Đăng ký người phụ thuộc luôn là một trong những khó khăn cho các cá nhân, tổ chức trong quá trình quyết toán thuế TNCN. Bài viết dưới đây terra sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc, mẫu đăng ký và cách xử lý tình huống thường gặp để hoàn thành nhanh chóng và đúng quy định.
Điều kiện đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Để được giảm trừ gia cảnh khi đăng ký người phụ thuộc (NPT), người phụ thuộc phải thuộc nhóm đối tượng theo quy định của Luật Thuế TNCN, bao gồm:
- Con cái: bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con nuôi theo pháp luật quốc tế, con ghép, con ngoài giá thú dưới 18 tuổi, hoặc trên 18 tuổi nhưng mất khả năng lao động. Trong trường hợp con đang theo học tại các cơ sở giáo dục (đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề) tại Việt Nam và nước người vẫn tính người phụ thuộc nếu con không có thu nhập hoặc thu nhập thấp dưới mức 1 triệu đồng/tháng.
- Vợ/chồng: trong trường hợp vợ/chồng không có khả năng lao động hoặc có thu nhập dưới mức 1 triệu đồng/tháng.
- Cha mẹ: bao gồm cha mẹ ruột, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha dượng, mẹ kế, cha nuôi, mẹ nuôi trong trường hợp họ không có thu nhập hoặc thu nhập dưới mức 1 triệu đồng/tháng.
- Các cá nhân khác không nơi nương tựa: bao gồm anh chị em, ông bà, cô dì, chú bác… Chỉ khi người phụ thuộc là cá nhân thực sự không có nơi nương tựa, thì mới tiếp tục xét đến các tiêu chí khác như độ tuổi lao động hay tình trạng thu nhập.
Chú ý: Một người phụ thuộc chỉ được một cá nhân đăng ký giảm trừ gia cảnh trong cùng kỳ tính thuế. Cơ quan thuế sẽ chỉ chấp nhận một người đăng ký duy nhất khi có nhiều người trong gia đình cùng đăng ký người phụ thuộc này.
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc 2025 gồm những gì?
Để đăng ký người phụ thuộc online năm 2025, bạn cần cung cấp đầy hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để cơ quan thuế xác định đúng đối tượng giảm trừ. Tùy theo nhóm người phụ thuộc, hồ sơ gồm:
- Người phụ thuộc là con: Chuẩn bị bản chụp giấy khai sinh và CMND/CCCD (nếu có) và bổ sung thêm giấy xác nhận khuyết tật theo quy định pháp luật (đối với con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động). Với con trên 18 tuổi đang theo học các bậc đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc phổ thông, hồ sơ gồm giấy khai sinh và thẻ sinh viên hoặc giấy xác nhận đang học tập do nhà trường cấp. Riêng con nuôi, con ngoài giá thú, ngoài những giấy tờ nêu trên, cần bổ sung thêm giấy tờ chứng minh quan hệ.
- Người phụ thuộc là vợ/chồng: Bản sao CMND/CCCD, giấy chứng nhận kết hôn, giấy tờ chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động và chứng từ chứng minh mức thu nhập (nếu có)
- Người phụ thuộc là cha/mẹ: Bản sao CMND/CCCD và giấy tờ xác định mối quan hệ hợp pháp (như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, hoặc quyết định công nhận nuôi con nuôi). Bổ sung thêm giấy tờ chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động và chứng từ chứng minh mức thu nhập (đối với người phụ thuộc trong độ tuổi lao động)
- Người phụ thuộc là các nhân khác không nơi nương tựa: Bản sao CMND/CCCD và giấy tờ hợp pháp chứng minh trách nhiệm nuôi dưỡng của người nộp thuế theo quy định. Bổ sung giấy tờ chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động và chứng từ chứng minh mức thu nhập (đối với người phụ thuộc trong độ tuổi lao động)
Hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc đơn giản
Hiện nay, người nộp thuế có thể đăng ký người phụ thuộc theo hai hình thức sau: cá nhân tự thực hiện đăng ký NPT và cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký NPT.
Cá nhân tự thực hiện đăng ký NPT (Đăng ký trực tiếp với cơ quan Thuế)
Người nộp thuế có thể tải mẫu tờ khai trực tiếp trên trang của cơ quan Thuế. Theo điểm c khoản 1, điều 22 của Thông tư 86/2024/TT-BTC, người nộp thuế thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh online như sau:
Điền thông theo tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT tại mẫu dưới đây: Mẫu số 20-ĐK-TCT Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Hồ sơ được nộp tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú và làm việc:
- Nếu là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức quốc tế hoặc cơ quan ngoại giao tại Việt Nam chi trả, nhưng chưa khấu trừ thuế, thì nộp tại Cục Thuế nơi làm việc.
- Nếu là cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam, nộp tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc.
Cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký NPT
Dưới đây là hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc online một cách rõ ràng và chi tiết:
Đăng ký người phụ thuộc trên phần mềm HTKK
Bước 1: Truy cập phần mềm HTKK và đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp để tiến hành kê khai.
Bước 2: Tiến hành chọn “Thuế Thu Nhập Cá Nhân” và tiếp tục chọn “20-ĐK-TCT Đăng ký thuế tổng hợp NPT của thu nhập từ TL, TC”.
Bước 3: Lựa chọn kỳ tính thuế theo ngày tháng trên hệ thống và tiếp tục ấn chọn “Đồng ý”.
Bước 4: Kê khai thông tin dựa vào giấy ủy uy quyền và các giấy tờ của cá nhân cung cấp. Bạn có thể tham khảo hoặc tải về giấy ủy quyền đăng ký người phụ thuộc tại đây theo Thông tư 86/2024/TT-BT.
Bước 5: Hoàn tất việc kê khai và xuất tờ khai “Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” dưới định dạng XML để nộp cho cơ quan thuế. Hiện nay có hai cách để nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc qua mạng bao gồm:
Đăng ký người phụ thuộc online trên website dịch vụ công
Bước 1: Truy cập vào trang https://dichvucong.gdt.gov.vn/
Bước 2: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp. Ở mục Đối tượng đăng nhập, chọn “Doanh nghiệp”. Sau đó, nhập tên đăng nhập và mật khẩu của doanh nghiệp.
Tiếp tục, nhập mã captcha xác thực và nhấn “Đăng nhập” để truy cập Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Thuế.
Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, chọn chức năng “Nộp tờ khai 20TH từ HTKK”.
Bước 4: Tiến hành tải tờ khai XML lên website.
Bước 5: Chọn “Tra cứu hồ sơ tạm”. Sau khi màn hình hiển thị kết quả, chọn “Tra cứu” và >“Nộp hồ sơ
Tiếp tục chọn “Hoàn thành kê khai”> “Ký điện tử và nộp hồ sơ”> “Nhập mã pin”. Thực hiện ký điện tử và nộp hồ sơ trên hệ thống.
Sau khi thành công, hệ thống thuedientu@gdt.gov.vn sẽ gửi cho doanh nghiệp 2 email thông báo: Xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử và Thông báo kết quả xử lý hồ sơ.
Đăng ký người phụ thuộc online trên website Thuế điện tử
Bước 1: Truy cập vào website: thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.
Bước 2: Chọn “Đăng ký thuế”> “Nộp tờ khai 20TH từ HTKK”> “Chọn tệp hồ sơ”> “Kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế”.
Bước 3: Chọn “Tra cứu hồ sơ lưu tạm”, nhập các thông tin cần thiết theo hướng dẫn trên màn hình.
Sau đó, nhấn “Tra cứu” để hiển thị kết quả, tiếp tục chọn “Nộp hồ sơ” để hoàn tất việc gửi tờ khai.
Bước 4: Kiểm tra thông tin kê khai để xác định tính hợp lệ và sửa lại tờ khai (nếu cần).Cuối cùng, ấn chọn “Hoàn thành kê khai” để kết thúc quá trình đăng ký.
Bước 5: Chọn “Ký điện tử và nộp hồ sơ” và nhập mã pin để hoàn thành đăng ký.
Sau khi nộp hồ sơ thành công, hệ thống thuedientu@gdt.gov.vn sẽ gửi cho doanh nghiệp hai email thông báo, bao gồm: một email xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử và một email thông báo kết quả xử lý hồ sơ.
Quá trình xét duyệt hồ sơ đăng ký người phụ thuộc mất bao lâu?
Sau khi người nộp thuế gửi hồ sơ đăng ký người phụ thuộc online, cơ quan thuế sẽ xét duyệt trong khoảng 3 đến 5 ngày làm việc. Trong trường hợp hồ sơ thiếu thông tin hoặc cần bổ sung, bạn sẽ được yêu cầu chỉnh sửa và nộp lại. Kết quả xét duyệt sẽ được thông báo qua email hoặc hiển thị trực tiếp trên hệ thống.
Mẫu đăng ký người phụ thuộc 2025
Dưới đây là mẫu đăng ký người phụ thuộc 2025 mới nhất đúng chuẩn để được cơ quan thuế chấp thuận: Mẫu tờ khai 20-ĐK-TH-TCT
Thời hạn đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế mới nhất
Để thực hiện đăng ký người phụ thuộc đúng quy định, người nộp thuế cần tuân thủ đúng thời hạn nộp hồ sơ theo quy định pháp luật. Dưới đây terra sẽ đưa ra những mốc thời gian quan trọng để tránh bỏ lỡ hạn đăng ký và đảm bảo quyền lợi.
Thời hạn đăng ký người phụ thuộc theo quy định
Theo Luật Quản lý thuế 2019, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập hoặc người phụ thuộc của cá nhân đó theo các mốc sau:
- Đối với cá nhân chưa có mã số thuế: Hồ sơ đăng ký thuế phải được nộp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Đối với người phụ thuộc chưa có mã số thuế: Thời gian đăng ký tối đa là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh.
Quy định về thời hạn giảm trừ gia cảnh theo năm
Để giảm trừ gia cảnh được quy định khác nhau tùy theo từng trường hợp như sau:
- Chậm nhất 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hằng năm.
- Thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh là chậm nhất vào ngày 31/12 của năm tính thuế (đối với người phụ thuộc không nơi nương tựa)
Thời hạn cụ thể cho năm 2025
- Trong trường hợp, người nộp thuế ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày 31/3 năm kế tiếp năm nộp thuế (tức 2025)
- Trong trường hợp, nộp thuế tự đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày 30/4 năm kế tiếp năm nộp thuế (tức 2025)
- Trong trường hợp, người phụ thuộc là cá nhân khác không nơi nương tựa thì chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế (tức 2024)
Như vậy, nắm rõ các mốc thời gian quan trọng khi đăng ký người phụ thuộc là điều cần thiết đối với mọi cá nhân và tổ chức, nhằm đảm bảo đầy đủ quyền lợi về giảm trừ gia cảnh và tránh vi phạm quy định về thuế thu nhập cá nhân.
Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh:
Tôi có thể đăng ký bao nhiêu người phụ thuộc trong năm?
Trả lời: Có. Hiện nay, pháp luật về Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN) không giới hạn số lượng người phụ thuộc mà cá nhân có thể đăng ký để được giảm trừ gia cảnh.
Giải thích chi tiết:
- Không giới hạn số lượng: Cá nhân nộp thuế có thể đăng ký bất kỳ số lượng người phụ thuộc nào, miễn là người nộp thuế chứng minh được nghĩa vụ nuôi dưỡng của mình đối với những người này.
- Điều kiện bắt buộc: Để được công nhận là người phụ thuộc, mỗi người phải đáp ứng đồng thời hai nhóm điều kiện sau đây:
+ Quan hệ phụ thuộc: Phải thuộc các đối tượng được quy định (con cái, vợ/chồng, cha/mẹ, anh chị em ruột, ông bà, cô dì chú bác,…) mà người nộp thuế có trách nhiệm trực tiếp nuôi dưỡng.
+ Điều kiện về thu nhập: Người phụ thuộc phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm tính thuế không vượt quá 1 triệu đồng từ tất cả các nguồn thu nhập.
Tôi có phải nộp hồ sơ bản cứng sau khi đăng ký người phụ thuộc online không?
Trả lời: Không. Khi đăng ký người phụ thuộc online, bạn không cần nộp hồ sơ bản cứng nếu đã tải đầy đủ và đúng định dạng các giấy tờ theo yêu cầu.
Giải thích chi tiết: Hiện nay, khi thực hiện đăng ký trực tuyến, bạn không cần nộp hồ sơ bản cứng cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cơ quan thuế có thể yêu cầu nộp bản cứng để đối chiếu hoặc xác minh thông tin. Do đó, bạn nên lưu giữ bản gốc các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc để sẵn sàng cung cấp khi được yêu cầu.
Có được ủy quyền đăng ký người phụ thuộc?
Trả lời: Có. Bạn có thể ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp hoặc tổ chức nơi đang làm việc) thực hiện việc đăng ký người phụ thuộc thay cho mình.
Giải thích chi tiết: Mục đích của việc ủy quyền: Việc ủy quyền giúp đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế, đặc biệt đối với người lao động làm việc tại doanh nghiệp có bộ phận kế toán hoặc nhân sự phụ trách khai thuế thu nhập cá nhân.
Kiểm tra người phụ thuộc đã được đăng ký như thế nào?
Hiện nay, bạn có thể kiểm tra người phụ thuộc đã đăng ký bằng 4 cách:
(1) Trên Cổng Thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn;
(2) Qua ứng dụng eTax Mobile;
(3) Trên phần mềm HTKK của Tổng cục Thuế;
(4) Tra cứu trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý nơi cư trú hoặc làm việc.
Nếu có thay đổi trong tình trạng của người phụ thuộc, tôi phải làm gì?
Khi có thay đổi trong tình trạng của người phụ thuộc (chẳng hạn như người phụ thuộc phát sinh thu nhập, không còn đủ điều kiện hoặc đã qua đời), bạn cần cập nhật thông tin kịp thời trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc cập nhật đúng và sớm giúp tránh sai sót trong việc tính giảm trừ gia cảnh và ngăn ngừa nguy cơ bị xử phạt do cung cấp thông tin không chính xác.
Có thể đăng ký người phụ thuộc cho người không sống cùng tôi không
Trả lời: Có. Bạn vẫn có thể đăng ký người phụ thuộc không sống cùng mình (ví dụ: cha mẹ, vợ/chồng, con cái…) nếu có giấy tờ chứng minh mối quan hệ và việc nuôi dưỡng thực tế.
Giải thích chi tiết: Người phụ thuộc không bắt buộc phải sống cùng, nhưng phải đáp ứng các điều kiện như sau:
- Không bắt buộc phải sống chung, nhưng cần chứng minh mối quan hệ hợp pháp (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn,…).
- Người phụ thuộc phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm tính thuế không vượt quá 1 triệu đồng từ tất cả các nguồn thu nhập.
- Người nộp thuế phải chứng minh nghĩa vụ nuôi dưỡng thực tế, chẳng hạn như chuyển khoản hỗ trợ, hóa đơn chi phí sinh hoạt hoặc xác nhận của chính quyền địa phương.
Mức giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là bao nhiêu?
Theo quy định hiện hành, mức giảm trừ gia cảnh cho mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng (tương đương 52,8 triệu đồng/năm). Tuy nhiên, theo Nghị quyết mới của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, mức giảm trừ này sẽ được điều chỉnh tăng lên 6,2 triệu đồng/tháng (tương đương 74,4 triệu đồng/năm) và chính thức áp dụng từ năm 2026.
Dịch vụ quyết toán thuế TNCN từ terra
Cuối năm là giai đoạn cao điểm khi hầu hết doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp phải hàng loạt khó khăn.
Thay vì mất hàng tuần để rà soát và kê khai thủ công, bạn có thể sử dụng dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân chuyên nghiệp của terra. Với đội ngũ chuyên viên am hiểu pháp lý và có kinh nghiệm làm việc với cơ quan BHXH tại địa phương, terra giúp doanh nghiệp đảm bảo dịch vụ quyết toán thuế nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật với những giá trị thiết thực như:
- Giảm áp lực liên quan đến lương & thuế: terra hỗ trợ toàn bộ quy trình, từ rà soát dữ liệu, lập tờ khai đến nộp hồ sơ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân sự.
- Đảm bảo độ chính xác 100%, hạn chế tối đa sai sót: Mọi hồ sơ được kiểm tra kỹ lưỡng bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế.
- Tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật: terra luôn cập nhật theo các nghị định và thông tư mới nhất, giúp doanh nghiệp yên tâm tuyệt đối về tính pháp lý của hồ sơ.
Tổng kết
Nắm rõ hướng dẫn và quy trình đăng ký người phụ thuộc rất quan trọng cho cá nhân hoặc tổ chức. terra hy vọng bài viết này sẽ mang lại những thông tin hữu ích, giúp đơn giản hóa thủ tục đăng ký người phụ thuộc và đảm bảo quyền lợi trong quá trình quyết toán thuế TNCN.
Hãy để terra đồng hành cùng bạn trong việc quản lý thuế và tài chính, mang đến giải pháp chuyên nghiệp, minh bạch và đáng tin cậy!
