Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc mới nhất từ 01/07/2026

Đăng ký người phụ thuộc luôn là một trong những khó khăn cho các cá nhân, tổ chức trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Từ năm 2026, chính sách giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc thay đổi đáng kể theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC. Bài viết dưới đây terra sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc, mẫu tờ khai và cách xử lý các tình huống thường gặp để bạn hoàn thành nhanh chóng, đúng quy định.

Những thay đổi lớn nhất về người phụ thuộc năm 2026

Trước khi đi vào thủ tục, bạn nên nắm ba nhóm thay đổi quan trọng nhất trong năm 2026. Đây là các mốc trực tiếp ảnh hưởng đến quyền lợi giảm trừ và cách chuẩn bị hồ sơ.

Thu nhập bao nhiêu thì phải nộp thuế khi có người phụ thuộc?

Với mức giảm trừ mới, người nộp thuế được trừ 15,5 triệu đồng cho bản thân và 6,2 triệu đồng cho mỗi người phụ thuộc mỗi tháng, sau đó mới tính thuế trên phần còn lại. Sau khi trừ thêm khoảng 10,5% bảo hiểm bắt buộc, ngưỡng thu nhập bắt đầu phải nộp thuế thu nhập cá nhân từ kỳ tính thuế 2026 như sau:

Các mốc trên là mức tham khảo sau khi trừ giảm trừ gia cảnh và bảo hiểm bắt buộc, chưa gồm các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo. Riêng khoản giảm trừ chi phí y tế (tối đa 23 triệu đồng/năm) và giáo dục, đào tạo (tối đa 24 triệu đồng/năm) là khoản tùy chọn, phải có hóa đơn mang tên người nộp thuế hoặc người phụ thuộc và người nộp thuế phải tự quyết toán, nên không tính gộp vào các mốc trên.

Điều kiện đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Để được giảm trừ gia cảnh khi đăng ký người phụ thuộc (NPT), người phụ thuộc phải thuộc nhóm đối tượng theo quy định của Luật Thuế TNCN và Nghị định 253/2026/NĐ-CP, bao gồm:

• Con cái: bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con riêng của vợ hoặc chồng, con ngoài giá thú. Con dưới 18 tuổi không xét điều kiện thu nhập. Con từ 18 tuổi trở lên bị mất năng lực hành vi dân sự, khuyết tật hoặc không có khả năng lao động cũng không xét điều kiện thu nhập. Con đang theo học đại học, cao đẳng, trung cấp, học nghề, kể cả con từ 18 tuổi đang học phổ thông, vẫn tính là người phụ thuộc nếu không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng không vượt quá 3 triệu đồng.
• Vợ/chồng: trong độ tuổi lao động thì phải đồng thời không có khả năng lao động và có thu nhập bình quân tháng không vượt quá 3 triệu đồng; ngoài độ tuổi lao động thì chỉ cần thu nhập không vượt quá 3 triệu đồng/tháng.
• Cha mẹ: bao gồm cha mẹ ruột, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha dượng, mẹ kế, cha nuôi, mẹ nuôi. Điều kiện thu nhập áp dụng tương tự như với vợ hoặc chồng.
• Các cá nhân khác không nơi nương tựa: bao gồm anh chị em ruột, ông bà nội ngoại, cô dì chú bác cậu ruột, cháu ruột và người mà người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng. Từ 2026, nhóm này phải đang sống cùng người nộp thuế và người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo Luật Hôn nhân và gia đình.

Một điểm mới đáng chú ý: khái niệm “không có khả năng lao động” nay được định lượng cụ thể là tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên theo khoản 4 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Ngoài ra, con đang học lớp 12 vẫn được tính là người phụ thuộc trong cả thời gian chờ kết quả thi từ tháng 6 đến tháng 9.

Trong thực tế, terra thấy rằng nhiều cá nhân bị cơ quan thuế từ chối hồ sơ do không chứng minh được quan hệ nuôi dưỡng thực tế. Một trường hợp điển hình tại doanh nghiệp sản xuất là nhân viên đăng ký cho anh ruột nhưng thiếu giấy tờ chứng minh người đó không còn ai khác nuôi dưỡng.

terra khuyến nghị người nộp thuế cần chuẩn bị xác nhận của UBND cấp xã về trách nhiệm nuôi dưỡng để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc 2026 gồm những gì?

Cá nhân thực hiện đăng ký người phụ thuộc online năm 2026 cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ để xác minh đối tượng theo Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC. Một thay đổi quan trọng là hồ sơ nay sử dụng thẻ Căn cước thay cho chứng minh nhân dân và sổ hộ khẩu. Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy khi nộp qua cổng dịch vụ công, và việc thiếu hụt giấy tờ minh chứng là nguyên nhân chính khiến hệ thống Thuế điện tử trả về kết quả không hợp lệ.

Từ 2026, cơ quan thuế được khai thác dữ liệu từ Cổng Dịch vụ công Quốc gia và các cơ sở dữ liệu quốc gia được chia sẻ để xác định người phụ thuộc, chỉ khi không khai thác được thì người nộp thuế mới phải cung cấp giấy tờ. Với người phụ thuộc là người nước ngoài cư trú, nếu không có hồ sơ theo từng trường hợp nêu trên thì dùng tài liệu pháp lý tương tự do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc đơn giản

Hiện nay, người nộp thuế có thể đăng ký người phụ thuộc theo hai hình thức sau: cá nhân tự thực hiện đăng ký NPT và cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký NPT. Từ ngày 14/02/2026, mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN đã được bãi bỏ; thủ tục đăng ký người phụ thuộc được gộp vào thủ tục đăng ký thuế lần đầu theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP và Quyết định 216/QĐ-BTC.

Cá nhân tự thực hiện đăng ký NPT

Hiện nay, có 3 cách để cá nhân tự thực hiện đăng ký người phụ thuộc như sau:

Đăng ký trực tiếp với cơ quan Thuế

Người nộp thuế có thể tải mẫu tờ khai trực tiếp trên trang của cơ quan Thuế. Theo điểm c khoản 1, điều 22 của Thông tư 86/2024/TT-BTC, người nộp thuế thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh online như sau:

Điền thông theo tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT tại mẫu dưới đây: Mẫu số 20-ĐK-TCT Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Hồ sơ được nộp tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú và làm việc:

• Nếu là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức quốc tế hoặc cơ quan ngoại giao tại Việt Nam chi trả, nhưng chưa khấu trừ thuế, thì nộp tại Cục Thuế nơi làm việc.
• Nếu là cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam, nộp tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc.

Đăng ký online trên ứng dụng VNeID

Bước 1: Kiểm tra và cập nhật VNeID lên bản mới nhất, sau đó đăng nhập hoặc tạo tài khoản để sử dụng.

Lưu ý: Muốn thêm người phụ thuộc trên VNeID, người nộp thuế phải có tài khoản định danh mức 2 và cần đến công an hoặc nơi cấp CCCD để đăng ký trực tiếp.

Bước 2: Tại màn hình hiển thị của VNeID, chọn mục “Người phụ thuộc” trong “Tiện ích yêu thích”, rồi bấm “Thêm người phụ thuộc”.

Bước 3: Tiến hành điền đầy đủ thông tin người phụ thuộc, tiếp tục đánh đấu vào ô “Tôi xác nhận các thông tin trên là đúng” rồi nhấn “Gửi yêu cầu”.

Bước 4: Ứng dụng sẽ báo “Gửi yêu cầu thành công”.

Lưu ý: Người nộp thuế cần chờ thông báo xác nhận cập nhật thông tin thành công từ VNeID.

Đăng ký online trên website Thuế điện tử

Bước 1: Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập vào tài khoản Thuế điện tử cá nhân.

Bước 2: Nhập mã số thuế, mật khẩu và mã xác thực để hoàn tất đăng nhập.

Xem thêm: Tra mã số thuế

Bước 3: Ấn chọn ““Đăng ký thuế” > “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế”

Bước 4: Chọn mẫu “20-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”.

Bước 5: Nhập thông tin người phụ thuộc vào tờ khai 20-ĐK-TCT.

Bước 6: Chọn “Hoàn thành kê khai”, sau đó nhấn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký NPT

Dưới đây là hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc online một cách rõ ràng và chi tiết:

Đăng ký người phụ thuộc trên phần mềm HTKK

Bước 1: Truy cập phần mềm HTKK và đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp để tiến hành kê khai.

Bước 2: Tiến hành chọn “Thuế Thu Nhập Cá Nhân” và tiếp tục chọn “20-ĐK-TH-TCT Đăng ký thuế tổng hợp NPT của thu nhập từ TL, TC”.

Bước 3: Lựa chọn kỳ tính thuế theo ngày tháng trên hệ thống và tiếp tục ấn chọn “Đồng ý”.

Bước 4: Kê khai thông tin dựa vào giấy ủy uy quyền và các giấy tờ của cá nhân cung cấp. Bạn có thể tham khảo hoặc tải về giấy ủy quyền đăng ký người phụ thuộc tại đây theo Thông tư 86/2024/TT-BT.

Bước 5: Hoàn tất việc kê khai và xuất tờ khai “Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” dưới định dạng XML để nộp cho cơ quan thuế. Hiện nay có hai cách để nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc qua mạng bao gồm:

Đăng ký người phụ thuộc online trên website dịch vụ công

Bước 1: Truy cập vào trang https://dichvucong.gdt.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp. Ở mục Đối tượng đăng nhập, chọn “Doanh nghiệp”. Sau đó, nhập tên đăng nhập và mật khẩu của doanh nghiệp.

Tiếp tục, nhập mã captcha xác thực và nhấn “Đăng nhập” để truy cập Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Thuế.

Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, chọn chức năng “Nộp tờ khai 20TH từ HTKK”.

Bước 4: Tiến hành tải tờ khai XML lên website.

Bước 5: Chọn “Tra cứu hồ sơ tạm”. Sau khi màn hình hiển thị kết quả, chọn “Tra cứu” và “Nộp hồ sơ”.

Tiếp tục chọn “Hoàn thành kê khai” > “Ký điện tử và nộp hồ sơ” > “Nhập mã pin”. Thực hiện ký điện tử và nộp hồ sơ trên hệ thống.

Sau khi thành công, hệ thống thuedientu@gdt.gov.vn sẽ gửi cho doanh nghiệp 2 email thông báo: Xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử và Thông báo kết quả xử lý hồ sơ.

Đăng ký người phụ thuộc online trên website Thuế điện tử

Bước 1: Truy cập vào website: thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.

Bước 2: Chọn “Đăng ký thuế” > “Nộp tờ khai 20TH từ HTKK” > “Chọn tệp hồ sơ” > “Kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế”.

Bước 3: Chọn “Tra cứu hồ sơ lưu tạm”, nhập các thông tin cần thiết theo hướng dẫn trên màn hình.

Sau đó, nhấn “Tra cứu” để hiển thị kết quả, tiếp tục chọn “Nộp hồ sơ” để hoàn tất việc gửi tờ khai.

Bước 4: Kiểm tra thông tin kê khai để xác định tính hợp lệ và sửa lại tờ khai (nếu cần).Cuối cùng, ấn chọn “Hoàn thành kê khai” để kết thúc quá trình đăng ký.

Bước 5: Chọn “Ký điện tử và nộp hồ sơ” và nhập mã pin để hoàn thành đăng ký.

Sau khi nộp hồ sơ thành công, hệ thống thuedientu@gdt.gov.vn sẽ gửi cho doanh nghiệp hai email thông báo, bao gồm: một email xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử và một email thông báo kết quả xử lý hồ sơ.

Quá trình xét duyệt hồ sơ đăng ký người phụ thuộc mất bao lâu?

Thời hạn giải quyết theo quy định là 3 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ và hợp lệ. Quy trình tại cơ quan quản lý thuế bao gồm kiểm tra tính đầy đủ của định dạng file và xác minh nội dung đối tượng. Bạn sẽ nhận được thông báo kết quả qua email đăng ký hoặc hiển thị trực tiếp trên ứng dụng eTax Mobile của Tổng cục Thuế.

Nếu quá thời hạn trên vẫn chưa nhận được kết quả, người nộp thuế nên chủ động tra cứu trạng thái trên website Thuế điện tử. Một số trường hợp bị treo hồ sơ do trùng số Căn cước của người phụ thuộc với một cá nhân khác đã đăng ký trước đó. Bạn cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện điều chỉnh hoặc yêu cầu hủy đăng ký trùng lặp nếu có bằng chứng nuôi dưỡng hợp pháp.

Cách tra cứu người phụ thuộc đã đăng ký

Sau khi đăng ký, người nộp thuế có thể kiểm tra danh sách người phụ thuộc đã được ghi nhận theo hai cách nhanh chóng sau.

Tra cứu trên ứng dụng VNeID:

• Bước 1: Đăng nhập ứng dụng VNeID và chọn mục “Người phụ thuộc”.
• Bước 2: Nhập mật khẩu xác thực.
• Bước 3: Màn hình chính hiển thị thông tin người phụ thuộc đã được đăng ký.

Tra cứu trên ứng dụng eTax Mobile:

• Bước 1: Đăng nhập eTax Mobile và chọn mục “Tra cứu thông tin người phụ thuộc”.
• Bước 2: Bấm “Tra cứu” để hiển thị danh sách người phụ thuộc đã đăng ký.

Cách xử lý trùng người phụ thuộc khi quyết toán

Trường hợp một người phụ thuộc bị đăng ký trùng giữa hai người nộp thuế, chỉ một người được tính giảm trừ gia cảnh. Người nộp thuế cần điều chỉnh để tránh lỗi khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thực hiện ngay trên tờ khai quyết toán.

• Bước 1: Vào tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN, chọn Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN và tìm người phụ thuộc bị trùng.
• Bước 2: Nhấn biểu tượng thùng rác để xóa khỏi hồ sơ, hoặc điều chỉnh “Thời gian giảm trừ (đến tháng)” cho phù hợp.

Lưu ý: nếu muốn người còn lại được giảm trừ cả năm thì người kia phải xóa hẳn hoặc không để thời gian giảm trừ của mình.

Thời hạn đăng ký người phụ thuộc mới nhất từ 2026

Để đảm bảo quyền lợi giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân, người nộp thuế cần tuân thủ thời hạn theo Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP. So với trước đây, quy định năm 2026 đơn giản và thống nhất hơn.

• Đăng ký người phụ thuộc kèm hồ sơ chứng minh trước ngày 31/12 của năm tính thuế. Sau khi đăng ký, việc giảm trừ được thực hiện ổn định cho các năm tiếp theo nếu không có thay đổi.
• Trường hợp trong năm chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, khi quyết toán vẫn được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, không mất quyền lợi trong năm.
• Với người phụ thuộc chưa có mã số thuế, cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp và gửi tờ khai 20-ĐK-TH-TCT chậm nhất 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh.

Riêng thời hạn đăng ký người phụ thuộc và nộp hồ sơ chứng minh của kỳ tính thuế 2025 trở về trước vẫn thực hiện theo quy định cũ, theo điều khoản chuyển tiếp tại Điều 70 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Như vậy, nắm rõ các mốc thời gian quan trọng khi đăng ký người phụ thuộc là điều cần thiết đối với mọi cá nhân và tổ chức, nhằm đảm bảo đầy đủ quyền lợi về giảm trừ gia cảnh và tránh vi phạm quy định về thuế thu nhập cá nhân.

Dịch vụ quyết toán thuế TNCN từ terra

Cuối năm là giai đoạn cao điểm khi hầu hết doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp phải hàng loạt khó khăn.

Thay vì mất hàng tuần để rà soát và kê khai thủ công, bạn có thể sử dụng dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân chuyên nghiệp của terra. Với đội ngũ chuyên viên am hiểu pháp lý và có kinh nghiệm làm việc với cơ quan BHXH tại địa phương, terra giúp doanh nghiệp đảm bảo dịch vụ quyết toán thuế nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật với những giá trị thiết thực như:

• Giảm áp lực liên quan đến lương & thuế: terra hỗ trợ toàn bộ quy trình, từ rà soát dữ liệu, lập tờ khai đến nộp hồ sơ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân sự.
• Đảm bảo độ chính xác 100%, hạn chế tối đa sai sót: Mọi hồ sơ được kiểm tra kỹ lưỡng bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế.
• Tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật: terra luôn cập nhật theo các nghị định và thông tư mới nhất, giúp doanh nghiệp yên tâm tuyệt đối về tính pháp lý của hồ sơ.