Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) đã trở thành công cụ không thể thiếu trong việc quản lý mối quan hệ khách hàng. Vậy phần mềm CRM là gì? Lợi ích của phần mềm này với doanh nghiệp ra sao? Cùng tìm hiểu chi tiết về phần mềm CRM và 10 phần mềm CRM hiệu quả nhất hiện nay qua bài viết sau.
Phần mềm CRM là gì?
CRM hay Customer Relationship Management, tạm dịch quản lý quan hệ khách hàng, là giải pháp phần mềm giúp tổng hợp, phân tích toàn bộ thông tin khách hàng và dữ liệu bán hàng hiện có. Từ đó đưa ra dự đoán và tiến hành tối ưu tương tác với khách hàng nhằm không ngừng cải thiện sự hài lòng, song song đó thúc đẩy tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp.
Phần mềm CRM mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
- Tăng doanh số: Phần mềm CRM có thể xác định, nuôi dưỡng, theo dõi khách hàng tiềm năng, giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian và nguồn lực đầu tư vào việc chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức.
- Cải thiện hiệu quả quy trình kinh doanh: CRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp của bạn tuân thủ các tiêu chuẩn khi thực hiện quy trình. Đảm bảo đội ngũ kinh doanh dành toàn thời gian cho việc chốt giao dịch, thay vì tập trung quá nhiều vào công việc thường nhật nhờ tính năng tự động hóa hoạt động hàng ngày.
- Bảo mật dữ liệu tốt hơn: Phần mềm CRM cung cấp phương thức lưu trữ dữ liệu an toàn, đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp luôn được bảo vệ bởi các cơ chế bảo mật vật lý và kỹ thuật số tiên tiến, an toàn nhất.
- Góp phần vào quyết định chiến thuật đúng đắn: Với dữ liệu có độ chính xác cao, người quản lý sẽ có cơ sở đưa ra quyết định sáng suốt trước sự thay đổi của xu hướng thị trường thời điểm đó. Phần mềm CRM cũng cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu quả hoạt động của đội nhóm và những điểm cần cải thiện.
- Có khả năng truy cập từ thiết bị di động: Phần mềm CRM có phiên bản dành cho ứng dụng di động, đảm bảo quyền truy cập dữ liệu quan trọng mọi lúc mọi nơi. Ví dụ, đại diện bán hàng có thể lấy thông tin khách hàng gần địa điểm bán hàng hoặc cập nhật thông tin khách hàng mới lên hệ thống bằng ứng dụng di động.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Với phần mềm CRM, doanh nghiệp sẽ có toàn bộ dữ liệu của khách hàng trước đây, kèm thông tin về các vấn đề mà họ gặp phải. Từ đó giúp đội ngũ chăm sóc khách hàng có thể nhanh chóng giải quyết thắc mắc của khách hàng, đảm bảo họ thật sự hài lòng với câu trả lời.
Top 10 phần mềm CRM phổ biến hiện nay
Salesforce
Phần mềm Salesforce là phần mềm CRM toàn diện với nhiều tính năng phục vụ hoạt động marketing, bán hàng, thương mại, chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Cụ thể các tính năng gồm:
- Email marketing, SMS marketing, social marketing,…
- Thu thập, theo dõi thông tin, hoạt động tương tác của khách hàng, tìm kiếm và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.
- Cá nhân hóa quy trình chăm sóc khách hàng, dự đoán nhu cầu khách hàng qua các thông tin về hành vi của họ.
Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Có bản dùng thử miễn phí – Có khả năng tùy biến chức năng theo nhu cầu sử dụng – Giao diện trực quan, thân thiện – Tính năng quản lý bán hàng chuyên nghiệp | – Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn – Không hỗ trợ Tiếng Việt – Chi phí cao |
Hubspot
Phần mềm Hubspot hỗ trợ mọi hoạt động quản lý quan hệ khách hàng từ marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng đến bộ công cụ xây dựng CMS (Content Management System – hệ thống quản trị nội dung). Sau đây là các tính năng nổi bật của Hubspot:
- Lưu trữ thông tin khách hàng theo thời gian, ghi nhận hoạt động của nhân viên kinh doanh với khách hàng như cuộc gọi, email, ghi chú,…
- Thiết lập và so sánh hiệu quả quảng cáo trên các nền tảng khác nhau, đồng bộ dữ liệu khách hàng tiềm năng vào hệ thống, theo dõi các liên hệ đang tương tác với quảng cáo của doanh nghiệp.
- Đa dạng các phương tiện với Hubspot Sales như website, email, Outlook,…
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp bản dùng thử miễn phí phù hợp doanh nghiệp nhỏ – Đa dạng tính năng, liên kết dữ liệu tốt | – Không có tính năng phân tích hoạt động kinh doanh – Chi phí khá cao – Không hỗ trợ Tiếng Việt |
Zoho
Phần mềm Zoho có khả năng giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý và xây dựng mối quan hệ với khách hàng với giao diện, tính năng có thể tùy chỉnh và hỗ trợ chức năng truyền thông xã hội.
Bên cạnh đó, Zoho cũng cho phép người dùng thiết lập quy trình công việc cụ thể, giúp quản lý các đầu mối bán hàng và hoạt động thường nhật dễ dàng hơn.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp bản dùng thử miễn phí cho 3 user – Giao diện thân thiện | – Không hỗ trợ Tiếng Việt |
Microsoft Dynamics
Phần mềm Microsoft Dynamics tích hợp nhiều chức năng, đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình doanh nghiệp và cho phép đồng bộ với hệ thống nội bộ của doanh nghiệp. Tính năng nổi bật ở Microsoft Dynamics có thể kể đến như:
- Lưu trữ thông tin tất cả khách hàng.
- Tích hợp SMS, Call Center để tự động hóa các hoạt động liên lạc với khách hàng vào những dịp đặc biệt như ngày lễ, ngày sinh nhật,…
- Cho phép quản lý nhiều quy trình làm việc.
- Hệ thống bảo mật an toàn, chặt chẽ.
- Khả năng tích hợp, phát triển ứng dụng trên nền tảng công nghệ .NET.
- Khả năng hoạt động trên cả website và ứng dụng di động, hỗ trợ người dùng truy cập hệ thống mọi lúc mọi nơi.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Phù hợp doanh nghiệp với mọi quy mô – Tích hợp được với Outlook, Office, Dynamics GP – Có phiên bản chạy được trên thiết bị di động sử dụng hệ điều hành iOS, Android, Windows Phone và cả máy tính bảng Windows 8 | – Giá cả đắt đỏ – Không hỗ trợ tiếng Việt |
Pipedrive
Phần mềm Pipedrive cung cấp trải nghiệm quản lý quan hệ khách hàng đơn giản, tiện lợi, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tính năng nổi bật Pipedrive gồm:
- Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng từ mẫu đăng ký trên website hoặc chatbot tùy chỉnh.
- Theo dõi sát sao tất cả cuộc gọi, email và lịch sử giao dịch với khách hàng.
- Cung cấp phân tích chuyên sâu và so sánh kết quả kinh doanh thực tế với mục tiêu đề ra ban đầu.
- Đảm bảo quyền riêng tư trong quá trình sử dụng dữ liệu khách hàng.
- Khả năng truy cập từ thiết bị di động và tích hợp với nhiều ứng dụng quản lý công việc như Slack, Trello, PandaDoc,…
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Bảng điều khiển (dashboard) dễ hiểu – Tùy chỉnh trường thông tin theo nhu cầu – Theo dõi tự động cuộc gọi và email với khách hàng – Giá cả phù hợp – Có hỗ trợ gói dùng thử 14 ngày, không yêu cầu thanh toán trước | – Có ít mẫu báo cáo có sẵn và tính năng tự động hóa – Không thể tùy chỉnh việc tạo biểu đồ báo cáo |
Insightly
Phần mềm Insightly phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ với đầy đủ chức năng để dẫn dắt khách hàng tiềm năng, tự động hóa quy trình làm việc và thiết lập quy trình bán hàng theo nhu cầu.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện trực quan, dễ sử dụng – Có phiên bản dùng thử trong 14 ngày hoàn toàn miễn phí – Có phiên bản miễn phí dành cho 2 người dùng | – Tính năng chưa đa dạng – Không hỗ trợ tiếng Việt |
Capsule
Phần mềm Capsule tập trung nhiều vào quản lý quy trình bán hàng, tương tác bán hàng, dữ liệu khách hàng, chào hàng,… và cả công việc của từng nhân sự trong bộ phận.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện trực quan, dễ sử dụng – Có phiên bản dùng thử trong 14 ngày hoàn toàn miễn phí – Có phiên bản miễn phí dành cho 2 người dùng | – Tính năng chưa đa dạng – Không hỗ trợ tiếng Việt |
Vtiger
Phần mềm Vtiger ra mắt năm 2004, sử dụng mã nguồn mở, cung cấp các tính năng quản trị khách hàng gồm: Quản lý các hoạt động marketing, hàng tồn kho, xử lý đơn hàng, quản lý hoạt động sau bán hàng.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Có hỗ trợ tiếng Việt – Giao diện trực quan, dễ sử dụng – Có bản dùng thử miễn phí | – Quá trình cài đặt đòi hỏi chuyên môn cao – Quá trình nâng cấp phức tạp, tốn nhiều thời gian |
Veeva
Phần mềm Veeva phù hợp với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực dược phẩm, thiết bị y tế. Veeva cũng là phần mềm CRM có yêu cầu pháp lý cao nhất.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Là phần mềm dành riêng cho ngành dược phẩm và thiết bị y tế | – Ít phù hợp cho các ngành khác – Không hỗ trợ tiếng Việt – Chi phí khá cao |
SAP
SAP là phần mềm cung cấp công cụ và chức năng để quản lý hiệu quả mối quan hệ khách hàng, bao gồm:
- Tạo và theo dõi cơ hội bán hàng từ giai đoạn khách hàng tiềm năng đến giai đoạn chốt được đơn hàng.
- Hỗ trợ quản lý toàn bộ chu kỳ bán hàng từ báo giá, đơn đặt hàng đến hợp đồng.
- Cung cấp công cụ dự báo doanh số dựa trên dữ liệu lịch sử.
- Quản lý và phân tích dữ liệu khách hàng để xác định hành vi và sở thích của họ.
- Quản lý kênh phân phối.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Tích hợp các giải pháp ERP khác của SAP – Có khả năng tùy chỉnh tính năng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp – Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ để quản lý quan hệ khách hàng | – Chi phí cao, phù hợp với các doanh nghiệp lớn – Triển khai phức tạp, cần nhiều thời gian, nguồn lực và hỗ trợ từ chuyên gia của SAP – Người dùng cần được đào tạo để có thể sử dụng SAP hiệu quả |
Lưu ý khi sử dụng phần mềm CRM
- Lựa chọn phần mềm phù hợp: Cần xác định rõ nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp trước khi đưa ra quyết định chọn phần mềm CRM. Chẳng hạn, nếu là nhà hàng, quán cafe, doanh nghiệp nên chọn phần mềm có cung cấp giải pháp thu thập, lưu trữ dữ liệu khách hàng, phân tích hành vi, sở thích của khách hàng, khuyến mãi để gia tăng doanh số,…
- Lập kế hoạch triển khai cụ thể: Sử dụng phần mềm CRM là một lộ trình dài hạn, doanh nghiệp nên có kế hoạch triển khai rõ ràng, từng chút một, tránh trường hợp nhân viên bị quá tải do chưa thích ứng kịp với công nghệ mới khiến dữ liệu khách hàng thiếu chính xác, cơ sở hạ tầng bảo mật chưa sẵn sàng, vai trò các phòng ban không được thống nhất,…
- Duy trì sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan: Sự thống nhất trong nội bộ của doanh nghiệp sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm CRM, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí, nhân lực.
- Cập nhật đầy đủ dữ liệu khách hàng: Khi triển khai phần mềm CRM, doanh nghiệp cần cung cấp dữ liệu đầu vào chính xác, cập nhật thường xuyên, loại bỏ dữ liệu trùng lặp,… Càng nhiều dữ liệu tin cậy nhập vào thì dữ liệu doanh nghiệp thu được càng giá trị. Dữ liệu này sẽ góp phần tăng doanh thu và mang lại những trải nghiệm tốt hơn cho người dùng.
- Thường xuyên đánh giá chất lượng công việc: Chủ doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét tiến độ hoàn thành và hiệu quả công việc để kịp thời đốc thúc nhân viên hoàn thành đúng hạn. Hạn chế tối đa những lỗi sai như nhập thiếu thông tin khách hàng, gửi sai email chăm sóc khách hàng,… có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
terra HR System
Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn Phần mềm quản lý nhân sự (terra HR System)?
- Là nền tảng trực tuyến giúp tự động hóa tối đa quy trình nhân sự và tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp nội bộ, nhằm hỗ trợ bộ phận nhân sự và giảm thiểu khối lượng công việc.
- Áp dụng một mức giá duy nhất cho tất cả các chức năng và cập nhật trong tương lai.
- Bao gồm đầy đủ tất cả chức năng hỗ trợ quy trình quản lý nhân sự diễn ra trơn tru.
- Tiết kiếm tối đa khối lượng thời gian và công sức cho Phòng nhân sự.
Cụ thể, khi dùng dịch vụ này của terra, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm 9 chức năng gồm:
- Quản lý dữ liệu nhân sự.
- Chấm công.
- Quản lý ngày nghỉ phép và làm thêm giờ.
- Tính lương.
- Quản lý BHXH.
- Quản lý tuyển dụng.
- Quản lý hợp đồng lao động.
- Quản lý đào tạo và đánh giá nhân sự.
Đặc biệt: Khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng dịch vụ tính lương terra Payroll, doanh nghiệp sẽ được sử dụng phần mềm quản lý nhân sự terra HR System hoàn toàn miễn phí! – Đừng bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm chi phí, tối ưu quản lý này nhé!
