra

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang cần một đơn vị hỗ trợ quyết toán thuế TNCN, terra luôn sẵn sàng đồng hành: 

Với kinh nghiệm hỗ trợ hơn 250 doanh nghiệp C&B đa quy mô trong các nghiệp vụ về thuế, terra tự tin sẽ giúp cá nhân:

• Giảm 90% gánh nặng xử lý lương và thuế.
• Đảm bảo 100% tính chính xác và giảm thiểu rủi ro thuế.
• Cam kết tuân thủ 100% quy định pháp luật.

Với chi phí cực kỳ hợp lý, terra đảm bảo sẽ đồng hành cùng khách hàng qua từng giai đoạn, cụ thể quy trình của gói dịch vụ sẽ diễn ra:
Bước 1: terra tư vấn cho khách hàng về quy trình và yêu cầu các thông tin, hồ sơ cần chuẩn bị

Bước 2: Khách hàng cung cấp các dữ liệu cần thiết theo hướng dẫn của terra

Bước 3: terra hoàn thành tờ khai, chuẩn bị hồ sơ; khách hàng kiểm tra và xác nhận

Bước 4: terra thay mặt cá nhân nộp hồ sơ cho cơ quan Thuế.

Liên hệ ngay với terra để nhận hỗ trợ chi tiết về dịch vụ quyết toán thuế TNCN cho cá nhân!

Tổng Kết

Hiểu rõ quy trình và điều kiện hoàn thuế TNCN sẽ giúp cá nhân chủ động hơn trong việc rà soát thu nhập, khai báo chính xác và nhận lại số tiền đã nộp thừa một cách hợp pháp. Dù thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân online hay trực tiếp tại cơ quan thuế, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng hạn là yếu tố quyết định thời gian xử lý và nhận tiền.