Operation là gì và vì sao được xem là “xương sống” của doanh nghiệp? Đây là bộ phận hỗ trợ và đảm bảo mọi hoạt động vận hành diễn ra trơn tru. Bài viết này terra sẽ chia sẻ từ khái niệm cơ bản đến chuyên sâu, hữu ích cho sinh viên mới ra trường, nhân sự muốn nắm bắt công việc hay nhà quản lý cần tối ưu hiệu quả.
Operation là gì? Chức năng và vai trò trong doanh nghiệp
Operation, hay Vận hành, là bộ phận chịu trách nhiệm lập kế hoạch, điều phối, giám sát và tối ưu hóa toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc tạo ra và cung cấp sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
Bộ phận này cũng đảm nhiệm các chức năng quan trọng như quản lý quy trình sản xuất, chuỗi cung ứng, chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng. Vai trò của họ là cầu nối giữa các phòng ban, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí, đáp ứng kỳ vọng khách hàng và đạt mục tiêu kinh doanh.
Xem thêm: Onboarding là gì? Xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả.
Nhiệm vụ chính của bộ phận vận hành
Trong doanh nghiệp, bộ phận vận hành (Operation) không chỉ “giữ nhịp” mà còn tác động trực tiếp đến hiệu quả vận hành tổng thể. Vậy Operation là làm gì? Sau đây sẽ là một số nhiệm vụ trọng yếu có thể kể đến:
Thiết lập và triển khai kế hoạch kinh doanh
Bộ phận Operation đóng vai trò trung tâm trong việc xây dựng và triển khai các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn lẫn dài hạn. Họ không chỉ lập kế hoạch mà còn giám sát tiến độ, điều phối nguồn lực và đánh giá kết quả thực hiện theo từng giai đoạn.
Việc theo dõi sát sao giúp phát hiện sớm những rủi ro hoặc điểm nghẽn, từ đó đưa ra giải pháp điều chỉnh kịp thời. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đảm bảo các mục tiêu tăng trưởng được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng mong muốn.
Điều phối hoạt động tiếp thị, mở rộng thị trường
Mặc dù không trực tiếp phụ trách Marketing, nhưng Operation lại là “cầu nối” quan trọng giữa các bộ phận như Marketing, Sales và Sản xuất. Họ đảm bảo các chiến dịch tiếp thị, kế hoạch mở rộng thị trường hay ra mắt sản phẩm mới được thực thi đúng tiến độ và đồng bộ với chiến lược kinh doanh tổng thể.
Ngoài ra, Operation còn hỗ trợ phân tích dữ liệu, theo dõi hiệu quả chiến dịch để tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu suất. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường một cách chiến lược và bền vững hơn.
Lên kế hoạch đào tạo và phát triển đội ngũ nội bộ
Bên cạnh các hoạt động vận hành, Operation còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược đào tạo và phát triển nhân sự. Họ phối hợp với các phòng ban để xác định nhu cầu nâng cao kỹ năng, tổ chức chương trình đào tạo định kỳ, và theo dõi hiệu quả học tập của nhân viên.
Mục tiêu không chỉ là nâng cao năng lực cá nhân mà còn đảm bảo đội ngũ đủ sức đáp ứng yêu cầu phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Đây cũng là yếu tố giúp tăng năng suất và củng cố văn hóa nội bộ.
Các vị trí phổ biến trong bộ phận Operation
Câu hỏi “Operation là vị trí gì?” thường được mọi người quan tâm. Tùy vào mô hình và quy mô mỗi doanh nghiệp, câu trả lời cho câu hỏi operation là vị trí gì sẽ khác nhau.
Nhân viên điều phối vận hành (Operation Executive)
Đây là vị trí “tuyến đầu”, trực tiếp đảm bảo quy trình vận hành trơn tru. Công việc bao gồm:
- Giám sát quá trình xếp dỡ, đóng gói hàng hóa tại kho: đảm bảo hàng hóa được sắp xếp, dỡ hàng và đóng gói đúng quy trình, an toàn và hiệu quả.
- Điều chỉnh và giám sát quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ: theo dõi chất lượng, giảm thiểu lỗi và tối ưu hóa hoạt động.
- Xử lý các thủ tục, chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa: đảm bảo khách hàng nhận được đầy đủ chứng từ đúng thời hạn.
- Giải quyết sự cố trong quá trình vận hành: tìm kiếm nguyên nhân, đưa ra giải pháp để khắc phục kịp thời các vấn đề phát sinh.
- Báo cáo và đánh giá hoạt động: tổng hợp, phân tích tình hình vận hành hàng ngày, hàng tuần hoặc theo yêu cầu của quản lý/ban giám đốc để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Nhân viên vận hành sản phẩm (Product Operation Executive)
Tập trung vào khối sản phẩm, vị trí này đảm nhiệm:
- Điều phối và giám sát các công việc trong chuỗi sản phẩm: xây dựng kế hoạch, theo dõi tiến độ, đảm bảo các phòng ban thuộc khối sản phẩm vận hành suôn sẻ, hiệu quả.
- Xử lý sự cố vận hành liên quan đến sản phẩm: tham gia giải quyết các vấn đề phát sinh từ các phòng ban, đảm bảo sản phẩm và quy trình không bị gián đoạn.
- Cải tiến quy trình và quy định: phối hợp với các phòng ban và bên liên quan để nâng cao hiệu quả công việc, tối ưu hóa quy trình vận hành.
- Theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động: đo lường và tổng hợp kết quả công việc của các phòng ban khối sản phẩm, đề xuất điều chỉnh khi cần thiết.
- Quản lý chi phí phát sinh: phối hợp xử lý các trường hợp chi phí ngoài ngân sách dự trù hoặc kế hoạch đã được phê duyệt.
Nhân viên vận hành trong thương mại điện tử (E-commerce Operations Executive)
Trong bối cảnh thương mại điện tử bùng nổ, đây là một vai trò không thể thiếu:
- Quản lý và vận hành gian hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki… đảm bảo sản phẩm được đăng tải đầy đủ, thông tin chính xác và gian hàng hoạt động trơn tru.
- Theo dõi và quản lý tồn kho, giá cả sản phẩm: cập nhật kịp thời để tránh sai sót và đảm bảo sẵn sàng cung ứng.
- Xử lý các vấn đề phát sinh trên sàn: bao gồm đơn hàng, khiếu nại khách hàng hoặc các vấn đề vận hành khác.
- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng: tư vấn, giải đáp thắc mắc, xử lý phản hồi để nâng cao trải nghiệm người mua.
- Triển khai chương trình khuyến mại: thảo luận, đề xuất và thực hiện các chiến dịch khuyến mãi khi được cấp trên phê duyệt, đảm bảo mục tiêu bán hàng.
- Báo cáo và phân tích số liệu bán hàng: tổng hợp, thống kê doanh số, tình trạng tồn kho, hiệu quả chiến dịch và báo cáo theo tuần, tháng hoặc quý.
Quản lý vận hành (Operation Manager)
Đây là người “cầm trịch”, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động vận hành:
- Quản lý và phân bổ nguồn lực: điều phối nhân sự, ngân sách, thiết bị, vật tư một cách chặt chẽ, phù hợp với tình hình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
- Điều hành và giám sát quy trình sản xuất, cung ứng: từ đầu đến cuối, bao gồm quản lý tồn kho, quy trình vận hành, nhằm đảm bảo hoạt động trơn tru, hiệu quả.
- Xây dựng và cải tiến chính sách, thủ tục: đề xuất và triển khai các quy định, quy trình mới nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng công việc.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn: bao gồm an toàn lao động, bảo vệ môi trường và đạo đức kinh doanh.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu: tổng hợp, phân tích tình hình hoạt động để hỗ trợ ra quyết định chiến lược và lập kế hoạch phát triển tương lai của tổ chức.
Nhân sự hỗ trợ công tác vận hành (Operation Support)
Vị trí hậu cần, đảm bảo mọi hoạt động luôn ổn định:
- Hỗ trợ kỹ thuật: cung cấp hướng dẫn, giải đáp các vấn đề kỹ thuật cho nhân viên hoặc khách hàng; xử lý sự cố, sửa lỗi và đảm bảo sản phẩm/dịch vụ hoạt động trơn tru.
- Quản lý hệ thống: theo dõi hiệu suất, bảo mật và đảm bảo hệ thống đáp ứng các yêu cầu vận hành và quy định của tổ chức.
- Giám sát hoạt động: theo dõi các quy trình và hệ thống, kiểm tra dữ liệu, lập báo cáo và đề xuất cải tiến khi cần thiết để nâng cao hiệu quả.
- Bảo trì và bảo dưỡng: thực hiện các hoạt động bảo trì định kỳ và sửa chữa khi cần để duy trì hoạt động liên tục của hệ thống và thiết bị.Hỗ trợ khách hàng: tư vấn, giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Những kỹ năng cần thiết khi làm việc trong lĩnh vực vận hành
Để thành công trong ngành vận hành, ngoài hiểu được vị trí operation là gì, cần trang bị thêm những kỹ năng “xương sống” sau:
Giao tiếp hiệu quả với nội bộ và đối tác
Bộ phận Operation thường xuyên làm việc với nhiều phòng ban, nhà cung cấp cũng như khách hàng. Do đó, khả năng truyền đạt thông tin mạch lạc, chính xác và đúng thời điểm đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Giao tiếp rõ ràng giúp hạn chế hiểu lầm, giảm nguy cơ xung đột và tăng sự gắn kết giữa các bên liên quan. Khi mọi người cùng nắm bắt thông tin thống nhất, quá trình phối hợp sẽ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Kỹ năng làm việc nhóm và phối hợp liên phòng ban
Operation được ví như “trung tâm kết nối” của toàn bộ doanh nghiệp, nơi các quy trình giao nhau và vận hành trơn tru nhờ sự phối hợp nhịp nhàng. Chính vì vậy, kỹ năng teamwork và khả năng hợp tác liên tục giữa các phòng ban là yếu tố then chốt.
Người làm Operation cần biết lắng nghe, trao đổi và điều phối để các bộ phận cùng hướng đến mục tiêu chung. Việc này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn xây dựng tinh thần đồng đội vững chắc.
Năng lực lập kế hoạch và tổ chức công việc
Công việc vận hành bao gồm nhiều quy trình có tính liên kết và phụ thuộc lẫn nhau. Việc sở hữu kỹ năng lập kế hoạch bài bản giúp người làm Operation xác định rõ mục tiêu, phân bổ nguồn lực hợp lý và giám sát tiến độ hiệu quả.
Một kế hoạch tốt sẽ hạn chế rủi ro, tránh chồng chéo công việc và đảm bảo tiến độ chung của toàn hệ thống. Đây là nền tảng quan trọng để giữ cho bộ máy vận hành luôn ổn định và hiệu quả.
Tư duy phân tích và xử lý tình huống linh hoạt
Hoạt động vận hành đòi hỏi khả năng xử lý nhanh các tình huống phát sinh trong thực tế. Người làm Operation cần có tư duy phân tích tốt để đọc hiểu dữ liệu, xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và nhanh chóng đưa ra giải pháp phù hợp.
Việc xử lý chủ động giúp giảm thiểu tác động tiêu cực, giữ cho hoạt động không bị gián đoạn. Đây cũng là kỹ năng giúp họ trở thành “điểm tựa” khi sự cố bất ngờ xảy ra.
Khả năng chịu áp lực và tính kiên trì trong môi trường thực chiến
Vận hành là lĩnh vực có nhịp độ cao, thường xuyên đối mặt với những tình huống khẩn cấp và thay đổi bất ngờ. Người làm Operation cần có sự bền bỉ, khả năng giữ bình tĩnh và ra quyết định nhanh trong áp lực. Kiên trì và linh hoạt là hai yếu tố quan trọng giúp họ duy trì sự ổn định cho toàn bộ hệ thống. Chính sự vững vàng này tạo nên sự khác biệt của một nhân sự vận hành chuyên nghiệp.
Mức lương tham khảo cho các vị trí trong bộ phận Operation
Mức lương trong ngành vận hành (Operation) thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm làm việc, quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và thậm chí cả địa điểm làm việc. Dưới đây là khoảng lương tham khảo cho một số vị trí phổ biến:
- Nhân viên Vận hành (Operation Executive): khoảng 6 – 15 triệu đồng/tháng, phù hợp cho sinh viên mới ra trường hoặc người có 1-3 năm kinh nghiệm.
- Quản lý/ Trưởng phòng Vận hành (Operation Manager): dao động từ 15 – 50 triệu đồng/tháng, thậm chí cao hơn tại các tập đoàn lớn hoặc công ty đa quốc gia, yêu cầu kinh nghiệm dày dạn cùng khả năng quản lý đội ngũ.
Nhìn chung, mức thu nhập trong bộ phận Operation khá cạnh tranh và có nhiều cơ hội thăng tiến, đặc biệt khi tích lũy được kỹ năng quản lý quy trình và khả năng điều phối hiệu quả.
Điều kiện cần có để làm việc trong lĩnh vực vận hành
Để theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực Operation, ứng viên cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản về chuyên môn, kinh nghiệm và cả tố chất cá nhân.
Trình độ chuyên môn và các chứng chỉ liên quan
Hầu hết các doanh nghiệp ưu tiên những ứng viên có bằng trung cấp, cao đẳng hoặc đại học thuộc các khối ngành như Quản trị kinh doanh, Logistics, Quản lý công nghiệp hay Chuỗi cung ứng. Đây là nền tảng kiến thức quan trọng giúp ứng viên hiểu rõ quy trình vận hành, quản lý nguồn lực và tối ưu hiệu quả hoạt động.
Bên cạnh đó, các chứng chỉ chuyên môn như quản lý chuỗi cung ứng, quản trị sản xuất hay Lean Six Sigma cũng là điểm cộng lớn, giúp tạo lợi thế cạnh tranh khi ứng tuyển.
Kinh nghiệm thực tế trong công tác điều phối hoạt động
Kinh nghiệm thực chiến là yếu tố quan trọng giúp ứng viên làm tốt vai trò trong lĩnh vực vận hành. Với những vị trí quản lý, doanh nghiệp thường yêu cầu từ 3-5 năm kinh nghiệm để đảm bảo khả năng điều phối, xử lý tình huống và ra quyết định chiến lược.
Trong khi đó, các vị trí nhân viên vận hành lại phù hợp với cả những người mới vào nghề, miễn là họ nắm vững kiến thức nền tảng và có tinh thần học hỏi, thích nghi nhanh với môi trường thực tế.
Tố chất phù hợp: cẩn trọng, linh hoạt và nhạy bén
Vận hành là một lĩnh vực đòi hỏi độ chính xác gần như tuyệt đối, vì chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình. Do đó, những người thành công trong nghề thường sở hữu sự cẩn trọng trong từng chi tiết, luôn kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ra quyết định.
Bên cạnh đó, khả năng linh hoạt khi xử lý sự cố và sự nhạy bén trong việc phát hiện điểm nghẽn hoặc cơ hội cải tiến sẽ giúp họ nhanh chóng thích ứng và tối ưu hiệu quả công việc. Đây chính là nền tảng quan trọng để phát triển bền vững trong ngành Operation.
Những thách thức phổ biến của nhân sự làm việc trong lĩnh vực Operation
Làm việc trong bộ phận Operation mang lại nhiều cơ hội phát triển, nhưng đi kèm cũng là không ít áp lực. Một số thách thức thường gặp có thể kể đến:
- Áp lực về thời gian và tiến độ: Các dự án, quy trình vận hành thường bị giới hạn bởi deadline gắt gao, đòi hỏi nhân sự phải luôn bám sát kế hoạch.
- Quản lý nhiều quy trình phức tạp cùng lúc: Từ sản xuất, cung ứng đến điều phối nội bộ, tất cả đều cần được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ.
- Xử lý sự cố bất ngờ: Sự gián đoạn trong vận hành có thể xảy ra bất kỳ lúc nào, yêu cầu khả năng phản ứng nhanh và giải quyết vấn đề kịp thời.
- Tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng: Đây là “bài toán khó” mà hầu như mọi nhân sự vận hành đều phải đối mặt.
- Phối hợp với nhiều bên liên quan: Operation đóng vai trò trung tâm, nên việc giao tiếp và phối hợp hiệu quả với các phòng ban, đối tác là thử thách không nhỏ.
Xem thêm: Offboarding là gì? Hướng dẫn A-Z & Checklist chi tiết cho HR.
Hoạt động của bộ phận vận hành trong từng lĩnh vực cụ thể
Tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề, bộ phận vận hành sẽ có cách triển khai công việc khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ điển hình:
Vận hành trong lĩnh vực bán lẻ
Bộ phận vận hành chịu trách nhiệm quản lý tồn kho, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng, bố trí và trưng bày sản phẩm hợp lý để thu hút khách hàng. Đồng thời, tối ưu hóa quy trình bán hàng, từ nhập hàng, thanh toán đến chăm sóc khách hàng, nhằm nâng cao trải nghiệm mua sắm và tăng hiệu quả kinh doanh.
Vai trò của Operation trong nhà hàng, F&B
Nhân sự vận hành giám sát nguyên vật liệu, quản lý kho, đảm bảo nguồn cung ứng đầy đủ. Theo dõi quy trình chế biến, duy trì chất lượng món ăn và dịch vụ, đồng thời tuân thủ tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, mang đến trải nghiệm khách hàng đồng nhất và chuyên nghiệp.
Quản lý vận hành trong doanh nghiệp dịch vụ
Bộ phận vận hành điều phối toàn bộ quy trình cung cấp dịch vụ, từ sắp xếp lịch hẹn, phân công nhân sự đến xử lý các yêu cầu phát sinh. Mục tiêu là đảm bảo khách hàng hài lòng, dịch vụ thực hiện đúng tiến độ và chất lượng được duy trì ổn định.
Bộ phận vận hành trong môi trường nhà máy, sản xuất
Nhân sự vận hành theo dõi dây chuyền sản xuất, kiểm soát thiết bị và vật tư, giám sát chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn, đồng thời đảm bảo tuân thủ an toàn lao động. Họ cũng tham gia cải tiến quy trình sản xuất để tăng năng suất và giảm chi phí.
Vận hành trong các doanh nghiệp số, công nghệ, IT
Bộ phận vận hành tập trung vào duy trì hệ thống hoạt động ổn định, bảo mật dữ liệu và xử lý sự cố kỹ thuật. Họ hỗ trợ người dùng, đảm bảo dịch vụ công nghệ vận hành liên tục, nhanh chóng khắc phục các vấn đề và tối ưu hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp số.
Có thể thấy, dù ở bất kỳ lĩnh vực nào, Operation đều đóng vai trò giữ cho “bánh xe” vận hành của doanh nghiệp chạy mượt mà và hiệu quả.
So sánh giữa bộ phận Operation và bộ phận Back Office
Trong doanh nghiệp, Operation và Back Office thường bị nhầm lẫn vì đều liên quan đến quá trình vận hành. Tuy nhiên, hai bộ phận này có sự khác biệt rõ rệt:
| Tiêu chí | Operation (Vận hành) | Back Office (Hành chính – Hậu cần) |
| Bản chất | Tham gia trực tiếp vào các hoạt động tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ cốt lõi | Tập trung vào các công việc hỗ trợ nội bộ, giúp bộ máy vận hành ổn định |
| Trọng tâm | Nâng cao hiệu suất sản xuất, đảm bảo chất lượng và sự hài lòng của khách hàng | Quản lý tài chính, nhân sự, hành chính, pháp lý và các hoạt động hậu cần |
| Tác động | Ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và kết quả kinh doanh | Ảnh hưởng gián tiếp, giữ cho hoạt động nội bộ diễn ra trơn tru |
| Ví dụ | Quản lý nhà máy, điều phối giao hàng, quản lý vận hành nhà hàng | Kế toán, Nhân sự, IT nội bộ |
Tóm lại, Operation là “mặt trận chính” chạm đến khách hàng, còn Back Office là “hậu phương” giữ cho doanh nghiệp vận hành ổn định. Cả hai đều quan trọng và bổ trợ cho nhau để doanh nghiệp phát triển bền vững.
Vận hành doanh nghiệp dễ dàng với terra Hr System
Phần mềm nhân sự terra HR System là nền tảng quản lý nhân sự hiện đại, đang được hơn 100 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau tin tưởng lựa chọn. Hệ thống được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép tích hợp toàn diện các nghiệp vụ nhân sự trong một hệ thống duy nhất.
Từ quản lý hồ sơ nhân sự, đồng bộ dữ liệu chấm công, tính và gửi bảng lương lương đến quản lý phúc lợi hay hợp đồng lao động, tất cả đều được terra HR System xử lý tự động. Doanh nghiệp có thể truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo dữ liệu luôn cập nhật theo thời gian thực và tối ưu hiệu suất làm việc.
Vì sao nên chọn phần mềm quản trị nhân sự terra HR System?
- Giao diện đa ngôn ngữ Anh, Nhật, Việt thân thiện, dễ sử dụng.
- Phù hợp với cả đội ngũ chưa từng làm quen với hệ thống quản trị nhân sự.
- Tối ưu hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Tích hợp tác vụ quản lý nhân sự trên một nền tảng duy nhất, truy cập dễ dàng cả trên máy tính lẫn điện thoại.
Hãy để phần mềm quản lý nhân sự terra đồng hành trong việc quản lý nhân sự để doanh nghiệp có thể tập trung thiết lập và triển khai các mục tiêu chiến lược như OKR, thay vì mất thời gian xử lý thủ tục hành chính.
Tổng kết
Tóm lại, hiểu rõ Operation là gì giúp thấy được vai trò “xương sống” của bộ máy doanh nghiệp. Dù trong bán lẻ, F&B, sản xuất hay công nghệ, Operation đều đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru, nâng cao hiệu suất và trải nghiệm khách hàng. Đây cũng là lĩnh vực giàu cơ hội phát triển, với lộ trình thăng tiến rõ ràng từ nhân viên đến quản lý.
