Bảng kê trả lương phải có những nội dung gì?

Vì sao Điều 95 Bộ luật Lao động bắt buộc gửi bảng kê trả lương?

Điều 95 Bộ luật Lao động quy định nguyên tắc trả lương: đầy đủ, đúng hạn, trực tiếp cho người lao động. Bảng kê là cách để người lao động tự kiểm tra số tiền nhận được có khớp với hợp đồng, giờ làm thêm và các khoản bị trừ hay không.

Quy định này xuất hiện từ Bộ luật Lao động 2019. Bộ luật Lao động 2012 chưa đặt nghĩa vụ gửi bảng kê ở mỗi kỳ trả lương. Từ 01/01/2021, doanh nghiệp trả lương bằng tiền mặt hay chuyển khoản đều phải thông báo bảng kê trả lương.

Trên thực tế, bảng kê thường được gửi dưới dạng phiếu lương. Bài 5 mẫu phiếu lương chuyên nghiệp cho doanh nghiệp có các mẫu tải sẵn để bộ phận C&B đối chiếu với 4 nội dung bắt buộc.

Phiếu lương cần ghi những dòng nào để đủ nội dung?

Bộ luật Lao động không ban hành mẫu bảng kê và không quy định hình thức gửi. Doanh nghiệp có thể gửi bản giấy, email hoặc qua ứng dụng nhân sự. Cách gửi nào cũng nên lưu lại được bằng chứng người lao động đã nhận để dùng khi thanh tra lao động kiểm tra.

Không thông báo bảng kê trả lương bị phạt bao nhiêu?

Không thông báo bảng kê trả lương, hoặc có thông báo nhưng không đúng quy định, bị phạt 5 đến 10 triệu đồng với cá nhân và 10 đến 20 triệu đồng với doanh nghiệp. Căn cứ điểm d khoản 1 Điều 23 và khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, áp dụng từ 10/9/2026.

Khác với hành vi khấu trừ lương sai, mức phạt này không tăng theo số người lao động bị ảnh hưởng. Hành vi cùng nhóm ở khoản 1 Điều 23 còn có việc không công khai thang lương, bảng lương. Hỏi đáp liên quan: không công khai thang lương, bảng lương bị phạt bao nhiêu và khấu trừ tiền lương tối đa bao nhiêu.

Ví dụ cụ thể

Công ty B có 60 người lao động, trả lương bằng chuyển khoản vào ngày 05 hằng tháng. Kỳ lương tháng 9/2026, công ty chỉ chuyển tiền, người lao động chỉ thấy tổng số tiền trên tin nhắn ngân hàng. Tin nhắn ngân hàng không thể hiện lương làm thêm giờ và các khoản bị trừ, nên không thay được bảng kê.

Kỳ lương tháng 10/2026, Công ty B gửi phiếu lương qua email nhưng phiếu chỉ ghi lương cơ bản và số thực nhận. Phiếu thiếu dòng làm thêm giờ của 12 người có tăng ca và thiếu dòng thuế TNCN đã khấu trừ. Đây là thông báo bảng kê trả lương không đúng quy định.

Khi bị thanh tra phát hiện, Công ty B là tổ chức nên khung phạt là 10 đến 20 triệu đồng. Cách khắc phục là bổ sung đủ 4 nhóm nội dung vào mẫu phiếu và lưu nhật ký gửi email cho từng người ở mỗi kỳ.