Giải pháp chấm công tối ưu cho khối doanh nghiệp sản xuất

Quản lý chấm công, tính lương nhân viên vốn là bài toán luôn khiến nhiều doanh nghiệp sản xuất phải đau đầu. Nhân sự đông, chấm công thủ công bằng máy vân tay, thẻ từ hay sổ sách đều khiến bộ phận nhân sự, kế toán và cả nhân viên phải tốn rất nhiều thời gian để nhập và tổng hợp dữ liệu.

Bắt đầu bằng việc sử dụng phần mềm, số hóa quy trình chấm công – tính lương của terra, nhiều doanh nghiệp sản xuất cắt giảm được hàng loạt chi phí vận hành và quản lý thủ công, đồng thời tối ưu nguồn lực và tăng năng suất làm việc cho đội ngũ nhân sự.

terra HR System – Giải pháp chấm công cho khối doanh nghiệp sản xuất

Đau đầu khi quản lý chấm công cho doanh nghiệp sản xuất

Máy chấm công bằng vân tay hoặc máy chấm công thẻ từ là thiết bị phổ biến được sử dụng tại hầu hết mọi doanh nghiệp hiện nay. So với phương pháp chấm công thủ công thì các giải pháp trên đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quy trình quản trị nhân sự. Song, chấm công bằng thẻ từ hay vân tay đều chưa phải là giải pháp tối ưu, đặc biệt là đối với doanh nghiệp thuộc khối ngành sản xuất, bởi không thể tránh khỏi những rủi ro phát sinh như:

– Tốn chi phí lắp đặt: Đối với doanh nghiệp sản xuất có nhiều cơ sở, nhà máy đặt ở những vị trí khác nhau, đòi hỏi phải lắp đặt máy chấm vân tay, máy chấm thẻ ở từng vị trí.

– Tốn thời gian tổng hợp dữ liệu: Dữ liệu chấm công cần phải xuất từ máy sang Excel để lấy data tính lương. Do đó, nếu doanh nghiệp có nhiều cơ sở thì cần phải  tổng hợp dữ liệu từ nhiều máy chấm công. Quá trình tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau sẽ khiến bộ phận quản lý nhân sự tiêu hao nhiều thời gian, công sức.

– Quản lý dữ liệu đặc biệt khó khăn: Đối với các doanh nghiệp lớn, với số lượng lên đến hàng trăm, hàng nghìn nhân viên, cộng với việc nhân viên phải thường xuyên di chuyển giữa nhà máy sản xuất và văn phòng làm việc cũng khiến việc chấm công và tổng hợp dữ liệu trở nên phức tạp. Chưa kể trong trường hợp dữ liệu chấm công bị ghi nhận sai và nhân viên phản hồi thì bộ phận quản lý mất rất nhiều thời gian để có thể xử lý.

Ví dụ: Một nhà máy có 100 nhân viên. Hàng tháng khi đến kỳ tính lương thì bộ phận nhân sự, kế toán phải tổng hợp giờ công của 100 người này và đối chiếu lại, tạo thành khối lượng dữ liệu chấm công khổng lồ, gây ra phiền toái và tốn kém về thời gian, chi phí và công sức. 

Quản lý chấm công cho doanh nghiệp sản xuất là một bài toán đau đầu

Vì vậy, các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thuộc khối ngành sản xuất luôn mang các đặc thù đòi hỏi những giải pháp quản lý chấm công, tính lương tối ưu hơn hết. Bởi thông tin nhân sự, dữ liệu chấm công là một căn cứ quan trọng để để doanh nghiệp tính toán và chi trả lương cho nhân viên. Do đó, tính tối ưu và bảo mật trong công tác quản lý chấm công luôn cần được đặt lên hàng đầu. Ý thức được tầm quan trọng của việc số hoá quy trình vận hành, tổ chức bộ máy tinh gọn, để vượt bão khủng hoảng, tăng năng lực cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp sản xuất đã lựa chọn đổi mới và đơn giản hóa chấm công với hệ thống quản trị nhân sự terra HR System.

Đổi mới – Đơn giản hóa chấm công với giải pháp terra HR System

Giải pháp chấm công của terra HR System cho khối doanh nghiệp sản xuất

Chấm công qua check-in Wifi, GPS hoặc camera AI 

Chỉ cần thêm danh sách các Wifi, vị trí chấm công trên hệ thống của terra HR System, thì khi điện thoại nhân viên có kết nối đúng Wifi/ bật định vị GPS là có thể chấm công. Cách thức này sẽ rất thuận lợi cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh khác nhau hoặc cho phép đặt các điểm chấm công cụ thể tại các vị trí như nhà máy, kho hàng, hay các khu vực quan trọng khác. Điều này cũng giúp theo dõi chính xác thời gian làm việc ở từng khu vực.

Dễ dàng thiết lập điểm chấm công bằng wifi cục bộ của công ty

Chỉ cần bật định vị GPS là có thể chấm công

Thêm vào đó, giai đoạn chấm công còn có sự kết hợp với camera HANET, wifi để ghi nhận giờ công. Camera có thể được đặt tại cửa ra/vào để nhân viên có thể thực hiện chấm công hoàn toàn tự động. Bằng việc tự nhận diện nhân viên Vào/Ra, camera sẽ chớp đèn và báo âm thanh khi nhận được nhân viên. Hệ thống cũng tự động báo qua điện thoại cho nhân viên biết theo thời gian thực. 

Chấm công theo thời gian thực và xuất file Excel chuẩn

Mọi dữ liệu chấm công sẽ luôn được cập nhật trực tiếp hằng ngày và theo thời gian thực trên hệ thống terra HR System. Dựa vào bảng chấm công, thời gian vào/ra, vị trí chấm công của nhân viên hay số giờ/ số công mà nhân viên đã làm trong tháng sẽ được nắm bắt ngay lập tức. Hệ thống cũng cho biết số giờ mà nhân viên đi trễ hay về sớm, số phép mà nhân viên đã nghỉ hay số lần mà nhân viên đi ra ngoài.

Mọi dữ liệu chấm công sẽ luôn được cập nhật trực tiếp hằng ngày

Bên cạnh cập nhật trực tuyến trên hệ thống, terra HR System cũng cho phép doanh nghiệp xuất file Excel dữ liệu chấm công, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của doanh nghiệp. Bảng xuất file Excel này được xử lý tự động hàng ngày, do vậy khi cần thiết bạn có thể xuất file chi tiết bao gồm số công, số giờ đi muộn/về sớm, tăng ca, dư giờ… ngay lập tức. Giải pháp chấm công của terra HR System cũng cho phép bạn xuất file Excel vào ra chuẩn theo từng phòng ban, chi nhánh hay thời gian chấm. 

Lợi ích khi áp dụng giải pháp terra HR System cho khối doanh nghiệp sản xuất

Áp dụng giải pháp quản lý chấm công và tính lương terra HR System không chỉ mang tới trải nghiệm chấm công nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện cho người dùng mà còn giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp sản xuất.

Đối với với ban Quản lý

– Giúp theo dõi vị trí làm việc và di chuyển, giám sát thời gian real time của nhân viên ở mọi lúc mọi nơi, mà không cần phải đăng nhập vào máy chủ (dữ liệu máy vân tay).

– Tự động hóa quá trình tổng hợp dữ liệu, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian chấm công, xếp lịch, phân ca, duyệt ký đơn từ. 

– Tối ưu nguồn lực nhân sự và kiểm soát chi phí quản lý hiệu quả.

Đối với bộ phận kế toán, nhân sự

– Hệ thống tự động kiểm tra và báo cáo dữ liệu chấm công hàng ngày theo thời gian thực, giúp tránh tình trạng dồn việc đến cuối tháng.

– Nhận diện và thông báo ngay lập tức về các dữ liệu không chính xác, tiết kiệm thời gian đối chiếu dữ liệu khi có sai sót. 

– Nhận về bảng công, bảng lương được tổng hợp theo thời gian thực một cách tự động và chính xác tuyệt đối.

Đối với đội ngũ công nhân viên

– Giảm thời gian nhân sự trích xuất vân tay từ máy chấm công, đổi mới hình thức chấm công, làm đơn từ đơn giản, tiện lợi và chủ động hơn.  

– Chủ động theo dõi ca làm việc hàng tuần/tháng, kiểm tra bảng chấm công và lương cá nhân bất cứ lúc nào.

– Giảm thiểu mâu thuẫn, xung đột, tăng sự gắn kết với kế toán, quản lý và mức độ hài lòng với môi trường làm việc.

Phần mềm quản lý quy trình là công cụ tối ưu giúp doanh nghiệp tháo gỡ các nút thắt trong công tác quản lý, góp phần tinh gọn bộ máy vận hành và tiết kiệm chi phí. Với giải pháp chấm công tối ưu từ terra HR System, doanh nghiệp sản xuất sẽ không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường độ chính xác và hiệu quả trong quản lý nhân sự.