Mất sổ bảo hiểm xã hội làm lại ở đâu là câu hỏi khiến nhiều người lao động lo lắng khi không biết bắt đầu từ đâu và cần chuẩn bị gì. Bài viết này dành cho người lao động đã từng tham gia bảo hiểm xã hội nhưng bị thất lạc sổ, terra sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình xin cấp lại sổ BHXH, hồ sơ cần thiết và nơi nộp đơn phù hợp.
Mất sổ bảo hiểm xã hội có làm sao không?
Mất sổ bảo hiểm xã hội không ảnh hưởng đến quyền lợi nhưng sẽ khiến người lao động gặp khó khăn khi làm thủ tục hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội. Từ thai sản, hưu trí cho đến rút bảo hiểm xã hội 1 lần, tất cả đều cần sổ để đối chiếu quá trình tham gia.
Việc thất lạc sổ khiến nhiều người hoang mang, không biết mất sổ bảo hiểm xã hội làm lại ở đâu, thủ tục như thế nào hay cần xác minh gì từ đơn vị cũ. Trên thực tế, nếu xử lý đúng quy trình, việc xin cấp lại không quá phức tạp.
Ngoài mất sổ, bìa bảo hiểm xã hội bị hư hỏng nặng hoặc không còn rõ thông tin cũng nên được thay thế để tránh rắc rối sau này. Nếu bạn đang gặp sự cố và không biết xin cấp lại bìa sổ BHXH ở đâu, hãy xử lý sớm để đảm bảo quyền lợi lâu dài.
Các trường hợp được xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Theo quy định hiện hành, các trường hợp sau được xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:
- Làm mất sổ do thất lạc, mất cắp hoặc không thể tìm lại
- Làm lại sổ bảo hiểm xã hội do bìa sổ bị rách, mờ chữ, hư hỏng nặng
- Muốn điều chỉnh thông tin cá nhân: sai họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD
- Có nhiều sổ bảo hiểm xã hội và cần gộp về một để bảo lưu quá trình tham gia
Dù thuộc trường hợp nào, bạn vẫn cần nộp hồ sơ đầy đủ và đúng nơi tiếp nhận. Việc nắm rõ nhóm được cấp lại giúp tiết kiệm thời gian và tránh bị từ chối vì sai lý do.
Hồ sơ làm lại sổ bảo hiểm xã hội gồm những gì?
Hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội được quy định theo từng trường hợp theo Mục 2 Điều 27 Quyết định số 595/QĐ-BHXH, cụ thể như sau:
Trường hợp | Hồ sơ | Số lượng |
| Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do mất, hỏng | – Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, BHYT. (Mẫu TK1-TS) | 1 bộ |
| Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ bảo hiểm xã hội | Đối với người tham gia: – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, BHYT (Mẫu TK1-TS); – Hồ sơ kèm theo (Mục 3,4 Phụ lục 01). | 1 bộ |
| Đơn vị tham gia: – Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) | ||
| Ghi xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng bảo hiểm xã hội và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995 | – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, BHYT (Mẫu TK1 -TS); – Hồ sơ kèm theo (Mục 1, 2 Phụ lục 01). | 1 bộ |
| Cấp lại, đổi thẻ BHYT | Người tham gia: – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, BHYT (Mẫu TK1-TS); – Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03. | 1 bộ |
| Đơn vị tham gia: – Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS). |
Trường hợp người lao động nộp qua công ty thì doanh nghiệp sẽ thực hiện thay. Nếu tự nộp, bạn có thể đến trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nộp online qua Cổng dịch vụ công.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục làm lại sổ bảo hiểm xã hội
Khi gặp sự cố, điều đầu tiên người lao động cần làm là xác định xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội ở đâu, hình thức nộp hồ sơ nào phù hợp, và thủ tục cụ thể ra sao. Dưới đây là cách làm lại sổ bảo hiểm xã hội cho từng trường hợp.
Làm lại sổ bảo hiểm xã hội do mất hoặc hỏng nhưng không thay đổi thông tin
Trong trường hợp người lao động bị mất hoặc làm hỏng sổ bảo hiểm xã hội nhưng không có thay đổi về thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, mã số bảo hiểm xã hội…), hồ sơ tương đối đơn giản và có thể nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc thực hiện online.
Cách gửi hồ sơ cấp lại sổ qua đường bưu điện
Nếu người lao động bị mất hoặc làm hỏng sổ bảo hiểm xã hội nhưng thông tin không thay đổi, có thể thực hiện thủ tục cấp lại sổ qua bưu điện với quy trình như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết
Người lao động cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 607a (áp dụng đối với cá nhân)
- Tờ khai TK1-TS để tham gia hoặc điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội.
Bước 2: Gửi hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền
Tùy vào đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, hồ sơ sẽ được gửi đến các địa chỉ sau:
- Đối với người đang đi làm: Gửi hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đang đóng bảo hiểm xã hội;
- Đối với người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện: Gửi đến đại lý thu hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội nơi trực tiếp quản lý;
- Đối với người đã nghỉ việc, đang bảo lưu quá trình đóng bảo hiểm xã hội: Gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội tại nơi thường trú hoặc tạm trú.
Thời gian giải quyết:
- Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp lại sổ cho người lao động;
- Nếu cần xác minh thêm do quá trình tham gia bảo hiểm xã hội ở nhiều tỉnh/thành hoặc nhiều đơn vị khác nhau, thời hạn xử lý có thể kéo dài tối đa 45 ngày làm việc. Trong trường hợp này, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ thông báo bằng văn bản.
Nộp hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội online
Thông qua ứng dụng VssID hoặc Cổng Dịch vụ công của bảo hiểm xã hội Việt Nam, người lao động dễ dàng nộp hồ sơ, tra cứu tiến độ xử lý và nhận kết quả một cách nhanh chóng, thuận tiện khi làm lại sổ BHXH.
Trường hợp 1: Nộp qua ứng dụng VssID (áp dụng cho cá nhân)
Người lao động có thể thực hiện cấp lại sổ BHXH trên vssid theo trình tự sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản cá nhân trên app VssID.
Bước 2: Truy cập mục “Dịch vụ công”.
Bước 3: Chọn thủ tục 607A – Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin cá nhân.
Bước 4: Cung cấp địa chỉ nhận kết quả qua đường bưu điện và nhấn Gửi hồ sơ.
Nếu bạn chưa rõ sổ BHXH lấy ở đâu sau khi hoàn tất thủ tục, có thể chọn hình thức nhận tại nhà qua bưu điện hoặc đến trực tiếp cơ quan BHXH để nhận.
Trường hợp 2: Nộp trên Cổng dịch vụ công của bảo hiểm xã hội Việt Nam
Ngoài ứng dụng di động, cá nhân cũng có thể làm thủ tục online qua trang web chính thức:
Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công của bảo hiểm xã hội Việt Nam
Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản cá nhân.
Bước 3: Lựa chọn thủ tục 607A – Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin cá nhân.
Bước 4: Nhập địa chỉ nhận hồ sơ, đính kèm tệp nếu cần, nhập mã xác thực và nhấn Xác nhận để hoàn tất.
Làm lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi thông tin cá nhân
Khi người lao động có sự thay đổi về thông tin cá nhân như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số CCCD/CMND,… cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin trên hệ thống bảo hiểm xã hội và cấp lại sổ bảo hiểm xã hội để đảm bảo tính đồng bộ, hợp lệ.
Nộp hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội qua đường bưu điện
Đối với người lao động có nhu cầu cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi thông tin cá nhân, có thể thực hiện thủ tục qua đường bưu điện với 2 bước chính:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo đúng đối tượng nộp
Nếu cá nhân tự thực hiện thủ tục:
Người lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Phiếu giao nhận hồ sơ mẫu 608 (áp dụng khi cấp lại do thay đổi thông tin);
- Tờ khai TK1-TS đề nghị điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội;
- Giấy tờ chứng minh nội dung cần điều chỉnh: Ví dụ giấy khai sinh, trích lục khai sinh, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu,…
Nếu hồ sơ được nộp qua đơn vị sử dụng lao động:
Doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Phiếu giao nhận mẫu 608;
- Tờ khai TK1-TS của người lao động;
- Bảng kê mẫu D01-TS liệt kê danh sách điều chỉnh thông tin.
Lưu ý:
- Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm xác nhận thông tin trên tờ khai TK1-TS và ký, đóng dấu để gửi cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Một số tỉnh/thành (ví dụ TP.HCM) đã bỏ yêu cầu nộp mẫu D01-TS trong bộ hồ sơ, tuy nhiên tại nhiều địa phương khác vẫn yêu cầu kèm theo.
Bước 2: Gửi hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội qua bưu điện
Tùy theo tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội, người lao động nộp hồ sơ tại:
- Người đang làm việc: Thông qua công ty đang đóng bảo hiểm xã hội hoặc gửi trực tiếp đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đang tham gia;
- Người đã nghỉ việc, đang bảo lưu bảo hiểm xã hội: Gửi hồ sơ đến bất kỳ cơ quan bảo hiểm xã hội nào trên toàn quốc.
Thời gian xử lý:
Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ điều chỉnh thông tin và cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong thời gian không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Nộp hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội online
Trường hợp 1: Cá nhân thực hiện trên ứng dụng VssID
Người lao động có thể tự mình gửi hồ sơ điều chỉnh thông tin để được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội qua app VssID như sau:
- Bước 1: Mở ứng dụng VssID trên điện thoại và đăng nhập bằng tài khoản cá nhân đã đăng ký.
- Bước 2: Vào mục “Dịch vụ công” tại giao diện chính.
- Bước 3: Chọn thủ tục “Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin” (mã 608A).
- Bước 4: Nhập nội dung cần điều chỉnh, đính kèm giấy tờ hợp lệ (nếu có), sau đó gửi hồ sơ đi.
Lưu ý: Hình thức này chỉ áp dụng cho cá nhân nộp hồ sơ, không dành cho doanh nghiệp.
Trường hợp 2: Nộp qua Cổng dịch vụ công của bảo hiểm xã hội Việt Nam
Đối với người lao động tự nộp:
- Bước 1: Truy cập vào trang Cổng dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Bước 2: Chọn tab “Cá nhân” và đăng nhập tài khoản cá nhân. Nếu chưa có tài khoản, người lao động có thể chọn đăng ký hoặc đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử.
- Bước 3: Tìm chọn thủ tục “Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin” (mã 608A).
Chọn số thứ tự 11: Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin
- Bước 4: Điền địa chỉ nhận kết quả qua đường bưu điện.
- Bước 5: Kê khai thông tin điều chỉnh trong Mục II, đính kèm các giấy tờ liên quan (giấy khai sinh, CCCD…), rồi xác nhận và gửi hồ sơ trực tuyến.
Đối với tổ chức/doanh nghiệp thực hiện thay cho người lao động:
- Bước 1: Truy cập website Cổng dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Bước 2: Chọn phần “Tổ chức”, đăng nhập bằng tài khoản đơn vị.
- Bước 3: Truy cập thủ tục cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin (mã 608).
- Bước 4: Chọn lao động cần điều chỉnh thông tin từ danh sách.
- Bước 5: Tích chọn người cần điều chỉnh, điền nội dung thay đổi trong mẫu TK1-TS.
- Bước 6: Nhập thông tin bảng kê đính kèm trong mẫu D01-TS.
- Bước 7: Đính kèm các giấy tờ chứng minh (giấy khai sinh, CCCD…).
- Bước 8: Lưu hồ sơ, hoàn tất kê khai và xuất bản mẫu PDF nếu cần in hoặc lưu trữ.
Một số lưu ý quan trọng khi làm lại sổ bảo hiểm xã hội
Khi làm lại sổ bảo hiểm xã hội, người lao động cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh phát sinh thủ tục không cần thiết. Trước hết, theo quy định hiện hành, việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội không bị thu phí, trừ khi người lao động lựa chọn gửi hồ sơ và nhận kết quả qua đường bưu điện thì sẽ phải tự thanh toán cước phí vận chuyển.
Bên cạnh đó, để phòng ngừa trường hợp mất sổ lần nữa, nên chủ động lưu trữ bản scan hoặc ảnh chụp rõ nét của sổ bảo hiểm xã hội.
Đặc biệt, nếu trong thời gian bị mất sổ có phát sinh thay đổi thông tin cá nhân như số CMND/CCCD, nơi cư trú, họ tên… thì cần thực hiện điều chỉnh thông tin đồng thời với việc xin cấp lại sổ, nhằm đảm bảo tính chính xác và nhất quán trên hệ thống bảo hiểm xã hội.
Những câu hỏi liên quan đến mất sổ bảo hiểm xã hội
Khi không may làm mất sổ BHXH, nhiều người lao động lo lắng liệu quyền lợi của mình có bị ảnh hưởng hay không. Phần dưới đây sẽ tổng hợp các câu hỏi thường gặp để giúp bạn xử lý trong từng tình huống cụ thể.
Mất sổ bảo hiểm xã hội thì làm sao để tra lại thông tin?
Bạn vẫn có thể tra cứu mã số bảo hiểm xã hội qua website: Cổng thông tin điện tử bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Nhập thông tin cá nhân như Họ tên, ngày sinh, CMND để tìm lại mã số bảo hiểm xã hội. Hoặc liên hệ tổng đài bảo hiểm xã hội 1900 9068 (cước phí 1.000 đồng/1 phút) để được hướng dẫn chi tiết.
Trường hợp mất bìa sổ bảo hiểm xã hội có làm lại được không?
Nếu bạn chỉ bị mất bìa sổ bảo hiểm xã hội, vẫn được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo quy định tại Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021.
Theo Khoản 2, Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp lại sổ trong 10 ngày làm việc, hoặc tối đa 45 ngày nếu cần xác minh quá trình đóng trước đó. Thủ tục làm lại sổ bảo hiểm xã hội (bao gồm cả bìa) cũng không mất phí.
Người đã rút BHXH 1 lần có làm lại sổ BHXH được không?
Có. Trong nhiều trường hợp, người lao động sau khi đã hưởng BHXH một lần vẫn có thể thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH cho người đã hưởng 1 lần, nếu cần xác minh quá trình tham gia trước đây, bổ sung hồ sơ, hoặc phục vụ tra cứu thông tin lao động. Tuy nhiên, sổ cấp lại lúc này chỉ có giá trị đối chiếu, không dùng để tiếp tục đóng bảo hiểm nếu bạn không còn tham gia BHXH.
Làm lại sổ bảo hiểm xã hội có mất phí không?
Thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội hoàn toàn miễn phí, kể cả khi bạn bị mất toàn bộ sổ hay chỉ mất bìa sổ. Tuy nhiên, nếu bạn chọn gửi hồ sơ qua đường bưu điện, bạn sẽ cần tự chi trả cước phí chuyển phát theo quy định của đơn vị vận chuyển.
Xin cấp lại bìa sổ bhxh ở đâu sau khi làm lại?
Sau khi hoàn tất thủ tục cấp lại, sổ bảo hiểm xã hội lấy ở đâu tùy thuộc vào cách bạn nộp hồ sơ:
- Nếu nộp qua doanh nghiệp: sổ sẽ được gửi về công ty và doanh nghiệp sẽ bàn giao lại cho bạn.
- Nếu nộp cá nhân tại cơ quan BHXH: bạn sẽ nhận trực tiếp tại cơ quan nơi nộp hồ sơ.
- Nếu chọn nhận qua bưu điện: sổ được chuyển phát về địa chỉ bạn đã đăng ký khi nộp hồ sơ online hoặc ghi trên phiếu giao nhận hồ sơ.
Mất sổ BHXH khi đang làm việc, có thể tự cấp lại qua VssID không?
Nếu bạn đã có tài khoản VssID, bạn hoàn toàn có thể xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội online bằng cách:
- Mở ứng dụng VssID > Chọn mục “Dịch vụ công”.
- Chọn “Cấp lại sổ BHXH”, điền đầy đủ thông tin theo mẫu.
- Gửi hồ sơ và theo dõi trạng thái xử lý.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp yêu cầu người lao động báo mất sổ, để bộ phận nhân sự hỗ trợ nộp hồ sơ thông qua đơn vị sử dụng lao động. Điều này giúp đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ và nhanh chóng được xử lý hơn.
Dịch vụ bảo hiểm xã hội từ giải pháp tính lương terra Payroll
Trong mọi hoạt động nhân sự, bảo hiểm xã hội luôn là một phần cốt lõi cần được thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn. Khi sử dụng dịch vụ tính lương tại terra, doanh nghiệp không chỉ tự động hóa các công tác lương thưởng mà còn được hỗ trợ toàn diện trong việc xử lý nghiệp vụ bảo hiểm xã hội theo quy định pháp luật.
Giải pháp bảo hiểm xã hội tại terra giúp doanh nghiệp:
- Theo dõi & quản lý thông tin bảo hiểm xã hội: Cập nhật dữ liệu từng nhân viên, xử lý biến động tăng/giảm lao động, lưu trữ hồ sơ và xuất báo cáo đầy đủ phục vụ kiểm toán hoặc thanh tra.
- Thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội cho lao động mới: terra thực hiện toàn bộ quy trình, từ đăng ký, nộp tờ khai, đến xử lý mã số bảo hiểm xã hội và hỗ trợ chốt sổ cho nhân sự nghỉ việc.
- Cấp phát thẻ BHYT đúng thời hạn: Quản lý việc tiếp nhận và bàn giao thẻ bảo hiểm y tế nhanh chóng, đảm bảo không chậm trễ, thiếu sót.
- Xử lý hồ sơ chế độ bảo hiểm xã hội: Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tư vấn mức đóng, thời gian hưởng và cập nhật kịp thời các thay đổi từ phía cơ quan bảo hiểm xã hội.
Liên hệ với terra để được nhận tư vấn miễn phí!
Tổng kết
Mất sổ bảo hiểm xã hội là tình huống không ai mong muốn nhưng hoàn toàn có thể xảy ra. Điều quan trọng là người lao động cần chủ động nắm rõ quy trình cấp lại sổ để kịp thời bảo vệ quyền lợi của mình. Với các doanh nghiệp, việc cập nhật và quản lý thông tin bảo hiểm xã hội chính xác cũng là yếu tố then chốt trong công tác nhân sự.
