Trong kinh doanh, việc tối ưu hóa quy trình làm việc là chìa khóa để đạt hiệu quả và tăng lợi thế cạnh tranh. Bài viết này của terra sẽ giúp các quản lý và chuyên viên muốn cải thiện quy trình làm việc. Thông qua việc tìm hiểu flowchart là gì, bạn sẽ sở hữu một công cụ mạnh mẽ để phân tích, tối ưu và chuẩn hóa mọi quy trình trong doanh nghiệp.
Flowchart là gì?
Flowchart (lưu đồ hoặc sơ đồ luồng) là một công cụ biểu diễn trực quan một quy trình hoặc luồng công việc. Loại sơ đồ này sử dụng các ký hiệu đồ họa tiêu chuẩn để thể hiện các bước, các điểm quyết định và hướng đi của quy trình giúp mọi người dễ dàng hiểu và phân tích. Trong đó cũng bao gồm các ký hiệu hình học đơn giản như:
- Hình chữ nhật (đại diện cho một bước hành động)
- Hình thoi (đại diện cho một quyết định)
- Hình bầu dục (đại diện cho điểm bắt đầu hoặc kết thúc của quy trình)
Các hình này được nối với nhau bằng các mũi tên để chỉ ra trình tự và hướng đi của luồng công việc. Flowchart lần đầu tiên được giới thiệu vào năm 1921 bởi hai kỹ sư cơ khí người Mỹ, Frank và Lillian Gilbreth. Mục đích chính là giúp đơn giản hóa các quy trình phức tạp, làm cho thông tin trở nên dễ tiếp cận ngay cả với những người không trực tiếp tham gia. Nhờ đó, lưu đồ trở thành công cụ quan trọng trong nhiều lĩnh vực như quản lý dự án, phát triển phần mềm và sản xuất.
Doanh nghiệp được gì khi áp dụng Flowchart?
Áp dụng một sơ đồ flowchart không chỉ giúp quy trình trở nên rõ ràng mà còn mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp:
- Nắm rõ quy trình làm việc: Flowchart giúp mọi người trong doanh nghiệp nhanh chóng hiểu rõ các bước và vai trò của từng người trong một quy trình phức tạp. Thay vì phải đọc bộ tài liệu mô tả dài dòng, nhân sự có thể nắm bắt toàn bộ luồng công việc một cách ngắn gọn hơn.
- Phát hiện và khắc phục vấn đề: Khi một quy trình được trực quan hóa, các bước thừa thãi sẽ dễ dàng được xác định. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời. Đây cũng là một phần quan trọng trong phương pháp DMAIC để cải tiến quy trình.
- Tối ưu hóa quy trình: Flowchart là cơ sở để phân tích, loại bỏ các bước không cần thiết, giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực, tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.
- Hỗ trợ đào tạo và hướng dẫn: Với tính trực quan cao, flowchart là tài liệu đào tạo hiệu quả giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và giảm thời gian đào tạo. Sơ đồ luồng có thể được sử dụng để giải thích một quy trình chi tiết mà không cần nhiều lời.
- Tăng cường giao tiếp và phối hợp: Flowchart tạo ra một “ngôn ngữ chung” cho các phòng ban, giúp mọi người hiểu công việc của nhau và cải thiện sự phối hợp liên phòng ban.
- Dễ dàng điều chỉnh và cập nhật: Khi quy trình thay đổi, việc cập nhật trên flowchart nhanh và dễ hơn nhiều so với việc viết lại tài liệu văn bản dài dòng.
Khi nào nên dùng Flowchart trong doanh nghiệp?
Flowchart là một công cụ linh hoạt, có thể được áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau để quản lý và cải thiện quy trình:
- Để thiết kế và lập kế hoạch cho một quy trình mới từ đầu.
- Để phân tích, cải tiến và tối ưu hóa một quy trình hiện có.
- Để chuẩn hóa quy trình, đảm bảo mọi người làm việc theo cùng một hướng.
- Khi cần tài liệu hóa một quy trình cho mục đích đào tạo hoặc kiểm toán.
- Để giải quyết một vấn đề phức tạp bằng cách phân tích từng bước và tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
- Để trình bày một quy trình cho các bên liên quan (lãnh đạo, đối tác, khách hàng) một cách dễ hiểu và trực quan.
Nguyên tắc cần biết khi xây dựng Flowchart
Để một sơ đồ flowchart phát huy tối đa hiệu quả, bạn cần tuân thủ một vài nguyên tắc cơ bản.
Quy tắc 1: Đảm bảo sự nhất quán của các thành phần
Hãy sử dụng cùng một bộ ký hiệu chuẩn trong suốt lưu đồ. Tên gọi các bước phải rõ ràng, ngắn gọn và thống nhất. Dưới đây là một số ký hiệu phổ biến bạn cần biết:
- Hình bầu dục: Đại diện cho điểm bắt đầu (Start) hoặc kết thúc (End) của quy trình.
- Hình chữ nhật: Thể hiện một hành động hoặc một bước cụ thể trong quy trình.
- Hình thoi: Đây là điểm quyết định (Decision), thường có các câu hỏi “Có/Không” và các mũi tên dẫn đến các bước tiếp theo khác nhau.
- Mũi tên: Chỉ rõ hướng luồng của quy trình.
Quy tắc 2: Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học
Luồng chính của sơ đồ nên đi từ trên xuống dưới hoặc từ trái qua phải. Tránh để các đường mũi tên cắt chéo nhau gây rối mắt, làm giảm tính trực quan của sơ đồ. Luồng dữ liệu càng gọn gàng, người đọc càng dễ dàng nắm bắt thông tin.
Quy tắc 3: Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ
Khi một vòng lặp (loop) xảy ra, mũi tên nên được đặt ở phía dưới và vòng lại bước trước đó. Điều này giúp luồng chính của quy trình không bị gián đoạn và sơ đồ vẫn giữ được sự mạch lạc, dễ theo dõi.
Các loại Flowchart phổ biến
Để hiểu rõ sơ đồ flowchart là gì trong các ứng dụng thực tế, bạn cần làm quen với các loại sơ đồ khác nhau. Mỗi loại được thiết kế để giải quyết một mục đích cụ thể trong quản lý quy trình.
Linear Flowchart (Lưu đồ tuyến tính)
Đây là loại sơ đồ flowchart cơ bản nhất, mô tả một quy trình diễn ra theo trình tự, ít có sự rẽ nhánh.
Dùng khi nào:
- Mô tả các quy trình đơn giản, một chiều.
- Hướng dẫn các bước thực hiện một công việc cụ thể.
Ví dụ: Quy trình đăng nhập website, quy trình pha cà phê, các bước cài đặt một phần mềm đơn giản.
Swimlane Flowchart (Lưu đồ chức năng chéo/Lưu đồ làn bơi)
Đây là loại flowchart chia sơ đồ thành các “làn bơi” (Swimlane). Mỗi làn đại diện cho một vai trò, một cá nhân, hoặc một phòng ban cụ thể.
Dùng khi nào:
- Khi quy trình có sự tham gia của nhiều bộ phận/cá nhân và cần làm rõ trách nhiệm của từng bên.
- Phân tích sự phối hợp và bàn giao công việc giữa các phòng ban.
- Tìm ra điểm nghẽn do sự chậm trễ của một bộ phận cụ thể.
Ví dụ: Quy trình tuyển dụng (liên quan đến Phòng Nhân sự, Trưởng bộ phận yêu cầu, Ban Giám đốc), quy trình duyệt thanh toán (liên quan đến Nhân viên, Kế toán, Trưởng phòng).
Data Flow Diagram (DFD – Sơ đồ luồng dữ liệu)
Loại sơ đồ này tập trung vào việc mô tả dữ liệu di chuyển qua một hệ thống như thế nào, thay vì mô tả các bước công việc. DFD cho thấy dữ liệu đến từ đâu, đi đâu, được xử lý và lưu trữ ra sao.
Dùng khi nào:
- Chủ yếu trong lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống, phát triển phần mềm.
- Khi cần phân tích cách một hệ thống thông tin (ví dụ: một website, một phần mềm) xử lý dữ liệu.
Ví dụ: Sơ đồ luồng dữ liệu của website thương mại điện tử (dữ liệu đơn hàng đi từ giỏ hàng -> hệ thống thanh toán -> cơ sở dữ liệu đơn hàng -> bộ phận kho).
Decision Flowchart (Lưu đồ quyết định/Cây quyết định)
Đây là loại flowchart nhấn mạnh vào các điểm quyết định (hình thoi) và các nhánh logic phát sinh từ đó.
Dùng khi nào:
- Mô tả các quy trình có nhiều điều kiện, quy tắc và kết quả khác nhau.
- Xây dựng kịch bản hỗ trợ khách hàng hoặc xử lý sự cố.
- Lập mô hình cho các quy tắc kinh doanh phức tạp.
Ví dụ: Lưu đồ chẩn đoán sự cố (“Máy tính có lên nguồn không?” -> Nếu “Không”, kiểm tra dây cắm; Nếu “Có”, kiểm tra màn hình…), lưu đồ tư vấn gói cước cho khách hàng dựa trên nhu cầu sử dụng.
Quy trình các bước để vẽ Flowchart
Để vẽ một flowchart hiệu quả, bạn cần thực hiện theo một quy trình có hệ thống, từ việc xác định mục tiêu đến rà soát và hoàn thiện sơ đồ.
Bước 1: Làm rõ mục tiêu và phạm vi: Bạn cần trả lời các câu hỏi: Vẽ flowchart này để làm gì? Lưu đồ nên bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu? Ví dụ, một lưu đồ có thể bắt đầu bằng “Nhận yêu cầu của khách hàng” và kết thúc bằng “Giao hàng thành công”.
Bước 2: Xác định input và output: Input là yếu tố đầu vào để bắt đầu quy trình (ví dụ: “Yêu cầu từ khách hàng”), còn output là kết quả cuối cùng mong muốn (“Sản phẩm được giao thành công”).
Bước 3: Ghi nhận các bên liên quan: Liệt kê tất cả các cá nhân, phòng ban hoặc hệ thống có tham gia vào quy trình. Điều này đặc biệt quan trọng khi vẽ sơ đồ flowchart dạng Swimlane.
Bước 4: Áp dụng ký hiệu và bắt đầu phác thảo: Hãy sử dụng các ký hiệu cơ bản đã học (Oval: Bắt đầu/Kết thúc; Chữ nhật: Hành động; Thoi: Quyết định) và bắt đầu phác thảo nháp từng bước của quy trình.
Bước 5: Rà soát và hoàn thiện lưu đồ: Chia sẻ bản nháp với các bên liên quan để nhận phản hồi. Kiểm tra lại tính logic và chỉnh sửa cho đến khi flowchart phản ánh chính xác thực tế và dễ hiểu.
Ví dụ mẫu Flowchart quy trình thường gặp trong doanh nghiệp
Để bạn dễ hình dung hơn, dưới đây là một số ví dụ minh họa về cách ứng dụng sơ đồ flowchart trong các quy trình thực tế.
Flowchart quy trình tuyển dụng nhân sự:
Quy trình tuyển dụng thường bao gồm nhiều bước cần phối hợp giữa các bộ phận. Flowchart dưới đây mô tả tuần tự các giai đoạn chính, từ nhận yêu cầu tuyển dụng đến khi onboarding nhân sự mới, giúp đảm bảo quy trình diễn ra minh bạch, nhất quán và giảm thiểu sai sót.
Flowchart quy trình xử lý task:
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc xử lý task theo quy trình chuẩn giúp tăng hiệu suất và hạn chế chồng chéo công việc. Sơ đồ dưới đây thể hiện luồng xử lý công việc từ khi nhận task, thực hiện, kiểm tra chéo (review) cho đến hoàn thành hoặc yêu cầu chỉnh sửa, giúp nhóm làm việc phối hợp mạch lạc và hiệu quả hơn.
Flowchart trong đào tạo và onboarding nhân sự mới:
Với các doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự liên tục mở rộng, quy trình đào tạo và onboarding đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập. Flowchart sau minh họa các bước từ chuẩn bị tài liệu, giới thiệu công ty, đào tạo chuyên môn đến bàn giao công việc, đảm bảo trải nghiệm hội nhập liền mạch và chuyên nghiệp cho nhân sự mới.
Phương pháp vẽ Flowchart được dùng nhiều nhất
Để một bản sơ đồ flowchart phát huy hiệu quả, bạn có thể lựa chọn giữa hai phương pháp chính. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng và nguồn lực hiện có, bạn có thể chọn vẽ tay hoặc sử dụng các phần mềm chuyên dụng.
Vẽ tay:
Đây là phương pháp truyền thống, phù hợp cho những ai muốn phác thảo ý tưởng một cách nhanh chóng và trực tiếp. Vẽ tay đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp nhóm hoặc khi bạn cần brainstorm ý tưởng mà không có sẵn công cụ công nghệ.
- Ưu điểm: Nhanh chóng, linh hoạt và phù hợp cho việc brainstorm ý tưởng trong các buổi họp nhóm.
- Nhược điểm: Khó chỉnh sửa khi có thay đổi, tính chuyên nghiệp không cao và khó chia sẻ cho nhiều người cùng lúc.
Sử dụng phần mềm:
Với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng phần mềm đã trở thành một lựa chọn phổ biến, giúp các doanh nghiệp tạo ra những bản flowchart chuyên nghiệp và dễ dàng quản lý. Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với cách làm thủ công.
- Ưu điểm: Tạo ra các sơ đồ chuyên nghiệp, dễ dàng chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ. Các phần mềm thường có sẵn các mẫu và ký hiệu chuẩn.
- Nhược điểm: Cần thời gian để làm quen với công cụ và một số phần mềm có tính phí.
- Các công cụ phổ biến: Lucidchart, Draw.io, Microsoft Visio, Miro.
Những điều cần tránh khi thiết kế Flowchart
Việc nắm vững các nguyên tắc xây dựng là yếu tố quan trọng để sơ đồ phát huy hiệu quả. Vậy đâu là những lưu ý cần nhớ sau khi đã tìm hiểu flowchart là gì?
- Mơ hồ về mục đích: Không xác định rõ ràng mục tiêu của flowchart ngay từ đầu.
- Quá phức tạp: Nhồi nhét quá nhiều chi tiết hoặc các bước không cần thiết, làm sơ đồ trở nên rối mắt.
- Sử dụng sai ký hiệu: Gây nhầm lẫn về ý nghĩa của từng bước, ví dụ dùng hình chữ nhật thay cho hình thoi tại điểm quyết định.
- Luồng logic lộn xộn: Các mũi tên đi ngược, cắt chéo nhau tùy tiện, làm người đọc khó theo dõi.
- Thiếu nhãn ở các nhánh quyết định: Không ghi rõ các lựa chọn “Có/Không” hoặc “Đúng/Sai” tại các điểm quyết định.
- Thiếu nhất quán: Kích thước, màu sắc, cách đặt tên các thành phần không đồng bộ.
Quản lý quy trình vận hành nhân sự với phần mềm nhân sự terra
Trong khi flowchart giúp quy trình làm việc trở nên rõ ràng và chuyên nghiệp hơn thì phần mềm nhân sự terra chính là công cụ hỗ trợ hiện thực hóa. Với thiết kế tối ưu và khả năng vận hành trực tuyến, phần mềm HRM terra giúp doanh nghiệp quản lý quy trình vận hành nhân sự nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý nhân sự terra mang đến cho doanh nghiệp:
- Nền tảng trực tuyến linh hoạt:
Truy cập dễ dàng trên điện thoại và laptop giúp bộ phận nhân sự hệ thống hóa công việc và vận hành trơn tru ở mọi nơi, mọi thời điểm.
- Một mức phí duy nhất:
Doanh nghiệp có thể sử dụng toàn bộ tính năng cùng các bản cập nhật trong tương lai chỉ với một mức phí duy nhất. Nhờ vậy mà công ty có thể tiết kiệm một khoản ngân sách và mang lại tính ổn định lâu dài.
- Đầy đủ chức năng xuyên suốt quy trình nhân sự:
Hệ thống xây dựng đầy đủ các tính năng: Chấm công, tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN cho đến đào tạo và đánh giá nhân viên; tất cả đều được tích hợp trong một nền tảng duy nhất.
- Tiết kiệm thời gian và công sức cho phòng nhân sự:
Giảm thiểu các quy trình thủ công, tăng độ chính xác của dữ liệu và tối ưu năng suất làm việc.
Nhờ những điểm nổi bật trên, phần mềm quản trị nhân sự terra đã trở thành giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình nhân sự một cách hiệu quả. Hệ thống giúp đảm bảo các bước vận hành được thực hiện mạch lạc, đúng trình tự, hạn chế sai sót và trùng lặp trong công việc.
Liên hệ ngay với terra để nhận được tư vấn và đề xuất giải pháp phù hợp nhất nhé!
Tổng kết
Việc hiểu rõ flowchart là gì và cách vẽ biểu đồ này là kỹ năng thiết yếu cho mọi doanh nghiệp. Bằng cách trực quan hóa quy trình, bạn sẽ dễ dàng tối ưu hóa, phát hiện vấn đề và cải thiện hiệu suất làm việc. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích để bạn áp dụng flowchart vào công việc một cách hiệu quả.
