Offboarding là gì? Hướng dẫn A-Z & Checklist chi tiết cho HR

Việc xử lý giai đoạn Offboarding chuyên nghiệp sẽ mang lại danh tiếng, nâng cao tính bảo mật và tăng khả năng giữ chân nhân tài trong tương lai. Vậy chính xác Offboarding là gì và làm thế nào để thực hiện quy trình này hiệu quả? Bài viết này của terra sẽ hướng dẫn chi tiết và giới thiệu giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý một cách suôn sẻ và an toàn.

Offboarding là gì?

Offboarding là quy trình chính thức và có hệ thống để quản lý việc một nhân viên chuẩn bị rời khỏi công ty. Bên cạnh đó, quy trình còn là một chuỗi các hoạt động được thiết kế để đảm bảo quá trình chuyển giao công việc diễn ra một cách suôn sẻ, chuyên nghiệp và an toàn cho cả hai bên.

Các hoạt động cốt lõi của quá trình Offboarding bao gồm:

• Hoàn tất các thủ tục hành chính, giấy tờ pháp lý liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng.
• Bàn giao công việc, tài liệu và chuyển giao kiến thức quan trọng.
• Thu hồi tài sản của công ty (laptop, thẻ ra vào, điện thoại…).
• Thu hồi và vô hiệu hóa quyền truy cập vào các hệ thống nội bộ và dữ liệu nhạy cảm.
• Thực hiện phỏng vấn nghỉ việc (Exit Interview) để thu thập phản hồi.

Tầm quan trọng của quy trình Offboarding

Một quy trình Offboarding được chuẩn hóa không chỉ là trách nhiệm hành chính mà còn mang lại lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp:

• Bảo vệ danh tiếng thương hiệu nhà tuyển dụng: Một trải nghiệm bàn giao công việc chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên cũ thành “đại sứ thương hiệu”, họ sẽ góp phần lan toả những ấn tượng tốt về công ty ngay cả khi đã rời đi. Ngược lại, một quy trình tệ có thể tạo ra những đánh giá tiêu cực trên mạng xã hội, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu hút nhân tài của công ty.
• Bảo mật thông tin và tài sản doanh nghiệp: Một quy trình bàn giao chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi đầy đủ mọi tài sản và vô hiệu hóa kịp thời các quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, từ đó có thể ngăn chặn nguy cơ rò rỉ thông tin.
• Thu thập phản hồi để cải tiến: Phỏng vấn nghỉ việc là cơ hội vàng để nhận được những phản hồi thẳng thắn về văn hóa, quản lý, chế độ đãi ngộ… giúp công ty nhận ra các vấn đề ngầm và cải thiện môi trường làm việc.
• Đảm bảo tính liên tục của công việc: Quy trình bàn giao bài bản giúp người kế nhiệm nắm bắt công việc nhanh chóng, giảm thiểu gián đoạn và duy trì hiệu suất hoạt động của đội nhóm.
• Giữ vững mối quan hệ tốt đẹp: Nhân viên cũ có thể trở thành khách hàng, đối tác hoặc thậm chí quay trở lại làm việc trong tương lai (“boomerang employees”). Một lời chia tay chuyên nghiệp sẽ giữ cánh cửa này luôn rộng mở.

Xem thêm: Turnover rate là gì

Các bước thực hiện Offboarding trong doanh nghiệp

Sau khi đã nắm được Offboarding là gì, việc thực hiện quy trình này nên được chia thành các bước rõ ràng, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa HR, quản lý và các phòng ban liên quan.

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý thông tin nghỉ việc

Khi nhận được thông tin xin nghỉ việc, các bên liên quan cần hành động nhanh chóng:

• Hành động của quản lý trực tiếp: Khi nhận được thông tin (bằng lời nói hoặc đơn), cần có một cuộc trao đổi riêng tư với nhân viên để hiểu rõ lý do, xác nhận ngày làm việc cuối cùng và thể hiện sự tôn trọng. Đây là bước đầu tiên để xử lý tình huống nhân viên xin nghỉ việc một cách chuyên nghiệp.
• Hành động của HR: Gửi email chính thức xác nhận đã nhận đơn nghỉ việc, đồng thời thông báo về các bước tiếp theo trong quy trình Offboarding.
• Thông báo nội bộ: Lên kế hoạch và thông báo cho các bên liên quan (đội nhóm, các phòng ban phối hợp, IT, Kế toán) về sự thay đổi nhân sự sắp tới.

Bước 2: Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục, tài liệu có liên quan

Phòng Nhân sự cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ pháp lý và hành chính sau:

• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
• Biên bản bàn giao công việc và tài sản.
• Các giấy tờ liên quan đến thanh lý hợp đồng, lương, thưởng, phép năm còn lại.
• Các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân.
• Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) nếu có.

Bước 3: Lên kế hoạch bàn giao công việc

Đây là bước quan trọng để đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Kế hoạch bàn giao cần được chuẩn bị chi tiết và đầy đủ:

• Danh sách công việc: Liệt kê toàn bộ các công việc, dự án đang phụ trách và tiến độ hiện tại.
• Chuyển giao kiến thức: Tài liệu hóa các quy trình, mật khẩu (nếu được phép), thông tin liên hệ của các đối tác quan trọng. Đây sẽ là mẫu biên bản bàn giao chi tiết cho người kế nhiệm.
• Xác định người kế nhiệm: Cần có người nhận bàn giao cụ thể (có thể là người mới hoặc một đồng nghiệp tạm thời phụ trách).
• Tổ chức các buổi họp bàn giao: Nhân viên nghỉ việc, quản lý và người kế nhiệm cùng ngồi lại để trao đổi trực tiếp và giải đáp thắc mắc

Bước 4: Phỏng vấn nhân sự sau nghỉ việc (Exit Interview)

Phỏng vấn nghỉ việc nên được coi là một công cụ chiến lược để cải thiện tổ chức.

• Mục đích: Nhấn mạnh đây là một cuộc trò chuyện cởi mở để thu thập thông tin, không phải để níu kéo hay chỉ trích.
• Người thực hiện: Thường là đại diện bộ phận Nhân sự để đảm bảo tính khách quan và giúp nhân viên thoải mái chia sẻ.
• Nội dung câu hỏi: Tập trung vào các nhóm câu hỏi chính: Lý do thực sự nghỉ việc? Điều gì bạn thích/không thích nhất tại công ty? Bạn có góp ý gì cho quản lý/công ty? Bạn có sẵn sàng giới thiệu bạn bè làm việc tại đây không?

Bước 5: Thu hồi tài sản, hủy bỏ quyền truy cập các tài khoản nội bộ

Đây là bước bảo mật quan trọng nhất. HR cần phối hợp chặt chẽ với IT và Kế toán để thực hiện các hành động sau:

Tài sản vật lý: Thu hồi Laptop, điện thoại, thẻ nhân viên, thẻ ra vào, chìa khóa, đồng phục…

Tài sản số (vô cùng quan trọng):

• Vô hiệu hóa email, tài khoản đăng nhập máy tính.
• Xóa quyền truy cập vào các phần mềm nội bộ (CRM, ERP, hệ thống quản lý dự án…).
• Gỡ khỏi các nhóm chat nội bộ (Zalo, Skype, Slack…).
• Thu hồi quyền quản trị các tài khoản mạng xã hội, website… nếu có.

Bước 6: Kết thúc quy trình Offboarding

Các hành động cuối cùng này sẽ quyết định ấn tượng lâu dài của nhân viên về công ty:

• Hoàn tất thanh toán lương và các chế độ còn lại đúng hạn.
• Gửi một email cảm ơn và thông báo chia tay tới toàn thể công ty.
• Có thể tổ chức một buổi tiệc chia tay nhỏ hoặc tặng một món quà lưu niệm.
• Giữ liên lạc (ví dụ: mời tham gia mạng lưới cựu nhân viên trên LinkedIn).

Xem thêm: Quản lý nhân sự là gì?

Mẫu offboarding checklist thường dùng

Việc sử dụng một checklist là bắt buộc để đảm bảo quy trình Offboarding diễn ra đầy đủ và không bỏ sót bất kỳ bước bảo mật hay hành chính nào.

Những sai lầm cần tránh khi làm Offboarding

Dù đã nắm rõ Offboarding là gì và các bước thực hiện, quá trình này vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được thực hiện cẩn thận. Những sai sót trong quy trình không chỉ gây mất lòng nhân viên cũ mà còn đe dọa trực tiếp đến bảo mật và uy tín của công ty. 

Thiếu checklist rõ ràng

Việc bỏ qua khâu chuẩn bị chi tiết, cụ thể chính là sai lầm căn bản nhất khiến quy trình Offboarding dễ dàng đổ vỡ. Checklist là xương sống của mọi thủ tục, giúp HR đảm bảo mọi việc được hoàn tất trọn vẹn.

• Sai lầm: Thực hiện một cách tùy hứng, nhớ đâu làm đó, không có tài liệu hướng dẫn cụ thể.
• Hậu quả: Bỏ sót các bước quan trọng như thu hồi tài sản hoặc vô hiệu hóa tài khoản, gây ra rủi ro nghiêm trọng về an ninh và tài chính cho doanh nghiệp, khiến công ty phải gánh chịu những tổn thất không đáng có.

Thái độ thiếu chuyên nghiệp

Mặc dù nhân viên đã quyết định rời đi, thái độ của công ty trong những ngày cuối cùng sẽ là yếu tố quyết định ấn tượng cuối cùng của họ. Sự thiếu chuyên nghiệp có thể phá hỏng mọi nỗ lực xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng trước đó.

• Sai lầm: Tỏ thái độ lạnh nhạt, “cạch mặt” hoặc gây khó dễ cho nhân viên nghỉ việc, coi họ như người ngoài ngay lập tức.
• Hậu quả: Gây tổn thương cho nhân viên, tạo ra ấn tượng xấu lan truyền ra bên ngoài, phá hủy danh tiếng công ty và làm giảm tinh thần của những người ở lại, những người đang chứng kiến cách đối xử với đồng nghiệp của mình.

Không phỏng vấn nghỉ việc

Nhiều doanh nghiệp xem nhẹ Exit Interview, bỏ qua cơ hội vàng để nhận được cái nhìn khách quan từ người sắp rời đi. Đây là một sai sót chiến lược, khiến công ty mất đi nguồn dữ liệu quý giá.

• Sai lầm: Cho rằng phỏng vấn là không cần thiết vì “dù sao họ cũng nghỉ rồi” hoặc sợ nghe những phản hồi tiêu cực.
• Hậu quả: Bỏ lỡ một nguồn thông tin vô giá để cải thiện công ty. Doanh nghiệp sẽ không bao giờ biết được những vấn đề ngầm đang tồn tại, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến quản lý, văn hóa và chế độ đãi ngộ.

Lộ thông tin nội bộ

Trong thời đại số, việc quản lý quyền truy cập là vấn đề bảo mật sống còn. Sai lầm này thường xảy ra do sự chậm trễ hoặc thiếu phối hợp giữa HR và bộ phận IT.

• Sai lầm: Chậm trễ hoặc quên vô hiệu hóa các tài khoản và quyền truy cập của nhân viên cũ ngay lập tức sau ngày làm việc cuối cùng.
• Hậu quả: Nguy cơ bảo mật nghiêm trọng. Nhân viên cũ (dù vô tình hay cố ý) vẫn có thể truy cập vào dữ liệu khách hàng, chiến lược kinh doanh, gây thiệt hại lớn cho công ty.

Phân biệt Offboarding và Onboarding

Việc phân biệt rõ ràng hai quy trình này giúp HR quản lý hiệu quả vòng đời nhân viên.

Quản lý nhân sự hiệu quả với phần mềm nhân sự terra

Quy trình offboarding có thể đạt hiệu quả cao khi doanh nghiệp đầu tư một hệ thống quản lý nhân sự chặt chẽ, giúp đảm bảo việc bàn giao, lưu trữ và chấm dứt hợp đồng minh bạch. Đây cũng là lý do phần mềm nhân sự terra trở thành công cụ đắc lực cho HR hiện đại trong việc quản lý toàn bộ vòng đời nhân sự.

Với phần mềm HRM terra, doanh nghiệp có thể số hóa quy trình, tối ưu hiệu suất và giảm thiểu sai sót ở mọi giai đoạn. Những ưu điểm nổi bật mà phần mềm quản lý nhân sự terra có thể mang lại:

• Hệ thống all-in-one: Tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ HR như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương, đánh giá và quản lý hồ sơ.
• Vận hành đa nền tảng: Sử dụng linh hoạt trên cả web và app giúp HR có thể theo dõi và xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi.
• Chi phí trọn gói – không phát sinh: Toàn bộ tính năng HR được gói gọn trong một nền tảng duy nhất, tiết kiệm chi phí vận hành.

Nhờ ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự terra, doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu suất quản lý và kiểm soát toàn bộ quy trình offboarding một cách khoa học. Giải pháp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót mà còn đảm bảo trải nghiệm nghỉ việc chuyên nghiệp cho nhân viên, góp phần duy trì hình ảnh thương hiệu tuyển dụng tích cực trong mắt nhân sự cũ.

Liên hệ ngay với terra để nhận được tư vấn và đề xuất giải pháp phù hợp nhất nhé!

Tổng kết

Việc hiểu rõ Offboarding là gì và đầu tư vào một quy trình chuyên nghiệp là chiến lược quan trọng để bảo vệ dữ liệu, duy trì văn hóa và giữ vững hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của các công cụ hiện đại như nền tảng terra, các doanh nghiệp có thể chuyển đổi quy trình thủ công phức tạp trở nên an toàn, hiệu quả và để lại ấn tượng tốt đẹp cuối cùng cho mọi nhân viên.