Quản lý thông tin hiệu quả: tận dụng truyền thống hay đổi mới hiện đại?

Đối mặt với sự phân mảnh và rời rạc của thông tin trong doanh nghiệp, việc quản lý thông tin bằng Excel và giấy tờ truyền thống đã trở thành một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về các vấn đề chung và giải pháp hiệu quả.

Những vấn đề chung khi quản lý thông tin

Việc quản lý thông tin doanh nghiệp bằng Excel đã trở thành một phần quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với khả năng tính toán linh hoạt và giao diện dễ sử dụng, Excel đã mang lại nhiều ưu điểm cho việc tổ chức và theo dõi dữ liệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên đến thời điểm hiện tại, khi công nghệ ngày càng tiến bộ và phát triển, việc quản lý thông tin bằng Excel đã xuất hiện những hạn chế và thách thức đáng kể. Một số bất lợi chủ yếu của việc sử dụng Excel bao gồm sự phân mảnh dữ liệu, khó khăn trong việc tổng hợp thông tin, và đặc biệt là sự thiếu linh hoạt trong quá trình quản lý.

Quản lý thông tin bằng Excel xuất hiện những hạn chế và thách thức đáng kể.

Phân mảnh dữ liệu

Đầu tiên, sự phân mảnh của dữ liệu là một vấn đề phổ biến khi doanh nghiệp sử dụng nhiều bảng tính Excel khác nhau. Vì mỗi phòng ban thường tạo và duy trì một bảng tính riêng, chứa thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày, doanh nghiệp sẽ rất khó để tổng hợp và phân tích dữ liệu. Quá trình này không chỉ tốn thời gian, khiến cho hiệu suất công việc bị giảm đi mà còn tăng nguy cơ xuất hiện sai sót trong quá trình tổng hợp.

Định dạng tài liệu khó thay đổi và cập nhật

Đối mặt với sự thay đổi nhanh chóng và yêu cầu cập nhật liên tục của thời đại công nghệ, quá trình quản lý dữ liệu bằng Excel thường khá phức tạp và gặp nhiều khó khăn.

Việc đối mặt với định dạng khó thay đổi và cập nhật là một trong những bất lợi quan trọng

Không thể phủ nhận rằng các công cụ tính toán của Excel rất phong phú và cung cấp khả năng phân tích dữ liệu chính xác. Tuy nhiên, định dạng cứng nhắc trong Excel lại là một trở ngại khá lớn khi doanh nghiệp muốn thay đổi cấu trúc hoặc định dạng hiện tại của bảng tính theo một yêu cầu mới. Việc thực hiện sự điều chỉnh này thường đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về Excel và làm tăng nguy cơ mất dữ liệu hoặc gặp lỗi trong quá trình thực hiện.

Ngoài ra, nhu cầu thay đổi liên tục trong quá trình cập nhật thông tin cũng là một khó khăn trong công tác nhân sự. Việc thêm, xóa, hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong Excel đòi hỏi sự thận trọng rất cao. Chỉ cần một sơ suất nhỏ xảy ra cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như mất mát dữ liệu, bảng tính và nguồn dữ liệu thực tế không đồng bộ, nhất quán.

Khó chia sẻ thông tin và rủi ro rò rỉ

Một trong những bất cập đáng lưu ý khi quản lý dữ liệu bằng Excel là khi đôi lúc, file tổng hợp có thể chứa thông tin chung, làm giảm tính minh bạch, khó khăn trong việc chia sẻ thông tin và quản lý quyền truy cập. Khi nhiều người cùng truy cập và cập nhật file tổng hợp cùng một lúc, có khả năng xảy ra trường hợp thông tin bị ghi đè hoặc xung đột dữ liệu giữa các phiên bản, làm mất tính nhất quán của dữ liệu. Không những vậy, tình huống trên còn đặt doanh nghiệp vào tình thế mất quyền kiểm soát và quản lý dữ liệu. Vì không có khả năng theo dõi rõ ràng về việc ai đã truy cập, chỉnh sửa, hay chia sẻ thông tin, doanh nghiệp sẽ rất khó xác định nguồn gốc của rò rỉ thông tin. 

Ngoài ra, trong trường hợp quản lý cập nhật thông tin nhân viên bằng Excel, nếu xảy ra sai sót, nhân viên cũng sẽ khó mà biết được vì đây là cập nhật đến từ một phía. Vì vậy, để đối chiếu và xác nhận lại sau mỗi lần cập nhật, quản lý thường phải gửi lại file thông tin đến từng nhân viên sau mỗi lần sửa đổi để họ kiểm tra và xác nhận. Tuy nhiên, quá trình này không chỉ mất thời gian mà còn đòi hỏi công sức lớn từ phía quản lý. Việc gửi và theo dõi từng file, đồng thời xử lý phản hồi và thắc mắc từ nhân viên, khiến quá trình quản lý dữ liệu trở nên rườm rà, phức tạp và làm giảm hiệu suất làm việc.

Giải pháp quản lý thông tin hiện đại – terra HR System

Nhìn chung, trong bối cảnh môi trường kinh doanh đòi hỏi sự nhanh chóng và linh hoạt, việc quản lý thông tin bằng Excel có thể trở thành một hạn chế đáng kể. Với sự tiến bộ của công nghệ, hiện tại đã xuất hiện những giải pháp quản lý thông tin hiện đại hơn, mang lại tính toàn diện và tích hợp cao hơn. Việc xem xét và cân nhắc sử dụng các hệ thống quản lý thông tin chuyên sâu có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình quản lý thông tin. Những vấn đề này đều có thể được giải quyết triệt để khi doanh nghiệp chọn sử dụng terra HR System.

terra HR System còn là một giải pháp hiện đại đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp.

Ưu điểm lớn nhất của terra HR System nằm ở khả năng tự quản lý thông tin cá nhân của nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ có tài khoản riêng, điều này giúp tăng tính minh bạch trong quá trình quản lý nhân sự, đồng thời giảm nguy cơ xảy ra những sai sót liên quan đến thông tin cá nhân, lương và bảo hiểm.

Cụ thể, khi doanh nghiệp chọn sử dụng dịch vụ quản lý thông tin của terra, nhân viên có thể tự kiểm tra thông tin của mình bằng cách:

Ở màn hình Thông tin cá nhân → Chọn Chức năng Quản lý thông tin, tất cả các cá nhân trong doanh nghiệp đều có thể xem và đối chiếu thông tin của mình khi bộ phận nhân sự cập nhật trên hệ thống → Giải quyết được đa số các bất cập khi sử dụng phương pháp quản lý thông tin truyền thống trên Excel

Cả nhân viên và doanh nghiệp có thể đối chiếu thông tin nhân viên trên terra HR System

Cả nhân viên và doanh nghiệp có thể đối chiếu thông tin lương trên terra HR System

Một trong những thế mạnh quan trọng khác của terra HR System là khả năng truy cập thông tin nhanh chóng và thuận tiện thông qua ứng dụng di động và website. Việc này không chỉ mang lại sự linh hoạt cho nhân viên mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý, giúp họ nhanh chóng cập nhật, theo dõi và đối chiếu dữ liệu một cách dễ dàng từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào.

Người dùng có thể truy cập nhanh chóng thông qua ứng dụng di động và website

Hơn cả một công cụ quản lý thông tin, terra HR System còn là một giải pháp hiện đại đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự và thông tin liên quan. Điều này đồng nghĩa với việc nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra một môi trường làm việc mà mọi người đều có thể tin tưởng và chủ động quản lý thông tin cá nhân của mình.

Để được tư vấn cụ thể về các tính năng quản lý thông tin và quản lý nhân sự, mời anh/chị điền form đăng ký tư vấn TẠI ĐÂY