Báo cáo quản trị là gì? 6 Bước xây dựng báo cáo quản trị

Trong một thị trường đầy biến động, báo cáo quản trị là công cụ không thể thiếu để lãnh đạo ra quyết định chính xác và kịp thời. Một hệ thống báo cáo hiệu quả, như giải pháp từ terra, cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Nắm vững cách xây dựng báo cáo nội bộ sẽ giúp bạn gia tăng hiệu suất và đạt được các mục tiêu đề ra.

Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị là các loại báo cáo được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin chi tiết về các khía cạnh hoạt động để hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định. Không giống như báo cáo tài chính công khai, báo cáo quản trị mang tính linh hoạt cao và được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu quản lý của từng tổ chức. Những đặc điểm chính của báo cáo bao gồm:

• Mục đích: Hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định chiến lược và vận hành, kiểm soát các hoạt động, đánh giá hiệu suất của từng bộ phận hoặc toàn công ty và lập kế hoạch cho tương lai.
• Đối tượng sử dụng: Thông tin trong báo cáo quản trị phục vụ chủ yếu cho các nhà quản lý cấp trung, ban lãnh đạo, giám đốc điều hành và các cấp quản lý khác trong nội bộ doanh nghiệp.
• Tính pháp lý: Báo cáo không bắt buộc tuân theo các chuẩn mực pháp lý hay quy định kế toán như báo cáo tài chính. Điều này mang lại sự linh hoạt cao trong cách trình bày và nội dung, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh theo nhu cầu quản trị riêng.
• Nội dung: Thường là sự kết hợp của cả dữ liệu quá khứ để phân tích xu hướng, số liệu thời gian thực để nắm bắt tình hình hiện tại, và các dự báo cho tương lai để hỗ trợ hoạch định chiến lược.

Các loại báo cáo quản trị phổ biến theo từng phòng ban

Sau khi tìm hiểu “báo cáo quản trị là gì”, cần xem xét các loại dành cho từng phòng ban để nâng cao tính hiệu quả. Tùy thuộc vào chức năng và mục tiêu, báo cáo được tùy chỉnh để theo dõi các chỉ số đặc thù, cung cấp thông tin chuyên sâu phục vụ cho việc ra quyết định. 

Báo cáo quản trị tài chính – kế toán

Mục đích cốt lõi: Cung cấp cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Nội dung chính:

• Báo cáo dòng tiền (Cash Flow)
• Báo cáo Lợi nhuận & Lỗ (P&L) theo từng kênh, sản phẩm.
• Phân tích điểm hòa vốn.
• Bảng cân đối kế toán quản trị.

Báo cáo quản trị bán hàng

Mục đích cốt lõi: Theo dõi hiệu suất của đội ngũ kinh doanh và đánh giá hiệu quả của các chiến lược bán hàng.

Nội dung chính:

• Doanh thu theo từng nhân viên, khu vực, sản phẩm.
• Tỷ lệ chuyển đổi của phễu bán hàng (Sales Funnel).
• Chi phí sở hữu khách hàng (Customer Acquisition Cost – CAC).
• Giá trị vòng đời khách hàng (Customer Lifetime Value – LTV).

Báo cáo quản trị marketing

Mục đích cốt lõi: Đo lường hiệu quả và lợi tức đầu tư (ROI) của các hoạt động tiếp thị.

Nội dung chính:

• Số lượng khách hàng tiềm năng (leads) theo từng kênh.
• Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng (Cost Per Lead – CPL).
• Tỷ lệ chuyển đổi từ các chiến dịch quảng cáo.
• Các chỉ số về nhận diện thương hiệu.

Báo cáo quản trị nhân sự

Mục đích cốt lõi: Đánh giá hiệu quả của các hoạt động nhân sự và tình hình nguồn lực trong doanh nghiệp.

Nội dung chính:

• Tỷ lệ nghỉ việc (Turnover Rate).
• Chi phí tuyển dụng trên mỗi nhân viên.
• Thời gian trung bình để tuyển dụng một vị trí.
• Mức độ hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction).
• Hiệu suất đào tạo và phát triển.

Báo cáo quản trị sản xuất/Vận hành

Mục đích cốt lõi: Giám sát hiệu suất của quy trình sản xuất hoặc vận hành, đảm bảo hiệu quả và chất lượng.

Nội dung chính:

• Năng suất sản xuất.
• Tỷ lệ lỗi sản phẩm/dịch vụ.
• Thời gian chu kỳ sản xuất/dịch vụ.
• Chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị.
• Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng đúng hạn.

Báo cáo quản trị chiến lược cấp cao

Mục đích cốt lõi: Cung cấp bức tranh tổng thể về tiến độ đạt được các mục tiêu chiến lược của toàn doanh nghiệp.

Nội dung chính:

• Tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận tổng thể.
• Thị phần.
• Chỉ số hài lòng của khách hàng (Customer Satisfaction Index – CSI).
• Lợi tức đầu tư (ROI) của các dự án lớn.
• Các chỉ số liên quan đến đổi mới và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới.

Vai trò và lợi ích của báo cáo quản trị đối với doanh nghiệp

Báo cáo quản trị không chỉ là tập hợp các con số mà còn là công cụ chiến lược mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Từ đó, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả và phát triển bền vững.

Giúp lãnh đạo ra quyết định chính xác

Thay vì quyết định dựa trên cảm tính hay kinh nghiệm đơn thuần, báo cáo cung cấp những số liệu rõ ràng được tổng hợp từ thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp ban lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng về đâu là sản phẩm chủ lực, thị trường tiềm năng và điểm yếu cần khắc phục. Từ đó, họ có thể đưa ra các quyết định phân bổ nguồn lực một cách khôn ngoan, nâng cao hiệu quả đầu tư và giảm thiểu rủi ro.

Tăng hiệu quả điều hành & phối hợp giữa các bộ phận

Báo cáo quản trị hoạt động như một dữ liệu chung trong nội bộ doanh nghiệp. Khi phòng Sales nhìn vào báo cáo của Marketing, họ hiểu được chất lượng của các khách hàng tiềm năng (leads). Trong khi đó, phòng Nhân sự hiểu được nhu cầu tuyển dụng để đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Sự minh bạch thông tin này giúp phá bỏ các rào cản giữa các phòng ban, thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau và phối hợp nhịp nhàng hơn để cùng đạt mục tiêu chung của tổ chức.

Nâng cao năng lực dự báo và kiểm soát rủi ro

Bằng cách phân tích xu hướng dữ liệu quá khứ (ví dụ: doanh thu luôn giảm vào quý 3 hàng năm, hoặc chi phí nguyên vật liệu có xu hướng tăng vào cuối năm), doanh nghiệp có thể dự báo các tình huống sắp tới và chuẩn bị các kế hoạch ứng phó kịp thời. Báo cáo cũng giúp phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường (ví dụ: chi phí đột ngột tăng cao, tỷ lệ chuyển đổi giảm mạnh) để kiểm soát rủi ro tốt hơn.

Nội dung và hình thức trình bày một báo cáo quản trị hiệu quả

Khi lập bản báo cáo, nhiều người thường thắc mắc nội dung báo cáo quản trị gồm những gì? Hơn nữa, hình thức sắp xếp nội dung hợp lý và trình bày phù hợp sẽ giúp người đọc nắm bắt thông tin nhanh chóng và đưa ra quyết định hiệu quả.

Cấu trúc nội dung bắt buộc trong báo cáo quản trị

Một báo cáo quản trị chuyên nghiệp thường tuân theo một cấu trúc nội dung chuẩn mực để đảm bảo tính logic và đầy đủ thông tin. Dưới đây là các hạng mục bắt buộc thường có trong một báo cáo công ty:

Các dạng trình bày phổ biến (Excel, dashboard, slide…)

Việc lựa chọn dạng trình bày phù hợp sẽ giúp nâng cao chất lượng của báo cáo quản trị, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và đối tượng tiếp nhận thông tin.

Bảng tính (Excel/Google Sheets):

• Ưu điểm: Phổ biến, linh hoạt trong việc nhập liệu và thực hiện các phép tính phức tạp. Dễ dàng chia sẻ và chỉnh sửa cơ bản.
• Nhược điểm: Dễ xảy ra sai sót nếu nhập liệu thủ công hoặc công thức phức tạp. Khó cập nhật dữ liệu theo thời gian thực một cách tự động. Tính trực quan không cao nếu không được thiết kế cẩn thận.
• Trường hợp sử dụng phù hợp: Các báo cáo quản trị quy mô nhỏ, đơn giản hoặc khi cần phân tích chi tiết các con số cụ thể mà không yêu cầu cao về tính trực quan.

Dashboard trực quan (BI Tools như Power BI, Tableau, Google Data Studio):

• Ưu điểm: Biến dữ liệu khô khan thành biểu đồ, đồ thị dễ hiểu. Có khả năng cập nhật dữ liệu tự động theo thời gian thực, tương tác cao (người dùng có thể lọc, drill-down dữ liệu).
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cho công cụ và đào tạo có thể cao. Yêu cầu kỹ năng chuyên môn để thiết kế và sắp xếp dữ liệu.
• Trường hợp sử dụng phù hợp: Theo dõi các chỉ số quan trọng hàng ngày/tuần/tháng, giám sát hiệu suất liên tục hoặc khi cần một cái nhìn tổng quan nhanh chóng và tức thì về tình hình hoạt động của báo cáo quản trị công ty.

Slide thuyết trình (PowerPoint/Google Slides):

• Ưu điểm: Tập trung vào việc kể câu chuyện đằng sau số liệu, làm nổi bật các điểm chính và đưa ra các khuyến nghị chiến lược một cách thuyết phục. Dễ dàng kết hợp văn bản, hình ảnh, biểu đồ.
• Nhược điểm: Không có khả năng tương tác với dữ liệu. Dữ liệu thường là tĩnh và cần được cập nhật thủ công.
• Trường hợp sử dụng phù hợp: Phù hợp để trình bày trong các cuộc họp, hội thảo. Thường dùng để trình bày kết quả và phân tích báo cáo quản trị cho ban lãnh đạo cấp cao, chia sẻ thông tin chiến lược hoặc khi cần truyền đạt một thông điệp rõ ràng và cô đọng.

Mẫu báo cáo quản trị Excel & phần mềm gợi ý – Tải miễn phí

Tuy Excel là công cụ quen thuộc và được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhưng ứng dụng này vẫn tồn tại nhiều hạn chế như dễ xảy ra sai sót thủ công, tốn nhiều thời gian tổng hợp, và thiếu khả năng cộng tác theo thời gian thực. Do đó, các nền tảng phần mềm quản trị chuyên dụng ra đời, trở thành giải pháp hiệu quả giúp tự động hóa quy trình báo cáo.

Những tiện lợi mà các phần mềm mang đến:

• Tự động hóa: Kết nối trực tiếp với dữ liệu, loại bỏ việc nhập liệu thủ công và sai sót.
• Dữ liệu real-time: Cung cấp thông tin cập nhật liên tục, hỗ trợ ra quyết định kịp thời.
• Trực quan hóa: Biểu đồ và dashboard sinh động giúp dễ dàng nắm bắt bức tranh tổng thể.
• Phân quyền & bảo mật: Đảm bảo an toàn thông tin và chỉ những người có thẩm quyền mới truy cập được.

Vì vậy, đừng để việc lập báo cáo trở thành gánh nặng, hãy bắt đầu hành trình quản lý hiệu quả ngay hôm nay. Tải xuống bộ mẫu báo cáo quản trị Excel để tối ưu hóa công việc và đưa ra quyết định nhanh chóng!

[TẢI NGAY] BỘ MẪU BÁO CÁO QUẢN TRỊ EXCEL CHO MỌI PHÒNG BAN

Quy trình 6 bước lập báo cáo quản trị bài bản và khoa học

Để xây dựng một bản báo cáo hiệu quả và mang lại giá trị thực tiễn, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình bài bản và khoa học. Dưới đây là 6 bước quan trọng giúp bạn lập và phân tích báo cáo quản trị một cách chính xác và chuyên nghiệp:

Bước 1: Xác định nhu cầu & người dùng báo cáo (WHY & WHO)

• Mục tiêu: Hiểu rõ báo cáo này được lập ra để làm gì và ai sẽ là người sử dụng.
• Hành động: Trao đổi trực tiếp với ban quản trị và các bên liên quan để trả lời các câu hỏi: Ai là người nhận báo cáo? Họ cần biết thông tin gì nhất? Quyết định nào sẽ được đưa ra dựa trên báo cáo này? Việc này giúp định hướng nội dung và mức độ phức tạp của báo cáo. 

Bước 2: Xác định các chỉ số hiệu suất chính trong nội dung báo cáo (WHAT)

• Mục tiêu: Lựa chọn các chỉ số đo lường quan trọng nhất, phản ánh đúng mục tiêu và tình hình hoạt động.
• Hành động: Lựa chọn các số liệu liên quan chặt chẽ đến mục tiêu của báo cáo quản trị và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho ban quản trị. Các dữ kiện cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh sự thay đổi trong mục tiêu kinh doanh hoặc điều kiện thị trường. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tìm hiểu các công cụ đo lường như KPI là gì và OKR là gì để xác định đúng.

Bước 3: Thu thập, phân tích dữ liệu và đưa ra khuyến nghị (HOW)

• Mục tiêu: Tổng hợp dữ liệu chính xác, phân tích sâu sắc để tìm ra xu hướng và đưa ra các đề xuất hành động.
• Hành động: Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo độ chính xác và cập nhật tức thời. So sánh hiệu suất hiện tại với dữ liệu quá khứ hoặc các điểm chuẩn để nhận biết xu hướng và bất thường. Sử dụng các công cụ phân tích để dự đoán xu hướng tương lai và đưa ra các khuyến nghị khả thi, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về báo cáo quản trị công ty.

Bước 4: Xây dựng cấu trúc và định dạng báo cáo (STRUCTURE)

• Mục tiêu: Tổ chức báo cáo một cách rõ ràng, súc tích và dễ theo dõi, giúp người đọc nắm bắt thông tin nhanh chóng.
• Hành động: Thiết kế cấu trúc báo cáo logic, sử dụng các tiêu đề, phụ đề rõ ràng. Sử dụng các công cụ trực quan như biểu đồ, đồ thị và bảng biểu để biến số liệu khô khan thành câu chuyện dễ hiểu, tăng tính thẩm mỹ và khả năng tiếp nhận thông tin của báo cáo quản trị.

Bước 5: Viết và trình bày báo cáo (COMMUNICATE)

• Mục tiêu: Diễn giải dữ liệu một cách mạch lạc, rõ ràng, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu và đề xuất cải tiến.
• Hành động: Viết nội dung báo cáo một cách súc tích, tập trung vào các điểm chính. Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất các giải pháp cải tiến cụ thể. Đảm bảo ngôn ngữ dễ hiểu và chuyên nghiệp.

Bước 6: Thúc đẩy sự tương tác và thảo luận (INTERACT)

• Mục tiêu: Báo cáo không chỉ cung cấp thông tin mà còn khuyến khích trao đổi và thảo luận để làm rõ vấn đề và gợi mở hành động tiếp theo.
• Hành động: Tổ chức các buổi họp để trình bày báo cáo, tạo cơ hội cho ban lãnh đạo và các bên liên quan đặt câu hỏi, thảo luận về các vấn đề được nêu. Điều này giúp làm rõ các thông tin, thu thập thêm ý kiến và tạo sự đồng thuận cho các quyết định dựa trên báo cáo quản trị.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Khi lập và phân tích báo cáo quản trị, doanh nghiệp thường mắc phải một số lỗi phổ biến có thể làm giảm hiệu quả hoặc dẫn đến các quyết định sai lầm. Để đảm bảo báo cáo thực sự hữu ích, cần tránh những điều sau:

• Số liệu sai lệch: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất và phổ biến khi lập báo cáo quản trị. Nếu dữ liệu đầu vào không được kiểm tra chéo, không chính xác thì toàn bộ báo cáo sẽ trở nên vô giá trị. Điều này dẫn đến việc ban lãnh đạo đưa ra các quyết định sai lầm, gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
• Trình bày dữ liệu không logic: Một báo cáo quản trị chỉ đơn thuần liệt kê các con số mà không có phân tích, so sánh hay ngữ cảnh rõ ràng sẽ rất khó hiểu. Việc này không cung cấp cái nhìn sâu sắc, khiến người đọc phải tự mình tìm kiếm ý nghĩa, làm mất đi giá trị của báo cáo.
• Quá nhiều chỉ số không cần thiết: Việc đưa vào quá nhiều chỉ số không thực sự quan trọng hoặc không liên quan sẽ gây nhiễu thông tin. Điều này làm người đọc khó nắm bắt được thông điệp chính mà báo cáo muốn truyền tải.
• Không có đề xuất, khuyến nghị: Một báo cáo quản trị chỉ dừng ở mức thông báo tình hình mà còn phải kèm theo các đề xuất, khuyến nghị hành động cụ thể. Các báo cáo hiệu quả cần có giá trị định hướng, giúp ban lãnh đạo biết nên ra quyết định làm gì tiếp theo.
• Trễ hạn báo cáo: Tính thời sự là yếu tố then chốt trong báo cáo quản trị. Nếu báo cáo được gửi trễ, dữ liệu sẽ mất đi tính kịp thời, dẫn đến các quyết định sai lệch hoặc không còn phù hợp với thực tế.

Lưu ý quan trọng khi xây dựng báo cáo quản trị thực tế

Để xây dựng báo cáo quản trị hiệu quả và mang lại giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp, cần lưu ý các điểm quan trọng sau:

• Bắt đầu từ mục tiêu: Trước khi bắt tay vào làm bất kỳ báo cáo quản trị nào, hãy luôn tự hỏi “Tại sao chúng ta cần báo cáo này?” và “Báo cáo này sẽ giúp ai đưa ra quyết định gì?”. Việc xác định rõ mục tiêu sẽ định hướng nội dung và cách trình bày, đảm bảo báo cáo phục vụ đúng nhu cầu.
• Đơn giản là tốt nhất: Tập trung vào các chỉ số quan trọng và có ý nghĩa trực tiếp đến mục tiêu quản trị. Một báo cáo với các chỉ số rõ ràng, dễ hiểu và có giá trị sẽ tốt hơn nhiều so với một báo cáo có nhiều chỉ số nhưng lại khó hiểu và không mang lại thông tin hữu ích.
• Trực quan hóa hiệu quả: Biến các số liệu khô khan thành câu chuyện dễ hiểu bằng cách sử dụng biểu đồ, đồ thị, bảng biểu trực quan. Hình ảnh hóa dữ liệu giúp người đọc nắm bắt thông tin nhanh chóng, dễ dàng nhận diện xu hướng và mối quan hệ giữa các yếu tố.
• Dữ liệu phải đi kèm hành động: Mỗi biểu đồ, mỗi con số trong báo cáo quản trị đều phải trả lời được câu hỏi “Vậy thì sao?” và gợi ý hành động tiếp theo. Báo cáo không chỉ là nơi trình bày dữ liệu mà còn là cơ sở để đưa ra các quyết định và kế hoạch hành động cụ thể, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất.

Tạo báo cáo quản trị nhân sự với terra HR System

Báo cáo quản trị nhân sự là yếu tố thiết yếu nhưng việc lập và phân tích thủ công thường gặp thách thức do dữ liệu phân mảnh và dễ sai sót. Do đó, phần mềm quản lý nhân sự terra là giải pháp chuyên biệt, tự động hóa việc tổng hợp và phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp tạo báo cáo quản trị công ty về nhân sự hiệu quả, hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

Những lợi ích cụ thể mà phần mềm nhân sự terra mang lại cho việc làm báo cáo quản trị nhân sự bao gồm:

• Tự động tổng hợp dữ liệu: Hệ thống tự động thu thập và tổng hợp các dữ liệu quan trọng về nhân sự như tỷ lệ nghỉ việc, chi phí tuyển dụng, hiệu suất làm việc của nhân viên và mức độ hài lòng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
• Dashboard real-time: Phần mềm HRM terra còn cho phép xây dựng các dashboard trực quan, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực để theo dõi các KPI quan trọng về tuyển dụng, đào tạo và hiệu suất. 
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Ban lãnh đạo có thể dựa vào các báo cáo để xem xét và đưa ra các chiến lược giữ chân nhân tài, phát triển đội ngũ, tối ưu hóa nguồn lực con người, đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với terra để nhận được tư vấn và đề xuất giải pháp phù hợp nhất nhé!

Tổng kết

Để nâng cao hiệu suất, doanh nghiệp cần xây dựng báo cáo quản trị một cách chuyên nghiệp và hệ thống. Kết hợp kỹ năng HR analytics cùng việc tuân thủ quy trình chặt chẽ và ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự terra, quá trình lập báo cáo của doanh nghiệp sẽ được tự động hóa công tác này. Đây là chìa khóa để đảm bảo mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu chính xác, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.