Hướng dẫn làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2025

Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là để bảo đảm quyền lợi về hưu trí, bảo hiểm thất nghiệp và các chế độ khác của người lao động. Bài viết này từ terra sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, hồ sơ, thời hạn, thủ tục và cách chốt sổ bảo hiểm xã hội online giúp tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì? Vì sao cần thực hiện đúng?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là một thủ tục hành chính quan trọng trong chính sách an sinh xã hội. Việc này không chỉ giúp bảo đảm tính liên tục của quá trình đóng BHXH mà còn quyết định việc người lao động có thể hưởng đầy đủ chế độ sau này. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được mục đích, đối tượng được chốt bảo hiểm xã hội.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội (viết tắt là BHXH) là việc xác nhận thời gian tham gia BHXH và hoàn tất thủ tục của người lao động trên sổ BHXH sau khi kết thúc hợp đồng lao động. Sau khi chốt, người lao động có thể dùng sổ này để tiếp tục đóng ở đơn vị mới hoặc để giải quyết chế độ BHXH.

Tầm quan trọng của chốt sổ bảo hiểm xã hội

Trong thực tế, đã có nhiều trường hợp người lao động khi làm thủ tục hưởng chế độ hưu trí hoặc bảo hiểm thất nghiệp mới phát hiện ra quá trình đóng BHXH của mình bị thiếu hoặc sai thông tin. Điều này dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, phải mất hàng tháng để bổ sung, thậm chí có trường hợp mất quyền lợi do không thể chứng minh được thời gian tham gia.

Việc chốt bảo hiểm xã hội đúng và kịp thời giúp:

• Đảm bảo quyền lợi: khi nghỉ việc hoặc chuyển đơn vị, toàn bộ thời gian đóng BHXH được xác nhận chính xác, làm cơ sở để hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, bảo hiểm thất nghiệp,…;
• Tránh tình trạng tranh chấp: tránh tình trạng người lao động và doanh nghiệp bất đồng về thời gian, mức đóng hoặc nghĩa vụ BHXH;
• Căn cứ pháp lý: là minh chứng hợp pháp khi tính lương hưu hoặc trợ cấp thất nghiệp, nhất là khi người lao động làm việc tại nhiều cơ quan, tổ chức.

Những ai có thể chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Trên thực tế, người lao động có nhu cầu thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội khi:

• Người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng: đây là nhóm phổ biến nhất, cần chốt sổ để bảo lưu hoặc tiếp tục đóng ở đơn vị mới;
• Người lao động chuyển sang đơn vị mới: việc chốt sổ kịp thời giúp quá trình đóng BHXH không bị gián đoạn, tránh bị mất tháng đóng;
• Người lao động bảo lưu thời gian tham gia BHXH: thường là những người tạm ngưng làm việc hoặc ra nước ngoài, muốn giữ nguyên số năm đóng để sau này cộng dồn hưởng chế độ.

Để chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động phải đảm bảo đủ các điều kiện:

• Người lao động phải đã chính thức nghỉ việc tại đơn vị hoặc đủ tuổi và điều kiện để hưởng chế độ hưu trí;
• Đồng thời, người sử dụng lao động cần hoàn tất việc đóng BHXH cho đến hết tháng cuối cùng người lao động làm việc. Trong trường hợp đơn vị còn nợ BHXH, cơ quan BHXH vẫn tiến hành chốt sổ cho người lao động theo quy định hiện hành.

Hướng dẫn chi tiết thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động năm 2025

Dựa theo Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 năm 2024 và Quyết định 222/QĐ-BHXH, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH khi người lao động nghỉ việc.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Quy trình thực hiện

Để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động cần thực hiện theo quy trình sau:

• Bước 1: Thực hiện báo giảm lao động

Doanh nghiệp cần lập thủ tục báo giảm người lao động đang tham gia BHXH tại cơ quan BHXH nơi đơn vị đăng ký. Hồ sơ báo giảm bao gồm:

• Phiếu giao nhận hồ sơ theo Mẫu 600a;
• Tờ khai TK1-TS (trong trường hợp người lao động chưa được cấp mã số BHXH; nếu đã có mã số thì chỉ cần cung cấp cho doanh nghiệp);
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp theo Mẫu D02-TS;
• Bảng kê thông tin theo Mẫu D01-TS.

• Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ BHXH

Sau khi hoàn tất báo giảm, doanh nghiệp tiến hành lập và nộp bộ hồ sơ chốt sổ theo hướng dẫn mới nhất tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, gồm:

• Phiếu giao nhận hồ sơ Mẫu 620;
• Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH (mẫu mới) kèm theo các tờ rời ghi quá trình đóng BHXH;
• Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu DS-XNBS) nếu có phát sinh điều chỉnh;
• Tờ khai TK1-TS để điều chỉnh thông tin cá nhân (nếu cần);
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS).

Hình thức nộp hồ sơ

• Bản giấy: Doanh nghiệp có thể liên hệ cơ quan BHXH hoặc đơn vị dịch vụ bưu chính để tiếp nhận trực tiếp tại trụ sở công ty.
• Bản điện tử: Nộp qua Cổng dịch vụ công hoặc phần mềm giao dịch BHXH điện tử của đơn vị I-VAN được BHXH Việt Nam cấp phép.

Lưu ý: Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác để tránh kéo dài thời gian xử lý hoặc phải bổ sung nhiều lần.

Thời gian giải quyết và trả kết quả

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 48 luật Lao động 2019, khi người lao động chấm dứt hợp đồng:

• Doanh nghiệp có nghĩa vụ hoàn tất thủ tục xác nhận quá trình tham gia BHXH và bàn giao lại sổ BHXH cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng kết thúc.
• Trong những tình huống đặc biệt (như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc thay đổi tổ chức, cơ cấu doanh nghiệp), thời hạn này có thể được kéo dài nhưng không vượt quá 30 ngày.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan BHXH để xác nhận chính xác thời gian đóng, đảm bảo người lao động có thể tiếp tục tham gia tại đơn vị mới hoặc hưởng chế độ. Việc chậm trễ hoặc thực hiện sai quy trình không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động mà còn có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với vi phạm hành chính.

Xem thêm: Tờ rời bảo hiểm xã hội là gì? Hướng dẫn cách lấy, kiểm tra và thời gian nhận tờ rời BHXH mới nhất

Cách chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động đã nghỉ việc

Người lao động nghỉ việc cần phối hợp với doanh nghiệp để thực hiện chốt sổ, điều này còn phụ thuộc vào đơn vị sử dụng lao động còn kinh doanh hay không. Quy trình cụ thể cho từng trường hợp người lao động nghỉ việc như sau:

Trường hợp nghỉ việc đúng quy trình

• Bước 1: Người lao động liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự để yêu cầu chốt sổ và hoàn trả sổ BHXH;
• Bước 2: Trong vòng 07 ngày kể từ khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan BHXH (thực hiện trực tuyến hoặc trực tiếp);
• Bước 3: Trong thời hạn tối đa 14 ngày (trường hợp đặc biệt không quá 30 ngày), người lao động nhận lại sổ BHXH tại công ty.

Trường hợp nghỉ ngang, nghỉ không báo trước

Đối với trường hợp người lao động nghỉ ngang, đơn vị, doanh nghiệp sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ BHXH theo luật, thời hạn chốt sổ là trong vòng 14 đến 30 ngày, kể từ ngày người lao động nghỉ việc. Sổ BHXH người lao động nhận tại doanh nghiệp, công ty cũ.

Người lao động có thể tự chốt sổ được không?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trách nhiệm chốt sổ thuộc về người sử dụng lao động, không phải người lao động. Quy định này nhằm đảm bảo quyền lợi và hạn chế rủi ro khi xác nhận thời gian tham gia BHXH.

Người sử dụng lao động là bên nắm đầy đủ hồ sơ, chứng từ và thông tin đóng BHXH, nên có thể thực hiện thủ tục nhanh chóng và chính xác, đảm bảo người lao động không bị thiếu hoặc sai dữ liệu đóng bảo hiểm. Điều này cũng giúp tránh trường hợp người lao động phải tự liên hệ với nhiều cơ quan để xác minh, gây tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót.

Cách tra cứu chốt sổ bảo hiểm xã hội online

Việc tra cứu tình trạng chốt sổ bảo hiểm xã hội online giúp người lao động chủ động kiểm tra quyền lợi của mình, hạn chế tình trạng bị chậm hoặc thiếu thông tin. Hiện nay, có hai cách phổ biến để thực hiện: qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam và qua ứng dụng VssID.

Cách tra cứu qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam

• Bước 1: Truy cập trang web chính thức của Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam;
• Bước 2: Điền đầy đủ thông tin: mã số BHXH, họ tên, số CMND/CCCD, ngày sinh và số điện thoại đã đăng ký;
• Bước 3: Bấm “Tra cứu”;
• Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ quá trình đóng BHXH, trong đó có thông tin về thời điểm đã chốt sổ hoặc còn đang xử lý.

Cách tra cứu qua ứng dụng VssID

• Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng VssID (BHXH số) trên App Store hoặc Google Play;
• Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký với cơ quan BHXH;
• Bước 3: Vào mục “Quá trình tham gia” => chọn BHXH;
• Bước 4: Kiểm tra các mốc thời gian đóng và trạng thái chốt sổ;
• Bước 5: Nếu thấy dữ liệu chưa được cập nhật, người lao động có thể phản hồi trực tiếp trên ứng dụng hoặc liên hệ bộ phận nhân sự công ty.

Một số lỗi thường gặp khi chốt sổ bảo hiểm xã hội

Quá trình chốt sổ bảo hiểm xã hội đôi khi gặp vướng mắc khiến người lao động bị chậm nhận sổ hoặc dữ liệu không chính xác. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách xử lý:

Sai thông tin nhân thân

• Nguyên nhân: Thường do nhập sai họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD khi lập hồ sơ tham gia BHXH.
• Hướng xử lý: Người lao động liên hệ bộ phận nhân sự hoặc trực tiếp cơ quan BHXH để đề nghị điều chỉnh, kèm giấy tờ gốc (CCCD, khai sinh).
• Cách phòng tránh: Kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai trước khi nộp và so sánh với giấy tờ tùy thân.

Trùng hoặc thiếu quá trình đóng BHXH

• Nguyên nhân: Do đơn vị kê khai trùng thời gian, bỏ sót tháng đóng hoặc chuyển công tác nhưng chưa được cập nhật.
• Hướng xử lý: Đề nghị doanh nghiệp rà soát, lập hồ sơ bổ sung/điều chỉnh quá trình đóng trên phần mềm nghiệp vụ BHXH.
• Cách phòng tránh: Mỗi năm nên tra cứu quá trình đóng BHXH trên Cổng thông tin BHXH hoặc ứng dụng VssID để phát hiện sai sớm.

Chưa thanh toán đủ nghĩa vụ tài chính với cơ quan BHXH

• Nguyên nhân: Do doanh nghiệp nợ tiền BHXH, BHYT, BHTN nên cơ quan BHXH chưa thể chốt sổ.
• Hướng xử lý: Doanh nghiệp phải hoàn tất việc nộp số tiền còn thiếu mới được xác nhận sổ. Nếu doanh nghiệp chậm khắc phục, người lao động có thể gửi đơn kiến nghị tới Thanh tra Sở LĐ-TB&XH hoặc BHXH cấp huyện/tỉnh.
• Cách phòng tránh: Lựa chọn doanh nghiệp uy tín, kiểm tra định kỳ quá trình đóng BHXH để đảm bảo công ty nộp đúng và đủ.

Xem thêm: Mất sổ bảo hiểm xã hội làm lại ở đâu? Hướng dẫn thủ tục chi tiết 2025

Những câu hỏi thường gặp về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là điều mà người lao động và sử dụng lao động cần biết. Dưới đây là các thắc mắc thường gặp mà terra đã đúc kết và giải đáp:

Chốt sổ bảo hiểm xã hội có phải là trách nhiệm của người lao động không?

Không. Theo Luật BHXH 2024, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động. Người lao động chỉ cần phối hợp cung cấp giấy tờ và kiểm tra kết quả.

Thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội là bao lâu?

Thông thường, thời hạn chốt sổ là 14 ngày kể từ khi người lao động nghỉ việc. Trường hợp đặc biệt, tối đa 30 ngày.

Doanh nghiệp nợ đóng BHXH có được chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động không?

Chỉ được xác nhận đến thời điểm đã đóng. Khi doanh nghiệp thanh toán khoản nợ, cơ quan BHXH sẽ bổ sung thời gian còn thiếu vào sổ.

Làm thế nào để kiểm tra sổ bảo hiểm xã hội đã được chốt hay chưa?

Có thể kiểm tra qua Cổng thông tin BHXH Việt Nam, ứng dụng VssID hoặc hỏi trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Nếu công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì phải làm sao?

Người lao động có thể gửi đơn khiếu nại đến cơ quan BHXH nơi công ty đăng ký hoặc liên hệ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội để được hỗ trợ.

Dịch vụ bảo hiểm xã hội từ terra Payroll

terra trực thuộc tập đoàn I-Glocal – Tập đoàn với hơn 20 năm kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp Nhật Bản tại thị trường Việt Nam. terra Payroll mang đến giải pháp quản lý và thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội một cách chính xác, minh bạch, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực:

• Đăng ký và tham gia BHXH cho nhân viên mới theo đúng quy định;
• Điều chỉnh thông tin BHXH khi có thay đổi về nhân sự, mức lương hoặc chức danh;
• Thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội nhanh chóng, chính xác khi người lao động nghỉ việc;
• Tư vấn và giải đáp quy định liên quan đến chế độ, quyền lợi BHXH;
• Lưu trữ hồ sơ BHXH nhân sự;
• Tối ưu quy trình quản lý BHXH bằng hệ thống terra Payroll, tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro.

Tổng kết

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người lao động. Hiểu rõ quy trình, cách tra cứu và những lỗi thường gặp sẽ giúp cả người lao động và doanh nghiệp xử lý nhanh chóng, tránh phát sinh tranh chấp.