Xin đơn công tác, xin công tác phí là những nhiệm vụ mà người lao động (NLĐ) cần thực hiện, đặc biệt đối với những công việc thường xuyên cần đi gặp đối tác, đi công tác nước ngoài,… Tuy nhiên, phần lớn NLĐ vẫn chưa thật sự hiểu rõ, thậm chí chưa biết đến những quy định, điều kiện được hưởng các khoản công tác phí. Đồng thời, doanh nghiệp cũng gặp phải rất nhiều bất cập khi quản lý khoản phí này vì dữ liệu bị phân mảnh. Vậy, đâu là giải pháp hỗ trợ cả NLĐ và doanh nghiệp trong việc xin công tác phí?

Công tác phí bao gồm những khoản phí nào?

Công tác phí là khoản chi phí người sử dụng lao động hay người đứng đầu doanh nghiệp phải trả cho NLĐ, để việc hạch toán công tác phí được thực hiện dễ dàng, minh bạch thì bộ phận kế toán có trách nhiệm nắm rõ đầy đủ về các khoản chi phí công tác và các hồ sơ liên quan.

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC Quy định chế độ công tác phí như sau:

“Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có)”.

Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).

Điều kiện được hưởng công tác phí

Để được hưởng khoản phí này, NLĐ cần phải:

– Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao; 

– Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác; 

– Có đủ các chứng từ để thanh toán: Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú), văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác, Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).

Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).

Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế).

Trong những ngày được cử đi công tác nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì ngoài chế độ phụ cấp lưu trú còn được thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức theo quy định hiện hành. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ: 

– Thủ tục xác nhận làm thêm giờ làm căn cứ thanh toán; quy định các trường hợp đi công tác được thanh toán tiền lương làm thêm giờ, đảm bảo nguyên tắc chỉ được thanh toán trong trường hợp được người có thẩm quyền cử đi công tác phê duyệt làm thêm giờ, không thanh toán cho các trường hợp đi công tác kết hợp giải quyết việc riêng trong những ngày nghỉ và không thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ trong thời gian đi trên các phương tiện như tàu, thuyền, máy bay, xe ô tô và các phương tiện khác.

– Bên cạnh việc lưu ý những trường hợp trên, NLĐ cũng cần gửi yêu cầu thanh toán công tác phí cho cấp trên của mình. Tuy nhiên, đối với bộ phận nhân sự hoặc chủ doanh nghiệp, việc quản lý yêu cầu phê duyệt công tác phí của nhân viên tương đối khó khăn vì cần thu thập thông tin đi công tác của NLĐ từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến dữ liệu bị phân mảnh. Do đó, để có thể cập nhật kịp thời thông tin đi công tác có phí của từng NLĐ, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản trị nhân sự với mục đích quản lý tất cả hoạt động của nhân viên trên nền tảng trực tuyến.

Giải pháp quản lý công tác phí cho doanh nghiệp

Là nhóm giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cung cấp đa dạng các dịch vụ, terra mang đến giải pháp terra HR System – phần mềm quản trị nhân sự hỗ trợ tối đa cho NLĐ và doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin nhân viên, bao gồm cả đơn xin công tác và công tác phí. 

Chức năng này được phát triển nhằm hỗ trợ NLĐ và doanh nghiệp trong việc quản lý, cập nhật thông tin hoàn toàn trực tuyến, đồng thời tạo được sự liên kết trong quá trình NLĐ đi công tác, từ bước xin đơn công tác đến bước phê duyệt thanh toán công tác phí.

Khi xin đơn công tác trên phần mềm terra, NLĐ sẽ chọn tạo đơn có công tác phí. Sau đó, nếu người duyệt duyệt thành công yêu cầu đi công tác, người tạo đơn có thể xin hoàn khoản công tác phí tương ứng với mã đơn yêu cầu đi công tác của mình ở mục yêu cầu thanh toán. Khi tạo yêu cầu hoàn công tác phí, NLĐ có thể đính kèm những tập tin phù hợp với điều kiện được hưởng công tác phí. 

Bên cạnh đó, trường hợp muốn xin ứng trước công tác phí, NLĐ vẫn được phép nộp đơn xin ứng công tác phí ở mục “Yêu cầu thanh toán”. Ở mục “Yêu cầu thanh toán”, ngoài chức năng xin ứng trước công tác phí, NLĐ hoặc doanh nghiệp cũng có thể tạo yêu cầu thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ khác.

Với những cập nhật trên, hy vọng NLĐ, phòng nhân sự và cả doanh nghiệp sẽ hạn chế được trường hợp dữ liệu bị phân mảnh khi nhân viên xin đơn công tác. Trong tương lai, terra sẽ tiếp tục phát triển và không ngừng cải thiện những chức năng hiện có nhằm giúp quý Khách hàng nhận được trải nghiệm hoàn hảo nhất khi sử dụng.