Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Cách quản lý hồ sơ nhân sự

Việc quản lý hồ sơ nhân sự của công ty là nhiệm vụ cốt lõi nhưng cũng đầy thách thức đối với bộ phận hành chính. Một bộ thông tin đầy đủ là yếu tố then chốt cho mọi hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Do đó, bài viết này của terra sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về cách quản lý hiệu quả, những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải.

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến người lao động trong suốt quá trình làm việc. Đây sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện các nghiệp vụ nhân sự như tính lương, đóng bảo hiểm, quyết toán thuế cũng như ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật. Tại mỗi doanh nghiệp, bộ phận Hành chính – Nhân sự sẽ là người trực tiếp phụ trách việc quản lý và lưu trữ hồ sơ dưới dạng bản cứng, bản mềm hoặc kết hợp cả hai.

Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Hồ sơ là tập hợp các tài liệu pháp lý và hành chính liên quan đến quá trình làm việc của người lao động trong doanh nghiệp. Tùy theo giai đoạn làm việc và đối tượng lao động, hồ sơ sẽ cần được chuẩn bị khác nhau để phục vụ cho các mục đích như: Ký kết hợp đồng, đóng BHXH, thanh toán lương, pháp lý, thanh tra… 

Do đó, việc nắm rõ hồ sơ nhân sự gồm những gì sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định. Dưới đây là cách lập hồ sơ nhân sự theo từng nhóm giấy tờ chính, giúp bạn dễ dàng hệ thống hóa.

Hồ sơ chung (Áp dụng cho mọi đối tượng)

Bất kể người lao động thuộc nhóm thử việc hay chính thức, hồ sơ nhân sự đều cần đầy đủ các tài liệu cơ bản để đảm bảo quy trình tuyển dụng minh bạch, đúng pháp luật.

• Đơn xin việc: Thể hiện mong muốn làm việc, là cơ sở ban đầu để đánh giá ứng viên.
• Sơ yếu lý lịch: Cung cấp thông tin nhân thân và quá trình học tập, công tác.
• CMND/CCCD/Hộ chiếu: Dùng để định danh cá nhân.
• Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn: Xác nhận năng lực và trình độ nghề nghiệp.
• Giấy khám sức khỏe: Chứng minh đủ điều kiện làm việc.
• Các tài liệu khác: Hồ sơ liên quan đến tuyển dụng, bổ nhiệm, luân chuyển.

Hồ sơ quản lý lao động (Áp dụng khi bắt đầu làm việc chính thức)

Đây là những tài liệu phát sinh trong quá trình lao động, giúp theo dõi mối quan hệ giữa người lao động và doanh nghiệp:

• Hợp đồng lao động chính thức (hoặc thử việc), phụ lục hợp đồng.
• Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển công tác.
• Văn bản khen thưởng – kỷ luật.
• Bảng lương, quyết định tăng lương.
• Sổ BHXH, thẻ BHYT.
• Giấy tờ nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản.
• Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng nội bộ.

Hồ sơ lưu trữ dài hạn (Đáp ứng yêu cầu pháp lý và thanh tra)

• Tài liệu tuyển dụng, quy trình chọn lọc.
• Biên bản khen thưởng, thi đua.
• Quyết định kỷ luật, giải quyết tranh chấp lao động.
• Giấy tờ nghỉ hưu, trợ cấp thôi việc.
• Tài liệu đào tạo, tái đào tạo.

Hồ sơ với người lao động trong thời gian thử việc

Để hoàn thiện hồ sơ lao động của một nhân viên thử việc, bạn cần đảm bảo các giấy tờ sau:

• Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch.
• CMND/CCCD bản sao công chứng.
• Giấy khám sức khỏe.
• Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
• Hợp đồng thử việc (ký theo mẫu).
• Giấy tờ về mức lương, phụ cấp thử việc.
• Biên bản đánh giá kết quả thử việc.

Với lao động từ 15–18 tuổi: Cần bổ sung văn bản đồng ý của người đại diện theo pháp luật khi ký hợp đồng thử việc.

Với lao động nước ngoài: Cần bổ sung visa, giấy phép lao động tại Việt Nam.

Hồ sơ với người lao động chính thức

Sau khi thử việc, hồ sơ nhân sự cần những gì để chuyển sang giai đoạn chính thức? Bạn cần bổ sung các tài liệu sau từ hồ sơ thử việc (nếu chưa có):

• Hợp đồng lao động chính thức (kèm phụ lục, nếu có).
• Quyết định tăng lương, bổ nhiệm, kỷ luật.
• Giấy xác nhận hoàn thành đào tạo nội bộ.
• Hồ sơ tham gia BHXH, BHYT.
• Giấy tờ liên quan đến công đoàn.

Lưu ý: Mỗi loại giấy tờ cần đảm bảo bản sao có chữ ký, dấu mộc  nội bộ doanh nghiệp ban hành.

Hồ sơ với người lao động dưới 15 tuổi

Với nhóm lao động dưới 15 tuổi, bộ hồ sơ nhân sự cần những gì để đảm bảo tuân thủ pháp luật? Ngoài các loại giấy tờ chung, hồ sơ của người lao động dưới 15 tuổi cần có thêm:

• Giấy khai sinh hoặc CCCD/Hộ chiếu của người giám hộ.
• Văn bản xác nhận đồng ý lao động từ người đại diện hợp pháp.
• Giấy xác nhận người đại diện đủ năng lực pháp lý.

Cách quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn khoa học

Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả không chỉ dừng ở lưu trữ mà còn là cả một quy trình logic và cập nhật thường xuyên, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động nhân sự. Một quy trình quản lý khoa học sẽ đảm bảo thông tin nhân sự luôn chính xác, dễ truy xuất và bảo mật.

Phân loại hồ sơ nhân sự

Bước đầu tiên trong cách quản lý hồ sơ nhân sự là phân loại rõ ràng các tài liệu. Việc này giúp tổ chức thông tin một cách có hệ thống, tạo nền tảng cho việc sắp xếp và truy xuất sau này. Doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ nhân viên theo nhiều tiêu chí khác nhau:

• Theo tên nhân viên: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái của tên hoặc họ nhân viên.
• Theo phòng ban/bộ phận: Nhóm các hồ sơ thuộc cùng một phòng ban để dễ dàng quản lý theo cơ cấu tổ chức.
• Theo thời gian: Phân loại theo năm tuyển dụng, năm phát sinh tài liệu, hoặc thời điểm nghỉ việc.
• Theo trạng thái: Hồ sơ đang thử việc, hồ sơ chính thức, hồ sơ đã nghỉ việc, hồ sơ cần bổ sung.
• Theo mã nhân viên: Sử dụng mã số định danh riêng cho từng nhân viên để đảm bảo tính duy nhất và dễ dàng tìm kiếm.

Sắp xếp hồ sơ nhân sự

Sau khi phân loại, việc sắp xếp hồ sơ nhân sự một cách logic là cần thiết để tối ưu hóa việc tìm kiếm. Tùy thuộc vào hình thức lưu trữ, có thể áp dụng các phương pháp sắp xếp sau:

• Theo thời gian: Sắp xếp các tài liệu trong từng hồ sơ theo thứ tự thời gian phát sinh (mới nhất ở trên cùng hoặc ngược lại).
• Theo trạng thái xử lý: Phân chia thành các nhóm như hồ sơ đã hoàn tất, hồ sơ đang chờ xử lý, hoặc hồ sơ cần bổ sung giấy tờ.
• Theo bộ phận: Đặt các tập hồ sơ của từng bộ phận vào các khu vực lưu trữ riêng biệt.
• Theo mã nhân viên hoặc bảng chữ cái: Đây là phương pháp phổ biến giúp tìm kiếm nhanh chóng theo danh sách nhân sự.

Cập nhật định kỳ

Hồ sơ nhân sự không phải là tài liệu tĩnh mà cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh đúng tình hình của người lao động. Việc này giúp đảm bảo thông tin nhân sự luôn chính xác và đầy đủ, phục vụ cho các quyết định quản lý.

• Kiểm tra định kỳ: Thực hiện rà soát hồ sơ hàng tháng, quý hoặc năm để phát hiện thông tin cần bổ sung hoặc điều chỉnh.
• Bổ sung thay đổi: Cập nhật ngay lập tức các thông tin khi có sự thay đổi như tăng lương, điều chuyển vị trí, thay đổi thông tin cá nhân, kết hôn, sinh con, tham gia các khóa đào tạo, hoặc các quyết định khen thưởng, kỷ luật.

Lưu trữ điện tử hoặc bảng giấy kèm số hóa

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức lưu trữ truyền thống (bản giấy), hiện đại (điện tử), hoặc kết hợp cả hai để tối ưu hóa. Việc số hóa hồ sơ lao động bản giấy là xu hướng tất yếu giúp tăng tính linh hoạt và bảo mật.

• Lưu trữ bản giấy: Sắp xếp hồ sơ vào tủ, kệ, hoặc thùng chuyên dụng, đảm bảo môi trường khô ráo, tránh ẩm mốc, côn trùng.
• Lưu trữ điện tử: Scan các tài liệu giấy thành định dạng số (PDF, ảnh) và lưu trữ trên máy chủ, hệ thống đám mây, hoặc phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.
• Kết hợp: Duy trì bản gốc giấy cho các tài liệu pháp lý quan trọng và số hóa toàn bộ để tiện truy xuất, tìm kiếm và sao lưu.

Trích xuất, lập báo cáo và đảm bảo bảo mật

Khả năng trích xuất thông tin nhanh chóng và lập báo cáo là một lợi ích quan trọng của việc quản lý hồ sơ khoa học. Đồng thời, việc bảo mật thông tin nhân sự là yếu tố tối quan trọng để tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên.

• Quyền truy cập: Thiết lập hệ thống phân quyền truy cập chặt chẽ, chỉ những người có thẩm quyền mới được xem hoặc chỉnh sửa hồ sơ.
• Xuất báo cáo: Khả năng trích xuất danh sách nhân viên theo nhiều tiêu chí (đang thử việc, sắp hết hạn hợp đồng, đã nghỉ việc, theo phòng ban, v.v.) và lập các báo cáo chuyên cần, lương thưởng theo tháng/quý/năm.
• Sao lưu (backup): Thực hiện sao lưu dữ liệu điện tử định kỳ để phòng tránh mất mát thông tin do sự cố kỹ thuật hoặc thiên tai.
• Bảo vệ thông tin: Áp dụng các biện pháp bảo mật vật lý (khóa tủ, phòng lưu trữ an toàn) và bảo mật kỹ thuật số (mã hóa dữ liệu, tường lửa) để bảo vệ hồ sơ nhân sự của công ty khỏi việc truy cập trái phép.

8 cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả

Việc lựa chọn phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự phù hợp là một phần quan trọng trong cách quản lý thông tin nhân sự. Mỗi hình thức có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp.

Lưu trữ hồ sơ nhân sự trên phần mềm quản lý

Đây là phương pháp hiện đại, sử dụng các phần mềm nhân sự chuyên dụng để số hóa và quản lý toàn bộ hồ sơ nhân viên. Tất cả thông tin nhân sự được nhập liệu, lưu trữ tập trung trên hệ thống, cho phép truy cập và quản lý dễ dàng.

Ưu điểm:

• Tập trung và dễ truy xuất: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ tại một nơi, dễ dàng tìm kiếm, trích xuất thông tin chỉ với vài cú nhấp chuột.
• Giảm thiểu sai sót: Tự động hóa nhiều quy trình, hạn chế lỗi do nhập liệu thủ công.
• Bảo mật cao: Hệ thống có tính năng phân quyền chặt chẽ, mã hóa dữ liệu, và sao lưu định kỳ.
• Cập nhật linh hoạt: Dễ dàng bổ sung, chỉnh sửa thông tin nhân sự khi có thay đổi.
• Tích hợp: Thường tích hợp với các phân hệ khác như chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao (đối với phần mềm có bản quyền).
• Yêu cầu thời gian đào tạo nhân sự sử dụng.
• Cần đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin ổn định.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, có lượng hồ sơ nhân sự lớn và nhu cầu quản lý phức tạp, cần tự động hóa cao. Doanh nghiệp nhỏ cũng có thể cân nhắc các phiên bản phần mềm gọn nhẹ hoặc dịch vụ đám mây.

Lưu trữ hồ sơ trên hệ thống đám mây

Các hồ sơ nhân sự được số hóa và lưu trữ trên các máy chủ từ xa của nhà cung cấp dịch vụ đám mây (ví dụ: Google Drive, OneDrive, Dropbox, hoặc các nền tảng HR Cloud). Người dùng có thể truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi thông qua internet.

Ưu điểm:

• Linh hoạt và tiện lợi: Truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
• Tiết kiệm chi phí hạ tầng: Không cần đầu tư máy chủ vật lý hay chi phí bảo trì.
• Khả năng mở rộng: Dễ dàng nâng cấp dung lượng lưu trữ khi doanh nghiệp phát triển.
• Sao lưu tự động: Dữ liệu thường được sao lưu tự động bởi nhà cung cấp.

Nhược điểm:

• Phụ thuộc vào kết nối internet.
• Vấn đề bảo mật có thể là mối lo ngại nếu không chọn nhà cung cấp uy tín.
• Khả năng tùy chỉnh và tích hợp với các hệ thống nội bộ có thể hạn chế hơn phần mềm chuyên dụng.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Phù hợp với mọi quy mô, đặc biệt là các doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa, nhiều chi nhánh, hoặc muốn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.

Lưu trữ hồ sơ trong cơ sở dữ liệu

Thông tin nhân sự nên được tổ chức và lưu trữ trong một hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) chuyên biệt (ví dụ: MySQL, SQL Server, Oracle). CSDL này có thể được xây dựng nội bộ hoặc là một phần của các hệ thống ERP/HRM lớn.

Ưu điểm:

• Tính toàn vẹn dữ liệu cao: Đảm bảo dữ liệu nhất quán và chính xác.
• Tìm kiếm và truy xuất nhanh: Tối ưu hóa cho việc truy vấn và báo cáo phức tạp.
• Khả năng tùy chỉnh: Có thể thiết kế cấu trúc dữ liệu và các trường thông tin theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
• Bảo mật mạnh mẽ: Cung cấp các lớp bảo mật và phân quyền chi tiết.

Nhược điểm:

• Yêu cầu kiến thức kỹ thuật để thiết lập và quản lý.
• Chi phí phát triển và bảo trì có thể cao.
• Cần hệ thống máy chủ và cơ sở hạ tầng phù hợp.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có nhu cầu quản lý hồ sơ nhân sự phức tạp, cần tích hợp sâu với các hệ thống khác và có đội ngũ IT riêng.

Lưu trữ hồ sơ trên hệ thống quản lý tài liệu (DMS)

DMS (Document Management System) là hệ thống chuyên dùng để quản lý các loại tài liệu số hóa, bao gồm cả hồ sơ nhân sự. Hệ thống này giúp tổ chức, lưu trữ, theo dõi phiên bản và kiểm soát quyền truy cập tài liệu.

Ưu điểm:

• Tổ chức tài liệu khoa học: Dễ dàng phân loại, gắn thẻ (tag) và tìm kiếm tài liệu.
• Kiểm soát phiên bản: Theo dõi lịch sử chỉnh sửa, đảm bảo luôn truy cập phiên bản mới nhất.
• Tăng cường bảo mật: Phân quyền truy cập chi tiết đến từng tài liệu hoặc thư mục.
• Giảm thiểu giấy tờ: Thúc đẩy môi trường làm việc không giấy tờ.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư và triển khai ban đầu có thể cao.
• Yêu cầu quy trình số hóa tài liệu giấy chặt chẽ.
• Chủ yếu tập trung vào tài liệu, ít tính năng quản lý nhân sự chuyên sâu.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Phù hợp với các doanh nghiệp có lượng tài liệu lớn, không chỉ riêng hồ sơ nhân sự, mà còn các loại tài liệu khác cần quản lý chặt chẽ.

Lưu trữ bằng e-Form

Sử dụng các biểu mẫu điện tử (e-Form) để thu thập và lưu trữ thông tin nhân sự trực tiếp dưới dạng số hóa. Thay vì điền vào biểu mẫu giấy, nhân viên sẽ điền thông tin vào các form trực tuyến.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian và giấy tờ: Loại bỏ hoàn toàn việc in ấn và nhập liệu thủ công.
• Dữ liệu chuẩn hóa: Đảm bảo thông tin được nhập theo định dạng thống nhất, giảm lỗi.
• Dễ dàng tích hợp: Dữ liệu từ e-Form có thể dễ dàng chuyển vào các hệ thống khác.
• Thân thiện với người dùng: Quá trình nhập liệu đơn giản, tiện lợi.

Nhược điểm:

• Cần công cụ hoặc nền tảng để tạo và quản lý e-Form.
• Không phù hợp cho các tài liệu cần chữ ký gốc hoặc con dấu.
• Yêu cầu nhân viên có khả năng sử dụng công nghệ cơ bản.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, đặc biệt là trong quá trình tuyển dụng, cập nhật thông tin nhân sự định kỳ, hoặc thu thập các loại đơn từ.

Lưu trữ qua nền tảng hợp tác phần mềm

Sử dụng các nền tảng phần mềm có tính năng hợp tác và chia sẻ tài liệu (ví dụ: Microsoft 365, Google Workspace, Slack với các tích hợp). Hồ sơ nhân sự được tạo và lưu trữ trong các không gian làm việc chung, cho phép các thành viên liên quan truy cập và chỉnh sửa theo quyền hạn.

Ưu điểm:

• Tăng cường cộng tác: Dễ dàng chia sẻ và làm việc nhóm trên hồ sơ nhân viên.
• Truy cập linh hoạt: Có thể truy cập từ nhiều thiết bị và địa điểm.
• Chi phí hợp lý: Thường là một phần của gói dịch vụ đã có sẵn.
• Tích hợp giao tiếp: Kết hợp với các công cụ giao tiếp để trao đổi thông tin nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Tính năng bảo mật chuyên sâu cho hồ sơ nhân sự có thể không bằng các hệ thống HRM chuyên biệt.
• Cần quy định rõ ràng về quy trình và quyền hạn để tránh rò rỉ thông tin.
• Khả năng tùy chỉnh báo cáo và quản lý phức tạp có giới hạn.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoặc các nhóm làm việc cần sự hợp tác chặt chẽ trên tài liệu, nơi mà tính bảo mật tuyệt đối không phải là ưu tiên hàng đầu so với sự tiện lợi.

Lưu trữ nhân sự hợp nhất

Đây là một cách tiếp cận toàn diện, trong đó tất cả thông tin nhân sự từ các nguồn khác nhau (tuyển dụng, chấm công, tính lương, đào tạo, đánh giá hiệu suất) được tích hợp và lưu trữ trong một hệ thống duy nhất, thường là một hệ thống ERP hoặc HRM tổng thể.

Ưu điểm:

• Dữ liệu tập trung và nhất quán: Loại bỏ tình trạng trùng lặp và mâu thuẫn dữ liệu.
• Cái nhìn toàn cảnh: Cung cấp bức tranh đầy đủ về từng nhân viên và toàn bộ nguồn nhân lực.
• Tối ưu hóa quy trình: Tự động hóa luồng công việc giữa các phòng ban.
• Báo cáo và phân tích chuyên sâu: Dễ dàng tạo các báo cáo tổng hợp và phân tích xu hướng.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư và triển khai rất cao.
• Thời gian triển khai dài và phức tạp.
• Yêu cầu sự thay đổi về quy trình và văn hóa làm việc trong toàn doanh nghiệp.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Lý tưởng cho các tập đoàn lớn, doanh nghiệp đa quốc gia hoặc các tổ chức có quy mô phức tạp, cần quản lý nguồn nhân lực một cách chiến lược và tích hợp.

Lưu trữ nhân sự truyền thống

Hồ sơ nhân sự được lưu trữ dưới dạng bản cứng (giấy tờ gốc) trong các tủ, kệ, hoặc phòng lưu trữ chuyên dụng. Việc quản lý, tìm kiếm và cập nhật thông tin được thực hiện thủ công.

Ưu điểm:

• Chi phí ban đầu thấp: Không cần đầu tư vào phần mềm hay hạ tầng công nghệ.
• Dễ dàng tiếp cận: Không phụ thuộc vào điện, internet hay thiết bị điện tử.
• Tính pháp lý: Một số tài liệu gốc cần được lưu trữ bản cứng theo quy định pháp luật.

Nhược điểm:

• Mất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm thông tin.
• Dễ bị hư hỏng (ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ), mất mát, hoặc rò rỉ thông tin.
• Cần diện tích lớn để lưu trữ, đặc biệt với số lượng hồ sơ lớn.
• Quá trình cập nhật và sao lưu tốn kém và không hiệu quả.
• Không thể truy cập thông tin khi không có mặt tại văn phòng.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Chỉ phù hợp với các doanh nghiệp siêu nhỏ, có ít nhân viên và ngân sách hạn chế, hoặc trong giai đoạn chuyển đổi số ban đầu.

Tải miễn phí 55+ biểu mẫu quản lý thông tin nhân sự dành cho HR

Quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ là việc lưu trữ mà còn là tối giản quy trình. Để giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, terra đã tổng hợp hơn 55 biểu mẫu quản lý thông tin nhân sự miễn phí bao gồm hợp đồng, quyết định tăng lương,… Tải ngay để chuẩn hóa quy trình HR của bạn!

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự terra HR System

Trong thời đại số, cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất là ứng dụng công nghệ. Phần mềm quản trị nhân sự terra chính là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình này. Được thiết kế với giao diện đơn giản và các tính năng mạnh mẽ, phần mềm nhân sự terra không chỉ giúp lưu trữ thông tin an toàn mà còn trở thành trợ thủ đắc lực cho đội ngũ HR.

Với phần mềm HRM terra, bạn có thể:

• Quản lý tập trung: Toàn bộ hồ sơ nhân sự được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất, dễ dàng tra cứu và bảo mật.
• Tự động hóa tác vụ: Hệ thống tự động nhắc nhở gia hạn hợp đồng và các sự kiện quan trọng, giúp giảm thiểu sai sót.
• Tích hợp liền mạch: Phần mềm quản lý nhân sự terra tích hợp chặt chẽ với các tính năng chấm công, tính lương để đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
• Tối ưu hóa quy trình: Mọi quy trình từ tuyển dụng đến quản lý thôi việc đều được số hóa, giúp bộ phận HR làm việc hiệu quả hơn.
• Phân quyền linh hoạt: Dễ dàng thiết lập quyền truy cập cho từng người dùng, tăng cường bảo mật và kiểm soát nội bộ.

Thay vì loay hoay với các tập tin Excel phức tạp, phần mềm HRM terra sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả quản trị, cho phép đội ngũ HR tập trung vào các công việc chiến lược hơn.

Liên hệ ngay với terra để nhận được tư vấn và đề xuất giải pháp phù hợp nhất nhé!

Tổng kết

Tóm lại, việc quản lý hồ sơ nhân sự là một quy trình phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao. Để đảm bảo hồ sơ luôn đầy đủ và an toàn, doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ vào công tác quản trị. Do đó, terra mang đến giải pháp phần mềm quản lý nhân sự toàn diện hỗ trợ những chiến lược phát triển con người bền vững.