When providing services to support human resource and working with businesses, most of the common issues that terra's clients face are concentrated in the human resources management. Payroll operations, personal income tax settlement, and working with social insurance agencies are quite complex, requiring human resource personnel to spend a lot of time and effort. So, what is the solution to these issues? (HR) và làm việc với doanh nghiệp, phần lớn các vấn đề khách hàng terra thường xuyên mắc phải sẽ tập trung ở phòng nhân sự (PNS). Các nghiệp vụ tính lương, quyết toán thuế TNCN và làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội khá phức tạp, đòi hỏi HR cần tiêu tốn nhiều thời gian và công sức. Vậy, đâu là giải pháp cho các thực trạng này? Hãy cùng terra điểm qua 6 everyone understands
Time-consuming and Error-prone payroll tasks in human resource departments
Thông thường, một quy trình tính lương sẽ bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau: Thu thập dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn khác nhau → Chuyển đổi dữ liệu chấm công thành ngày công → Thực hiện tính lương cho nhiều đối tượng với các mức lương khác nhau.
Quy trình này diễn ra khá phức tạp, tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến sai sót, ảnh hưởng không chỉ đến uy tín của PNS mà còn khiến nhân viên khác không hài lòng.
Solution:
For this problem, businesses should use tools and services that support the automation of attendance and payroll processes to aggregate data, minimize errors, and save time on data compilation. Examples include human resource management systems, cloud technology, or payroll services based on predefined formulas.
The human resource department's limited capacity in handling all C&B tasks
Đối với các doanh nghiệp nhỏ thường không có PNS hoặc nếu có, thì cũng không có đủ thời gian để xoay sở tất cả các nghiệp vụ tính lương và quyết toán thuế TNCN, bảo hiểm xã hội một cách chính xác và kịp thời.
Solution:
Doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp tuyển dụng HR, cụ thể là nhân viên C&B để thực hiện các nghiệp vụ. Tuy nhiên, vì số lượng không nhiều, để tiết kiệm chi phí, cũng như đề phòng rủi ro rò rỉ thông tin bảo mật nội bộ ngay từ ban đầu, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn tài chính, hoặc đơn giản hơn là thuê dịch vụ thực hiện trọn gói các công tác C&B và quản lý từ bên thứ ba.
High human resource department investment costs, low efficiency
Hiring and utilizing nhân viên là việc thiết yếu doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện bởi chắn chắn, doanh nghiệp cần PNS để quản lý nhân viên, hợp đồng lao động, lương thưởng,…
Tuy nhiên, nếu nhân viên nghỉ việc, hay tương tự vấn đề phía trên, không có đủ thời gian để thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn như tính lương, quyết toán thuế TNCN và BHXH, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải đầu tư chi phí mở rộng PNS.
Solution:
Trường hợp này, terra đề xuất doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ hỗ trợ quy trình quản lý nhân viên để có thêm thời gian thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn, hoặc thuê dịch vụ HR bên ngoài. Một số công ty cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm quản lý lương, thuế, và BHXH với chi phí cố định hàng tháng, doanh nghiệp có thể đo lường kết quả, hiệu suất so với mức chi phí đầu tư.
The human resource department is unstable, experiencing frequent changes
Doanh nghiệp khi tuyển dụng thành công nhân viên sẽ phải thực hiện các quy trình hướng dẫn và dành thời gian để nhân viên mới làm quen với các công việc cần làm. Tuy nhiên, trong trường hợp không ổn định, đổi mới liên tục sẽ khiến doanh nghiệp phải đối mặt với việc lặp đi lặp lại một quy trình hướng dẫn, bắt đầu với việc hướng dẫn nhân viên mới, sau đó nhân viên mới thực hiện tính lương.
Tiếp theo, doanh nghiệp phải kiểm tra lại dữ liệu bảng lương do nhân viên mới thực hiện, và trong trường hợp nhân viên này tiếp tục nghỉ việc, PNS sẽ phải tuyển dụng và hướng dẫn một nhân viên mới khác, tạo nên một vòng lặp không ngừng nghỉ.
Solution:
The optimal solution to this problem is to reduce the "payroll staff turnover" and "re-hiring" stages in the loop by reevaluating the reasons why employees frequently resign and implementing policies to attract and retain talent.
Hoặc nếu muốn chủ động cắt giảm thực trạng này ngay từ ban đầu, doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm HRM và tính lương, hay dịch vụ thuê ngoài để quản lý các công việc tính lương, thuế và BHXH. Điều này giúp doanh nghiệp không phải lo lắng về việc thay đổi nhân viên và có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính.
Staff unfamiliar with labor laws, policies regarding PIT & Social Insurance
Trong quá trình tính lương, một bảng lương cơ bản ngoài tiền lương sẽ còn có những khoản khấu trừ, chính sách liên quan đến thuế TNCN và BHXH.
Tuy nhiên, với quá nhiều thủ tục phức tạp, rườm rà, liên quan đến nhiều chính sách như nghỉ ốm, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí,… sẽ khiến gặp không ít khó khăn trong quy trình thực hiện như tính toán sai lệch, phải giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại từ nhân viên.
Solution:
Để giải quyết vấn đề này, nếu lo ngại về việc mất thời gian để đào tạo và nâng cao kỹ năng, doanh nghiệp nên tìm đến đơn vị, hoặc tuyển dụng ít nhất 1 chuyên viên C&B có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực thuế và BHXH để thực hiện các thủ tục cần thiết và làm việc trực tiếp với các cán bộ từ cơ quan bảo hiểm xã hội.
Human resource lacks knowledge of labor laws and policies on PIT & SI
Các quy định pháp luật liên quan đến lao động, thuế TNCN và BHXH là bắt buộc trong quá trình hoàn thiện bảng lương, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không nắm rõ các thủ tục hành chính này dẫn đến các sai sót nghiêm trọng trong quá trình tính lương, quyết toán thuế và nộp BHXH.
Những sai sót này có thể gây ra rủi ro pháp lý như: kê khai sai hồ sơ thuế TNCN, sai lệch hồ sơ BHXH, nộp quyết toán thuế chậm,… ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của người lao động, doanh nghiệp cũng có thể phải đóng phạt với số tiền lên đến hàng chục triệu đồng.
Solution:
Để tối ưu hoá, từ giai đoạn tuyển dụng, doanh nghiệp cần đòi hỏi về mặt kinh nghiệm chuyên môn, đảm bảo cập nhật kịp thời các quy định liên quan đến luật thuế TNCN và BHXH, và áp dụng luật vào các nghiệp một cách chính xác, tuân thủ pháp luật. Đặc biệt cũng cần lưu ý về cách xây dựng mối quan hệ với các cơ quan thuế và BHXH để được hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
Propose solutions to 6 problems from the human resources department
Là giải pháp có thể giải quyết gần như triệt để 6 vấn đề trên của PNS, sử dụng dịch vụ thuê ngoài có thể giúp doanh nghiệp tối ưu cho quy trình vận hành và quản lý nhân viên.
Sau khi lắng nghe và tổng hợp những vấn đề doanh nghiệp gặp phải, là một trong những bên thứ ba cung cấp dịch vụ tính lương và có nhiều kinh nghiệm chuyên môn, terra đã không ngừng phát triển và cải thiện dịch vụ dựa trên nhu cầu và vấn đề của khách hàng, hướng đến mục tiêu “Vấn đề của bạn – Giải pháp của terra”.
| Problems | terra Payroll |
| Nhân sự tốn thời gian & dễ sai sót khi thực hiện nghiệp vụ tính lương | terra Payroll ensures accurate and timely payroll processing.. Đối với các khách hàng sử dụng dịch vụ terra Payroll, sẽ được sử dụng MIỄN PHÍ hệ thống terra HR System để tích hợp quá trình thu thập và xử lý dữ liệu chấm công, tính lương trên cùng một hệ thống. |
| PNS mỏng, không đảm nhận được tất cả các nghiệp vụ C&B | terra Payroll handles all payroll processing, tax settlements, and social insurance contributions on behalf of the business, minimizing the risk of internal data leaks and ensuring confidentiality. |
| Tốn chi phí đầu tư nhiều nhưng chưa đạt được hiệu quả cao | terra Payroll helps businesses optimize monthly costs, ensure efficiency giải quyết vấn đề PNSpay payroll on time and comply with the law. |
| Nhân viên không ổn định, thường xuyên thay đổi | terra Payroll eliminates the stages oftuyển dụng nhân viên tiền lương" , "training“, “performing tasks", "leaving", and "rehiring". Enterprises only need to perform a data verification step in the loop after terra Payroll has completed its tasks. |
| Gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục liên quan đến thuế TNCN & BHXH | terra Payroll has đội ngũ chuyên viên C&B chuyên nghiệp, có kinh nghiệm làm việc với nhiều cơ quan bảo hiểm xã hội của các tỉnh thànhThey have a deep understanding of local working procedures and work culture in each area. |
| Không nắm rõ luật lao động, chính sách liên quan thuế TNCN & BHXH | terra Payroll regularly updates and notifies customers of new policies and regulations.. The team of specialists also provides advice and suggestions nếu doanh nghiệp đang áp dụng sai luật vào quy trình tính lương hoặc vận hành. |
Compilation of benefits when human resource departments choose terra Payroll
In summary, when choosing terra Payroll, businesses will benefit in several practical ways:
- Time and Effort Savings: Minimize the time and effort spent on complex payroll tasks, reducing administrative workload within the company.
- Hệ thống HRM tích hợp: Được sử dụng MIỄN PHÍ hệ thống HRM của terra, tích hợp công nghệ tính lương hiện đại.
- Reasonable Costs: terra Payroll services are cost-equivalent or lower compared to hiring an human resource employee, making it an ideal solution for small and medium-sized enterprises.
- Professional C&B Team: Receive support and guidance from terra's team of Compensation & Benefits specialists in handling salary, bonuses, personal income tax (PIT), and social insurance (SI) matters.
- Accuracy, Timeliness, and Legal Compliance: Ensure precise, timely payroll calculations, tax settlements, and SI contributions, complying with legal regulations.
The six issues mentioned above can all occur during the payroll process for employees. These are also the very issues that terra's clients have encountered and successfully resolved.
Dựa trên kinh nghiệm đã giúp 250 doanh nghiệp tối ưu PNS bằng dịch vụ tính lương, quyết toán thuế TNCN và BHXH, terra Payroll tự tin sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp bạn giải quyết triệt để các vấn đề trên, đồng thời nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong công việc quản lý.
See more:
- Labor report service handles the entire process on behalf of businesses - fast, comprehensive, legally compliant, and always on time, with nationwide support. Sign up now for detailed consultation on labor reports at terra!
- Tool Gross Salary to Net salary helps businesses and employees estimate both pre-tax salary (Gross) and take-home pay (Net). Social insurance contributions, union fees, tax rates, and applicable deductions are calculated according to current legal regulations.
- Hệ thống, HRM software. terra HR System giúp tự động hóa các quy trình HRM gồm các tính năng: Chấm công, tính lương, nghỉ phép, đánh giá đào tạo nhân sự… nhanh chóng, chính xác nhất. Đăng ký ngay!
- Personal Income Tax service covering tax registration, declaration, and settlement. Our expert team ensures quick and efficient support nationwide.
- Phần mềm, payroll services terra Payroll nhanh, chính xác, tính năng dễ quản lý tiền lương được nhiều người sử dụng, đội ngũ hỗ trợ 24/7.
