Đăng ký người phụ thuộc online đã trở thành một thủ tục quan trọng và tiện lợi đối với người lao động và cá nhân muốn giảm trừ gia cảnh trong việc khai thuế thu nhập cá nhân. Với sự phát triển của công nghệ, việc thực hiện các thủ tục này không còn gặp nhiều khó khăn như trước. Bài viết này terra sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc online trong năm 2025, cũng như các điều kiện và hồ sơ cần thiết.
Điều kiện đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Để được giảm trừ gia cảnh khi đăng ký người phụ thuộc, người lao động cần đảm bảo các điều kiện cụ thể về người phụ thuộc của mình. Dưới đây là các yếu tố cần đáp ứng:
– Mối Quan Hệ Giữa Người Nộp Thuế và Người Phụ Thuộc: Người nộp thuế cần phải là người nuôi dưỡng, chăm sóc người phụ thuộc. Các đối tượng được xác định là người phụ thuộc có thể là:
- Con cái (bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con nuôi theo pháp luật quốc tế, con ghép, con ngoài giá thú) dưới 18 tuổi hoặc trên 18 tuổi nhưng không có khả năng tự nuôi sống bản thân do tật nguyền, bệnh tật hoặc lý do khác.
- Vợ/chồng (trong trường hợp vợ/chồng không có thu nhập hoặc có thu nhập thấp, không đủ khả năng tự nuôi sống bản thân)Cha mẹ, ông bà, anh chị em ruột trong trường hợp họ không có thu nhập hoặc thu nhập thấp và phải sống nhờ vào người nộp thuế.
– Mức Thu Nhập của Người Phụ Thuộc: Để được công nhận là người phụ thuộc, người đó phải không có thu nhập ổn định hoặc có thu nhập thấp hơn mức chuẩn quy định của pháp luật. Cụ thể:
- Người phụ thuộc không có thu nhập riêng hoặc có thu nhập dưới mức 1 triệu đồng/tháng.
- Người phụ thuộc là học sinh, sinh viên dưới 24 tuổi vẫn được coi là người phụ thuộc ngay cả khi có thu nhập dưới mức quy định.
– Đảm Bảo Người Phụ Thuộc Không Được Đăng Ký Bởi Người Khác: Người phụ thuộc chỉ có thể được đăng ký bởi một người trong gia đình. Nếu nhiều người trong gia đình cùng muốn đăng ký người phụ thuộc này, cơ quan thuế sẽ chỉ chấp nhận một người đăng ký duy nhất. Điều này thường được xác định dựa trên người nuôi dưỡng chính và mức thu nhập của từng người.
Hiện nay, không có giới hạn số lượng người phụ thuộc mà bạn có thể đăng ký, miễn là bạn có đủ khả năng nuôi dưỡng và đáp ứng các điều kiện thu nhập của người phụ thuộc.
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc 2025 gồm những gì?
Để đăng ký người phụ thuộc online vào năm 2025, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc. Hồ sơ này sẽ được yêu cầu khi bạn thực hiện thủ tục qua các hệ thống điện tử của cơ quan thuế. Các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc bao gồm:
– Giấy Khai Sinh (đối với trẻ em dưới 18 tuổi): Đây là giấy tờ cơ bản cần có để chứng minh quan hệ giữa bạn và trẻ em. Giấy khai sinh cần có thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh của trẻ, và thông tin về cha mẹ. Nếu là con nuôi, bạn cần có giấy chứng nhận nuôi con hợp pháp.
– Chứng Minh Nhân Dân hoặc Thẻ Căn Cước Công Dân (đối với người trên 18 tuổi): Đối với các người phụ thuộc trên 18 tuổi, bạn cần cung cấp bản sao chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của họ để chứng minh danh tính. Điều này đặc biệt quan trọng đối với cha mẹ, vợ/chồng hoặc các thành viên gia đình khác.
– Giấy Tờ Chứng Minh Mối Quan Hệ Gia Đình: Các giấy tờ chứng minh mối quan hệ gia đình là rất cần thiết để xác minh người phụ thuộc. Các giấy tờ này có thể bao gồm:
- Giấy chứng nhận kết hôn (để chứng minh mối quan hệ vợ/chồng).
- Giấy khai sinh của con (để chứng minh quan hệ cha/mẹ – con).
- Giấy chứng nhận quan hệ huyết thống hoặc giấy tờ pháp lý về nuôi dưỡng (đối với trường hợp con nuôi hoặc người phụ thuộc không có quan hệ huyết thống trực tiếp).
- Chứng Từ Chứng Minh Mức Thu Nhập (nếu có): Nếu người phụ thuộc có thu nhập, bạn cần cung cấp chứng từ chứng minh thu nhập của người đó, ví dụ như bảng lương, hợp đồng lao động, hoặc các hóa đơn chứng minh nguồn thu nhập của họ. Điều này giúp xác định liệu họ có đủ điều kiện là người phụ thuộc theo mức thu nhập quy định hay không.
- Giấy Tờ Khác (nếu có): Giấy chứng nhận tật nguyền, bệnh tật (đối với trường hợp người phụ thuộc là người tàn tật hoặc mắc bệnh lâu dài không thể tự nuôi sống mình) hoặc Giấy chứng nhận học sinh, sinh viên (nếu người phụ thuộc là học sinh, sinh viên dưới 24 tuổi không có thu nhập ổn định).
Những giấy tờ trên cần được chuẩn bị cẩn thận và chính xác để đảm bảo rằng quá trình đăng ký người phụ thuộc diễn ra suôn sẻ, không bị từ chối do thiếu sót hoặc sai sót về hồ sơ.
Thời Hạn Đăng Ký Người Phụ Thuộc Với Cơ Quan Thuế Mới Nhất
Khi thực hiện đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế cần tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các mốc thời gian quan trọng mà bạn cần lưu ý.
Thời Hạn Đăng Ký Người Phụ Thuộc Theo Quy Định
Theo Luật Quản lý thuế 2019, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập hoặc người phụ thuộc của cá nhân đó theo các mốc sau:
- Đối với cá nhân chưa có mã số thuế:
- Hồ sơ đăng ký thuế phải được nộp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Đối với người phụ thuộc chưa có mã số thuế:
- Thời gian đăng ký tối đa là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh.
Quy Định Về Thời Hạn Giảm Trừ Gia Cảnh Theo Năm
- Nếu người nộp thuế chưa kịp đăng ký giảm trừ gia cảnh trong năm tính thuế, họ vẫn có thể đăng ký hồi tố khi quyết toán thuế, với điều kiện phải chứng minh được thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
- Đối với người phụ thuộc là cá nhân không nơi nương tựa (ví dụ: anh, chị, em ruột; ông, bà nội/ngoại; cô, dì, cậu, bác ruột, cháu ruột của người nộp thuế…), thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh muộn nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế. Nếu quá thời hạn này, người nộp thuế sẽ không được tính giảm trừ gia cảnh trong năm đó.
Thời Hạn Cụ Thể Cho Năm 2025
Dựa trên quy định hiện hành, thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế 2024 như sau:
- Nếu ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc:
- Chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày 31/3/2025.
- Nếu ngày 31/3 rơi vào ngày nghỉ, thời hạn sẽ được tính vào ngày làm việc tiếp theo.
- Nếu người nộp thuế tự đăng ký thuế cho người phụ thuộc:
- Chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày 30/4/2025.
- Nếu ngày 30/4 trùng với ngày nghỉ lễ, thời hạn sẽ được dời sang ngày làm việc kế tiếp.
- Đối với người phụ thuộc là cá nhân không nơi nương tựa:
- Thời hạn cuối cùng để đăng ký giảm trừ là ngày 31/12/2025.
Như vậy, thời gian đăng ký người phụ thuộc để hưởng giảm trừ gia cảnh phụ thuộc vào hình thức đăng ký và loại người phụ thuộc. Để tránh lỡ hạn, người nộp thuế nên chủ động thực hiện đăng ký sớm để đảm bảo quyền lợi của mình.
Hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc online
Việc đăng ký người phụ thuộc online không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn dễ dàng quản lý thông tin thuế cá nhân. Dưới đây là các bước cụ thể để thực hiện thủ tục này qua hai phương thức phổ biến: qua trang thuế Việt Nam và trên phần mềm HTKK.
Đăng ký người phụ thuộc qua trang thuế Việt Nam
Trường hợp 1: Cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc online
Bước 1: Truy Cập vào trang web chính thức của Tổng Cục Thuế Việt Nam.
Bước 2: Đăng Nhập Tài Khoản Thuế:
- Bạn cần có tài khoản thuế cá nhân để đăng nhập vào hệ thống. Nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký tại mục “Đăng ký tài khoản” trên website.
- Sau khi có tài khoản, đăng nhập bằng Mã số thuế cá nhân và Mật khẩu đã được cấp.
Bước 3: Chọn “Đăng ký thuế” >> “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế”
- Chọn “20-ĐK-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”
- Kê khai thông tin vào tờ khai 20-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký người phụ thuộc
Bước 4: Chọn “Hoàn thành kê khai” >> “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”
Trường hợp 2: Tổ chức trả thu nhập đăng ký người phụ thuộc
Bước 1: Truy cập website Thuế điện tử
Bước 2: Chọn “Đăng ký thuế” >> “Đăng ký mới/Thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”
- Hồ sơ đăng ký thuế: “20-ĐK-TH-TCT_TT105 Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”
- Chọn “Tiếp tục”
Bước 3: Thực hiện kê khai thông tin lên mẫu 20-ĐK-TH-TCT
Bước 4: Điền tên Giám đốc, người đại diện cơ quan chi trả thu nhập vào mục “Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế”
Bước 5: Tích chọn “Hoàn thành kê khai” >> “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”
Bước 6: Tra cứu trạng thái hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đã nộp
Chọn “Tra cứu hồ sơ đăng ký thuế” >> Chọn hồ sơ đăng ký thuế là “20-ĐK-TH-TCT…” >> kiểm tra thông tin tại ô “Trạng thái”
Nếu hồ sơ khai báo được lưu không có thông tin sai sót thì mất từ vài phút đến vài giờ đồng hồ để hiển thị kết quả.
Đăng ký người phụ thuộc trên HTKK
HTKK (Hệ thống Tờ khai Thuế) là phần mềm hỗ trợ khai báo thuế trực tuyến, giúp người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh, bao gồm việc đăng ký người phụ thuộc. Các bước thực hiện như sau:
- Tải và Cài Đặt Phần Mềm HTKK:
- Đầu tiên, bạn cần tải và cài đặt phần mềm HTKK trên máy tính của mình từ trang web chính thức của Tổng cục Thuế.
- Sau khi cài đặt xong, mở phần mềm HTKK và đăng nhập bằng Mã số thuế và Mật khẩu của bạn.
- Chọn Mục “Đăng Ký Giảm Trừ Gia Cảnh” Hoặc “Đăng Ký Người Phụ Thuộc”:
- Trong giao diện phần mềm, chọn mục “Đăng ký giảm trừ gia cảnh” hoặc “Đăng ký người phụ thuộc” từ menu chính.
- Đây là nơi bạn sẽ nhập thông tin người phụ thuộc.
- Nhập Thông Tin Người Phụ Thuộc:
- Cung cấp thông tin đầy đủ về người phụ thuộc, bao gồm:
- Họ và tên.
- Ngày tháng năm sinh.
- Quan hệ với người nộp thuế.
- Số CMND/CCCD hoặc Giấy khai sinh.
- Thông tin về thu nhập của người phụ thuộc (nếu có).
- Cung cấp thông tin đầy đủ về người phụ thuộc, bao gồm:
- Tải Lên Các Giấy Tờ Chứng Minh:
- Phần mềm HTKK cho phép bạn tải các giấy tờ chứng minh mối quan hệ và thu nhập của người phụ thuộc.
- Các giấy tờ này bao gồm Giấy khai sinh, Chứng minh nhân dân hoặc Giấy chứng nhận nuôi con, v.v.
- Đảm bảo tất cả các giấy tờ đều được chuẩn bị kỹ càng và tải lên đúng định dạng yêu cầu.
- Xác Nhận Thông Tin và Gửi Hồ Sơ:
- Sau khi điền đầy đủ thông tin và tải lên hồ sơ, bạn cần kiểm tra lại một lần nữa.
- Khi đã chắc chắn thông tin là chính xác, bạn bấm “Gửi hồ sơ” để nộp trực tuyến.
- Theo Dõi Tình Trạng Hồ Sơ:
- Sau khi gửi hồ sơ, bạn có thể theo dõi tình trạng của hồ sơ trên phần mềm HTKK.
- Nếu có yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi, cơ quan thuế sẽ thông báo qua phần mềm hoặc gửi email để bạn có thể chỉnh sửa và gửi lại.
Câu hỏi thường gặp
Câu 1: Tôi có thể đăng ký bao nhiêu người phụ thuộc trong năm?
Bạn có thể đăng ký không giới hạn số lượng người phụ thuộc nếu đáp ứng các điều kiện quy định của pháp luật. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi thuế, bạn cần cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh mối quan hệ và thu nhập của mỗi người phụ thuộc. Trong trường hợp gia đình bạn có nhiều người phụ thuộc, hãy chắc chắn rằng thông tin bạn cung cấp là chính xác và hợp pháp để tránh bị từ chối hồ sơ.
Câu 2: Làm thế nào để biết tôi có đủ điều kiện để đăng ký người phụ thuộc không?
Để đủ điều kiện đăng ký người phụ thuộc, bạn cần đáp ứng các yếu tố sau:
- Mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc phải rõ ràng (con cái, vợ/chồng, cha mẹ, ông bà, v.v.).
- Người phụ thuộc không có thu nhập hoặc thu nhập không ổn định dưới mức quy định của pháp luật.
- Người phụ thuộc cần sống nhờ vào sự hỗ trợ của bạn về tài chính.
Nếu bạn không chắc chắn về điều kiện, có thể tham khảo ý kiến từ cơ quan thuế hoặc tham khảo các văn bản hướng dẫn mới nhất của pháp luật.
Câu 3: Tôi có phải nộp hồ sơ bản cứng sau khi đăng ký người phụ thuộc online không?
Thông thường, khi bạn đăng ký người phụ thuộc qua hệ thống online, bạn không cần nộp bản cứng của hồ sơ nếu các giấy tờ đã được tải lên đúng yêu cầu. Tuy nhiên, cơ quan thuế có thể yêu cầu bạn nộp hồ sơ bản cứng để xác minh trong trường hợp có nghi ngờ hoặc cần làm rõ thông tin. Vì vậy, bạn cần lưu giữ các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc để có thể cung cấp khi cần.
Câu 4: Quá trình xét duyệt hồ sơ đăng ký người phụ thuộc mất bao lâu?
Sau khi bạn gửi hồ sơ đăng ký người phụ thuộc online, thời gian xét duyệt thường mất từ 3 đến 5 ngày làm việc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nếu cần thêm thông tin bổ sung hoặc hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan thuế có thể yêu cầu bạn sửa đổi và gửi lại. Bạn sẽ nhận thông báo kết quả qua email hoặc trên hệ thống.
Câu 5: Nếu có thay đổi trong tình trạng của người phụ thuộc, tôi phải làm gì?
Nếu có sự thay đổi trong tình trạng của người phụ thuộc (ví dụ: người phụ thuộc đã có thu nhập, không còn là người phụ thuộc của bạn, hoặc đã qua đời), bạn cần cập nhật thông tin ngay trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc cập nhật thông tin này giúp đảm bảo bạn không bị sai lệch trong các khoản giảm trừ gia cảnh của mình. Nếu không thực hiện cập nhật, bạn có thể gặp phải rủi ro bị phạt vì cung cấp thông tin sai lệch.
Câu 6: Nếu tôi gặp lỗi khi đăng ký người phụ thuộc online, tôi phải làm gì?
Nếu gặp lỗi trong quá trình đăng ký người phụ thuộc qua hệ thống online, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra lại thông tin đã nhập: Đảm bảo rằng tất cả các thông tin về người phụ thuộc và các giấy tờ đính kèm là chính xác và đầy đủ.
- Thử lại đăng ký: Đôi khi sự cố có thể xảy ra do lỗi mạng hoặc phần mềm tạm thời. Bạn có thể thử lại vào một thời điểm khác.
- Liên hệ với cơ quan thuế: Nếu vấn đề vẫn không được giải quyết, bạn có thể liên hệ với cơ quan thuế qua điện thoại hoặc email để được hỗ trợ trực tiếp. Họ sẽ hướng dẫn bạn cách khắc phục lỗi và hoàn tất thủ tục đăng ký.
Câu 7: Có thể đăng ký người phụ thuộc cho người không sống cùng tôi không?
Được, bạn có thể đăng ký người phụ thuộc cho những người không sống cùng bạn (ví dụ: cha mẹ già, vợ/chồng hoặc con cái) nếu bạn có giấy tờ chứng minh họ là người phụ thuộc của mình và họ không có thu nhập ổn định. Điều quan trọng là bạn phải chứng minh rằng bạn là người nuôi dưỡng, chăm sóc họ về mặt tài chính.
Câu 8: Mức giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là bao nhiêu?
Theo quy định mới nhất, mức giảm trừ gia cảnh cho mỗi người phụ thuộc hiện nay là 4,4 triệu đồng/tháng (tương đương với 52,8 triệu đồng/năm). Tuy nhiên, mức giảm trừ này có thể thay đổi theo từng năm, vì vậy bạn cần theo dõi các thông báo của cơ quan thuế hoặc các quy định mới về thuế thu nhập cá nhân.
Dịch Vụ Quyết Toán Thuế TNCN Từ terra
Với kinh nghiệm hợp tác cùng hơn 250 doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô khác nhau đến từ Nhật Bản, New Zealand, Singapore, và nhiều quốc gia khác, terra đã khẳng định vị thế trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ nhân sự chuyên nghiệp. Chúng tôi cung cấp các giải pháp toàn diện như: Tính lương, Báo cáo lao động, Thuế TNCN, BHXH và Thanh toán lương hộ, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ mọi quy định pháp lý, đồng thời tập trung phát triển kinh doanh hiệu quả.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ quyết toán Thuế TNCN của terra
✅ Giảm đến 30% áp lực liên quan đến lương & thuế.
✅ Tối ưu chi phí vận hành lên đến 20%.
✅ Đảm bảo độ chính xác 100%, hạn chế tối đa sai sót.
✅ Tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật.
Cam kết từ terra
✔ Đảm bảo đúng quy định, hạn chế rủi ro sai sót.
✔ Cập nhật kịp thời các chính sách và quy định mới nhất.
✔ Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.
✔ Hỗ trợ nhanh chóng, giải đáp mọi vấn đề phát sinh.
Hãy để terra đồng hành cùng bạn trong việc quản lý thuế và tài chính, mang đến giải pháp chuyên nghiệp, minh bạch và đáng tin cậy!
