WBS là gì? Cách xây dựng sơ đồ WBS trong quản lý dự án

Để quản lý một dự án phức tạp và đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng, bạn cần hiểu rõ WBS là gì. WBS (Work Breakdown Structure) hay còn gọi là cấu trúc phân rã công việc, là bước khởi đầu quan trọng của dự án. Bài viết này, terra sẽ giải thích cặn kẽ về WBS, ví dụ thực tế và hướng dẫn chi tiết cách áp dụng. Qua đó, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch chính xác và nâng cao tỷ lệ thành công cho mọi dự án.

Giới thiệu về WBS và vai trò trong quản lý dự án

WBS là gì? WBS là viết tắt của từ gì? Work Breakdown Structure) là một phương pháp phân rã một dự án lớn thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Nó tập trung vào việc xác định các sản phẩm hoặc kết quả cần bàn giao (deliverables) thay vì các hành động cụ thể. 

Mục đích chính của WBS là gì? Đó là làm rõ toàn bộ phạm vi dự án. Nó tạo ra một nền tảng vững chắc cho việc lập kế hoạch, ước tính chi phí, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ một cách chính xác. Thông qua WBS, tất cả các bên liên quan, từ đội ngũ dự án đến khách hàng, đều có một cái nhìn chung và thống nhất về những gì cần được thực hiện. Đơn vị công việc nhỏ nhất trong WBS được gọi là Gói công việc (Work Package).

Lợi ích của WBS đối với các bên tham gia dự án

Việc hiểu được WBS là gì và áp dụng WBS mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp dự án vận hành một cách trơn tru và có tổ chức hơn. Dưới đây là những đóng góp của WBS cho quản lý dự án:

• Minh bạch hóa phạm vi dự án: WBS giúp xác định đầy đủ 100% công việc cần làm và tạo ra một thỏa thuận rõ ràng về những gì được bao gồm. Điều này ngăn chặn hiệu quả hiện tượng “scope creep” (phạm vi phình to không kiểm soát), vì tất cả các bên đều phải thống nhất về sản phẩm bàn giao cuối cùng ngay từ đầu.
• Nền tảng cho việc lập kế hoạch chính xác: Thay vì ước tính mơ hồ cho cả dự án, WBS cho phép bạn ước tính chi phí và thời gian cho từng Gói công việc nhỏ. Việc tổng hợp các ước tính chi tiết này (từ dưới lên) sẽ mang lại một ngân sách và lịch trình tổng thể đáng tin cậy hơn nhiều.
• Tăng cường sự giao tiếp và phối hợp: Cấu trúc WBS tạo ra một “ngôn ngữ chung” cho tất cả các bên liên quan, từ khách hàng đến đội ngũ kỹ thuật. Khi mọi người cùng tham chiếu đến một cấu trúc duy nhất, sự hiểu lầm giữa các phòng ban sẽ được loại bỏ, đảm bảo tất cả cùng hướng đến một mục tiêu chung.
• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Mỗi Gói công việc ở cấp thấp nhất có thể được gán quyền sở hữu cho một cá nhân hoặc một nhóm cụ thể. Điều này tạo ra ý thức trách nhiệm mạnh mẽ, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi công việc và loại bỏ tình trạng “cha chung không ai khóc” khi có vấn đề phát sinh.
• Hỗ trợ quản lý rủi ro hiệu quả: Việc chia nhỏ dự án thành các thành phần cụ thể giúp đội ngũ dễ dàng nhận diện rủi ro tiềm ẩn ở từng phần việc. Bạn có thể phân tích rủi ro cho từng Gói công việc, giúp việc lên phương án dự phòng trở nên chủ động và chính xác hơn thay vì xử lý rủi ro chung chung.
• Tạo cơ sở để theo dõi và kiểm soát tiến độ: WBS cho phép đo lường tiến độ một cách hữu hình dựa trên số Gói công việc đã hoàn thành, thay vì dựa trên cảm giác mơ hồ. Điều này giúp bạn so sánh chính xác giữa thực tế và kế hoạch, phát hiện các điểm nghẽn và sai lệch ngay từ sớm để kịp thời điều chỉnh.

Cấu trúc và các thành phần chính trong WBS

Một WBS thường được tổ chức theo cấu trúc phân cấp từ trên xuống dưới. Để hiểu rõ cấu trúc này, chúng ta cần nắm được các thành phần cốt lõi của nó:

• Cấp 1: Tên dự án: Đây là cấp cao nhất, là “nút gốc” của toàn bộ sơ đồ, thể hiện mục tiêu cuối cùng hoặc sản phẩm bàn giao tổng thể. Nó đóng vai trò là tiêu đề chung, tóm tắt toàn bộ phạm vi công việc sẽ được phân rã bên dưới. Ví dụ: “Dự án Ra mắt Sản phẩm Mới 2026”.
• Cấp 2: Các hạng mục chính/Giai đoạn: Đây là lớp phân rã đầu tiên từ tên dự án, đại diện cho các nhóm công việc lớn hoặc các giai đoạn chính. Bạn có thể chia theo sản phẩm bàn giao (vd: Thiết kế, Phần mềm, Tài liệu) hoặc theo giai đoạn (vd: Phân tích, Thiết kế, Phát triển). Cấp này giúp tổ chức dự án thành các phần chính có thể quản lý được.
• Cấp 3 trở đi: Các công việc con/Sản phẩm bàn giao phụ: Đây là quá trình phân rã thực sự, nơi các hạng mục Cấp 2 được chia nhỏ hơn nữa. Quá trình này có thể tiếp tục đến Cấp 4, Cấp 5 tùy độ phức tạp của dự án, miễn là các mục con vẫn là “sản phẩm bàn giao” chứ chưa phải “hành động” cụ thể.
• Gói công việc (Work Package): Đây là cấp độ thấp nhất trong WBS, là điểm dừng của quá trình phân rã. Một Gói công việc phải là một đơn vị đủ nhỏ để có thể ước tính chi phí, thời gian và giao phó trách nhiệm cho một cá nhân hoặc một nhóm cụ thể. Đây chính là đơn vị cơ sở để lập kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến độ.
• Từ điển WBS (WBS Dictionary): Đây là một tài liệu đi kèm, không thể thiếu, có vai trò giải thích chi tiết cho từng thành phần trong WBS. Đối với mỗi Gói công việc, Từ điển WBS sẽ mô tả rõ: người chịu trách nhiệm, tiêu chí chấp nhận, ngân sách, các mốc thời gian, tài nguyên cần thiết,… Nó biến sơ đồ WBS từ một bức tranh tổng quan thành một kế hoạch hành động chi tiết.

Các cách thể hiện sơ đồ phân chia công việc WBS

Tùy vào nhu cầu và công cụ sử dụng, WBS có thể được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau. Mỗi dạng có ưu điểm riêng trong việc giao tiếp và lập kế hoạch.

Dạng Outline/Danh sách (List View)

Đây là cách đơn giản và nhanh chóng nhất, thường được dùng trong các tài liệu văn bản. Nó sử dụng các gạch đầu dòng và thụt lề để thể hiện cấu trúc phân cấp (ví dụ: 1.0, 1.1, 1.1.1). Dạng này rất dễ tạo, dễ chỉnh sửa và sao chép, nhưng có thể hơi khó để hình dung bức tranh tổng thể một cách trực quan.

Ví dụ:

1.0 Chiến dịch Marketing ra mắt sản phẩm X

• 1.1 Nghiên cứu & Lập kế hoạch
  • 1.1.1 Báo cáo phân tích thị trường & đối thủ
  • 1.1.2 Tài liệu chân dung khách hàng mục tiêu
  • 1.1.3 Kế hoạch tổng thể chiến dịch
• 1.2 Sản xuất Nội dung & Tài sản Marketing
  • 1.2.1 Bộ ảnh và video quảng bá sản phẩm
  • 1.2.2 Các bài viết PR và Blog
  • 1.2.3 Landing Page ra mắt sản phẩm
• 1.3 Triển khai các kênh truyền thông
  • 1.3.1 Các chiến dịch quảng cáo đã thiết lập
  • 1.3.2 Các bài PR đã được đăng tải
• 1.4 Đo lường & Báo cáo
  • 1.4.1 Báo cáo hiệu quả hàng tuần
  • 1.4.2 Báo cáo tổng kết chiến dịch

Dạng Sơ đồ cây (Tree Diagram)

Đây là cách trực quan và phổ biến nhất, tương tự như một sơ đồ tổ chức công ty. Nó thể hiện rõ ràng mối quan hệ cha-con giữa các hạng mục công việc. Dạng sơ đồ này rất tuyệt vời cho các buổi thuyết trình hoặc các cuộc họp với ban lãnh đạo, vì nó giúp mọi người nhanh chóng nắm bắt được toàn bộ phạm vi dự án chỉ trong một cái nhìn.

Dạng Bảng tính (Spreadsheet)

Sử dụng các hàng và cột trong Excel hoặc Google Sheets là một phương pháp rất thực tế và mạnh mẽ. Bạn có thể dùng các hàng để liệt kê công việc và sử dụng các cột để thêm nhiều thông tin chi tiết (metadata) như: Mã WBS, người phụ trách, chi phí dự kiến, trạng thái… Biến WBS của bạn từ một sơ đồ đơn giản thành một cơ sở dữ liệu để theo dõi.

Tích hợp trong Biểu đồ Gantt (Gantt Chart)

Trong các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp (như MS Project, ClickUp), WBS chính là phần “danh sách công việc” (task list) ở phía bên trái biểu đồ. Cấu trúc WBS tạo nên nền tảng “cái gì” cần làm, sau đó Biểu đồ Gantt sẽ bổ sung yếu tố “khi nào” (thời gian) và “sự phụ thuộc” (dependencies) vào, tạo nên một kế hoạch dự án hoàn chỉnh.

Ví dụ về cấu trúc phân chia công việc WBS

WBS là gì? Cấu trúc phân chia công việc WBS sẽ dễ hiểu hơn rất nhiều khi được áp dụng vào các tình huống thực tế. Dưới đây là ba ví dụ minh họa cách WBS được xây dựng cho các loại dự án phổ biến trong doanh nghiệp.

Ví dụ 1: Dự án triển khai hệ thống phần mềm Nhân sự (HRM)

Đây là một ví dụ điển hình cho các doanh nghiệp đang chuyển đổi số. WBS được cấu trúc theo các giai đoạn chính, tập trung vào các sản phẩm bàn giao cụ thể ở mỗi bước của quá trình triển khai.

• 1.0 Triển khai hệ thống HRM
  • 1.1 Giai đoạn Khởi tạo & Lập kế hoạch
    • 1.1.1 Tài liệu phân tích yêu cầu
    • 1.1.2 Bảng so sánh và lựa chọn nhà cung cấp
    • 1.1.3 Kế hoạch triển khai chi tiết (Timeline, nhân sự, ngân sách)
  • 1.2 Giai đoạn Cấu hình hệ thống
    • 1.2.1 Phân hệ Chấm công – Tính lương đã được cấu hình
    • 1.2.2 Phân hệ Tuyển dụng đã được cấu hình
    • 1.2.3 Phân hệ Quản lý hồ sơ nhân viên đã được cấu hình
  • 1.3 Giai đoạn Di chuyển dữ liệu & Tích hợp
    • 1.3.1 Dữ liệu nhân sự cũ đã được làm sạch và chuẩn hóa
    • 1.3.2 Toàn bộ dữ liệu được nhập thành công lên hệ thống mới
  • 1.4 Giai đoạn Đào tạo & Triển khai
    • 1.4.1 Tài liệu hướng dẫn sử dụng
    • 1.4.2 Các buổi đào tạo đã được tổ chức
    • 1.4.3 Hệ thống đi vào hoạt động chính thức (Go-live)
    • 1.4.4 Báo cáo hỗ trợ sau triển khai

Ví dụ 2: Dự án Tổ chức chiến dịch Marketing ra mắt sản phẩm mới

Ví dụ này cho thấy cách WBS quản lý một chiến dịch phức hợp với nhiều hoạt động trên các kênh khác nhau, tập trung vào các “tài sản marketing” cần sản xuất.

• 1.0 Chiến dịch Marketing ra mắt sản phẩm X
  • 1.1 Nghiên cứu & Lập kế hoạch
    • 1.1.1 Báo cáo phân tích thị trường & đối thủ
    • 1.1.2 Tài liệu chân dung khách hàng mục tiêu
    • 1.1.3 Kế hoạch tổng thể chiến dịch (KPIs, Ngân sách, Thông điệp)
  • 1.2 Sản xuất Nội dung & Tài sản Marketing (Assets)
    • 1.2.1 Bộ ảnh và video quảng bá sản phẩm
    • 1.2.2 Các bài viết PR và Blog
    • 1.2.3 Nội dung cho các kênh mạng xã hội (Social Media Content)
    • 1.2.4 Landing Page ra mắt sản phẩm
  • 1.3 Triển khai các kênh truyền thông
    • 1.3.1 Các chiến dịch quảng cáo đã thiết lập (Facebook Ads, Google Ads)
    • 1.3.2 Các bài PR đã được đăng tải
    • 1.3.3 Chuỗi Email Marketing đã được gửi đi
  • 1.4 Đo lường & Báo cáo
    • 1.4.1 Hệ thống tracking đã được cài đặt
    • 1.4.2 Báo cáo hiệu quả hàng tuần
    • 1.4.3 Báo cáo tổng kết chiến dịch

Ví dụ 3: Dự án Xây dựng quy trình tuyển dụng nội bộ

Ví dụ này thể hiện một dự án cải tiến quy trình trong nội bộ, rất phù hợp với lĩnh vực nhân sự, tập trung vào việc tạo ra các tài liệu và quy chuẩn mới.

• 1.0 Xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn
  • 1.1 Khảo sát & Phân tích hiện trạng
    • 1.1.1 Biên bản phỏng vấn các Trưởng bộ phận
    • 1.1.2 Sơ đồ quy trình tuyển dụng hiện tại và các điểm yếu
  • 1.2 Thiết kế Quy trình & Biểu mẫu
    • 1.2.1 Lưu đồ quy trình tuyển dụng mới
    • 1.2.2 Bộ biểu mẫu đi kèm (Phiếu yêu cầu tuyển dụng, Mẫu đánh giá phỏng vấn…)
    • 1.2.3 Ngân hàng câu hỏi phỏng vấn theo năng lực
  • 1.3 Thử nghiệm & Hiệu chỉnh
    • 1.3.1 Kế hoạch triển khai thí điểm
    • 1.3.2 Báo cáo kết quả và phản hồi từ đợt thử nghiệm
  • 1.4 Ban hành & Đào tạo
    • 1.4.1 Tài liệu quy trình tuyển dụng chính thức
    • 1.4.2 Kế hoạch và tài liệu buổi đào tạo
    • 1.4.3 Biên bản họp ban hành quy trình mới

Phân loại WBS phổ biến hiện nay

Trong thực tế, có hai phương pháp chính để tiếp cận và xây dựng cấu trúc WBS, mỗi phương pháp có một trọng tâm khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp nào sẽ ảnh hưởng đến cách bạn lập kế hoạch và kiểm soát dự án.

Dạng WBS theo sản phẩm bàn giao (Deliverable-Based)

Đây là phương pháp phân rã dự án dựa trên các kết quả hoặc sản phẩm hữu hình/vô hình cần bàn giao, trả lời cho câu hỏi “Chúng ta sẽ tạo ra cái gì?”. Ví dụ: Dự án xây nhà sẽ được phân rã thành Móng, Khung nhà, Mái nhà, Hệ thống điện,… Đây là cách tiếp cận được khuyến khích nhất vì nó đảm bảo mọi công việc đều hướng tới kết quả cuối cùng.

Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là tính rõ ràng và khả năng kiểm soát phạm vi vượt trội. Khi mọi thứ được định nghĩa bằng sản phẩm, đội ngũ và khách hàng có một sự hiểu biết chung, cụ thể về những gì sẽ được hoàn thành. Điều này làm cho việc ước tính chi phí và thời gian trở nên chính xác hơn.

Xem thêm: Flowchart là gì? Vai trò & cách vẽ flowchart cho doanh nghiệp

Dạng WBS theo từng giai đoạn thực hiện (Phase-Based)

Dạng WBS này phân rã dự án dựa trên các giai đoạn của vòng đời dự án như: Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực thi, Kiểm soát, và Đóng dự án. Các sản phẩm bàn giao sẽ được liệt kê bên trong từng giai đoạn tương ứng. Phương pháp này hữu ích cho các dự án rất dài, nơi việc kiểm soát các cổng chuyển giao giai đoạn (phase gates) là cực kỳ quan trọng.

Phương pháp này thường thấy trong các mô hình dự án truyền thống (waterfall). Tuy nhiên, nó có một rủi ro là có thể gây nhầm lẫn giữa các giai đoạn (phases) và các sản phẩm bàn giao (deliverables). Nếu không cẩn thận, đội nhóm có thể tập trung vào việc hoàn thành thay vì tạo ra kết quả.

Hướng dẫn 6 bước lập sơ đồ WBS hiệu quả

Sau khi đã nắm vững các khái niệm và nguyên tắc, câu hỏi quan trọng tiếp theo là: Làm thế nào để bắt đầu xây dựng một WBS? Quá trình này không hề phức tạp nếu bạn tuân theo một quy trình có cấu trúc. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 6 bước:

• Bước 1: Làm rõ phạm vi và đích đến của dự án Đây là bước nền tảng. Hãy tập hợp các tài liệu quan trọng như Tuyên bố phạm vi dự án (Project Scope Statement) và yêu cầu của các bên liên quan để có một cái nhìn thống nhất về mục tiêu cuối cùng. Cần làm rõ:
  • Dự án hướng đến mục tiêu gì?
  • Sản phẩm bàn giao cuối cùng là gì?
  • Phạm vi nào nằm trong và ngoài dự án?

Ví dụ:

• • Mục tiêu: Triển khai hệ thống phần mềm HRM cho toàn bộ công ty.
  • Phạm vi: Bao gồm chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ, tuyển dụng.

• Bước 2: Xác định các hạng mục chính (Cấp 2) Từ mục tiêu cuối cùng, hãy xác định các sản phẩm bàn giao chính hoặc các giai đoạn lớn nhất của dự án. Đây sẽ là các nhánh đầu tiên trong cấu trúc WBS của bạn.

Chia dự án thành các phase lớn như:

• • Khởi tạo & lập kế hoạch
  • Phân tích & thiết kế
  • Cấu hình & phát triển
  • Kiểm thử
  • Đào tạo & triển khai
  • Hỗ trợ sau Go-live

• Bước 3: Tách nhỏ thành các phần việc cụ thể (Phân rã) Cùng với đội ngũ dự án, hãy lần lượt chia nhỏ các hạng mục ở Cấp 2 thành các hạng mục con ở Cấp 3, Cấp 4… Quá trình này được gọi là “decomposition” (phân rã).

Ví dụ: “Khởi tạo & lập kế hoạch” gồm:

• • Phân tích yêu cầu nghiệp vụ
  • Lựa chọn nhà cung cấp
  • Lập kế hoạch chi tiết

Hãy đảm bảo mỗi nhóm công việc đều tạo ra một kết quả cụ thể.

• Bước 4: Xác định các gói công việc (Work Packages) Tiếp tục phân rã cho đến khi bạn đạt đến cấp độ thấp nhất là Gói công việc – một đơn vị công việc đủ nhỏ để có thể quản lý, ước tính chi phí, thời gian và giao phó cho một người/nhóm cụ thể.

Tiếp tục chia các nhóm công việc thành:

• • Có người chịu trách nhiệm rõ ràng
  • Có thể đo lường tiến độ
  • Có đầu ra cụ thể (tài liệu, báo cáo, module, buổi đào tạo…)

• Bước 5: Liệt kê hoạt động chi tiết trong từng gói (nếu cần) Mặc dù WBS tập trung vào “cái gì”, bạn có thể liệt kê các hoạt động hoặc danh sách công việc (checklist) cụ thể cần làm để hoàn thành từng Gói công việc. Hoạt động này thường thuộc về giai đoạn lập lịch trình chi tiết.
• Bước 6: Trình bày WBS và tạo mã định danh Chọn một hình thức trình bày phù hợp (sơ đồ cây, danh sách…) và gán mã định danh duy nhất cho từng thành phần (ví dụ: 1.1, 1.1.2) để dễ dàng tham chiếu và theo dõi trong suốt dự án.

Khi nào nên áp dụng WBS trong dự án?

WBS nên được áp dụng cho hầu hết các dự án, trừ những dự án cực kỳ đơn giản, ngắn hạn và chỉ có một người thực hiện. Nó đặc biệt trở nên cần thiết và phát huy tối đa hiệu quả khi dự án có các đặc điểm sau:

• Phạm vi lớn và phức tạp với nhiều hạng mục đan xen: Khi một dự án có quá nhiều kết quả đầu ra và các phần việc phụ thuộc lẫn nhau, việc quản lý bằng một danh sách công việc đơn thuần là bất khả thi. Bộ não con người không thể theo dõi hàng trăm nhiệm vụ cùng lúc.
• WBS hoạt động như một “hệ thống tủ hồ sơ”: Giúp bạn sắp xếp sự hỗn loạn đó thành các ngăn kéo có trật tự. Nó chia nhỏ sự “choáng ngợp” thành những phần việc “có thể quản lý được”, đảm bảo không một hạng mục quan trọng nào bị bỏ sót trong quá trình lập kế hoạch.
• Có sự tham gia của nhiều đội nhóm, phòng ban hoặc đối tác: Khi nhiều bên cùng tham gia, mỗi nhóm thường chỉ nhìn thấy phần việc của mình. Chẳng hạn: Phòng Marketing, IT và một đối tác agency bên ngoài có thể có những cách hiểu rất khác nhau về một mục tiêu chung.
• WBS tạo ra một bản đồ chung duy nhất cho toàn bộ dự án: Mọi người đều có thể thấy rõ phần việc của mình nằm ở đâu, liên quan đến ai và ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng như thế nào, từ đó loại bỏ các lỗ hổng trong giao tiếp và phối hợp.
• Yêu cầu quản lý chặt chẽ về chi phí và tiến độ: Bạn không thể ước tính chi phí chính xác cho một mục tiêu mơ hồ như: xây dựng phần mềm. Việc ước tính chỉ trở nên đáng tin cậy khi nó được thực hiện trên các gói công việc nhỏ, được định nghĩa rõ ràng.
• WBS chính là nền tảng cho phương pháp ước tính từ dưới lên (bottom-up): Bằng cách tính toán chi phí và thời gian cho từng Gói công việc rồi tổng hợp lại, bạn sẽ có một ngân sách và lịch trình tổng thể dựa trên dữ liệu thực tế, thay vì chỉ là phỏng đoán.
• Cần sự thống nhất cao về phạm vi công việc giữa các bên liên quan: Sự khác biệt trong kỳ vọng giữa khách hàng và đội ngũ dự án là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây thất bại. WBS là công cụ giao tiếp hữu hiệu để thống nhất các kỳ vọng này ngay từ đầu.

Bằng cách cùng nhau xem xét và phê duyệt WBS, khách hàng sẽ hiểu chính xác những gì họ sẽ nhận được (và cả những gì không bao gồm trong dự án). Điều này biến một ý tưởng trừu tượng thành một kế hoạch cụ thể, giúp tránh được những yêu cầu thay đổi tốn kém về sau.

Nguyên tắc cần nhớ khi xây dựng sơ đồ WBS

Nguyên tắc cần nhớ khi xây dựng sơ đồ WBS là gì? Để WBS không chỉ là một danh sách công việc mà trở thành nền tảng vững chắc cho cả dự án, việc xây dựng nó cần tuân thủ những nguyên tắc cốt lõi sau:

Nguyên tắc 100% 

Nguyên tắc 100% quy định rằng WBS phải bao hàm toàn bộ 100% phạm vi công việc đã được xác định của dự án. Tổng cộng tất cả công việc ở các cấp con (cấp thấp hơn) phải bằng đúng 100% công việc của mục lớn. Đồng thời, WBS không bỏ sót và cũng không thêm vào bất kỳ công việc nào nằm ngoài phạm vi đã thống nhất.

Không trùng lặp (Mutually Exclusive)

Mỗi thành phần trong WBS phải là duy nhất và không được chồng chéo phạm vi với bất kỳ thành phần nào khác. Ví dụ, một gói công việc không thể xuất hiện ở hai nhánh khác nhau. Điều này đảm bảo việc phân công trách nhiệm rõ ràng, tránh tình trạng một công việc được thực hiện hai lần hoặc bị bỏ sót vì không ai chịu trách nhiệm. Nó cũng giúp cho việc ước tính chi phí và nguồn lực không bị tính trùng.

Tập trung vào “Cái gì” không phải “Làm thế nào”

Các thành phần của WBS phải mô tả kết quả đầu ra hoặc sản phẩm bàn giao, chứ không phải các hành động hay nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, một hạng mục WBS nên là “Bản thiết kế kỹ thuật” thay vì “Thực hiện thiết kế”. Việc “làm thế nào” để tạo ra bản thiết kế đó sẽ được xác định sau, trong quá trình lập lịch trình (biểu đồ Gantt).

Quy tắc 8/80 (Gợi ý)

Đây là một quy tắc kinh nghiệm, không phải là luật cứng, nhưng rất hữu ích để xác định mức độ phân rã chi tiết. Một Gói công việc ở cấp thấp nhất nên có thời lượng thực hiện không ít hơn 8 giờ (một ngày làm việc) và không nhiều hơn 80 giờ (hai tuần làm việc).

• Nếu nhỏ hơn 8 giờ: Bạn có thể đang quản lý quá vi mô.
• Nếu lớn hơn 80 giờ: Gói công việc đó có thể vẫn quá lớn, khó kiểm soát và nên được chia nhỏ thêm.

So sánh WBS với Gantt chart, CPM và PERT

WBS là gì? Biểu đồ Gantt là gì? CPM và PERT là gì? Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn sử dụng chúng một cách hiệu quả và đúng mục đích. 

WBS, biểu đồ Gantt, CPM và PERT thường được nhắc đến cùng nhau, dẫn đến một số nhầm lẫn phổ biến. Nhiều người lầm tưởng rằng đây là các công cụ có thể thay thế cho nhau. Trên thực tế, chúng là công cụ giải quyết một câu hỏi khác nhau trong quá trình lập kế hoạch.

Bảng: So sánh WBS với Gantt chart, CPM và PERT

Xem thêm:SOP là gì? Cách vận hành tiêu chuẩn (SOP) cho doanh nghiệp

Công cụ hỗ trợ thiết kế WBS hiệu quả

Việc lựa chọn công cụ phù hợp sẽ giúp quá trình tạo và quản lý WBS trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn. Bạn có thể tạo WBS bằng các công cụ đơn giản như giấy bút, bảng trắng hoặc các phần mềm chuyên dụng để tăng hiệu quả và tính cộng tác.

1. Microsoft Project

Đây được xem là ông lớn và là tiêu chuẩn vàng trong ngành quản lý dự án chuyên nghiệp, đặc biệt tại các doanh nghiệp lớn.

• Ưu điểm: Sức mạnh của Microsoft Project nằm ở khả năng quản lý toàn diện. Nó không chỉ giúp bạn tạo WBS, mà còn cho phép liên kết từng Gói công việc (Work Package) với nguồn lực cụ thể, ngân sách chi tiết và lịch trình thực hiện trên biểu đồ Gantt. Mọi thứ được tích hợp chặt chẽ, giúp nhà quản lý có cái nhìn 360 độ về dự án.
• Nhược điểm cần cân nhắc: Sự mạnh mẽ đó phải trả giá bằng chi phí bản quyền cao và một giao diện phức tạp, có phần lỗi thời. Đối với các đội nhóm nhỏ hoặc những người mới làm quen với quản lý dự án, MS Project có thể là “quá sức”, đòi hỏi thời gian đào tạo đáng kể để có thể sử dụng thành thạo.

2. Lucidchart

Lucidchart là một công cụ chuyên về vẽ sơ đồ tư duy và lưu đồ, rất mạnh mẽ trong giai đoạn khởi tạo và lập kế hoạch dự án.

• Ưu điểm: Điểm mạnh nhất của Lucidchart là giao diện kéo-thả cực kỳ trực quan và khả năng cộng tác theo thời gian thực. Cả đội có thể cùng tham gia vào một “bảng trắng” kỹ thuật số để brainstorm và xây dựng cấu trúc WBS. Việc này thúc đẩy sự sáng tạo và đảm bảo mọi người đều thống nhất ý kiến ngay từ đầu.
• Nhược điểm cần cân nhắc: Lucidchart chỉ dừng lại ở việc “vẽ” ra kế hoạch. Sau khi có sơ đồ WBS, bạn không thể gán công việc, theo dõi tiến độ hay quản lý ngân sách trực tiếp trên đó. Bạn sẽ phải chuyển thông tin từ WBS sang một công cụ quản lý tác vụ khác, gây ra sự gián đoạn trong quy trình.

3. ClickUp

ClickUp đại diện cho thế hệ công cụ quản lý dự án “tất cả trong một”, hướng đến sự linh hoạt và khả năng tùy biến cao.

• Ưu điểm: Sự linh hoạt là điểm nổi bật nhất. Bạn có thể bắt đầu WBS dưới dạng một danh sách đơn giản, sau đó dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa các chế độ xem khác nhau như Bảng Kanban, Biểu đồ Gantt, Lịch… mà không cần thay đổi dữ liệu. Điều này cho phép mỗi thành viên trong nhóm làm việc theo cách họ thấy thoải mái nhất.
• Nhược điểm cần cân nhắc: Con dao hai lưỡi của ClickUp chính là có quá nhiều tính năng. Đối với người mới, việc phải tìm hiểu và thiết lập mọi thứ từ đầu có thể gây choáng ngợp. Nếu không có quy trình sử dụng thống nhất, đội nhóm có thể bị “loạn” trong chính công cụ của mình.

4. Notion

Notion không chỉ là một công cụ quản lý dự án, mà là một không gian làm việc số, nơi bạn có thể xây dựng mọi thứ như những khối lego.

• Ưu điểm: Điểm độc đáo của Notion là khả năng liên kết WBS trực tiếp với các tài liệu liên quan. Bạn có thể nhấp vào một Gói công việc và xem ngay các ghi chú cuộc họp, bản phân tích yêu cầu, hay tài liệu thiết kế liên quan đến nó. Điều này tạo ra một hệ thống thông tin cực kỳ mạch lạc và tập trung.
• Nhược điểm cần cân nhắc: Sự linh hoạt của Notion đòi hỏi người dùng phải tự xây dựng cấu trúc. Nó không có sẵn các tính năng quản lý dự án chuyên sâu như thiết lập đường găng (critical path) hay quản lý tài nguyên phức tạp. Bạn phải là người “kiến trúc sư” cho chính hệ thống của mình.

Gợi ý lựa chọn:

• Dành cho các doanh nghiệp lớn và nhà quản lý dự án chuyên nghiệp (PMP): Microsoft Project là lựa chọn không thể thay thế nhờ khả năng quản lý tài nguyên và ngân sách chi tiết.
• Dành cho các đội nhóm ưu tiên sự trực quan và cộng tác trong giai đoạn lập kế hoạch: Lucidchart là công cụ hoàn hảo để bắt đầu, giúp mọi người cùng nhau “vẽ” ra bức tranh toàn cảnh của dự án.
• Dành cho các đội nhóm năng động, cần một công cụ tất cả trong một để quản lý từ A – Z: ClickUp cung cấp sự linh hoạt để vừa lập kế hoạch, vừa theo dõi công việc hàng ngày trong cùng một nơi.
• Dành cho các đội nhóm yêu thích sự tùy biến và muốn tích hợp tài liệu sâu vào quy trình: Notion là lựa chọn lý tưởng để xây dựng một trung tâm điều hành dự án độc nhất, nơi kế hoạch và kiến thức luôn song hành.

Phần mềm quản trị nhân sự terra HR System

Việc lập WBS cho thấy tầm quan trọng của việc cấu trúc hóa các dự án phức tạp. Tương tự, vận hành bộ phận nhân sự với vô số nghiệp vụ (từ hồ sơ, chấm công, đến tính lương và thuế) cũng là một dự án phức tạp Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần một hệ thống chuyên biệt.

Phần mềm nhân sự terra HR System được hơn 100+ doanh nghiệp đa ngành tin dùng, là một giải pháp HRM toàn diện. Đây là một phần mềm HRM terra tích hợp toàn diện các quy trình nhân sự trên một nền tảng đám mây duy nhất với các chức năng chính:

Quản lý Thông tin Nhân sự toàn diện

Đây là trái tim của hệ thống, cho phép lưu trữ, cập nhật và truy xuất tập trung toàn bộ hồ sơ nhân viên. Giải pháp cung cấp các trường thông tin thiết yếu theo Luật Lao động, cho phép đính kèm chứng chỉ, tệp tin đa dạng và dễ dàng tạo các trường thông tin tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Quản lý Hợp đồng Lao động tự động

Thay vì quản lý thủ công, phần mềm quản lý nhân sự terra tự động hóa quy trình hợp đồng. Hệ thống cho phép tạo hợp đồng hàng loạt từ dữ liệu có sẵn, quản lý các mẫu hợp đồng một cách linh hoạt. Mọi hợp đồng được lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu và hệ thống sẽ tự động nhắc nhở khi hợp đồng sắp hết hạn.

Quản lý Lương thưởng và Phúc lợi

Tính năng này trực quan hóa toàn bộ thông tin lương và phúc lợi của nhân viên. terra hỗ trợ xây dựng các cấu trúc lương minh bạch và linh hoạt, tự động tạo và gửi phiếu lương cá nhân. Dữ liệu lương được đồng bộ hoàn toàn với chấm công, hợp đồng và bảo hiểm, đảm bảo tính nhất quán.

Quản lý Chấm công

Giải pháp tích hợp dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn, cho phép quản lý linh hoạt các ca làm việc phức tạp. Nhân viên có thể dễ dàng tạo các đơn từ (nghỉ phép, làm thêm giờ, giải trình…) trực tiếp trên hệ thống, giúp quy trình duyệt và tổng hợp công cuối tháng trở nên nhanh chóng, minh bạch.

Quản lý Bảo hiểm xã hội (BHXH)

Hệ thống giúp theo dõi chính xác toàn bộ thông tin và lịch sử tham gia BHXH của nhân viên. Mọi dữ liệu được tự động liên kết với hợp đồng lao động và bảng lương, giúp bộ phận HR dễ dàng quản lý các sổ và các thủ tục hưởng chế độ BHXH, giảm thiểu sai sót trong các nghiệp vụ phức tạp này.

Quản lý Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Tính năng này giúp quản lý thông tin thuế TNCN một cách tập trung. Phòng nhân sự có thể dễ dàng tra cứu, cập nhật thông tin mã số thuế, quản lý người phụ thuộc và tự động liên kết dữ liệu với quy trình tính lương hàng tháng. Điều này giúp việc quyết toán thuế cuối năm trở nên đơn giản và chính xác hơn.

Liên hệ ngay với terra để nhận tư vấn chi tiết!

Tổng kết

Tóm lại, hiểu rõ WBS là gì chính là chìa khóa để biến một dự án phức tạp thành các phần việc đơn giản và quản lý được. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc và bước xây dựng WBS đã nêu, doanh nghiệp sẽ có một nền tảng vững chắc để làm rõ phạm vi, ước tính chi phí và kiểm soát tiến độ dự án một cách hiệu quả nhất.