Hiểu rõ khái niệm quản trị học là gì giúp doanh nghiệp và cá nhân định hướng đúng trong việc tổ chức, điều hành và phát triển nguồn lực. Do đó, hãy cùng terra khám phá những nền tảng cốt lõi của quản trị học và các yếu tố tạo nên một nhà quản trị giỏi trong thời đại mới.
Quản trị là gì?
Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực (con người, tài chính, vật chất) của một tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả và hiệu suất. Đây là một hoạt động thiết yếu trong mọi tổ chức, từ các tập đoàn đa quốc gia đến các tổ chức phi lợi nhuận.
Nếu định nghĩa rộng hơn, có thể hiểu như cách nhà lý luận kinh điển Mary Parker Follett đã từng nói: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. Khái niệm này nhấn mạnh rằng quản trị vừa là một khoa học (dựa trên nguyên tắc, quy luật và hệ thống) vừa là một nghệ thuật (đòi hỏi sự linh hoạt, sáng tạo và trí tuệ cảm xúc để tương tác với con người và môi trường thay đổi).
Quản trị học là gì?
Quản trị học là một ngành khoa học xã hội chuyên nghiên cứu về các nguyên tắc, quy luật, phương pháp và kỹ thuật liên quan đến hoạt động quản trị trong các tổ chức. Nói một cách đơn giản hơn, quản trị học là lĩnh vực tập trung tìm hiểu xem hoạt động quản trị là gì và làm thế nào để thực hiện nó một cách tốt nhất và hiệu quả nhất.
Mục đích chính của việc nghiên cứu ngành quản trị học là cung cấp cơ sở lý luận vững chắc và các công cụ thực tiễn cần thiết để giải quyết các vấn đề phức tạp trong vận hành tổ chức, từ đó giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định tối ưu. Từ khái niệm này, các chuyên gia có thể xây dựng nên các mô hình, công cụ và lý thuyết quản lý hiện đại.
Các chức năng chính của quản trị học
Các hoạt động quản trị trong một tổ chức luôn xoay quanh bốn chức năng cốt lõi, thường được gọi là chu trình quản trị. Bốn chức năng này không hoạt động độc lập mà tạo thành một chu trình liên tục, giúp nhà quản trị đảm bảo mọi nguồn lực và hành động đều hướng về mục tiêu chung của tổ chức.
Hoạch định (Planning):
Đây là chức năng nền tảng và khởi đầu của mọi hoạt động quản trị. Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu rõ ràng, phân tích môi trường bên trong và bên ngoài (SWOT) và vạch ra con đường, chiến lược cùng các chương trình hành động chi tiết để đạt được mục tiêu đó một cách khả thi nhất, tạo cơ sở cho các hoạt động tiếp theo.
Tổ chức (Organizing):
Chức năng tổ chức tập trung vào việc sắp xếp và phân bổ hiệu quả các nguồn lực bao gồm nhân lực, tài chính, vật chất và công nghệ, theo một cấu trúc hợp lý. Cụ thể, nó bao gồm việc thiết lập cơ cấu tổ chức, phân chia công việc, xác định thẩm quyền, và đặc biệt là quản lý nhân sự để đảm bảo mỗi vị trí có đủ khả năng thực thi kế hoạch đã hoạch định.
Lãnh đạo (Leading):
Đây là chức năng liên quan đến việc tương tác trực tiếp với con người và điều hướng tập thể. Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng, chỉ đạo, động viên và truyền cảm hứng cho nhân viên để họ phát huy tối đa năng lực, nỗ lực và tự nguyện hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức đã được đề ra.
Kiểm soát (Controlling):
Chức năng cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là Kiểm soát. Hoạt động này bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn đo lường, theo dõi và đo lường kết quả thực tế, so sánh kết quả đó với kế hoạch ban đầu, và tiến hành các hành động điều chỉnh cần thiết để kịp thời đưa hoạt động trở lại đúng quỹ đạo, đảm bảo chất lượng đầu ra.
Các trường phái lý thuyết trong quản trị học
Kể từ cuối thế kỷ 19, lĩnh vực quản trị học đã phát triển thông qua nhiều luồng tư tưởng khác nhau. Mỗi trường phái tập trung vào một khía cạnh nhất định của tổ chức, từ công việc, con người, đến dữ liệu và bối cảnh, tạo nên một hệ thống kiến thức phong phú và đa chiều cho nhà quản trị hiện đại.
Trường phái quản trị khoa học:
Tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc của từng cá nhân thông qua việc nghiên cứu thời gian và động tác. Mục tiêu là tìm ra “cách làm tốt nhất” và tiêu chuẩn hóa nó.
Ví dụ: Dây chuyền lắp ráp ô tô của Henry Ford, nơi mỗi công nhân chỉ thực hiện một vài thao tác lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng và chính xác nhất, giúp tăng sản lượng và giảm chi phí sản xuất.
Trường phái hành vi:
Chuyển trọng tâm từ công việc sang yếu tố con người, tâm lý và các mối quan hệ xã hội trong tổ chức. Tư tưởng cốt lõi là khi nhu cầu và tâm lý của nhân viên được đáp ứng, họ sẽ có động lực và năng suất sẽ tự động tăng lên.
Ví dụ: Một công ty đầu tư mạnh vào các hoạt động team building, xây dựng không gian làm việc thoải mái và có chính sách ghi nhận, khen thưởng kịp thời để nâng cao tinh thần và sự gắn kết nội bộ.
Trường phái định lượng:
Áp dụng triệt để các mô hình toán học, thống kê, tối ưu hóa và công nghệ thông tin vào việc hỗ trợ ra quyết định phức tạp. Trường phái này phát triển mạnh mẽ nhờ sự tiến bộ của máy tính và dữ liệu lớn.
Ví dụ: Một công ty giao hàng lớn sử dụng các thuật toán phức tạp để tính toán và tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển ngắn nhất, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí nhiên liệu và đảm bảo hiệu suất logistics cao nhất cho đội ngũ tài xế.
Trường phái hệ thống:
Xem xét tổ chức như một hệ thống mở, gồm nhiều bộ phận nhỏ (hệ thống con) liên kết chặt chẽ với nhau và tương tác liên tục với môi trường bên ngoài. Bất kỳ một thay đổi nào ở một bộ phận cũng sẽ kéo theo ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
Ví dụ: Khi phòng Marketing tung ra một chiến dịch khuyến mãi lớn, nhà quản trị theo trường phái hệ thống sẽ lường trước được tác động. Chiến dịch này có thể ảnh hưởng đến phòng bán hàng (tăng đơn hàng), phòng kho (cần chuẩn bị hàng hóa) và phòng chăm sóc khách hàng (tăng cuộc gọi hỗ trợ).
Trường phái tình huống:
Cho rằng không có một phương pháp quản trị “tốt nhất” duy nhất áp dụng cho mọi nơi, mọi lúc. Cách quản trị hiệu quả nhất phải phụ thuộc vào bối cảnh, điều kiện, mức độ trưởng thành của đội ngũ và mục tiêu cụ thể của từng tình huống.
Ví dụ: Cùng một người quản lý, họ sẽ áp dụng phong cách chỉ đạo, quyết đoán (chuyên quyền) khi đội nhóm đang đối mặt với một sự cố khẩn cấp, nhưng sẽ chuyển sang phong cách cởi mở, lắng nghe (dân chủ) khi cần thu thập ý tưởng sáng tạo cho một dự án phát triển sản phẩm mới.
Vai trò của quản trị học trong doanh nghiệp
Quản trị học không chỉ là lý thuyết suông mà còn là bộ khung vận hành, quyết định sự thành bại và tính bền vững của một tổ chức. Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển lâu dài và đối phó hiệu quả với thị trường cạnh tranh đều phải nắm vững và áp dụng các nguyên tắc cốt lõi của khái niệm quản trị học. Vai trò của nó thể hiện rõ ràng qua những đóng góp thiết thực sau đây:
Sử dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có
Quản trị học cung cấp các phương pháp và công cụ để phân bổ tài chính, nhân lực và vật chất một cách tối ưu, tránh tình trạng lãng phí. Điều này đảm bảo mọi tài nguyên có giới hạn đều được sử dụng đúng mục đích, mang lại giá trị cao nhất cho tổ chức.
Gia tăng hiệu suất hoạt động và kết quả công việc
Bằng cách thiết lập các quy trình làm việc chuẩn hóa, các chỉ số hiệu suất chính (KPI) rõ ràng và hệ thống kiểm soát chặt chẽ, quản trị học giúp nhân viên tập trung vào mục tiêu và làm việc một cách có kỷ luật. Điều này giúp gia tăng đáng kể hiệu suất tổng thể của từng cá nhân và của cả bộ phận.
Xem thêm: Top các phần mềm HRM hiệu quả
Định hình phương hướng và dẫn dắt tổ chức
Chức năng hoạch định trong quản trị học giúp nhà lãnh đạo xác định tầm nhìn dài hạn, sứ mệnh cốt lõi và các giá trị của tổ chức. Đây là kim chỉ nam để định hướng cho mọi hoạt động, đảm bảo toàn bộ đội ngũ cùng hướng về một mục tiêu chung thống nhất.
Giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược
Quản trị là quá trình biến tầm nhìn dài hạn thành các mục tiêu ngắn hạn, có thể thực thi và đo lường được thông qua các kế hoạch chi tiết. Điều này tạo ra một lộ trình rõ ràng, cho phép tổ chức theo dõi tiến độ và đưa ra điều chỉnh kịp thời để chắc chắn đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
Kiểm soát và điều phối tài nguyên hợp lý
Thông qua chức năng kiểm soát, nhà quản trị thiết lập các cơ chế theo dõi chi tiêu, tiến độ dự án và việc sử dụng vật tư một cách minh bạch. Điều này đảm bảo giảm thiểu rủi ro thất thoát và điều phối tài nguyên một cách linh hoạt khi có bất kỳ sự thay đổi bất ngờ nào.
Xây dựng văn hóa làm việc tích cực và bền vững
Các nguyên tắc của quản trị học về lãnh đạo và hành vi giúp nhà quản trị tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích sự gắn kết, tôn trọng lẫn nhau và phát triển năng lực cá nhân. Chính điều này là nền tảng để xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp vững mạnh và ổn định.
Nắm bắt nhu cầu và phản hồi từ thị trường
Quản trị hiện đại đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng học hỏi liên tục. Nó thúc đẩy tổ chức liên tục phân tích dữ liệu thị trường, nắm bắt nhu cầu khách hàng và phản hồi từ bên ngoài để kịp thời điều chỉnh chiến lược sản phẩm, dịch vụ và phương thức kinh doanh.
Tuân thủ pháp luật và các tiêu chuẩn quản trị
Việc áp dụng các nguyên tắc quản trị học giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đảm bảo mọi hoạt động vận hành nằm trong khuôn khổ pháp lý và các tiêu chuẩn quản trị tốt nhất. Điều này giúp giảm thiểu tối đa các rủi ro liên quan đến tuân thủ pháp luật.
Cấp bậc cơ bản của nhà quản trị
Trong mọi tổ chức, việc phân chia cấp bậc quản lý là cần thiết để xác định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm và phạm vi ra quyết định. Mỗi cấp quản lý đóng một vai trò khác nhau trong chuỗi vận hành, đảm bảo chiến lược từ cấp cao được chuyển hóa thành hành động cụ thể ở cấp cơ sở. Sự phân cấp này được thực hiện theo ba bậc như sau:
Lãnh đạo cấp cao (Top-level Management):
Cấp này bao gồm các vị trí quan trọng như Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc (CEO) hoặc Giám đốc điều hành. Họ chịu trách nhiệm chính trong việc hoạch định chiến lược tổng thể và đưa ra các quyết định mang tính dài hạn (thường từ 3 đến 5 năm), từ đó định hướng và xác định vận mệnh tương lai cho toàn bộ tổ chức.
Quản lý cấp cơ sở (First-line Management):
Cấp này bao gồm các vị trí như Tổ trưởng, Nhóm trưởng, hoặc Giám sát viên. Đây là cấp quản lý tiếp xúc gần nhất với nhân viên thực thi các công việc hàng ngày, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, hướng dẫn, và đôn đốc đội ngũ hoàn thành các mục tiêu tác nghiệp cụ thể theo đúng tiến độ đề ra.
Quản lý cấp trung (Middle Management):
Cấp trung bao gồm các chức danh như Trưởng phòng, Giám đốc bộ phận (Ví dụ: Giám đốc Marketing, Trưởng phòng Tài chính). Họ đóng vai trò là cầu nối quan trọng, chịu trách nhiệm chuyển đổi các chiến lược vĩ mô từ cấp cao thành các kế hoạch tác nghiệp cụ thể và đồng thời giám sát hiệu suất làm việc của quản lý cấp cơ sở.
Các yếu tố làm nên nhà quản trị học xuất sắc
Để trở thành một nhà quản trị giỏi, việc nắm vững quản trị học là gì và các lý thuyết kinh điển là nền tảng. Tuy nhiên, sự xuất sắc còn đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa kiến thức chuyên môn, phẩm chất cá nhân và kỹ năng lãnh đạo thực tiễn để có thể dẫn dắt tổ chức vượt qua mọi thách thức và đạt được thành công bền vững.
Có tầm nhìn:
Một nhà quản trị xuất sắc cần có khả năng nhìn xa trông rộng, không chỉ tập trung vào việc giải quyết các vấn đề trước mắt mà còn xác định được các xu hướng tương lai của ngành. Điều này giúp họ vạch ra một con đường chiến lược rõ ràng để dẫn dắt tổ chức vượt qua các thách thức hiện tại, tạo ra lợi thế cạnh tranh lâu dài.
Đạo đức nghề nghiệp:
Sự chính trực, minh bạch và trách nhiệm trong mọi quyết định là nền tảng đạo đức bắt buộc đối với một nhà quản trị. Đây là yếu tố then chốt để xây dựng lòng tin, sự tôn trọng từ cấp dưới và các bên liên quan, đảm bảo tính bền vững và danh tiếng của tổ chức trên thị trường.
Biết tạo kết nối và truyền cảm hứng cho đội ngũ:
Đây là một kỹ năng lãnh đạo thiết yếu, bao gồm khả năng giao tiếp hiệu quả, động viên và truyền lửa để nhân viên phát huy tối đa năng lực. Khả năng này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự gắn kết và thúc đẩy toàn bộ đội ngũ nỗ lực đạt mục tiêu chung.
Chủ động thích ứng với thay đổi:
Trong một thế giới luôn biến động bởi công nghệ và thị trường, nhà quản trị giỏi phải sẵn sàng tiếp nhận cái mới và linh hoạt điều chỉnh chiến lược cũng như phương pháp quản trị. Họ không bao giờ giữ sự cứng nhắc mà luôn tìm cách thích nghi với các biến động của môi trường bên ngoài.
Giữ vững sự bình tĩnh trước biến động:
Khả năng duy trì sự sáng suốt, tập trung và đưa ra các quyết định hợp lý, khách quan ngay cả trong các tình huống khủng hoảng hoặc áp lực cao là phẩm chất quý giá. Sự bình tĩnh và ổn định của nhà lãnh đạo là điểm tựa vững chắc cho toàn bộ đội ngũ, giúp giảm bớt sự hoang mang trong tổ chức.
Có tinh thần trách nhiệm cao:
Nhà quản trị xuất sắc luôn nhận trách nhiệm về kết quả hành động của bản thân và của đội ngũ, không tìm cách đổ lỗi cho ngoại cảnh hay các yếu tố bên ngoài. Đồng thời, họ cũng phải có trách nhiệm cao trong việc hỗ trợ sự phát triển nghề nghiệp và thăng tiến của các thành viên trong cấp dưới.
FAQ – Một số câu hỏi thường gặp về quản trị học
Việc tìm hiểu khái niệm quản trị học thường dẫn đến một số thắc mắc về tính ứng dụng và phạm vi của ngành này trong thực tế. Dưới đây là giải đáp cho các câu hỏi phổ biến.
Quản trị học khác gì với kỹ năng quản lý thông thường?
Quản trị học là nền tảng lý thuyết, trong khi kỹ năng quản lý là khả năng ứng dụng thực tế. Quản trị học cung cấp các nguyên tắc, mô hình và khung lý thuyết (“cái gì”, “tại sao”) để hiểu về tổ chức. Ngược lại, kỹ năng quản lý là khả năng vận dụng những nguyên tắc đó vào công việc hàng ngày (“làm như thế nào”), bao gồm kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề cá nhân.
Quản trị học có phải chỉ phù hợp với công ty lớn, nhiều phòng ban?
Không. Các nguyên tắc và khái niệm quản trị học có thể áp dụng hiệu quả cho mọi quy mô tổ chức, từ startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn. Mặc dù mức độ phức tạp trong vận hành có khác biệt, mọi tổ chức đều cần các chức năng cơ bản của quản trị (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát) để tồn tại và phát triển ổn định.
Có những mô hình hay nguyên lý quản trị nào phù hợp với startup?
Các startup thường ưu tiên sự linh hoạt và tăng trưởng nhanh, do đó các mô hình như Quản trị tinh gọn (Lean Management), phương pháp Agile và OKRs (Objectives and Key Results) rất phù hợp. Những mô hình này giúp startup tối thiểu hóa lãng phí, phản ứng nhanh với thị trường và tập trung nguồn lực vào các mục tiêu mang tính đột phá để đạt được tăng trưởng nhanh chóng.
Quản lý doanh nghiệp hiệu quả với terra Hr System
Trong bối cảnh quản trị học nhấn mạnh đến việc tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả vận hành, việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự terra trở thành giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp hiện đại hóa công tác quản trị. Phần mềm HRM terra giúp nhà quản trị theo dõi, đánh giá và kiểm soát mọi hoạt động nhân sự chỉ trong một nền tảng duy nhất, từ đó nâng cao hiệu suất và tính minh bạch trong điều hành.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản trị nhân sự terra:
- Nền tảng trực tuyến linh hoạt: Phần mềm nhân sự terra hoạt động hoàn toàn trên cả nền tảng web và ứng dụng di động. Điều này cho phép nhân sự truy cập mọi lúc, mọi nơi mà không cần cài đặt phức tạp, giúp phòng nhân sự vận hành trơn tru và nhất quán.
- Một mức phí duy nhất: Chỉ với một mức phí, doanh nghiệp đã có thể sử dụng đầy đủ các chức năng và cập nhật trong tương lai, tiết kiệm chi phí quản lý dài hạn.
- Tích hợp đầy đủ tính năng HRM: Hệ thống bao gồm quản lý dữ liệu nhân sự, chấm công, tính lương, quản lý nghỉ phép, làm thêm giờ, bảo hiểm xã hội, hợp đồng, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Tự động hóa các quy trình hành chính giúp bộ phận nhân sự giảm tải khối lượng công việc thủ công, tập trung nhiều hơn vào chiến lược phát triển con người.
Từ việc nắm vững khái niệm quản trị học là gì đến khả năng áp dụng linh hoạt vào thực tế, mỗi nhà quản trị cần không ngừng học hỏi và đổi mới. Với các giải pháp quản trị hiện đại như terra, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả lãnh đạo và xây dựng đội ngũ vững mạnh hơn bao giờ hết.
