Phiếu lương (Payslip) là một chứng từ quan trọng với người lao động và sử dụng lao động. Bài viết này, của terra sẽ giải thích chi tiết các quy định pháp lý, tầm quan trọng của phiếu lương, các mẫu phiếu lương chuyên nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu cách tạo một phiếu lương chuẩn xác, minh bạch để đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và nhân viên.
Phiếu lương là gì?
Phiếu lương là gì? Phiếu lương (tiếng Anh là Payslip hoặc Paystub) là một chứng từ chính thức mà người sử dụng lao động cung cấp cho người lao động. Chứng từ này ghi lại chi tiết các thành phần thu nhập, các khoản khấu trừ và số tiền thực nhận của nhân viên trong một kỳ trả lương cụ thể.
Nhiều người thắc mắc liệu có bắt buộc lập phiếu lương không? Theo quy định tại Khoản 3, Điều 95 của Bộ luật Lao động 2019, khi trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo một bảng kê chi tiết cho người lao động. Bảng kê này phải ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, các khoản khấu trừ và số tiền thực lĩnh. Về bản chất, phiếu lương chính là hình thức thực hiện nghĩa vụ pháp lý này.
Ngày nay, phiếu lương nhân viên không chỉ tồn tại dưới dạng giấy in. Để thuận tiện, các doanh nghiệp hiện đại thường lập dưới dạng điện tử. Chúng có thể là tệp PDF, email, hoặc được tích hợp trực tiếp trên các cổng thông tin nhân sự hay ứng dụng di động/phần mềm tính lương.
Tại sao cần phải lập phiếu lương?
Việc lập một phiếu lương chi tiết không chỉ đơn thuần là tuân thủ pháp luật. Nó mang ý nghĩa quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ lao động, tạo ra sự minh bạch và tin cậy cho cả người lao động và doanh nghiệp.
Ý nghĩa của phiếu lương với người lao động
- Giúp người lao động hiểu rõ thu nhập của mình: Đây là lợi ích rõ ràng nhất. Người lao động có thể thấy chi tiết cách tính lương và tổng thu nhập của mình, từ lương cơ bản, phụ cấp, đến các khoản thưởng. Họ cũng hiểu được lý do tại sao số tiền từ lương gộp sang thực nhận (gross to net) lại chênh lệch sau khi trừ bảo hiểm và thuế.
- Cơ sở để đối chiếu và khiếu nại: Khi có sai sót trong chấm công hoặc tính toán, phiếu nhận lương là bằng chứng cụ thể để nhân viên làm việc lại với bộ phận nhân sự. Nó giúp các cuộc trao đổi về lương trở nên rõ ràng, dựa trên dữ liệu thay vì các tranh cãi chung chung không có cơ sở.
- Chứng minh năng lực tài chính: Một phiếu lương mẫu chuẩn, có xác nhận của công ty là một trong những giấy tờ quan trọng nhất khi làm thủ tục vay ngân hàng, mở thẻ tín dụng, hoặc xin visa. Đây là bằng chứng tin cậy để chứng minh thu nhập và khả năng tài chính ổn định, có thể dùng kèm với mẫu xác nhận lương.
Ý nghĩa của phiếu lương với người sử dụng lao động
- Thể hiện sự minh bạch và chuyên nghiệp: Cung cấp một bảng kê lương đầy đủ, rõ ràng là biểu hiện của một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Điều này xây dựng lòng tin, cho thấy doanh nghiệp tôn trọng quyền lợi của nhân viên và không có gì mờ ám trong việc tính toán lương thưởng, phúc lợi.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Như đã đề cập, việc thông báo bảng kê chi tiết là nghĩa vụ pháp lý. Lập và gửi phiếu lương giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ này, tránh được các rủi ro về thanh tra lao động hoặc các tranh chấp pháp lý không đáng có liên quan đến tiền lương.
- Cơ sở dữ liệu để giải quyết tranh chấp: Khi có khiếu nại từ nhân viên, phiếu chi lương (hoặc bảng kê lương) đã được gửi và xác nhận là bằng chứng cho thấy công ty đã tính toán và chi trả đúng. Nó giúp HR giải quyết các vấn đề nhanh chóng và là hồ sơ quan trọng nếu vụ việc được đưa ra hòa giải hoặc tòa án.
Nội dung cần có trong phiếu lương
Để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch, một mẫu phiếu lương chuẩn cần bao gồm đầy đủ các thông tin theo quy định:
Phần mở đầu của phiếu nhận lương
Đây được xem là phần danh tính của phiếu lương, có vai trò xác nhận tính chính danh của chứng từ và định danh rõ ràng các bên liên quan. Một phần mở đầu đầy đủ và chuyên nghiệp sẽ tạo dựng niềm tin cho người lao động ngay từ cái nhìn đầu tiên. Các thông tin bắt buộc phải có bao gồm:
- Thông tin Doanh nghiệp chi trả: Phần này phải thể hiện rõ ràng thông tin pháp nhân của công ty, bao gồm:
- Tên công ty đầy đủ: Doanh nghiệp có thể thể hiện song ngữ nếu là công ty đa quốc gia.
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh và mã số thuế.
- Logo doanh nghiệp: Việc chèn thêm logo không chỉ làm tăng tính chuyên nghiệp, giúp nhân viên cảm thấy tự hào, mà còn là yếu tố quan trọng khẳng định đây là một văn bản chính thức do công ty phát hành.
- Tiêu đề và Kỳ thanh toán:
- Tiêu đề: Cần được ghi to, rõ ràng, ví dụ: “PHIẾU LƯƠNG” hoặc “BẢNG KÊ LƯƠNG CÁ NHÂN”.
- Kỳ thanh toán: Ngay dưới tiêu đề là kỳ thanh toán cụ thể, chẳng hạn như “Kỳ lương tháng 10/2025”. Thông tin này cực kỳ quan trọng để người lao động biết chính xác khoản chi trả này tương ứng với công sức của họ trong khoảng thời gian nào, tránh nhầm lẫn với các kỳ lương trước hoặc sau đó.
- Thông tin Người lao động: Để đảm bảo tính chính xác và cá nhân hóa, phần này cần có đầy đủ:
- Họ tên và mã số nhân viên (MSNV) – mã định danh duy nhất trong hệ thống để tránh sai sót.
- Chức vụ và phòng ban: Việc ghi rõ chức vụ và phòng ban không chỉ giúp việc phân loại, lưu trữ dễ dàng cho bộ phận nhân sự mà còn giúp người lao động xác nhận các thông tin liên quan đến vị trí công việc của mình trong kỳ lương đó.
Phần nội dung chính của phiếu lương
Phần nội dung là phần chính của phiếu lương, trong đó chi tiết các khoản thu nhập, phụ cấp, và các khoản khấu trừ. Phần này cần được trình bày rõ ràng và chi tiết:
- Lương cơ bản: Số tiền lương mà nhân viên nhận được theo hợp đồng lao động.
- Các khoản phụ cấp:
- Phụ cấp: Các khoản phụ cấp bổ sung như phụ cấp ăn trưa, đi lại, nhà ở, trách nhiệm, và các phụ cấp khác nếu có.
- Thưởng: Các khoản thưởng hàng tháng, thưởng KPI, hoặc thưởng hiệu suất làm việc.
- Các khoản khấu trừ:
- Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Các khoản bảo hiểm mà người lao động và người sử dụng lao động cùng đóng góp theo quy định pháp luật.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Số tiền thuế được khấu trừ từ lương theo quy định về thuế.
- Các khoản khấu trừ khác: Ví dụ như khấu trừ tiền ăn, đồng phục, nợ tạm ứng, hay các khoản vay cá nhân.
- Tổng thu nhập và tổng khấu trừ:
- Tổng thu nhập: Tổng của tất cả các khoản lương, phụ cấp, và thưởng.
- Tổng khấu trừ: Tổng của tất cả các khoản khấu trừ.
- Lương thực nhận: Số tiền cuối cùng mà nhân viên thực nhận sau khi đã trừ tất cả các khoản khấu trừ.
Xem thêm: Hệ số lương cơ bản hiện nay, bắt đầu áp dụng từ 1/7/2024
Phần kết thúc của phiếu lương
Phần này chốt lại số tiền cuối cùng và các thông tin liên quan.
- Thực nhận (Net): Số tiền cuối cùng nhân viên nhận được, tính bằng (Tổng Thu Nhập) – (Tổng Khấu Trừ).
- Thông tin chuyển khoản (nếu có).
- Phần ký xác nhận của người lập phiếu (kế toán) và người nhận lương (nhân viên) nếu là bản cứng.
Doanh nghiệp cần lưu ý khi thiết kế phiếu lương sao cho rõ ràng, dễ hiểu, và tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành, giúp cả người sử dụng lao động và người lao động có thể dễ dàng đối chiếu và kiểm tra thông tin.
Mẫu phiếu lương chuyên nghiệp mới nhất – Tải miễn phí
Việc thiết kế một phiếu lương nhân viên rõ ràng, chuyên nghiệp là rất quan trọng. Dưới đây, terra đã tổng hợp 5 mẫu phiếu lương tháng phổ biến nhất, được thiết kế trên Excel, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
Mẫu phiếu lương 1 – Cơ bản, dễ dùng cho mọi doanh nghiệp
Đây là phiếu lương mẫu cơ bản nhất, tập trung vào các thông tin cốt lõi: lương cơ bản, số ngày công, các khoản bảo hiểm, thuế TNCN và thực nhận. Mẫu phiếu lương này phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, văn phòng, nơi cơ cấu lương thưởng đơn giản, không có nhiều loại phụ cấp hay hoa hồng phức tạp.
Tải xuống mẫu phiếu lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Mẫu phiếu lương 2 – Tích hợp đầy đủ thu nhập & phụ cấp
Mẫu này chi tiết hơn mẫu 1, phân rã rõ ràng các khoản thu nhập. Nó có thêm các mục dành cho phụ cấp (ăn trưa, đi lại, trách nhiệm…) và các khoản thưởng (thưởng KPI, thưởng chuyên cần). Mẫu này phù hợp cho các doanh nghiệp đã có chính sách phúc lợi đa dạng, giúp nhân viên thấy rõ tổng thu nhập của mình.
Tải xuống mẫu phiếu lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Mẫu phiếu lương 3 – Rõ ràng các khoản khấu trừ BHXH, thuế TNCN
Điểm mạnh của mẫu phiếu lương cho nhân viên này là trình bày rất trực quan các khoản khấu trừ. Nó không chỉ ghi số tiền trừ, mà còn ghi rõ tỷ lệ (%) và mức lương cơ sở dùng để tính BHXH, thuế TNCN. Mẫu này tuyệt vời để tăng cường sự minh bạch, giúp nhân viên hiểu rõ họ đang đóng góp vào quỹ an sinh xã hội như thế nào.
Tải xuống mẫu phiếu lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Mẫu phiếu lương 4 – Tính lương thời gian, phụ cấp và lương sản phẩm
Đây là mẫu phiếu lương phức tạp, thường dùng cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh có trả lương theo hiệu suất. Mẫu này kết hợp cả lương cố định (lương thời gian) và lương biến đổi (lương theo sản phẩm, hoa hồng). Nó đòi hỏi liên kết dữ liệu chặt chẽ từ bộ phận sản xuất hoặc kinh doanh (có thể đối chiếu với sao kê mẫu bảng lương).
Tải xuống mẫu phiếu lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Mẫu phiếu lương 5 – Tính lương theo bậc, hệ số và phụ cấp
Đây là một mẫu phiếu lương rất đặc thù, được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, hoặc các tập đoàn lớn áp dụng thang bảng lương theo ngạch, bậc. Cấu trúc của phiếu lương này không dựa trên mức lương thỏa thuận đơn giản, mà được tính toán chi tiết dựa trên các yếu tố như:
- Mức lương cơ sở (theo quy định).
- Hệ số lương (theo bậc).
- Phụ cấp chức vụ.
- Phụ cấp thâm niên và các khoản phụ cấp khác.
Mẫu này đảm bảo tính minh bạch tuyệt đối, giúp người lao động thấy rõ cách lương thực nhận của họ được cấu thành từ các hệ số và chính sách của tổ chức.
Tải xuống mẫu phiếu lương bằng cách để lại thông tin ngay dưới đây:
Các câu hỏi thường gặp
Ngay cả khi đã có các mẫu phiếu lương chuẩn, nhiều câu hỏi thực tế vẫn thường phát sinh trong quá trình vận hành. Bộ phận nhân sự và kế toán thường băn khoăn về các tình huống cụ thể và tính pháp lý liên quan. Dưới đây là phần giải đáp chi tiết cho những thắc mắc phổ biến nhất.
Mẫu phiếu lương cho nhân viên có bắt buộc không?
Trả lời: Không bắt buộc phải dùng tên gọi “phiếu lương”, nhưng bắt buộc phải “thông báo bảng kê chi tiết”.
Như đã nêu ở trên, Khoản 3, Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp bảng kê chi tiết các thành phần lương cho nhân viên. Mẫu phiếu lương chính là hình thức văn bản hóa tiện lợi và chuyên nghiệp nhất để thực hiện nghĩa vụ này.
Làm sao để tạo phiếu lương tự động?
Trả lời: Sử dụng các hàm trong Excel hoặc dùng phần mềm tính lương chuyên dụng.
Với quy mô nhỏ, bạn có thể dùng các hàm VLOOKUP, SUMIF trong Excel để liên kết dữ liệu từ bảng chấm công sang phiếu lương cá nhân. Tuy nhiên, khi quy mô lớn hoặc cơ cấu lương phức tạp, phương pháp này rất tốn thời gian, dễ sai sót và thiếu tính bảo mật.
Các phần mềm tính lương chuyên nghiệp, ví dụ như giải pháp phần mềm tính lương terra Payroll, sẽ tự động hóa 100% quy trình này. Hệ thống sẽ tự động tổng hợp công, tính toán các khoản thu nhập, khấu trừ và gửi phiếu lương bảo mật cho hàng ngàn nhân viên chỉ với một cú nhấp chuột.
Phiếu lương có thể thay thế bảng lương được không?
Trả lời: Không, đây là hai chứng từ có mục đích khác nhau.
Bảng lương là chứng từ tổng hợp, thể hiện thông tin lương của tất cả nhân viên trong phòng ban hoặc toàn công ty, dùng cho mục đích quản lý và lưu trữ nội bộ của kế toán. Ngược lại, phiếu lương là chứng từ cá nhân, chỉ hiển thị thông tin của một nhân viên cụ thể và được gửi cho chính nhân viên đó.
Khi nào cần in và ký nhận phiếu lương?
Trả lời: Khi doanh nghiệp trả lương bằng tiền mặt hoặc cần bằng chứng xác nhận chi tiết.
Nếu trả lương bằng tiền mặt, việc ký nhận vào mẫu phiếu chi lương hoặc phiếu nhận lương là bắt buộc để làm chứng từ kế toán. Nếu trả qua ngân hàng, sao kê bảng lương qua tài khoản ngân hàng đã là bằng chứng chuyển tiền. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn yêu cầu nhân viên ký nhận vào phiếu lương chi tiết để xác nhận rằng họ đã hiểu và đồng ý với các khoản tính toán trong kỳ.
Dịch vụ tính lương uy tín tại terra
Việc tính toán lương, thuế, bảo hiểm hàng tháng là một nghiệp vụ phức tạp, tốn thời gian và tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót pháp lý. Để doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, dịch vụ tính lương của terra cung cấp một giải pháp toàn diện.
terra hiểu rõ nghiệp vụ lương thưởng tại Việt Nam đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối và am hiểu luật pháp sâu sắc. terra cung cấp một dịch vụ payroll chuyên nghiệp, kết hợp giữa nền tảng công nghệ hiện đại và đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm. terra Payroll cam kết mang đến sự an tâm, bảo mật tuyệt đối và đảm bảo tuân thủ 100% các quy định pháp lý mới nhất.
Dịch vụ của chúng tôi sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình tính lương trọn gói:
- Xử lý dữ liệu chấm công: Tự động tổng hợp và xử lý dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn (máy chấm công, file Excel, ứng dụng), xử lý chính xác các ca làm việc phức tạp, lịch trình linh hoạt và các quy định về làm thêm giờ.
- Tính toán lương, thưởng, phúc lợi: Thực hiện dịch vụ tính tiền lương chi tiết, bao gồm lương cơ bản, lương theo hiệu suất (KPIs), các loại phụ cấp, thưởng đột xuất, thưởng tháng 13 và các chế độ phúc lợi khác theo đúng chính sách đã đăng ký của công ty.
- Quản lý Khấu trừ (Thuế và Bảo hiểm): Thay mặt doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ khấu trừ phức tạp như BHXH, BHYT, BHTN và Thuế TNCN (bao gồm cả đăng ký người phụ thuộc). terra đảm bảo tính toán đúng, đủ và hỗ trợ các thủ tục báo cáo với cơ quan nhà nước.
- Tạo và gửi phiếu lương điện tử: Tự động tạo phiếu lương chi tiết, rõ ràng (như các mẫu đã giới thiệu) và gửi đến từng nhân viên một cách bảo mật thông qua email cá nhân hoặc cổng thông tin nhân viên (ESS).
- Báo cáo và Hỗ trợ: Cung cấp hệ thống báo cáo quản trị chi tiết về chi phí lương, đồng thời đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp giải đáp các thắc mắc liên quan đến luật lao động và tiền lương.
Liên hệ ngay với terra để nhận tư vấn chi tiết!
H2: Tổng kết
Tóm lại, phiếu lương không chỉ là một tờ giấy thông báo tiền lương mà còn là công cụ thể hiện sự minh bạch và chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Việc sử dụng một mẫu phiếu lương chuẩn xác giúp người lao động an tâm, đồng thời bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý. Hy vọng các mẫu và hướng dẫn trên sẽ giúp ích cho công tác nhân sự của bạn.
