Bảng chấm công là công cụ giúp bộ phận nhân sự quản lý thời gian làm việc và tính lương cho nhân viên. Vậy bảng chấm công bao gồm những gì, cách tạo chấm công bằng Excel ra sao, tất cả sẽ được terra giải đáp ngay trong bài viết dưới đây!
Bảng chấm công excel là gì?
Bảng chấm công hay còn gọi là Timesheet, là công cụ theo dõi và quản lý ngày làm việc, nghỉ phép, công tác của nhân sự trong quá trình làm việc. Từ bảng chấm công, kế toán sẽ tính lương và phụ cấp. Đây cũng là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ chuyên cần, chăm chỉ của nhân sự.
Hầu như khi nhắc đến chấm công, mọi người đều nghĩ công việc này đơn giản và dễ thực hiện. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, số lượng nhân viên nhiều, thường xuyên công tác, tăng ca thì việc chấm công không hề dễ dàng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dùng các công cụ quản lý như Excel hoặc Google Sheet.
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Hướng dẫn tự tạo bảng chấm công excel
Dưới đây là một số bước cơ bản để tạo file chấm công:
Bước 1: Xác định mô hình bảng chấm công
Trước khi tiến hành lập bảng chấm công, bạn cần nắm được những thông tin cần có như: danh sách nhân sự, ký hiệu đặc biệt (ngày nghỉ không lương, ngày nghỉ phép năm, ngày tăng ca,…).
Bước 2: Tạo bố cục các sheet
Kế tiếp, bạn cần xác định bảng chấm công gồm những trường thông tin nào. Một bảng chấm công sẽ gồm các cột như sau:
- Mã số nhân viên;
- Họ và tên nhân viên;
- Ngày tháng năm sinh nhân viên;
- Phòng ban;
- Các cột theo ngày trong tháng;
- Tổng kết ngày công, ngày nghỉ, ngày tính lương,…;
- Số ngày phép còn lại;
- Phụ cấp (nếu có).
Bước 3: Tạo danh sách nhân viên
Bạn cần tạo một danh sách nhân viên cố định để đối chiếu và áp dụng chấm công cho các tháng. Danh sách nhân viên bao gồm:
- Mã số nhân viên;
- Họ và tên;
- Ngày sinh;
- Quê quán;
- Số CMT/CCCD;
- Ngày bắt đầu làm việc/ngày vào làm.
Tiếp theo, bạn sao chép danh sách nhân viên và dán vào trang tính của từng tháng, từ tháng 1 đến tháng 12.
Bước 4: Đặt ký hiệu cho bảng chấm công
Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách đặt ký hiệu riêng trong bảng chấm công. Dưới đây là một số ví dụ minh họa cho ký hiệu:
- Ký hiệu X: đi làm đúng giờ và đủ 1 ngày công;
- Ký hiệu V: nghỉ 1 ngày không phép;
- Ký hiệu V/2: nghỉ nửa ngày không phép;
- Ký hiệu P: nghỉ 1 ngày có phép;
- Ký hiệu P/2: nghỉ nửa ngày có phép;
- Ký hiệu K: nghỉ không lương;
- Ký hiệu OT: tăng ca;
- Ký hiệu CTN: công tác ngoài.
Hoặc với các doanh nghiệp không phát sinh nhiều nghiệp vụ bên ngoài, có thể sử dụng ký hiệu đơn giản hơn như:
- Ký hiệu 1: đi làm đúng giờ, đủ 1 ngày công;
- Ký hiệu 1/2: đi làm nửa ngày công;
- Ký hiệu P: nghỉ có phép;
- Ký hiệu V: nghỉ không phép.
Bước 5: Sử dụng hàm công thức
Khi tạo bảng chấm công, có một số hàm phổ biến bạn có thể dùng là:
Hàm | Công dụng | Cú pháp | Lưu ý |
| Date | Xác định ngày, tháng, năm | =date(năm;tháng;ngày) | Bạn có thể nhập tay năm, tháng, ngày hoặc điền vào các ô trong bảng, sau đó nhấp chọn ô. |
| Choose và Weekday | Xác định thứ tự ngày trong tuần | =choose(weekday(ô ngày);”Chủ nhật”;”Thứ hai”;”Thứ 3″;”Thứ 4″;”Thứ 5″;”Thứ 6″;”Thứ 7″)” | Ví dụ: ô ngày bạn chọn là ngày 19/11/2024, kết quả hàm trả về sẽ là “Thứ 3” |
| Countif | Đếm số ngày công | =countif(Bạn muốn tìm ở đâu?, Bạn muốn tìm giá trị nào?) | Ví dụ: Bạn cần đếm số ngày nghỉ với ký hiệu “V”, công thức sẽ đếm và trả về số lần xuất hiện ký tự V trong bảng chấm công |
Bảng sử dụng hàm công thức trong bảng chấm công Excel
12 Mẫu bảng chấm công Excel dễ quản lý
Mẫu bảng chấm công Excel theo giờ
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu bảng chấm công Excel theo ca
Mẫu bảng chấm công Excel theo ngày
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu bảng chấm công Excel theo tuần
Mẫu bảng chấm công Excel theo tháng
Mẫu bảng chấm công Excel tăng ca, công tác ngoài
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
Mẫu bảng chấm công cho giáo viên
Mẫu bảng chấm công cho doanh nghiệp sản xuất
Mẫu bảng chấm công Excel theo Thông tư 200
Tải ngay trọn bộ mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, tuần, tháng ngay tại đây!
[
Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133
Ưu và nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công Excel
Ưu điểm khi sử dụng bảng chấm công Excel
- Dễ sử dụng: doanh nghiệp có thể dùng mẫu có sẵn hoặc tự thiết kế bảng chấm công một cách dễ dàng;
- Không tốn phí: Excel và Google Sheet là 2 công cụ miễn phí cho doanh nghiệp sử dụng với các tính năng hàm, tính toán dễ dàng;
- Đơn giản: với doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân viên ít thì việc sử dụng Excel hay Google Sheet quản lý chấm công sẽ đơn giản, dễ thao tác.
Nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công Excel
- Mất thời gian: nhân sự phải tự thao tác và nhập số liệu, tốn nhiều thời gian;
- Không phù hợp với doanh nghiệp vừa hoặc lớn: doanh nghiệp quy mô vừa và lớn sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc thao tác, quản lý và tính toán vì số lượng nhân sự lớn;
- Dễ sai sót: Việc nhập số liệu bằng tay, tự tính toán bằng hàm dễ dẫn đến sai sót, đôi khi số liệu lệch có thể dẫn đến sai sót toàn hệ thống và rất khó để phát hiện lỗi sai;
- Không đồng bộ: khi thao tác bằng Excel các nhân sự không thể theo dõi đồng thời bảng chấm công, khi cần chỉnh sửa sẽ phải lưu, cập nhật và gửi lại tệp dẫn đến việc không đồng bộ hệ thống.
Lưu ý khi sử dụng bảng chấm công Excel
- Tùy chỉnh màu sắc: bạn có thể sử dụng công cụ “Format” chỉnh màu sắc, kiểu chữ để giúp bảng chấm công dễ nhìn, nổi bật nội dung quan trọng;
- Tận dụng tối đa các hàm: VLookup và HLookup là 2 hàm phổ biến dùng để kết nối dữ liệu từ các trang tính với nhau. Từ đó, bạn sẽ không cần mất nhiều thời gian nhập và chỉnh sửa dữ liệu. Thao tác duy nhất đó là dùng hàm cho các trang tính, khi cập nhật trang tính gốc, dữ liệu sẽ tự động đối chiếu và cập nhật;
- Bảo mật dữ liệu: Bạn nên khóa các trang tính, cột, hàng, ô chứa dữ liệu quan trọng để tránh người xem thao tác sai, làm dữ liệu trong bảng bị lỗi. Ngoài ra, đặt mật khẩu cho tệp sẽ tránh được trường hợp bị lộ thông tin giữa các nhân sự, phòng ban;
- Bật sao lưu tự động: với Excel, bạn nên bật chức năng tự động sao lưu để khi mất điện, máy bị hỏng bất thường, dữ liệu sẽ được tự động sao lưu theo thời gian đã đặt trước.
Dịch vụ tính lương terra Payroll
Mặc dù sử dụng bảng tính lương Excel giúp tiết kiệm chi phí, song xét về lâu dài sẽ gây khó khăn trong việc quản lý, đặc biệt trong bối cảnh công nghệ hóa hiện nay. Chính vì điều này, dịch vụ tính lương terra Payroll được ra mắt với mục tiêu tiết kiệm thời gian, tối đa năng xuất cho nhân sự. terra Payroll là giải pháp chấm công tối ưu cho doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ, bán lẻ,…
Dịch vụ tính lương terra Payroll bao gồm:
- Dịch vụ quản lý tính lương: terra cài đặt công thức tính lương cho phần mềm từ các thông tin doanh nghiệp cung cấp, tự động hóa quy trình tính lương, rà soát dữ liệu để giảm thiểu sai sót. Hơn nữa, terra cung cấp các báo cáo bảng lương tiêu chuẩn cho doanh nghiệp và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu;
- Dịch vụ quản lý thuế thu nhập cá nhân: terra hoàn thiện tờ khai, hồ sơ thuế của doanh nghiệp, bao gồm: cập nhật mã số thuế nhân sự, hoàn thiện hồ sơ và thanh toán thuế định kỳ, cung cấp chứng từ thuế cho nhân sự để quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
- Dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân và doanh nghiệp: thay mặt khách hàng, terra lập các báo cáo và làm việc với cơ quan thuế và tiến hành quyết toán thuế;
- Dịch vụ quản lý bảo hiểm xã hội: terra hỗ trợ tất cả các khâu liên quan đến bảo hiểm xã hội như: quản lý BHXH, đăng ký BHXH cho nhân sự mới, quản lý hồ sơ yêu cầu hưởng các chế độ BHXH;
- Dịch vụ tính phí công đoàn: terra tính phí công đoàn và gửi báo cáo chi tiết cho doanh nghiệp;
- Dịch vụ chuyển lương hộ: doanh nghiệp có thể ủy quyền và cung cấp thông tin để terra tiến hành chuyển lương cho nhân sự.
Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ tính lương terra Payroll, doanh nghiệp sẽ được sử dụng tích hợp phần mềm nhân sự terra HR System hoàn toàn miễn phí, giúp quy trình quản lý nhân sự và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ.
Để lại thông tin theo biểu mẫu dưới đây để nhận ngay tư vấn từ terra nhé!
