HRIS là gì? HRIS hay Human Resources Information System là công cụ hữu ích lưu trữ thông tin liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Vì sao ngày càng nhiều công ty tại Việt Nam áp dụng hệ thống này? Bài viết dưới đây, terra sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm HRIS là gì, các chức năng cốt lõi, ưu và nhược điểm, cũng như tiêu chí lựa chọn giải pháp phù hợp.
HRIS là gì?
HRIS là gì? HRIS là viết tắt của Human Resource Information System hay còn gọi là hệ thống thông tin nhân sự, là một nền tảng phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu nhân sự, tự động hóa quy trình và tối ưu các nghiệp vụ hành chính – nhân sự.
HRIS là gì? HRM là gì? Đây là câu hỏi nhiều người gặp phải và chưa biết cách phân biệt. HRM (Human Resource Management) là quản trị nguồn nhân lực, tập trung vào chiến lược quản lý con người trong doanh nghiệp. Trong khi đó, HRIS (Human Resource Information System) là hệ thống quản lý thông tin nhân sự, hỗ trợ tự động hóa và lưu trữ dữ liệu, giúp HRM vận hành hiệu quả hơn.
Thay vì phải xử lý thủ công trên giấy tờ hoặc file Excel rời rạc, HRIS giúp tập trung toàn bộ dữ liệu nhân sự vào một hệ thống duy nhất, đảm bảo tính chính xác, bảo mật và dễ dàng truy cập khi cần. Nói cách khác, HRIS không chỉ đơn thuần là một công cụ lưu trữ thông tin nhân viên, mà còn là giải pháp cho phép theo dõi, phân tích và khai thác dữ liệu nhân sự nhằm hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
Ngày nay, khi hiểu rõ HRIS là gì và tận dụng đúng cách, các doanh nghiệp có thể xem hệ thống này như xương sống cho toàn bộ hoạt động quản trị nhân sự – từ tuyển dụng, chấm công, tính lương, đào tạo, cho đến đánh giá hiệu suất và hoạch định nhân sự dài hạn.
Chức năng của phần mềm HRIS
Chức năng của phần mềm HRIS là gì? HRIS thường bao gồm nhiều chức năng tích hợp, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách toàn diện. Các chức năng này không chỉ giúp giảm tải công việc hành chính mà còn nâng cao chất lượng quản trị, mang đến cái nhìn chiến lược cho lãnh đạo.
Quản lý tuyển dụng
HRIS giúp số hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng từ: đăng tin, lọc hồ sơ, phỏng vấn đến lưu trữ thông tin ứng viên. Nhờ đó, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng theo dõi tiến trình, so sánh ứng viên và xây dựng ngân hàng hồ sơ ứng viên tiềm năng.
Quản lý lương, thưởng
Một trong những tính năng quan trọng nhất của HRIS là tự động tính toán lương và các khoản thưởng dựa trên dữ liệu chấm công, hợp đồng lao động và chính sách đãi ngộ. Điều này giảm thiểu sai sót và giúp nhân sự tài chính tiết kiệm nhiều thời gian.
Quản lý phúc lợi
HRIS cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý các chế độ phúc lợi: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp, nghỉ phép… Nhờ đó, nhân viên được đảm bảo quyền lợi đầy đủ, đồng thời bộ phận nhân sự dễ dàng kiểm soát chi phí.
Quản lý chấm công
Kết nối với máy chấm công vân tay, thẻ từ hoặc ứng dụng di động, HRIS giúp ghi nhận giờ làm việc chính xác. Hệ thống này cũng cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình đi làm, nghỉ phép, tăng ca, từ đó hỗ trợ tính lương minh bạch.
Quản lý đào tạo
Đào tạo và phát triển nhân viên là yếu tố then chốt để doanh nghiệp duy trì sức cạnh tranh. HRIS hỗ trợ lập kế hoạch đào tạo, theo dõi tiến độ học tập, lưu trữ kết quả và đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo.
Quản lý hiệu suất
HRIS cung cấp công cụ thiết lập KPI, theo dõi hiệu suất cá nhân và đội nhóm, đồng thời tạo báo cáo minh bạch. Điều này giúp lãnh đạo dễ dàng ghi nhận đóng góp của nhân viên và đưa ra chính sách khen thưởng, đãi ngộ công bằng.
Quản lý phân tích và báo cáo
Một phần mềm HRIS management hiện đại không chỉ lưu trữ dữ liệu mà còn cung cấp các báo cáo phân tích chuyên sâu: tỷ lệ nghỉ việc, chi phí nhân sự, năng suất lao động,… Đây là cơ sở quan trọng để ban lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác.
Ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng phần mềm HRIS
Việc ứng dụng HRIS mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, nhưng cũng tồn tại những hạn chế nhất định.
| Ưu điểm |
|
| Nhược điểm |
|
Bảng 1. Ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng phần mềm HRIS
Hướng dẫn lựa chọn phần mềm HRIS
Một trong những quyết định quan trọng khi ứng dụng HRIS là lựa chọn hệ thống phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
Quy trình lựa chọn phần mềm HRIS
Để lựa chọn được hệ thống HRIS phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: bạn cần xác định doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong những khâu nào của bộ phận nhân sự, quy mô nhân sự là bao nhiêu, định hướng phát triển của doanh nghiệp.
- Bước 2: Xác định ngân sách tài chính: Việc xác định ngân sách giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm đơn vị cung cấp phù hợp.
- Bước 3: Tìm kiếm nhà cung cấp: ở bước này, bạn nên tham khảo ít nhất 3 nhà cung cấp để có cái nhìn tổng quan về dịch vụ, mức giá mà nhà cung cấp đưa ra.
- Bước 4: Đánh giá lại nhu cầu: Sau khi được tư vấn từ các nhà cung cấp, bạn nên xem lại đã phù hợp với yêu cầu và ngân sách của mình hay chưa. Nếu chưa hãy điều chỉnh và đề xuất lại với nhà cung cấp.
- Bước 5: Thỏa thuận với nhà cung cấp: HRIS sẽ gắn liền với hành trình phát triển của doanh nghiệp. Vì thế, bạn cần đảm bảo nhà cung cấp có thể cung cấp giải pháp ổn định, lâu dài, không ngừng đổi mới cải tiến dịch vụ.
- Bước 6: Ký hợp đồng và triển khai.
Xem thêm: 16 Phần mềm nhân sự HRM hiệu quả cho doanh nghiệp 2025
Các tiêu chí chọn mua phần hợp HRIS phù hợp
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm HRIS là gì? Khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng nhiều yếu tố để đảm bảo hệ thống mang lại hiệu quả lâu dài, không chỉ giải quyết nhu cầu hiện tại mà còn đáp ứng sự phát triển trong tương lai. Một số tiêu chí quan trọng bao gồm:
- Tính linh hoạt và khả năng mở rộng: Phần mềm HRIS cần cho phép dễ dàng tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, như file Excel, hệ thống kế toán hoặc ứng dụng quản trị khác. Đồng thời, hệ thống phải có khả năng mở rộng để theo kịp sự phát triển của doanh nghiệp, ví dụ khi tăng quy mô nhân sự hoặc thay đổi chính sách quản trị.
- Khả năng tích hợp với hệ thống khác: HRIS sẽ phát huy hiệu quả tối đa khi kết nối được với các công cụ khác như phần mềm chấm công, tính lương, tuyển dụng hay phúc lợi. Việc đồng bộ này giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung, giảm sai sót và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên.
- Triển khai và vận hành: Doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ ai là người chịu trách nhiệm triển khai dự án, mức độ hỗ trợ từ nhà cung cấp và thời gian cần thiết để đưa hệ thống vào hoạt động. Một giải pháp phức tạp nhưng thiếu hướng dẫn rõ ràng có thể gây tốn kém cả chi phí lẫn công sức.
- Chi phí đào tạo và sử dụng: Ngoài phí bản quyền phần mềm, doanh nghiệp cần tính đến chi phí đào tạo nhân sự, thời gian làm quen hệ thống và cả các khoản phát sinh khi nâng cấp hay bảo trì. Một phần mềm thân thiện, dễ sử dụng sẽ giúp tiết kiệm đáng kể.
- Quyền sở hữu và bảo mật dữ liệu: Doanh nghiệp cần đảm bảo quyền kiểm soát dữ liệu nhân sự luôn thuộc về mình, đặc biệt khi sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây của bên thứ ba. Nhà cung cấp cần có cơ chế bảo mật nhiều lớp, sao lưu dữ liệu định kỳ và phân quyền truy cập rõ ràng.
- Khả năng tự phục vụ cho nhân viên: Cho phép nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân, đăng ký phúc lợi hoặc theo dõi quá trình làm việc. Điều này không chỉ giảm tải cho phòng nhân sự mà còn nâng cao tính minh bạch và sự chủ động của người lao động.
Có thể sử dụng Excel và Google Sheet để quản trị nhân sự không?
Excel và Google Sheet vẫn thường được doanh nghiệp nhỏ sử dụng để quản lý nhân sự vì chi phí thấp và dễ triển khai. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp tạm thời vì:
- Dễ sai sót dữ liệu: Bảng tính được tạo và sửa tay rất dễ có lỗi: công thức sai, copy/paste nhầm, ô bị ghi đè… Các nghiên cứu chuyên sâu về lỗi bảng tính chỉ ra tỉ lệ lỗi lớn trong các workbook dùng cho việc ra quyết định quan trọng. Những lỗi này có thể dẫn tới sai sót tính lương, kê khai bảo hiểm hoặc báo cáo thuế.
- Kiểm soát truy cập và bảo mật kém: Google Sheets cho phép chia sẻ nhanh, nhưng chính cơ chế chia sẻ linh hoạt này cũng là rủi ro: người không có thẩm quyền có thể truy cập qua link. Excel lưu trữ cục bộ lại gây rủi ro khi nhiều người cùng chỉnh sửa, sao lưu không đầy đủ hoặc máy chủ nội bộ không an toàn.
- Thiếu lịch sử, audit trail và tuân thủ: Khi cơ quan thuế, BHXH hoặc kiểm toán yêu cầu đối chiếu hồ sơ, doanh nghiệp cần lịch sử thay đổi rõ ràng và chứng từ điện tử có chữ ký số. Excel/Sheets thường không đáp ứng tốt yêu cầu lưu vết và chứng minh nguồn gốc dữ liệu theo tiêu chuẩn kiểm toán. Điều này gây rủi ro pháp lý trong trường hợp tranh chấp.
- Không tự động hoá các nghiệp vụ lõi (payroll, chấm công, báo cáo): Các công việc như tính lương theo nhiều hệ số, khấu trừ BH, đối chiếu bảo hiểm, tích hợp máy chấm công, xuất báo cáo định kỳ, nếu làm thủ công bằng bảng tính sẽ tốn nhiều công sức và dễ sai. Hệ thống HRIS/HCM tự động hóa phần lớn các bước này, giảm thời gian thủ công xuống rõ rệt.
- Khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển: Khi số lượng nhân viên, chế độ lương phức tạp hay mở rộng nhiều chi nhánh, quản trị bằng file rời rạc sẽ không còn hiệu quả: đồng bộ dữ liệu chậm, tác vụ xuất nhập lặp lại và không thể đảm bảo tính nhất quán. Đây là lúc doanh nghiệp cần hệ thống có khả năng mở rộng và tích hợp.
Nếu doanh nghiệp có một trong các dấu hiệu sau thì cần cân nhắc chuyển sang hệ thống HRIS ngay: quy mô > 20 nhân viên, tính lương phức tạp, nhiều loại hợp đồng, yêu cầu báo cáo định kỳ cho cơ quan quản lý, hoặc cần tích hợp chấm công/payroll/tuyển dụng. Những dấu hiệu này thường đồng nghĩa với rủi ro khi tiếp tục dùng bảng tính.
Phần mềm quản trị nhân sự terra HR System
Một trong những giải pháp thu hút sự quan tâm của doanh nghiệp là phần mềm nhân sự terra HR System. Phần mềm quản lý nhân sự terra với nền tảng trực tuyến, giúp cho doanh nghiệp:
- Chấm công tối ưu với đa dạng các hình thức: Nhận diện khuôn mặt, GPS, wifi,…
- Tối ưu quy trình tính lương: Tự động tính lương và các khoản phúc lợi, xuất và gửi bảng lương đúng hạn đến nhân sự.
- Quản lý hồ sơ, dữ liệu nhân sự, giúp cho việc tra cứu dễ dàng, giảm thiểu sai sót;
- Quản lý minh bạch mọi quy trình và thông tin, giúp nhân viên hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm.
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn thời gian, công sức cho bộ phận nhân sự.
Cụ thể, khi dùng dịch vụ phần mềm HRM terra, doanh nghiệp được trải nghiệm 9 chức năng như sau:
- Quản lý dữ liệu nhân sự;
- Chấm công;
- Quản lý nghỉ phép và làm thêm giờ;
- Tính lương;
- Quản lý bảo hiểm xã hội;
- Quản lý tuyển dụng;
- Quản lý hợp đồng lao động;
- Quản lý đào tạo;
- Quản lý đánh giá nhân sự.
Liên hệ ngay với terra để nhận tư vấn chi tiết!
Tổng kết
HRIS là gì? Đó là công cụ thiết yếu để nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong kỷ nguyên số. Từ việc hiểu rõ HRIS là gì, các chức năng, ưu nhược điểm, đến cách lựa chọn phần mềm phù hợp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng một hệ thống nhân sự vững chắc.
