ERP là gì? ERP là viết tắt của từ gì? ERP hay Enterprise resource planning, hay còn gọi là hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp. Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng phần mềm ERP để quản trị tài chính, nhân sự,… giúp vận hành trơn tru, hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Vì thế, ở bài viết này, terra đúc kết và hướng dẫn chi tiết cách ứng dụng và triển khai ERP trong doanh nghiệp. Theo dõi ngay nhé!
Phần mềm ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp. Hệ thống ERP được ra đời với mục tiêu tích hợp nhiều chức năng trên một nền tảng duy nhất. Không giống như các nền tảng thông thường, phần mềm ERP giúp xử lý đồng bộ dữ liệu đề cao tính linh hoạt, tối ưu thời gian và hiệu quả cho doanh nghiệp.
Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP trong quản trị doanh nghiệp
Để được ứng dụng rộng rãi như hiện nay, hệ thống ERP có các đặc điểm nổi bậc trong việc cung cấp một góc nhìn tổng quan theo thời gian thực về hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả các quy trình đều được tự động hóa, hiện đại hóa thông qua phần mềm ERP. Cụ thể, các đặc điểm nổi bật bao gồm:
- Tính toàn diện: phần mềm ERP giúp kết nối nhiều bộ phận trong một doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất, từ: kinh doanh, mua hàng, quản lý kho, nhân sự, tài chính, quản lý khách hàng,…
- Khả năng cá nhân hóa một cách linh hoạt: hệ thống ERP hiện nay cho phép các doanh nghiệp cá nhân hóa quy trình, phù hợp với định hướng và đặc thù của mình.
- Tổng hợp và báo cáo dữ liệu theo thời gian thực: thay vì dùng các phần mềm rời rạc, việc tích hợp ERP giúp các phòng ban vận hành và cập nhật thông tin theo thời gian thực. Từ đó, trường bộ phận và ban lãnh đạo xem được báo cáo tình hình hoạt động nhanh chóng.
- Tối ưu năng suất: Đây là một trong những yếu tố tiên quyết mang ERP đến gần với doanh nghiệp. Theo báo cáo của Deloitte Insights mang tên “ERP Trends 2023”, sử dụng hệ thống ERP giúp giảm 30% – 50% thời gian xử lý thông tin. Từ đó, giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất và nguồn lực.
Mô hình tổng quan của hệ thống ERP
ERP System là gì? Hệ thống ERP là gì? Đây là một hệ thống với các mô hình điển hình bao gồm:
- Mô hình tài chính – kế toán;
- Mô hình nhân sự – tiền lương (HRM);
- Mô hình CRM (Customer Relationship Management) – quản lý khách hàng;
- Mô hình quản lý kho và chuỗi cung ứng;
- Mô hình sản xuất/năng suất lao động;
- Mô hình báo cáo – BI (Business Intelligence) giúp doanh nghiệp đề xuất quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
Xem thêm: Odoo là gì? Tính năng nổi bật, ưu điểm và lưu ý khi sử dụng
Quy trình triển khai phần mềm ERP
Phần mềm ERP là phần mềm gì? Đây là phần mềm dùng để quản lý triển khai tổng thể doanh nghiệp. Để tiến hành triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp cần nghiên cứu chiến lược dài hạn, đánh giá tổng quan theo tiến trình sau:
- Bước 1 – Phân tích hiện trạng: doanh nghiệp cần đánh giá lại quy trình làm việc hiện tại và xem xét nhu cầu thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp.
- Bước 2 – Lập kế hoạch triển khai ERP: phần mềm ERP có nhiều tính năng và mô hình mang đến cho doanh nghiệp nhiều sự lựa chọn. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải có kế hoạch lâu dài để chọn tính năng phù hợp với hiện trạng của mình.
- Bước 3 – Cấu hình và kiểm thử: nói dễ hiểu, đây là bước tích hợp, tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp và kiểm tra hoạt động của toàn hệ thống sau khi áp dụng ERP.
- Bước 4 – Đào tạo và chuyển giao: để vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo cho nhân sự hiểu rõ cách vận hành, trước khi áp dụng chính thức phần mềm.
- Bước 5 – Vận hành và cải tiến: bất cứ phần mềm nào cũng cần theo dõi hiệu suất liên tục, không chỉ để hạn chế sai sót mà còn để tùy chỉnh, thích nghi với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Chức năng và vai trò của ERP trong hoạt động doanh nghiệp
Một hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là phần mềm quản trị mà còn là cỗ máy vận hành. ERP tích hợp dữ liệu từ nhiều phòng ban, giúp loại bỏ rời rạc thông tin, tăng hiệu suất và minh bạch trong quản trị. Sau đây là các chức năng trọng yếu:
Quản lý tài chính – kế toán
ERP cung cấp công cụ hạch toán tự động, quản lý công nợ, thu chi và dòng tiền trên cùng nền tảng. Các báo cáo tài chính được lập tức thời, chuẩn theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và có thể mở rộng sang IFRS. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai sót thủ công, đồng thời giúp ban lãnh đạo kiểm soát tình hình tài chính kịp thời.
Quản lý mua hàng
Với ERP, toàn bộ quy trình mua sắm từ yêu cầu vật tư, so sánh báo giá, phê duyệt đơn đặt hàng đến thanh toán đều minh bạch trên một hệ thống. Điều này không chỉ hạn chế gian lận, mà còn giúp doanh nghiệp thương lượng tốt hơn với nhà cung cấp nhờ dữ liệu tập trung về giá, thời hạn giao hàng và lịch sử giao dịch.
Quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng (CRM)
Chức năng CRM (Customer Relationship Management) – quản trị quan hệ khách hàng trong ERP hỗ trợ lưu trữ và phân tích hành vi khách hàng, từ giai đoạn tiếp cận cho đến chăm sóc sau bán. Doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình bán hàng chuẩn hóa, đo lường tỷ lệ chuyển đổi và gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng. Đây là yếu tố cốt lõi giúp duy trì doanh thu ổn định.
Quản lý kho và hàng tồn
ERP cho phép theo dõi tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo khi hàng hóa vượt ngưỡng tối thiểu hoặc sắp hết. Một số hệ thống còn tích hợp mã vạch hoặc RFID, giúp kiểm kê nhanh chóng, chính xác. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng vốn do hàng tồn kho cao.
Quản lý hiệu suất công việc
Thay vì báo cáo thủ công, ERP cung cấp công cụ đánh giá KPI, tiến độ dự án và hiệu suất cá nhân dựa trên dữ liệu thực tế. Ban quản lý có thể theo dõi trực quan bằng dashboard, từ đó điều chỉnh nhân lực hoặc phân bổ nguồn lực hợp lý. Điều này đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp nhiều cấp bậc hoặc có quy mô nhân sự lớn.
Quản lý nhân sự – tiền lương (HRM)
Từ chấm công, tính lương, đến khai báo bảo hiểm xã hội đều được ERP tự động hóa, giúp bộ phận HR tiết kiệm đến 60 – 70% thời gian xử lý. Ngoài ra, dữ liệu nhân sự được lưu trữ tập trung, hỗ trợ đánh giá năng lực và xây dựng lộ trình phát triển cho từng cá nhân, từ đó nâng cao tỷ lệ gắn bó lâu dài.
Báo cáo và phân tích dữ liệu
ERP tổng hợp dữ liệu từ mọi phòng ban và biến chúng thành báo cáo thời gian thực. Các biểu đồ trực quan giúp ban lãnh đạo nhìn rõ bức tranh toàn cảnh, từ doanh thu, chi phí đến hiệu quả vận hành. Đây là nền tảng cho việc ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven decision), thay vì cảm tính.
Tích hợp và tùy chỉnh
Điểm mạnh của ERP hiện đại là khả năng kết nối với các hệ thống bên ngoài như thương mại điện tử, CRM độc lập hoặc phần mềm kế toán chuyên sâu. Hệ thống cũng có thể tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với từng ngành nghề, ví dụ: sản xuất, bán lẻ, logistics.
Tạo ra mạng xã hội doanh nghiệp
Một số giải pháp ERP tích hợp kênh giao tiếp nội bộ, thay thế các ứng dụng bên ngoài vốn tiềm ẩn rủi ro bảo mật. Nhờ có không gian trao đổi chính thống, luồng thông tin trong doanh nghiệp trở nên nhanh chóng, minh bạch và an toàn hơn.
Quản lý khách hàng
Ngoài CRM cơ bản, ERP còn phân tích chân dung khách hàng qua hành vi mua sắm và lịch sử giao dịch. Doanh nghiệp có thể cá nhân hóa chính sách chăm sóc, đồng thời tối ưu chiến lược marketing để giữ chân khách hàng hiện hữu và mở rộng thị trường.
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp
Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp không đơn thuần là tìm một công cụ công nghệ, mà là tìm một giải pháp đồng hành lâu dài với doanh nghiệp trong quá trình phát triển và tái cấu trúc quản trị. Dưới đây là những tiêu chí mà theo trải nghiệm triển khai thực tế, terra rút ra được:
Dựa trên đặc thù ngành nghề và quy mô tổ chức
Mỗi ngành có những đặc điểm vận hành riêng biệt. Ví dụ:
- Doanh nghiệp sản xuất: cần phần mềm có khả năng kiểm soát nguyên vật liệu, quy trình sản xuất, định mức tiêu hao, truy xuất nguồn gốc, kiểm soát chất lượng.
- Doanh nghiệp thương mại: cần tập trung vào quản lý kho, đơn hàng, chuỗi cung ứng và khả năng tích hợp với các nền tảng bán hàng.
- Doanh nghiệp dịch vụ: thì lại chú trọng vào việc quản lý nhân lực, thời gian làm việc, báo cáo hiệu suất và mối quan hệ với khách hàng.
Ngoài ra, quy mô doanh nghiệp (vừa, nhỏ, hay lớn) cũng quyết định tính phức tạp của hệ thống và mức độ tùy biến cần có.
Dựa trên chi phí đầu tư và phương thức triển khai
Thực tế, có hai hình thức triển khai ERP phổ biến:
- On-Premise (cài đặt tại chỗ): Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn (do phải đầu tư server, hạ tầng kỹ thuật), nhưng phù hợp nếu doanh nghiệp có đội ngũ IT nội bộ mạnh, yêu cầu bảo mật dữ liệu nội bộ cao và muốn kiểm soát toàn bộ hệ thống.
- Cloud (triển khai trên nền tảng đám mây): Chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn, triển khai nhanh, cập nhật và bảo trì bởi nhà cung cấp. Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các đơn vị không có đội ngũ IT chuyên sâu.
Chi phí triển khai ERP cũng nên được tính toán theo tổng chi phí sở hữu (TCO – Total Cost of Ownership), bao gồm cả chi phí đào tạo, bảo trì và nâng cấp về sau.
Dựa trên các chức năng thiết yếu và khả năng tùy chỉnh
Đừng chọn phần mềm vì có quá nhiều tính năng, mà hãy chọn phần mềm có đúng những tính năng doanh nghiệp bạn cần. Bên cạnh đó, khả năng tùy chỉnh là yếu tố sống còn để hệ thống thực sự “vừa vặn” với quy trình hiện tại.
Ví dụ, một doanh nghiệp Nhật tại Việt Nam có thể cần hệ thống có giao diện song ngữ, chuẩn hóa báo cáo theo yêu cầu công ty mẹ, hoặc quy trình tính lương rất riêng biệt.
Dựa trên khả năng tích hợp với các hệ thống khác
ERP không thể vận hành độc lập. Nó cần “giao tiếp” được với phần mềm kế toán, CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm chấm công, hoặc phần mềm vận tải (logistics). Hãy ưu tiên các phần mềm có API mở, dễ dàng tích hợp và đồng bộ dữ liệu tự động.
Dựa trên độ ổn định, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật
Một hệ thống ERP không ổn định có thể khiến cả doanh nghiệp đình trệ. Bạn nên yêu cầu nhà cung cấp cam kết về uptime (thời gian hệ thống hoạt động ổn định), các lớp bảo mật (mã hóa, phân quyền người dùng, lưu vết thao tác) và thời gian phản hồi hỗ trợ khi có sự cố.
Dựa trên dịch vụ tư vấn và lộ trình thực hiện
Phần mềm tốt chưa đủ. Bạn cần một nhà cung cấp hiểu ngành nghề của mình, có năng lực tư vấn quy trình và cùng bạn vạch ra lộ trình triển khai theo từng giai đoạn: khảo sát – demo – cấu hình – đào tạo – hỗ trợ sau triển khai.
Dựa trên tính năng phân tích, báo cáo và hỗ trợ ra quyết định
ERP hiện đại không chỉ ghi nhận dữ liệu, mà còn phải biết “kể chuyện” bằng dữ liệu. Những báo cáo theo thời gian thực, dashboard trực quan, KPI tự động giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình và ra quyết định nhanh chóng.
Dựa trên khả năng mở rộng và nâng cấp lâu dài
Doanh nghiệp bạn hôm nay và 3 năm tới có thể rất khác nhau. Hãy chọn hệ thống có khả năng thêm người dùng, thêm module mới hoặc điều chỉnh quy trình khi doanh nghiệp phát triển.
Dựa trên uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp
Một đơn vị đã triển khai thành công ERP cho nhiều doanh nghiệp trong ngành bạn sẽ hiểu rõ “nỗi đau” bạn gặp và có kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh. Đừng ngại hỏi họ về các dự án đã thực hiện, yêu cầu bản dùng thử và xin ý kiến từ khách hàng cũ.
Các phần mềm ERP được nhiều doanh nghiệp Việt tin dùng
Tùy theo mục tiêu quản trị, đặc thù ngành và mức độ sẵn sàng về công nghệ, mỗi doanh nghiệp sẽ phù hợp với một giải pháp ERP khác nhau. Dưới đây là một số phần mềm được sử dụng phổ biến tại Việt Nam – mỗi giải pháp đều có thế mạnh riêng:
- AMIS.VN (MISA): Hệ thống ERP nội địa với giao diện thân thiện, dễ tiếp cận, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điểm mạnh là tích hợp tốt với các phân hệ kế toán, nhân sự, bán hàng trong một nền tảng thống nhất. Tuy nhiên, với doanh nghiệp có quy trình phức tạp hơn, khả năng tùy biến có thể bị giới hạn.
- Bravo: Nổi bật trong mảng sản xuất và thương mại có quy mô lớn. Ưu điểm lớn là khả năng tùy chỉnh theo quy trình riêng của từng doanh nghiệp, đặc biệt với hệ thống kế toán nội bộ chi tiết. Doanh nghiệp cần xác định rõ yêu cầu ngay từ đầu để tránh quá tải tính năng không cần thiết.
- FAST: Phù hợp với doanh nghiệp vừa, cần triển khai nhanh và tối ưu chi phí. Hệ thống có cấu trúc đơn giản, dễ sử dụng. Tuy nhiên, trong các ngành đòi hỏi tích hợp nhiều nền tảng khác nhau, khả năng mở rộng của FAST có thể cần cân nhắc thêm.
- SAP Business One / Oracle NetSuite: Đây là những phần mềm ERP quốc tế có độ tin cậy cao, đặc biệt trong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc yêu cầu chuẩn quốc tế. Đổi lại, chi phí đầu tư và triển khai khá lớn, và đòi hỏi doanh nghiệp có năng lực nội bộ để tiếp nhận hệ thống.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cần nhất phần mềm HRM terra, đây là là mảnh ghép chuyên sâu đặc biệt là lĩnh vực nhân sự – tiền lương. terra được nhiều doanh nghiệp Nhật và doanh nghiệp FDI tại Việt Nam lựa chọn vì khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ Anh – Nhật – Việt, cấu hình linh hoạt theo đặc thù từng công ty, và dịch vụ triển khai tinh gọn, giàu kinh nghiệm. Cụ thể:
- terra hỗ trợ toàn diện từ quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, thuế, BHXH đến tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân sự;
- Với giao diện thân thiện đa ngôn ngữ (Anh – Nhật – Việt);
- Chi phí trọn gói minh bạch, cùng chứng chỉ quốc tế ISO/IEC 27001:2022 về an toàn thông tin, terra đã trở thành lựa chọn tin cậy của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty Nhật Bản tại Việt Nam trong suốt nhiều năm qua.
Việc chọn phần mềm không đơn thuần là chọn một sản phẩm, mà là chọn một giải pháp phù hợp và một đối tác hiểu doanh nghiệp bạn.
Những loại hình doanh nghiệp phù hợp để triển khai ERP
ERP không chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Dưới đây là các nhóm doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai ERP:
- Doanh nghiệp sản xuất có nhiều công đoạn, cần kiểm soát nguyên vật liệu, chất lượng và tiến độ sản xuất.
- Doanh nghiệp thương mại có nhiều kho, cửa hàng, kênh bán hàng và lượng dữ liệu giao dịch lớn.
- Doanh nghiệp dịch vụ có quy trình cung ứng phức tạp, cần theo dõi hiệu suất nhân sự, hợp đồng, dịch vụ hậu mãi.
- Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh, mở rộng quy mô và cần chuẩn hóa quy trình để tránh phụ thuộc vào con người.
- Doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, cần hệ thống quản lý đáp ứng chuẩn quốc tế và hỗ trợ song ngữ.
Những lưu ý trước và trong quá trình triển khai ERP
Triển khai ERP là quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Việc nắm rõ những lưu ý quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả dự án.
Chuẩn bị trước về ngân sách, nhân sự và thời gian
Hệ thống ERP cần sự đầu tư nghiêm túc cả về chi phí lẫn thời gian. Cần lên kế hoạch ngân sách rõ ràng, phân công đội ngũ tham gia triển khai và có ban điều hành dự án nội bộ.
Lường trước các rủi ro khi ứng dụng ERP
Các rủi ro thường gặp gồm: thiếu dữ liệu sạch, nhân sự không hợp tác, thay đổi quy trình gây phản ứng ngược. Do đó cần truyền thông nội bộ kỹ, huấn luyện liên tục và có sự cam kết từ lãnh đạo.
Có phương án dự phòng cho việc nâng cấp hoặc thay đổi hệ thống
không phải là hệ thống “một lần và mãi mãi”. Doanh nghiệp cần chọn phần mềm có lộ trình nâng cấp rõ ràng và khả năng trích xuất – chuyển đổi dữ liệu nếu cần thay đổi hệ thống sau này.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp
Trong quá trình tìm hiểu và triển khai ERP, doanh nghiệp thường gặp nhiều câu hỏi xoay quanh chi phí, thời gian, tính phù hợp hay hiệu quả mang lại. Việc giải đáp rõ ràng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định chính xác và tự tin hơn khi đầu tư vào hệ thống này.
Một số dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần ERP:
- Các bộ phận làm việc rời rạc, thiếu kết nối;
- Báo cáo chậm, số liệu sai lệch;
- Phụ thuộc vào nhân sự chủ chốt;
- Không kiểm soát được tồn kho, dòng tiền, hiệu suất nhân sự;
- Mở rộng quy mô nhưng hệ thống cũ không đáp ứng.
ERP triển khai trong bao lâu thì vận hành ổn định?
Thời gian để một hệ thống ERP đi vào vận hành trơn tru phụ thuộc vào:
- Quy mô doanh nghiệp;
- Phạm vi các phân hệ triển khai;
- Mức độ sẵn sàng của đội ngũ nội bộ
Với doanh nghiệp đã chuẩn bị tốt dữ liệu và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, ERP có thể bắt đầu hoạt động ổn định sau vài tháng. Tuy nhiên, đối với các dự án phức tạp hoặc có yêu cầu tùy chỉnh sâu, thời gian này có thể kéo dài hơn để đảm bảo hệ thống thích ứng hoàn toàn với thực tiễn vận hành.
Phần mềm nhân sự terra HR System
Trong khi ERP mang lại khả năng tích hợp toàn bộ hoạt động doanh nghiệp, thì những nghiệp vụ chuyên sâu như quản trị nhân sự lại đòi hỏi một hệ thống chuyên biệt để xử lý hiệu quả và chính xác. Doanh nghiệp của bạn cần một giải pháp quản lý nhân sự – tiền lương chuyên sâu, phần mềm quản trị nhân sự terra HR System là lựa chọn đáng cân nhắc:
- Phần mềm quản lý nhân sự terra đa chức năng, hỗ trợ toàn diện cho bộ phận nhân sự, gồm: quản lý thông tin nhân sự, quản lý lương, quản lý chấm công, quản lý đơn và các chức năng bổ trợ khác (lưu trữ hợp đồng lao động, yêu cầu thanh toán, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân sự);
- Giao diện thân thiện, hỗ trợ đa ngôn ngữ Anh – Nhật – Việt;
- Áp dụng một mức phí duy nhất cho tất cả các chức năng và cập nhật trong tương lai;
- Tự động hóa tính lương, thuế TNCN, BHXH và các loại báo cáo định kỳ;
- terra chính thức đạt chứng chỉ về ISO/IEC 27001:2022 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thông tin) với hơn 20 năm kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp Nhật Bản tại thị trường Việt Nam.
- Đội ngũ nhân sự hỗ trợ tận tình.
Tổng kết
Qua bài viết này, terra hy vọng giải đáp cho bạn “ERP là gì?” “ERP là hệ thống gì”. Phần mềm ERP không còn là khái niệm xa vời, mà đang dần trở thành nền tảng thiết yếu để doanh nghiệp hiện đại hóa và bứt phá. Điều quan trọng không chỉ là chọn phần mềm tốt, mà còn là chọn đúng đối tác đồng hành. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cân nhắc ứng dụng ERP, đừng ngần ngại liên hệ đội ngũ chuyên gia của terra để được tư vấn cụ thể và thực tiễn hơn cho trường hợp của mình.
Xem thêm: Phần mềm CRM là gì? 10 phần mềm CRM hiệu quả nhất hiện nay
