Bảo mật thông tin trong quản lý nhân sự

Bảo mật thông tin luôn là mối quan tâm lớn trong môi trường làm việc hiện đại, là yếu tố quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng đặt ưu tiên hàng đầu, đặc biệt là trong quản lý nhân sự và tính lương. Việc bảo vệ thông tin cá nhân của nhân viên không chỉ là trách nhiệm của bộ phận nhân sự mà còn là một phần quan trọng trong việc duy trì an ninh và uy tín cho doanh nghiệp.

Cách Thức Bảo Vệ Thông Tin Cá Nhân

Để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc bảo mật thông tin cá nhân, phương pháp tối ưu nhất là giảm thiểu sự tham gia của công tác thủ công trong quá trình cập nhật, lưu trữ, và điều chỉnh thông tin liên quan đến nhân viên. Bằng cách tối giản hóa sự can thiệp của con người trong các hoạt động quản lý dữ liệu, chúng ta có thể giảm nguy cơ xâm phạm thông tin do sự nhầm lẫn, quên sót, hoặc sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.

Hạn chế lưu trữ hồ sơ giấy

Sử dụng hồ sơ giấy để lưu trữ thông tin nhân sự mang lại nhiều rủi ro như mất mát dữ liệu, thời gian xác nhận và cập nhật tăng lên, khả năng truy cập thông tin giảm sút, và nguy cơ an toàn thông tin cá nhân. Mặc dù đối diện với chi phí lưu trữ và bảo quản cao cùng với khả năng tìm kiếm thông tin kém hiệu quả, sự lựa chọn của doanh nghiệp là sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử thay vì hồ sơ giấy theo cách truyền thống không chỉ giúp giảm rủi ro mất mát và truy cập trái phép, mà còn tạo điều kiện cho việc tối ưu hóa quy trình tìm kiếm thông tin.

Bảo mật thông tin trong quản lý nhân sự

Hạn chế tính lương thủ công

Quá trình tính lương thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ xảy ra những lỗi trong quá trình tổng hợp số liệu. Sự phức tạp của các yếu tố như các khoản thưởng, phạt, và các quy định thuế làm tăng nguy cơ sai sót và làm giảm hiệu quả trong quy trình quản lý lương. Không chỉ gặp rủi ro lớn về sai sót mà còn tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin lương. Những nguy cơ có thể kể đến như: thông tin lương trải qua nhiều bước xử lý từ việc thu thập đến việc tính toán và lưu trữ; rủi ro từ nhân sự khi quy trình thủ công đòi hỏi sự can thiệp của nhiều người trong bộ phận; hay việc thiếu các công cụ bảo mật như mã hóa dữ liệu cũng tăng cường khả năng rò rỉ thông tin lương. Để đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin, việc chuyển đổi sang sử dụng các công cụ tự động trong quá trình tính lương là một bước quan trọng. Những công cụ này không chỉ giảm thiểu khả năng phát sinh sai sót mà còn tăng cường tính minh bạch và an toàn trong quản lý lương.

Tổng hợp thông tin trên cùng 1 file

Việc những thông tin liên quan vào một file dữ liệu duy nhất sẽ giúp nhân sự nâng cao hiệu quả quản lý và tránh việc thông tin phân mảnh. Chính vì vậy, hiện nay nhiều doanh nghiệp đang hướng đến việc sử dụng các giải pháp kết hợp công cụ hỗ trợ nhân sự để nâng cao hiệu suất và đảm bảo tính chính xác trong quá trình tính lương. Đặc biệt, sử dụng giải pháp thuê ngoài dịch vụ tính lương, tích hợp với phần mềm quản trị nhân sự đang được đánh giá rất cao… Vì điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận những công nghệ tiên tiến mà còn tối ưu hóa quá trình quản lý lương một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và an toàn thông tin trong toàn bộ quá trình quản lý nhân sự.

Case Study Về Bảo Mật Thông Tin: Rò Rỉ Thông Tin Lương

Một nhân sự đã gửi nhầm kết quả lương của nhân viên A cho nhân viên B. Hậu quả của việc rò rỉ thông tin lương có thể dẫn đến những vấn đề pháp lý nghiêm trọng và mất uy tín của doanh nghiệp. Sự bất cẩn trong quản lý thông tin lương có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các nhân viên và gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của công ty trong mắt cả nhân viên và đối tác kinh doanh.

➩ Để khắc phục tình huống này và ngăn chặn rủi ro tương tự trong tương lai, việc sử dụng giải pháp thuê ngoài tính lương tích hợp hệ thống quản trị nhân sự là một giải pháp hiệu quả. Khi sử dụng hệ thống quản trị nhân sự, thông tin cá nhân, lương thưởng của mỗi nhân viên sẽ được lưu trữ trên nền tảng với quyền truy cập chỉ dành cho nhân viên đó và bộ phận Nhân sự – Quản lý. Và nếu hệ thống quản trị nhân sự được tích hợp với dịch vụ tính lương, đến cuối tháng, đội ngũ tính lương sẽ sử dụng dữ liệu lưu trữ trên hệ thống, thực hiện tính lương và tự động gửi phiếu lương đến địa chỉ email được cài đặt trước đó, vừa đảm bảo quy trình tính lương chính xác, vừa giảm thiểu sai sót và đồng thời giảm nguy cơ gửi nhầm thông tin giữa các nhân viên.

terra – Nhóm giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp cho vấn đề bảo mật thông tin

terra HR System – Lưu trữ thông tin hiệu quả

terra HR System không đơn thuần là hệ thống giúp giải quyết vấn đề “Rò rỉ thông tin lương” được đề cập phía trên mà còn là một hệ thống quản lý nhân sự tiên tiến, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu từ quản lý thông tin nhân sự đến quản lý hợp đồng lao động, bao gồm:

– Quản lý dữ liệu nhân sự

– Quản lý chấm công

– Quản lý nghỉ phép và làm thêm giờ

– Tính lương

– Quản lý bảo hiểm xã hội

– Quản lý tuyển dụng

– Quản lý hợp đồng lao động

– Quản lý đào tạo

– Quản lý đánh giá nhân sự

Đối với tính năng quản lý dữ liệu nhân sự, terra rất đề cao yếu tố bảo mật thông tin, cụ thể khi truy cập vào màn hình Thông tin cá nhân, click vào chức năng Quản lý thông tin, chỉ có Nhân sự – Quản lý trong doanh nghiệp có thể cập nhật, truy cập hoặc chỉnh sửa thông tin của nhân viên. Tính năng này giúp doanh nghiệp hạn chế lưu trữ hồ sơ giấy, tiết kiệm thời gian khi xuất dữ liệu tính lương, đồng thời cũng đáp ứng được việc tổng hợp thông tin trên cùng 1 nền tảng. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể theo dõi các thông tin cá nhân của họ trực tuyến, dễ dàng phát hiện những sai sót để đối chiếu kịp thời.

Chức năng lưu trữ hồ sơ của terra HR System

Ngoài ra, terra HR System cũng có chức năng phân quyền theo chức năng chỉ định. Tính năng này sẽ hỗ trợ việc hạn chế truy cập giữa các phòng ban: Người dùng thuộc một phòng ban cụ thể chỉ có quyền truy cập và quản lý thông tin liên quan đến phòng ban của họ. Ví dụ, nhân viên trong phòng Nhân sự chỉ có thể xem và chỉnh sửa thông tin nhân sự, quản lý tuyển dụng, và các chức năng liên quan đến nhân sự.

Chức năng phân quyền, truy cập của terra HR System

Bên cạnh đó, terra HR System luôn đề cao tính bảo mật vì hệ thống áp dụng các thuật toán mã hoá mạnh mẽ và tính năng đăng nhập sinh trắc. Điều này không chỉ ngăn chặn nguy cơ mất mật khẩu mà còn tăng cường xác thực và an ninh hệ thống.

Với terra HR System, bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu. Hệ thống sử dụng các biện pháp an ninh mạnh mẽ để đảm bảo rằng thông tin nhân sự được bảo vệ an toàn, đồng thời cung cấp quản trị quyền truy cập một cách linh hoạt để giảm nguy cơ rò rỉ thông tin.

Trải nghiệm ngay tại: Hệ Thống Quản Trị Nhân Sự – Demo Miễn Phí｜terra HR System

terra Payroll – Đảm bảo tối ưu quy trình tính lương

Là giải pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất, khi sử dụng dịch vụ terra Payroll, khách hàng sẽ được trải nghiệm miễn phí hệ thống quản trị nhân sự terra HR System. Do tích hợp trên cả hệ thống, terra Payroll mang lại nhiều lợi ích quan trọng như:

– Hệ thống đảm bảo mức độ chính xác cao khi tổng hợp dữ liệu tính lương, từ đó giảm thiểu sai sót. 

– Vì là đội ngũ tính lương thuê ngoài nên sẽ hạn chế tình huống biết được mức thông tin lương nội bộ.  

– Đảm bảo tuân thủ đúng hạn và đúng luật, giảm nguy cơ rủi ro pháp lý.

Bảo mật thông tin là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự và tính lương. Việc áp dụng những biện pháp bảo mật hiện đại và sử dụng các hệ thống quản lý thông tin là quan trọng để bảo vệ thông tin cá nhân của nhân viên và duy trì uy tín cho doanh nghiệp. Hãy đầu tư vào giải pháp bảo mật thông tin để đảm bảo sự an toàn và tin cậy trong môi trường làm việc của bạn. 

terra không chỉ là một công cụ quản lý nhân sự, mà còn là đối tác đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự hiệu quả và bảo mật. Đặt niềm tin vào terra để trải nghiệm sự hiện đại và tiện lợi trong quản lý nhân sự của bạn! 

Trải nghiệm ngay tại: Dịch vụ tính lương – Tích hợp công nghệ | terra Payroll