Thư mời nhận việc là bước quan trọng khép lại quá trình tuyển dụng, thể hiện tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng ứng viên. Bài viết này của terra sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu thư mời nhận việc qua email chuẩn năm 2025 giúp doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả và tránh sai sót. Nội dung đặc biệt phù hợp với bộ phận nhân sự, quản lý tuyển dụng và những ai đang muốn tối ưu hóa quy trình làm việc.
Thư mời nhận việc là gì?
Thư mời nhận việc (Offer Letter) là văn bản chính thức mà nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên sau khi họ vượt qua vòng phỏng vấn cuối cùng, nhằm xác nhận lời mời làm việc cùng các điều khoản cơ bản. Đây không chỉ là một email thông báo mà còn là tài liệu mang giá trị pháp lý, thể hiện cam kết của doanh nghiệp đối với người lao động tương lai. Thư mời nhận việc đồng thời đánh dấu bước ngoặt quan trọng từ “ứng viên” sang “nhân viên” trước khi ký kết hợp đồng chính thức.
Nội dung cần có trong thư mời
Để tránh mọi hiểu lầm, đảm bảo tính minh bạch và thể hiện sự chuyên nghiệp, một mẫu thư mời làm việc chuyên nghiệp bắt buộc phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cốt lõi sau:
- Lời chúc mừng và xác nhận vị trí: Gửi lời chúc mừng nồng nhiệt đến ứng viên đã trúng tuyển và ghi rõ tên vị trí công việc chính thức mà họ sẽ đảm nhiệm.
- Thông tin công việc chi tiết: Cung cấp thông tin cụ thể về tên phòng ban làm việc, người quản lý trực tiếp và địa điểm làm việc chính thức.
- Các điều khoản về tài chính (Quan trọng nhất):
- Mức lương chính thức: Ghi rõ mức lương cơ bản hàng tháng. Cần làm rõ đây là lương GROSS (Tổng thu nhập) hay NET (Thu nhập thực nhận) để tránh hiểu lầm.
- Mức lương và thời gian thử việc: Ghi rõ thời gian thử việc (ví dụ: 2 tháng) và mức lương trong giai đoạn này (thường là 85\% mức lương chính thức).
- Các khoản phụ cấp: Liệt kê chi tiết các khoản phụ cấp đi kèm (phụ cấp ăn trưa, điện thoại, đi lại, trách nhiệm, v.v.).
- Chính sách thưởng: Đề cập ngắn gọn đến các chính sách thưởng như thưởng KPI, thưởng tháng 13, thưởng hiệu quả kinh doanh.
- Thời gian làm việc: Xác định ngày bắt đầu nhận việc cụ thể (ngày/tháng/năm). Nêu rõ thời gian làm việc trong ngày và các ngày làm việc trong tuần (Ví dụ: 8:00 – 17:30, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu).
- Các phúc lợi khác: Trình bày rõ ràng các chế độ phúc lợi như số ngày nghỉ phép năm theo quy định, chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm sức khỏe tư nhân và các chương trình đào tạo, team building.
- Các bước tiếp theo: Yêu cầu ứng viên xác nhận chấp nhận thư mời nhận việc trước một thời hạn cụ thể (deadline). Cung cấp thông tin người liên hệ (tên, email, số điện thoại của bộ phận nhân sự) để ứng viên giải đáp thắc mắc.
Tiêu chí viết thư mời hiệu quả
Nội dung đầy đủ, chi tiết là nền tảng để bạn có thể thành công tạo dấu ấn. Tuy nhiên cách bạn truyền tải mới là yếu tố quyết định hiệu quả và sức thuyết phục của lá thư offer công việc. Một thư mời thành công cần đáp ứng 4 tiêu chí sau:
- Minh bạch và chính xác: Mọi thông tin, đặc biệt là các con số liên quan đến tài chính, thời gian và vị trí cần phải tuyệt đối chính xác và cụ thể. Tuyệt đối không được sử dụng từ ngữ mập mờ, dễ gây hiểu lầm, đặc biệt là việc không ghi rõ lương GROSS hay NET.
- Chuyên nghiệp và chỉn chu: Thư mời làm việc phải được trình bày dưới bố cục sạch sẽ, dễ đọc, không có bất kỳ lỗi chính tả hay ngữ pháp nào. Việc sử dụng font chữ đồng nhất và bố cục hợp lý sẽ thể hiện sự tôn trọng và tính chuyên nghiệp của công ty.
- Văn phong ấm áp, chào đón: Nên sử dụng ngôn từ tích cực, thân mật như “chúc mừng”, “vui mừng chào đón” hay “mong đợi sự gia nhập của bạn” thay vì văn phong quá khô khan, máy móc. Điều này giúp ứng viên cảm thấy được trân trọng và hào hứng hơn khi chuẩn bị bước vào giai đoạn onboarding (hội nhập).
- Thể hiện văn hóa công ty: Văn phong trong mẫu email nhận việc nên được tùy chỉnh để phản ánh đúng văn hóa doanh nghiệp. Nếu công ty có văn hóa trẻ trung, năng động, văn phong có thể thân thiện hơn, ngược lại, nếu tính chất công việc trang trọng, văn phong cần nghiêm túc, chuẩn mực hơn.
Xem thêm: Onboarding là gì
Mẫu Thư mời nhận việc chuẩn chuyên nghiệp
Dưới đây là các mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp bằng tiếng Việt và tiếng Anh đã được chuẩn hóa, bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Mẫu tiếng Việt
| Tiêu đề email: [Tên Công ty] – THƯ MỜI NHẬN VIỆC VỊ TRÍ [Tên Vị trí] Kính gửi [Tên ứng viên], Thay mặt Công ty [Tên Công ty], chúng tôi vui mừng chúc mừng bạn đã xuất sắc vượt qua các vòng phỏng vấn và chính thức được lựa chọn cho vị trí [Tên Vị trí]. Chúng tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm và năng lực của bạn và tin rằng bạn sẽ là một mảnh ghép quan trọng cho đội ngũ của chúng tôi. Chúng tôi trân trọng gửi đến bạn lời mời làm việc chính thức với các điều khoản như sau: Vị trí: [Tên Vị trí] Phòng ban: [Tên Phòng ban] Quản lý trực tiếp: [Tên Quản lý] Ngày bắt đầu làm việc: [Ngày/Tháng/Năm] Mức lương thử việc (85%): [Số tiền] VNĐ (Gross) Mức lương chính thức: [Số tiền] VNĐ (Gross) Thời gian thử việc: [Số] tháng, từ [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc] Các chính sách phúc lợi chi tiết và mô tả công việc đã được đính kèm trong file Offer Letter chính thức. Để xác nhận lời mời này, bạn vui lòng phản hồi lại email này trước [Giờ], [Ngày/Tháng/Năm]. Một lần nữa, chúc mừng bạn. Chúng tôi rất mong được chào đón bạn gia nhập [Tên Công ty]. Trân trọng, [Tên bạn] [Chức vụ] [Thông tin liên hệ] |
Mẫu tiếng Anh
| Subject: Job Offer from [Company Name] for the [Job Title] Position Dear [Candidate Name], On behalf of [Company Name], I am delighted to extend to you an official offer of employment for the position of [Job Title]. We were incredibly impressed during the interview process and believe your skills and experience will be a valuable asset to our team. Please find the terms of your employment below: Position: [Job Title] Department: [Department Name] Start Date: [Date, Month, Year] Salary: [Amount] (Gross)/month Probation Period: [Number] months A detailed offer letter is attached for your review. Please confirm your acceptance of this offer by replying to this email by [Date, Month, Year]. Congratulations again, and we look forward to welcoming you to the team. Best regards, [Your Name] [Your Title] [Contact Information] |
Cách gửi thư mời một cách chuyên nghiệp
Việc gửi email mời nhận việc không chỉ là thao tác nhấn nút “Gửi” mà còn là một nghệ thuật giao tiếp tinh tế. Hãy thực hiện theo 5 bước sau để tối đa hóa hiệu quả và tạo ấn tượng tốt nhất cho ứng viên:
Bước 1: Gọi điện thoại thông báo trước:
Đây là bước cực kỳ quan trọng và mang tính cá nhân hóa cao. Gọi điện trực tiếp để chúc mừng, xác nhận lại sự quan tâm của ứng viên và thông báo rằng bạn sẽ gửi thư mời làm việc chi tiết qua email trong vòng vài giờ tới.
Bước 2: Chuẩn bị file đính kèm:
Luôn gửi thư mời dưới dạng file PDF đã được ký số hoặc đóng dấu, không gửi file Word (.doc). Đặt tên file chuyên nghiệp và rõ ràng, ví dụ: ThuMoiNhanViec_[TênCôngTy]_[TênỨngViên].
Bước 3: Viết tiêu đề email rõ ràng:
Tiêu đề email cần ngắn gọn, trực tiếp và chuyên nghiệp. Ví dụ: “[Tên Công ty] – Thư Mời Nhận Việc Vị Trí [Tên Vị trí]”.
Bước 4: Viết nội dung email ngắn gọn:
Nội dung chính của email chỉ cần tóm tắt lời chúc mừng, sự mong đợi và đề cập đến file đính kèm chứa các điều khoản chi tiết.
Bước 5: Kiểm tra kỹ trước khi gửi:
Rà soát lại tên ứng viên, vị trí, các con số quan trọng và lỗi chính tả. Đặc biệt kiểm tra lại file đính kèm để đảm bảo không bị thiếu sót.
Lý do cần gửi thư mời cho ứng viên
Một mẫu thư nhận việc chính thức mang lại nhiều lợi ích chiến lược pháp lý cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Đây là lý do tại sao các công ty chuyên nghiệp không bao giờ bỏ qua bước quan trọng này:
- Là bằng chứng văn bản chính thức: Nó xác nhận tất cả các thỏa thuận bằng lời nói (về lương, vị trí, ngày bắt đầu), tránh các tranh chấp “lời nói gió bay” có thể xảy ra sau này.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty: Một quy trình tuyển dụng kết thúc bằng một thư mời làm việc bài bản, chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp, tăng cường thương hiệu tuyển dụng.
- Tăng khả năng cạnh tranh: Trong trường hợp ứng viên nhận được nhiều lời mời, một thư mời chuyên nghiệp, rõ ràng và ấm áp có thể là yếu tố quyết định giúp họ lựa chọn công ty bạn.
- Thiết lập kỳ vọng rõ ràng: Giúp ứng viên hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình ngay từ đầu, tạo nền tảng vững chắc cho một mối quan hệ lao động lành mạnh và minh bạch.
Lỗi thường gặp khi soạn thư mời
Quá trình soạn và gửi thư mời nhận việc là bước cuối cùng và cực kỳ nhạy cảm. Dưới đây là những sai lầm cần tuyệt đối tránh để không làm mất điểm trong mắt ứng viên ở giai đoạn quan trọng này:
- Sai thông tin cá nhân: Gõ sai tên, thiếu chức danh hoặc sai vị trí công việc của ứng viên là lỗi tối kỵ, thể hiện sự thiếu tôn trọng.
- Thông tin mập mờ, không rõ ràng: Đặc biệt là về mức lương (không ghi rõ GROSS/NET), về các khoản phụ cấp không được liệt kê đầy đủ.
- Sai lỗi chính tả, ngữ pháp: Thư mời có lỗi sẽ thể hiện sự cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp của bộ phận nhân sự.
- Không có deadline phản hồi: Khiến nhà tuyển dụng rơi vào thế bị động, không biết ứng viên có chấp nhận lời mời hay không để lên kế hoạch tiếp theo (như chuẩn bị tài liệu onboarding).
- Văn phong quá lạnh lùng, máy móc: Sử dụng mẫu thư mời nhận việc qua email có sẵn mà không tùy chỉnh hay thể hiện sự nồng nhiệt chào đón.
- Gửi sai định dạng file: Gửi file Word (.doc) có thể bị lỗi định dạng và trông thiếu chuyên nghiệp so với file PDF.
Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng với terra HR System
Trong quy trình quản trị nhân sự hiện đại, việc tối ưu hóa các bước tuyển dụng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực. Đây cũng chính là mục tiêu mà phần mềm nhân sự terra hướng đến – một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý trọn vẹn vòng đời nhân sự. Phần mềm quản lý nhân sự terra sẽ mang đến nhiều tính năng nổi bật giúp bộ phận HR vận hành mượt mà, cụ thể:
- Nền tảng trực tuyến linh hoạt: Hệ thống phần mềm HRM terra hoạt động trên web và di động, cho phép HR theo dõi tiến trình tuyển dụng, phê duyệt hồ sơ và tương tác ứng viên mọi lúc, mọi nơi.
- Lưu trữ và báo cáo thông minh: Toàn bộ lịch sử trao đổi được lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu, đồng thời hỗ trợ xuất báo cáo đánh giá hiệu quả tuyển dụng.
- Một mức phí duy nhất: Doanh nghiệp chỉ cần chi trả một mức phí cho toàn bộ các chức năng (bao gồm tuyển dụng, quản lý dữ liệu, tính lương, đào tạo và đánh giá).
- Tích hợp đầy đủ các chức năng: Liên kết chặt chẽ giữa các quy trình (quản lý hồ sơ ứng viên đến ký hợp đồng và cập nhật dữ liệu nhân sự) giúp đảm bảo tính liên tục và chính xác.
- Tự động hóa và tiết kiệm nguồn lực: Giảm khối lượng công việc thủ công, tối ưu thời gian xử lý và tăng hiệu suất cho bộ phận nhân sự.
Liên hệ ngay với terra để nhận tư vấn chi tiết!
Tổng kết
Một mẫu thư mời nhận việc qua email được soạn thảo rõ ràng, đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt mà còn góp phần tối ưu hóa quy trình tuyển dụng. Bạn có thể tham khảo hệ thống quản lý nhân sự terra HR System để được hỗ trợ các bước quản lý thư mời, nâng tầm quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp trong năm 2025.
