Trong bức tranh thuế tiền lương năm 2025, các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN là một trong những chủ đề được quan tâm hàng đầu. Bài viết này terra sẽ chia sẻ chi tiết về các quy định liên quan đến khoản phụ cấp không tính thuế TNCN, giúp doanh nghiệp xác định mức chi hợp lý trong quy chế nội bộ công ty.
Các khoản phụ cấp, trợ cấp không tính thuế TNCN
Nhóm phụ cấp và các khoản trợ cấp không tính thuế TNCN theo điểm b, khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC bao gồm:
- b.1) Trợ cấp, phụ cấp ưu đãi hàng tháng và trợ cấp một lần đối với người có công theo quy định của pháp luật.
- b.2) Trợ cấp hàng tháng, trợ cấp một lần dành cho các đối tượng tham gia kháng chiến, bảo về tổ quốc, làm nhiệm vụ quốc tế, thanh niên xung phong đã hoàn thành nhiệm vụ.
- b.3) Phụ cấp quốc phòng, an ninh, các khoản trợ cấp đối với lực lượng vũ trang.
- b.4) Phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với những ngành, nghề hoặc công việc ở nơi làm việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm.
- b.5) Phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực.
- b.6) Trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, mức hưởng chế độ thai sản, mức hưởng dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ sau thai sản, trợ cấp do suy giảm khả năng lao động, trợ cấp hưu trí một lần, tiền tuất hàng tháng, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thất nghiệp và các khoản trợ cấp khác theo quy định của Bộ luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội.
b.7) Trợ cấp đối với các đối tượng được bảo trợ xã hội theo quy định của pháp luật.
b.8) Phụ cấp phục vụ đối với lãnh đạo cấp cao.
b.9) Trợ cấp một lần đối với cá nhân khi chuyển công tác đến vùng có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn, hỗ trợ một lần đối với cán bộ công chức làm công tác về chủ quyền biển đảo theo quy định của pháp luật. Trợ cấp chuyển vùng một lần đối với người nước ngoài đến cư trú tại Việt Nam, người Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài. - b.10) Phụ cấp dành cho nhân viên y tế thôn, bản.
- b.11) Phụ cấp đặc thù ngành nghề.
Lưu ý: Các khoản phụ cấp, trợ cấp và mức phụ cấp, trợ cấp theo điểm b, khoản 2, Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
- Đối với các khoản phụ cấp, trợ cấp đã có văn bản hướng dẫn về danh mục và mức áp dụng cho khu vực Nhà nước, thì các doanh nghiệp và tổ chức thuộc các thành phần kinh tế khác có thể căn cứ vào các quy định này để xác định khoản được tính trừ.
- Nếu mức hưởng của các khoản phụ cấp, trợ cấp này vượt quá khung do Nhà nước quy định, phần vượt sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Khoản được trừ được xác định theo mức ghi trong Hợp đồng lao động hoặc Thỏa ước lao động tập thể đối với trợ cấp chuyển vùng một lần dành cho người nước ngoài đến cư trú tại Việt Nam hoặc người Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.
Xem thêm: Cách tra mã số thuế
Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN
Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN, về nguyên tắc, khoản đó cần áp dụng cho tập thể, được khoán chi hợp lý, phù hợp với quy chế nội bộ, và được tính vào chi phí hợp lệ theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Khoản chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục
Việc không tính thuế TNCN đối với các khoản khoán chi này được quy định tại Điểm đ.4, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (đối với khoán chi công tác phí) và Điểm g, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (đối với các khoản khoán chi lợi ích khác).
Cụ thể, các khoản miễn thuế TNCN như khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí (như vé máy bay, lưu trú, taxi, tiền ăn khi đi công tác), điện thoại, trang phục,… sẽ cần đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có quy chế hoặc quy định cụ thể về mức khoán trong hợp đồng lao động.
- Thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính.
- Khoản chi được chấp nhận là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.
Lưu ý: Trong trường hợp, các khoản chi này cho người lao động cao hơn mức khoán chi theo quy định thì phần chi chênh lệch phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Riêng khoản trang phục bằng tiền, doanh nghiệp thường áp dụng mức tối đa 5 triệu đồng/người/năm khi hạch toán chi phí TNDN (trường hợp trang phục bằng hiện vật phải có hóa đơn chứng từ hợp lệ thì không bị tính thuế TNCN). Với điện thoại, nếu chi vượt mức khoán, phần vượt sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động (theo nguyên tắc thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công).
Khoản chi tiền thuê nhà, điện nước và các dịch vụ kèm theo
Theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 111/2013/TT-BTC):
Không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN đối với nhà ở do doanh nghiệp xây dựng và cung cấp miễn phí cho người lao động tại khu công nghiệp; khu kinh tế; địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
Trong trường hợp cá nhân ở tại trụ sở làm việc thì phải chịu mức thuế được xác định theo tỷ lệ diện tích sử dụng thực tế so với diện tích của trụ sở nếu cá nhân ở tại trụ sở làm việc.
Tiền thuê nhà do đơn vị trả hộ người lao động tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực trả, nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại đơn vị (chưa bao gồm tiền nhà). Phần giá trị thuê nhà vượt quá 15% này sẽ KHÔNG phải tính thuế TNCN. Các khoản điện, nước, dịch vụ kèm theo đi cùng chỗ ở do công ty trả hộ cũng theo nguyên tắc này.
Lưu ý: “Trả hộ” khác với “phụ cấp nhà ở trả bằng tiền vào lương”, nếu là phụ cấp tiền mặt thì không áp trần 15%, mà tính toàn bộ vào thu nhập chịu thuế.
Khoản tiền ăn trưa, ăn giữa ca
Tiền ăn giữa ca, một trong các khoản thu nhập miễn thuế TNCN, hợp lệ khi doanh nghiệp tổ chức bữa ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn cho người lao động. Trong trường hợp người sử dụng lao động chi tiền cho người lao động thì trước ngày 15/06/2025, khoản này có mức trần tham chiếu 730.000 đồng/người/tháng.
Tuy nhiên, từ ngày 15/06/2025, theo Nghị định/Thông tư mới (chú thích) có hiệu lực, quy định trần 730.000 đồng đã được bãi bỏ. Doanh nghiệp được phép tự quy định mức chi hợp lý trong thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế nội bộ.
Lưu ý: Nếu khoản chi được trả bằng tiền mặt, khoản này chỉ được miễn thuế nếu mức chi được ghi rõ trong Hợp đồng/Quy chế và phù hợp với hướng dẫn của Bộ Nội vụ/LĐTBXH (phần vượt quá mức quy định sẽ phải chịu thuế).
Khoản chi tiền thưởng cho nhân viên
Tiền thưởng KHÔNG tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu thuộc các trường hợp sau (Căn cứ Khoản 2, Điều 3 Luật Thuế TNCN và chi tiết tại Điều 4 Thông tư 111/2013/TT-BTC):
1. Thưởng kèm danh hiệu Nhà nước: Tiền thưởng kèm theo các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng theo quy định của Luật Thi đua, Khen thưởng, bao gồm: Chiến sĩ thi đua, Lao động tiên tiến, Giải thưởng Hồ Chí Minh, Bằng khen, Huy hiệu… (Chi tiết tại Điểm e, Khoản 1, Điều 4 Thông tư 111/2013/TT-BTC).
2. Thưởng sáng chế, cải tiến: Tiền thưởng về sáng chế, cải tiến kỹ thuật, phát minh được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền công nhận.
3. Giải thưởng Quốc gia/Quốc tế: Các giải thưởng quốc gia, giải thưởng quốc tế được Nhà nước Việt Nam thừa nhận.
4. Thưởng tố giác vi phạm: Tiền thưởng cho việc phát hiện, tố giác hành vi vi phạm pháp luật. Ngược lại, các khoản thưởng thông thường như thưởng doanh số, thưởng hiệu suất công việc (KPI), thưởng kết quả kinh doanh, thưởng Tết Nguyên đán… là thu nhập chịu thuế TNCN vì chúng mang bản chất là tiền lương, tiền công (theo Điểm e, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC).
Khoản chi phí hội viên, phí dịch vụ khác
Theo Điểm đ.3, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, đối với thẻ hội viên (golf, tennis, câu lạc bộ nghệ thuật, thể dục thể thao,…) hoặc các dịch vụ chăm sóc sức khỏe, giải trí, thẩm mỹ, nếu ghi đích danh cá nhân hoặc nhóm cá nhân, khoản chi này sẽ tính vào thu nhập chịu thuế (thu nhập dưới hình thức lợi ích khác ngoài tiền lương, tiền công)
Ngược lại, nếu khoản chi này phục vụ chung cho tập thể, không ghi tên cá nhân cụ thể và được quy định rõ trong Quy chế phúc lợi hoặc thỏa ước lao động tập thể, thì không tính thuế TNCN. Nguyên tắc này dựa trên việc khoản chi này được coi là phúc lợi tập thể và cần đáp ứng điều kiện về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Lưu ý về hồ sơ: Doanh nghiệp nên xuất hóa đơn theo tên đơn vị, mô tả rõ “sử dụng chung cho tập thể”, và đính kèm quy chế phúc lợi nội bộ để làm căn cứ hợp lệ khi quyết toán thuế.
Khoản chi tiền xe đưa đón nhân viên
Khoản chi cho phương tiện đưa đón tập thể người lao động từ nơi ở đến nơi làm việc (và ngược lại) theo quy chế của doanh nghiệp sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê xe, lộ trình di chuyển, danh sách tuyến hoặc khung giờ cụ thể để làm căn cứ chứng minh.
Tuy nhiên, nếu dịch vụ đưa đón được bố trí riêng cho từng cá nhân cụ thể, khoản chi này có thể bị xem là lợi ích chịu thuế.
Lưu ý: Khoản hỗ trợ phí gửi xe, tiền xăng xe đi lại cho người lao động hằng tháng sẽ phải chịu thuế TNCN theo Công văn số 1272/CT-TTHT ngày 8/2/2018 của Cục Thuế TP. HCM.
Khoản chi trả hộ tiền đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề
Khoản chi cho đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề nhằm phục vụ công việc hiện tại của người lao động sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN (Theo điểm g.2, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC).
Doanh nghiệp nên lưu đầy đủ hồ sơ liên quan, gồm kế hoạch hoặc đề xuất đào tạo, quyết định cử đi học, và hóa đơn học phí đứng tên đơn vị để làm căn cứ hợp lệ. Ngược lại, các khóa học mang tính cá nhân hóa, không liên quan trực tiếp đến công việc, có thể không được chấp nhận miễn thuế.
Một số khoản lợi ích khác
Các khoản lợi ích sau đây được quy định là không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN (Căn cứ chủ yếu tại Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC và các Điểm chi tiết):
- Hỗ trợ chi phí khám, chữa bệnh hiểm nghèo cho người lao động và thân nhân (trong phạm vi quy định của pháp luật) trong giới hạn viện phí thực tế sau khi trừ bảo hiểm.
- Khoản tiền nhận được theo quy định về sử dụng phương tiện đi lại trong cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức Đảng, đoàn thể.
- Khoản tiền nhận được theo chế độ nhà ở công vụ.
- Các khoản nhận được ngoài tiền lương, tiền công khi tham gia góp ý, thẩm định, thẩm tra văn bản pháp luật; tham gia đoàn kiểm tra giám sát; tiếp xúc cử tri, tiếp công dân; hỗ trợ trang phục và các công việc phục vụ trực tiếp hoạt động của Quốc hội, Đảng, Thành ủy/Tỉnh ủy và các cơ quan trực thuộc.
- Vé máy bay khứ hồi cho kỳ nghỉ phép năm của người nước ngoài làm việc tại Việt Nam hoặc người Việt Nam làm việc ở nước ngoài (theo hợp đồng lao động).
- Học phí cho con của người lao động (từ mầm non đến trung học phổ thông) trong trường hợp người lao động là người nước ngoài tại Việt Nam hoặc người Việt Nam làm việc ở nước ngoài.
- Các khoản từ Hội/tổ chức tài trợ không tính thuế nếu: người nhận là thành viên, nguồn tài trợ là kinh phí Nhà nước hoặc quản lý theo quy định, và việc tài trợ phục vụ nhiệm vụ chính trị, sáng tác, nghiên cứu theo đúng điều lệ hoạt động của Hội/tổ chức.
- Các khoản thanh toán vé máy bay, chi phí điều động – luân chuyển cho lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (ví dụ ngành dầu khí, khai khoáng) không tính vào thu nhập chịu thuế, nếu chi trả theo đúng hợp đồng lao động và lịch làm việc quốc tế.
- Khoản tiền tổ chức/cá nhân trả thu nhập chi đám hiếu, hỉ cho người lao động và gia đình không tính vào thu nhập chịu thuế nếu thực hiện theo quy định chung và phù hợp với mức chi được tính vào chi phí được trừ theo thuế TNDN.
Các câu hỏi thường gặp về các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN
Để giúp bạn hiểu rõ hơn cách áp dụng trong thực tế, dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi xác định các khoản không chịu thuế TNCN. Mỗi trường hợp sẽ có quy định và điều kiện cụ thể, vì vậy người lao động và doanh nghiệp nên nắm rõ để thực hiện đúng, tránh rủi ro khi quyết toán thuế.
Phụ cấp điện thoại có bị tính thuế TNCN không?
Không, nếu đáp ứng điều kiện khoán chi. Khoản khoán chi tiền điện thoại không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu được chi với mức và điều kiện rõ ràng, phù hợp với Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của công ty.
Quy định này căn cứ theo Điểm 2.2.d và Điểm 2.2.đ, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (đối với khoản khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,…) và phải được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Tuy nhiên, phần chi vượt mức khoán được quy định sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế.
Phụ cấp trách nhiệm có bị tính thuế TNCN không?
Có. Phụ cấp trách nhiệm mang bản chất là tiền lương, tiền công. Theo quy định tại Điểm i, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung), thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập chịu thuế TNCN.
Khoản phụ cấp này không nằm trong danh mục các khoản thu nhập được miễn thuế hoặc không chịu thuế được quy định tại Khoản 2, Điều 2 và Điều 3, Điều 4 của Thông tư này. Do đó, phụ cấp trách nhiệm vẫn phải tính thuế TNCN như tiền lương thông thường.
Phụ cấp xăng xe có bị tính thuế TNCN không?
Có, nếu là khoản phụ cấp trả định kỳ cùng lương. Giải thích: Phụ cấp xăng xe trả cố định hàng tháng được coi là thu nhập từ tiền lương, tiền công, chịu thuế TNCN theo Điểm i, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC nếu không thuộc trường hợp khoán chi công tác phí.
Tuy nhiên, khoản khoán chi công tác phí (bao gồm chi phí đi lại, xăng xe cho các chuyến đi công tác thực tế) sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, nếu đáp ứng điều kiện về mức khoán chi được quy định tại Điểm đ.4, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC và phù hợp với Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của công ty.
Phụ cấp nhà ở có tính thuế TNCN không?
Có. Nếu doanh nghiệp trả phụ cấp nhà ở bằng tiền mặt cùng lương, toàn bộ khoản đó sẽ tính vào thu nhập chịu thuế.
Trường hợp doanh nghiệp trả hộ tiền thuê nhà, khoản này cũng tính vào thu nhập chịu thuế, nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền nhà) tại đơn vị. Phần vượt trên 15% sẽ không bị tính thuế TNCN.
Phụ cấp độc hại có tính thuế TNCN không?
Không. Phụ cấp độc hại, nguy hiểm là một trong các khoản trợ cấp, phụ cấp không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Căn cứ rõ ràng là Điểm b, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Khoản miễn này áp dụng cho những ngành nghề hoặc công việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm theo quy định của pháp luật lao động và các văn bản hướng dẫn có liên quan.
Khoản ăn trưa năm 2025 còn áp trần 730.000 đồng/tháng không?
Không, mức trần 730.000 đồng/người/tháng đã chính thức bị bãi bỏ kể từ ngày 15/06/2025 (theo Thông tư 003/2025/TT-BNV bãi bỏ Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH). Về nguyên tắc, tiền ăn giữa ca, ăn trưa không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu được chi dưới hình thức tổ chức bữa ăn, mua suất ăn, hoặc cấp phiếu ăn (căn cứ Điểm g.5, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC).
Vì mức trần tham chiếu không còn, chế độ ăn giữa ca hiện được thực hiện theo thỏa thuận trong thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy, quy chế nội bộ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được phép tự quy định mức chi hợp lý, miễn là khoản chi này phục vụ đúng bản chất “ăn giữa ca” thì toàn bộ sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
Dịch vụ quyết toán thu nhập cá nhân chuyên nghiệp từ terra
terra cung cấp các dịch vụ quyết toán thuế TNCN toàn diện cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp, gồm:
Dịch vụ quyết toán thuế trọn gói với cá nhân
- Kiểm tra mã số thuế cá nhân của nhân viên: Xác minh và cập nhật mã số thuế cá nhân, đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời để tránh các lỗi trong quy trình kê khai thuế.
- Kiểm tra thông tin người phụ thuộc để khấu trừ: Kiểm tra và xác nhận thông tin về người phụ thuộc để đảm bảo các khoản khấu trừ thuế được áp dụng chính xác khi triển khai dịch vụ làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân, tối ưu lợi ích thuế cá nhân.
- Tính toán, lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Dựa trên bảng lương và các chứng từ của phía khách hàng, tiến hành tổng hợp và lập báo cáo chi tiết.
- Nộp tờ khai thuế TNCN: Nộp tờ khai thuế TNCN thay người lao động, đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật.
Dịch vụ quyết toán thuế với doanh nghiệp
- Kiểm tra mã số thuế cá nhân của nhân viên: Xác minh và cập nhật mã số thuế cá nhân của tất cả nhân viên, đảm bảo thông tin luôn chính xác và kịp thời để phục vụ cho các kê khai thuế.
- Kiểm tra thông tin người phụ thuộc để khấu trừ: Kiểm tra và xác nhận thông tin về người phụ thuộc của nhân viên để đảm bảo các khoản khấu trừ thuế được áp dụng chính xác, từ đó tối ưu lợi ích thuế cho nhân viên.
- Thực hiện báo cáo, chuẩn bị hồ sơ: Dựa trên các thông tin đã kiểm tra và xác nhận, chuẩn bị và lập báo cáo chi tiết cho doanh nghiệp.
- Nộp hồ sơ quyết toán: Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN thay doanh nghiệp, đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật.
Khi chọn dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại terra, terra cam kết mang đến những giá trị vượt trội gồm:
- Đảm bảo chính xác tuyệt đối: Chúng tôi cam kết sẽ thực hiện quyết toán thuế với độ chính xác cao nhất, giúp bạn tránh những sai sót có thể gây phiền toái về sau.
- Tuân thủ đầy đủ các chính sách, quy định của pháp luật: Đội ngũ chuyên viên của terra luôn cập nhật và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành, đảm bảo dịch vụ luôn hợp pháp và minh bạch.
- Hỗ trợ tận tâm, giải đáp toàn bộ các thắc mắc: terra luôn sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ giải đáp thắc mắc cho doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai dịch vụ quyết toán thuế cá nhân.
- Bảo mật thông tin tuyệt đối: terra cam kết bảo vệ thông tin cá nhân và tài chính theo cách an toàn nhất, không để rò rỉ ra bên ngoài.
Để lại thông tin theo biểu mẫu dưới đây để nhận được tư vấn sớm nhất từ đội ngũ terra nhé!
Tổng kết
Việc hiểu rõ các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và người lao động được hưởng quyền lợi hợp pháp. Khi xây dựng chính sách lương thưởng, doanh nghiệp nên đảm bảo mọi khoản chi đều có căn cứ rõ ràng, chứng từ hợp lệ và phù hợp với tính chất công việc để tránh rủi ro trong quá trình kiểm tra, quyết toán thuế nhé.
