Nộp thuế điện tử là một hình thức đóng thuế tiện lợi cho các đơn vị, giúp tối ưu thời gian, quy trình. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được các bước thực hiện nộp thuế điện tử. Vì thế, ở bài viết này, terra mong muốn mang đến cho bạn những hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu nhất khi nộp thuế điện tử.
Điều kiện nộp thuế điện tử trực tuyến
Hiểu rằng nộp thuế điện tử trực tuyến là một hình thức tiện lợi nhưng không phải mọi đối tượng đều đủ điều kiện thực hiện. Dưới đây là quy định điều kiện nộp thuế điện tử:
- Đối tượng nộp thuế điện tử trực tuyến là cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế hoặc mã số doanh nghiệp và đang hoạt động kinh doanh;
- Có chứng thư số của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp và đảm bảo vẫn còn hiệu lực;
- Đối tượng nộp thuế phải có tài khoản tại Ngân hàng thương mại (NHTM) được liên kết và cung cấp và thuộc địa bàn quản lý bởi Tổng cục thuế hay Chi cục thuế toàn quốc. Sở dĩ có điều kiện này là bởi thuế điện tử được nộp vào Ngân sách Nhà nước trên cổng thông tin trực tuyến và được NHTM xác nhận.
- Điều kiện cuối cùng là thiết bị nộp thuế điện tử phải có kết nối mạng (như điện thoại, máy tính,…) và địa chỉ thư điện tử hoạt động xuyên suốt đảm bảo liên lạc ổn định với Cơ quan Thuế.
Sau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên, hãy cùng terra tiến hành các bước trong quy trình nộp thuế điện tử!
Đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử
Trước hết, để nộp thuế điện tử, bạn cần có tài khoản để nộp thuế. Đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lần đầu thực hiện nghiệp vụ này, bạn cần tiến hành đăng ký tài bằng cách thực hiện các bước bên dưới.
Thực tế có 2 cách đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử:
Cách 1: Đăng ký trực tuyến, sau đó trực tiếp đến Cơ quan Thuế để kích hoạt tài khoản
Bước 1: Truy cập vào trang web Thuế Việt Nam qua đường dẫn https://canhan.gdt.gov.vn;
Bước 2: Trên góc phải màn hình nhấn chọn “Đăng ký”;
Bước 3: Trang đăng ký tài khoản xuất hiện, người nộp thuế điền các thông tin cần thiết (có gắn dấu “*”) và nhấn chọn “Cá nhân” hoặc “Tổ chức” tùy theo mục đích. Tiếp theo, ấn chọn “Đăng ký”;
Bước 4: Màn hình chuyển hướng đến trang thông tin đăng ký, hệ thống tự động điền: Mã số thuế, Tên cá nhân, Tỉnh/thành phố lưu trú, Loại giấy tờ, Số giấy tờ, Cơ quan thuế quản lý (không được phép chỉnh sửa);
Vì thế, bạn cần điền các thông tin còn lại: Số điện thoại, Email, Mã xác nhận (chưa được cấp thì để trống, còn đã được Cơ quan Thuế cấp, bạn bắt buộc phải điền);
Tiếp theo, ấn “Tiếp tục”.
Bước 5: Hệ thống hiển thị tờ khai, người nộp thuế cần kiểm tra lại các thông tin xem đã chính xác chưa. Tiếp theo ấn chọn “Hoàn thành đăng ký”;
Bước 6: Nhận thông báo hoàn thành đăng ký:
Đối với trường hợp đã có mã xác nhận của cơ quan thuế: hệ thống gửi thông báo về email. Mật khẩu sẽ được gửi qua số điện thoại đăng ký trước đó;
Đối với trường hợp chưa có mã xác nhận của cơ quan thuế: hệ thống hiển thị “Để bảo mật thông tin, đề nghị bạn ra cơ quan thuế gần nhất để hoàn thành đăng ký (cần mang theo CMND/CCCD/Hộ chiếu)”.
Bước 7: Kích hoạt tài khoản cho trường hợp chưa có mã xác nhận của cơ quan thuế
Trường hợp đã có xác nhận của cơ quan thuế và nhận thông báo qua email, bạn vui lòng bỏ qua bước này.
Người nộp thuế chưa có mã xác nhận đến bộ phận Một cửa, cung cấp thông tin mã số thuế, số điện thoại, email để được xác nhận tài khoản. Sau đó, người nộp thuế nhận bản đăng ký mẫu 01/ĐK-TĐT, kiểm tra lại thông tin, ký xác nhận và gửi lại cho công chức thuế.
Cách 2: Đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử qua Cổng Dịch vụ công quốc gia và không cần đến Cơ quan Thuế
a) Đăng ký nộp thuế điện tử cho cá nhân
Bước 1: Người nộp thuế truy cập vào đường dẫn (https://dichvucong.gov.vn). Bên góc phải màn hình, ấn chọn đăng ký;
Bước 2: Ở trang đăng ký, chọn hình thức đăng ký “Công dân” và xác mình qua “Thuê bao di động”;
Bước 3: Nhập thông tin đăng ký: Người nộp thuế nhập:
- Tên đăng nhập (số CCCD/CMT);
- Họ và tên;
- Ngày sinh;
- Số điện thoại;
- Email;
- Mã xác thực.
Tiến hành kiểm tra lại thông tin đã nhập và nhấn “Đăng ký”.
Bước 4: Xác nhận
Sau khi nhấn chọn “Đăng ký”, mã xác nhận được gửi về thuê bao di động, người nộp thuế nhập mã và ấn “Xác nhận”;
Bước 5: Tạo mật khẩu mới và nhấn “Đăng ký”. Website thông báo đăng ký thành công.
b) Đăng ký nộp thuế điện tử cho doanh nghiệp
Bước 1: Truy cập vào trang web Thuế điện tử qua đường dẫn https://thuedientu.gdt.gov.vn chọn “Doanh nghiệp”;
Bước 2: Hệ thống xuất hiện giao diện đăng ký, chọn “Đăng ký”. Nhập “Mã số thuế” và ấn “Tiếp tục”;
Bước 3: Tiếp hành nhập thông tin và kiểm tra lại các thông tin đã được điền tự động. Lưu ý, ở bước này, người nộp thuế cần cắm USB chữ ký số vào máy để hệ thống đọc mã thông tin. Khi đã hoàn thành xong thông tin, ấn chọn “Tiếp tục”;
Bước 4: Hệ thống hiển thị “Dịch vụ Nộp thuế điện tử”, bạn cần kiểm tra lại, khi các thông tin đã đúng, nhấn chọn “Tiếp tục”;
Bước 5: Giao diện “Tờ khai đăng ký giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử” hiển thị, nhấn “Ký và gửi”. Hệ thống yêu cầu nhập “Số pin” sau đó ấn “Chấp nhận”;
Hệ thống gửi thông báo “Ký điện tử thành công” tức là bạn đã hoàn tất quy trình đăng ký giao dịch nộp thuế điện tử cho doanh nghiệp.
Hướng dẫn kê khai nộp thuế điện tử chi tiết
Hướng dẫn cá nhân kê khai nộp thuế điện tử
Bước 1: Người nộp thuế truy cập vào đường dẫn (https://dichvucong.gov.vn) và đăng nhập tài khoản;
Bước 2: Trên thanh chức năng ấn chọn ““Thanh toán trực tuyến” và chọn “Khai và nộp thuế cá nhân”, chọn “Kê khai thuế cá nhân” hoặc ”Nộp thuế cá nhân”;
Bước 3: Nhập mã số thuế, Mã kiểm tra và ấn chọn “Đăng ký”;
Bước 4: Nhập thông tin Số điện thoại, Email, Mã xác nhận và ấn “Tiếp tục”;
Hướng dẫn doanh nghiệp kê khai nộp thuế điện tử
Bước 1: Người nộp thuế truy cập vào đường dẫn (https://thuedientu.gdt.gov.vn/) và đăng nhập tài khoản;
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử bằng cách ấn “Đăng nhập” bên góc phải màn hình và điền đầy đủ thông tin đăng nhập như:
- Tên đăng nhập: cú pháp “MST-QL”, MST là mã số thuế doanh nghiệp, “QL” là ký tự đuôi đi kèm;
- Mật khẩu;
- Đối tượng: chọn “Người nộp thuế”;
- Mã xác nhận.
Ấn “Đăng nhập”.
Bước 3: Trên thanh chức năng, ấn chọn “Nộp thuế”, tiếp theo chọn ngân hàng để nộp thuế và ấn “Tiếp tục”;
Bước 4: Lập giấy nộp tiền
Giao diện “Lập giấy nộp tiền” xuất hiện, bạn cần làm theo hướng dẫn sau:
- Mục “Thông tin người nộp thuế”, hệ thống tự điền thông tin;
- Mục “Thông tin Loại tiền”, ấn chọn ô “VNĐ”;
- Mục “Thông tin Ngân hàng”, điền thông tin số tài khoản vào mục “Trích tài khoản số”;
- Các mục “Thông tin cơ quan quản lý thu”, “Thông tin nơi phát sinh khoản thu”, “Thông tin loại thuế”, hệ thống tự điền thông tin;
- Mục “Thông tin kho bạc”, chọn chi nhánh ngân hàng của số tài khoản đóng thuế.
Tiếp tục, kéo xuống cuối màn hình để điền thông tin “Truy vấn số thuế phải nộp” tại bảng “Nội dung các khoản nộp ngân sách”.
Tại mục “Kỳ thuế/Ngày quyết định/Ngày thông báo”, nhấn vào ô “…” để giao diện “Kỳ thuế/Ngày quyết định/Ngày thông báo” hiển thị:
- Chọn đúng kỳ kê khai thuế ở cột “Chọn”;
- Điền thông tin tháng/quý/năm nộp thuế;
- Nhấn “Tiếp tục”.
Tại giao diện “Nội dung các khoản nộp vào NSNN”, nhấn vào biểu tượng “…’ để tới mục để giao diện của “Nội dung các khoản nộp vào NSNN”. Sau đó:
- Nhấp vào mũi tên ở phần “Chọn mục”, chọn loại thuế cần đóng và nhấn “Tra cứu”;
- Tại mục “Số tiền VND” của bảng “Nội dung các khoản nộp ngân sách”, điền số tiền thuế phải nộp;
- Nhấn “Hoàn thành”
- Màn hình hiển thị giấy nộp tiền theo Mẫu C1-02/NS, bạn cần kiểm tra lại thông tin;
- Ấn xác nhận “Ký và nộp”, hệ thống yêu cầu nhập mã pin và ấn “Chấp nhận”.
Hệ thống gửi thông báo nộp thuế thành công, bạn đã hoàn thành quy trình nộp thuế điện tử cho doanh nghiệp của mình.
Xử lý một số lỗi thường gặp khi nộp thuế điện tử
Lỗi tài khoản không tồn tại
Nguyên nhân là do doanh nghiệp của bạn chưa liên kết hệ thống eTax nên Tổng cục Thuế điện tử chưa nhận thông tin.
Để khắc phục: Báo lên Cơ quan Thuế để hỗ trợ doanh nghiệp chuyển sang hệ thống điện tử.
Sai số PIN hoặc không tìm thấy thiết bị chứng thư số:
Trường hợp này các doanh nghiệp rất hay gặp phải, lỗi xuất phát từ các nguyên nhân sau:
| Nguyên nhân | Cách giải quyết |
| Sai mã PIN | Kiểm tra lại mã PIN và tiến hành nhập lại |
| Kiểm tra tính năng Caps lock, bộ gõ đang sử dụng | |
| Trường hợp vượt quá số lần nhập, dẫn tới tài khoản bị khóa, bạn nên liên hệ cho nhà cung cấp để được hỗ trợ | |
| Không nhận chữ ký số | Rút USB chữ ký số ra và cắm lại, trường hợp có nhiều USB thì nên rút các USB không cần thiết ra |
| Lỗi Driver Token | Chuyển sang máy tính khách hoặc cài lại Driver Token |
Lỗi khi truy vấn sổ thuế không có thông tin
Lỗi này thường gặp vì doanh nghiệp chưa gửi sổ thuế cho Tổng cục Thuế nhập vào hệ thống hoặc Cơ quan Thuế chưa cấp sổ.
Cách giải quyết: doanh nghiệp lập giấy nộp tiền thông qua chức năng hỗ trợ “Truy vấn sổ thuế”. Doanh nghiệp gửi sổ thuế lên cơ quan thuế để cập nhật thông tin.
Nhầm lẫn khi ghi kỳ nộp thuế
Nguyên nhân: doanh nghiệp cần nộp thuế cho Quý/Năm, tuy nhiên hệ thống chỉ cho phép nhập theo tháng (mm/yyyy).
Cách giải quyết: Doanh nghiệp chọn 1 tháng trong quý hoặc trong năm, sau đó điền vào và ghi chi tiết ở mục “Ghi chú”.
Dịch vụ terra – Nhóm giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp bạn
terra là giải pháp do Công ty Vina Payroll Outsourcing thuộc tập đoàn I-GLOCAL với hơn 20 năm hỗ trợ doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam.
terra chuyên cung cấp nhóm giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp, cụ thể các mảng dịch vụ như sau:
- Phần mềm nhân sự (terra HR System): hỗ trợ hoạt động điều hành quản trị doanh nghiệp;
- Dịch vụ tính lương (terra Payroll): tích hợp phần mềm tự động hóa, thay mặt doanh nghiệp quản lý nhân viên, tính lương, bảo hiểm xã hội, công đoàn, thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp (mẫu 05), chuyển lương hộ;
- Dự án chia sẻ kiến thức (terra Academy): miễn phí chia sẻ kiến thức cho cộng đồng ngành nhân sự tại Việt Nam;
- Nhóm các dịch vụ đi kèm:
- Dịch vụ báo cáo lao động;
- Dịch vụ quyết toán thuế TNCN: terra có cả giải pháp quyết toán thuế TNCN cho cá nhân và doanh nghiệp. Đặc biệt, với doanh nghiệp, terra thay mặt doanh nghiệp bạn lập các báo cáo và làm việc với cơ quan thuế, bao gồm lập báo cáo thuế TNCN hàng tháng (hoặc hàng quý) và Lập quyết toán thuế TNCN (dựa trên MST của công ty);
- Dịch vụ tư vấn terra consultant: Tư vấn về lương thưởng, thuế TNCN và BHXH.
Bạn cần hỗ trợ quản trị nhân sự, hãy để lại thông tin cho chúng tôi ở mục bên dưới. terra sẽ liên hệ và đề xuất giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp bạn!
