Khi cung cấp dịch vụ hỗ trợ nhân sự (HR) và làm việc với doanh nghiệp, phần lớn các vấn đề khách hàng terra thường xuyên mắc phải sẽ tập trung ở phòng nhân sự (PNS). Các nghiệp vụ tính lương, quyết toán thuế TNCN và làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội khá phức tạp, đòi hỏi HR cần tiêu tốn nhiều thời gian và công sức. Vậy, đâu là giải pháp cho các thực trạng này? Hãy cùng terra điểm qua 6 vấn đề thường xuyên gặp phải được tổng hợp từ những trường hợp thực tế của doanh nghiệp nhé!
Nhân sự tốn thời gian & dễ sai sót khi thực hiện nghiệp vụ tính lương
Thông thường, một quy trình tính lương sẽ bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau: Thu thập dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn khác nhau → Chuyển đổi dữ liệu chấm công thành ngày công → Thực hiện tính lương cho nhiều đối tượng với các mức lương khác nhau.
Quy trình này diễn ra khá phức tạp, tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến sai sót, ảnh hưởng không chỉ đến uy tín của PNS mà còn khiến nhân viên khác không hài lòng.
Giải pháp:
Đối với vấn đề này, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ, dịch vụ hỗ trợ tự động hóa quy trình chấm công và tính lương để tổng hợp dữ liệu, hạn chế sai sót và mất nhiều thời gian của HR cho quá trình tổng hợp dữ liệu, ví dụ như hệ thống quản trị nhân sự (HRM), công nghệ đám mây hoặc phần mềm, dịch vụ tính lương dựa trên công thức định sẵn.
Phòng nhân sự mỏng, không đảm nhận được tất cả các nghiệp vụ C&B
Đối với các doanh nghiệp nhỏ thường không có PNS hoặc nếu có, thì cũng không có đủ thời gian để xoay sở tất cả các nghiệp vụ tính lương và quyết toán thuế TNCN, bảo hiểm xã hội một cách chính xác và kịp thời.
Giải pháp:
Doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp tuyển dụng HR, cụ thể là nhân viên C&B để thực hiện các nghiệp vụ. Tuy nhiên, vì số lượng nhân sự không nhiều, để tiết kiệm chi phí, cũng như đề phòng rủi ro rò rỉ thông tin bảo mật nội bộ ngay từ ban đầu, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn tài chính, hoặc đơn giản hơn là thuê dịch vụ thực hiện trọn gói các công tác C&B và quản lý từ bên thứ ba.
Tốn chi phí đầu tư cho nhân sự nhiều nhưng chưa đạt được hiệu quả cao
Thuê và sử dụng nhân viên là việc thiết yếu doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện bởi chắn chắn, doanh nghiệp cần PNS để quản lý nhân viên, hợp đồng lao động, lương thưởng,…
Tuy nhiên, nếu nhân viên nghỉ việc, hay tương tự vấn đề phía trên, không có đủ thời gian để thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn như tính lương, quyết toán thuế TNCN và BHXH, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải đầu tư chi phí mở rộng PNS.
Giải pháp:
Trường hợp này, terra đề xuất doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ hỗ trợ quy trình quản lý nhân viên để có thêm thời gian thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn, hoặc thuê dịch vụ HR bên ngoài. Một số công ty cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm quản lý lương, thuế, và BHXH với chi phí cố định hàng tháng, doanh nghiệp có thể đo lường kết quả, hiệu suất so với mức chi phí đầu tư.
Nhân sự không ổn định, thường xuyên thay đổi
Doanh nghiệp khi tuyển dụng thành công nhân viên sẽ phải thực hiện các quy trình hướng dẫn và dành thời gian để nhân viên mới làm quen với các công việc cần làm. Tuy nhiên, trong trường hợp không ổn định, nhân sự đổi mới liên tục sẽ khiến doanh nghiệp phải đối mặt với việc lặp đi lặp lại một quy trình hướng dẫn, bắt đầu với việc hướng dẫn nhân viên mới, sau đó nhân viên mới thực hiện tính lương.
Tiếp theo, doanh nghiệp phải kiểm tra lại dữ liệu bảng lương do nhân viên mới thực hiện, và trong trường hợp nhân viên này tiếp tục nghỉ việc, PNS sẽ phải tuyển dụng và hướng dẫn một nhân viên mới khác, tạo nên một vòng lặp không ngừng nghỉ.
Giải pháp:
Giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề này là cắt giảm công đoạn “nhân sự tiền lương nghỉ việc” và “tuyển dụng lại” trong vòng lặp bằng cách xem xét lại lý do vì sao nhân viên thường xuyên nghỉ việc và đưa ra chính sách thu hút và giữ chân nhân tài.
Hoặc nếu muốn chủ động cắt giảm thực trạng này ngay từ ban đầu, doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm HRM và tính lương, hay dịch vụ thuê ngoài để quản lý các công việc tính lương, thuế và BHXH. Điều này giúp doanh nghiệp không phải lo lắng về việc thay đổi nhân viên và có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính.
Nhân sự gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục liên quan đến thuế TNCN & BHXH
Trong quá trình tính lương, một bảng lương cơ bản ngoài tiền lương sẽ còn có những khoản khấu trừ, chính sách liên quan đến thuế TNCN và BHXH.
Tuy nhiên, với quá nhiều thủ tục phức tạp, rườm rà, liên quan đến nhiều chính sách như nghỉ ốm, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí,… sẽ khiến nhân sự gặp không ít khó khăn trong quy trình thực hiện như tính toán sai lệch, phải giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại từ nhân viên.
Giải pháp:
Để giải quyết vấn đề này, nếu lo ngại về việc mất thời gian để đào tạo và nâng cao kỹ năng, doanh nghiệp nên tìm đến đơn vị, hoặc tuyển dụng ít nhất 1 chuyên viên C&B có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực thuế và BHXH để thực hiện các thủ tục cần thiết và làm việc trực tiếp với các cán bộ từ cơ quan bảo hiểm xã hội.
Nhân sự không nắm rõ luật lao động, chính sách liên quan thuế TNCN & BHXH
Các quy định pháp luật liên quan đến lao động, thuế TNCN và BHXH là bắt buộc trong quá trình hoàn thiện bảng lương, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không nắm rõ các thủ tục hành chính này dẫn đến các sai sót nghiêm trọng trong quá trình tính lương, quyết toán thuế và nộp BHXH.
Những sai sót này có thể gây ra rủi ro pháp lý như: kê khai sai hồ sơ thuế TNCN, sai lệch hồ sơ BHXH, nộp quyết toán thuế chậm,… ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của người lao động, doanh nghiệp cũng có thể phải đóng phạt với số tiền lên đến hàng chục triệu đồng.
Giải pháp:
Để tối ưu hoá, từ giai đoạn tuyển dụng, doanh nghiệp cần đòi hỏi về mặt kinh nghiệm chuyên môn, đảm bảo cập nhật kịp thời các quy định liên quan đến luật thuế TNCN và BHXH, và áp dụng luật vào các nghiệp một cách chính xác, tuân thủ pháp luật. Đặc biệt cũng cần lưu ý về cách xây dựng mối quan hệ với các cơ quan thuế và BHXH để được hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
Đề xuất giải pháp cho 6 vấn đề từ phòng nhân sự
Là giải pháp có thể giải quyết gần như triệt để 6 vấn đề trên của PNS, sử dụng dịch vụ thuê ngoài có thể giúp doanh nghiệp tối ưu cho quy trình vận hành và quản lý nhân viên.
Sau khi lắng nghe và tổng hợp những vấn đề doanh nghiệp gặp phải, là một trong những bên thứ ba cung cấp dịch vụ tính lương và có nhiều kinh nghiệm chuyên môn, terra đã không ngừng phát triển và cải thiện dịch vụ dựa trên nhu cầu và vấn đề của khách hàng, hướng đến mục tiêu “Vấn đề của bạn – Giải pháp của terra”.
| Vấn đề | Giải pháp terra Payroll |
| Nhân sự tốn thời gian & dễ sai sót khi thực hiện nghiệp vụ tính lương | terra Payroll đảm bảo tính lương chính xác và đúng hạn. Đối với các khách hàng sử dụng dịch vụ terra Payroll, sẽ được sử dụng MIỄN PHÍ hệ thống terra HR System để tích hợp quá trình thu thập và xử lý dữ liệu chấm công, tính lương trên cùng một hệ thống. |
| PNS mỏng, không đảm nhận được tất cả các nghiệp vụ C&B | terra Payroll thay mặt doanh nghiệp thực hiện toàn bộ các nghiệp vụ tính lương, quyết toán thuế và BHXH, hạn chế rò rỉ thông tin bảo mật nội bộ. |
| Tốn chi phí đầu tư nhiều nhưng chưa đạt được hiệu quả cao | terra Payroll giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hàng tháng, đảm bảo đáp ứng được hiệu suất giải quyết vấn đề PNS, trả bảng lương đúng hạn và tuân thủ pháp luật. |
| Nhân viên không ổn định, thường xuyên thay đổi | terra Payroll cắt giảm công đoạn “tuyển dụng nhân viên tiền lương”, “hướng dẫn“, “thực hiện công việc”, “nghỉ việc” và “tuyển dụng lại”. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện bước kiểm tra dữ liệu bảng lương trong vòng lặp sau khi đã được terra Payroll hoàn thành. |
| Gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục liên quan đến thuế TNCN & BHXH | terra Payroll có đội ngũ chuyên viên C&B chuyên nghiệp, có kinh nghiệm làm việc với nhiều cơ quan bảo hiểm xã hội của các tỉnh thành, hiểu rõ thủ tục làm việc, tác phong làm việc của từng địa phương. |
| Không nắm rõ luật lao động, chính sách liên quan thuế TNCN & BHXH | terra Payroll thường xuyên cập nhật và thông báo những chính sách, quy định mới đến khách hàng. Đội ngũ chuyên viên cũng sẽ tư vấn và góp ý nếu doanh nghiệp đang áp dụng sai luật vào quy trình tính lương hoặc vận hành. |
Tổng hợp lợi ích khi phòng nhân sự lựa chọn terra Payroll
Tóm lại, khi lựa chọn terra Payroll, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Giảm thiểu thời gian và công sức cho các nghiệp vụ tính lương phức tạp, cắt giảm khối lượng công việc hành chính tại doanh nghiệp.
- Hệ thống HRM tích hợp: Được sử dụng MIỄN PHÍ hệ thống HRM của terra, tích hợp công nghệ tính lương hiện đại.
- Chi phí hợp lý: Chi phí hàng tháng cho dịch vụ tính lương terra Payroll khá hợp lý, tối ưu cả về mặt ngân sách và hiệu suất cho doanh nghiệp, đặc biệt đây là dịch vụ lý tưởng phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Đội ngũ chuyên viên C&B chuyên nghiệp: Hỗ trợ tư vấn và thay mặt thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến lương, thưởng, thuế TNCN và BHXH.
- Đảm bảo chính xác, đúng hạn và tuân thủ pháp luật: Đảm bảo các quy trình tính lương, quyết toán thuế và BHXH được thực hiện một cách chính xác, đúng hạn và tuân thủ các quy định pháp luật.
6 vấn đề nêu trên đều có thể xảy ra trong quá trình thực hiện tính lương của nhân sự. Đây cũng chính là những vấn đề mà khách hàng của terra mắc phải và đã được giải quyết thành công.
Dựa trên kinh nghiệm đã giúp 250 doanh nghiệp tối ưu PNS bằng dịch vụ tính lương, quyết toán thuế TNCN và BHXH, terra Payroll tự tin sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp bạn giải quyết triệt để các vấn đề trên, đồng thời nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong công việc quản lý.
Xem thêm:
- Dịch vụ nộp báo cáo lao động thay cho doanh nghiệp tại terra nhanh chóng, trọn gói, đầy đủ thủ tục hồ sơ pháp lý, đúng luật, đúng thời hạn, hỗ trợ toàn quốc. Đăng ký ngay để được tư vấn chi tiết các loại báo cáo lao động tại terra!
- Công cụ tính lương Gross sang Net của terra sẽ hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động ước tính tổng số tiền lương trước khi khấu trừ thuế (lương Gross) và lương thực nhận (lương Net). Mức đóng bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, thuế suất, và các khoản giảm trừ liên quan đến khoản lương nói trên được tính theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Hệ thống, phần mềm nhân sự terra HR System giúp tự động hóa các quy trình HRM gồm các tính năng: Chấm công, tính lương, nghỉ phép, đánh giá đào tạo nhân sự… nhanh chóng, chính xác nhất. Đăng ký ngay!
- Dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân giá rẻ, trọn gói, đầy đủ thủ tục hồ sơ pháp lý gồm đăng ký thuế, kê khai, quyết toán. Đội ngũ tư vấn nhanh chóng toàn quốc.
- Phần mềm, dịch vụ tính lương terra Payroll nhanh, chính xác, tính năng dễ quản lý tiền lương được nhiều người sử dụng, đội ngũ hỗ trợ 24/7.
