Gian lận khi tính lương không chỉ gây ảnh hưởng lớn tới uy tín, mối quan hệ với nhân viên mà còn làm tổn hại đến tài chính của doanh nghiệp. Đặc biệt, các tình huống gian lận lương sẽ dẫn đến việc tiêu tốn các khoản chi phí không hợp lý và giảm hiệu quả tài chính. Vậy những tình huống gian lận lương phổ biến nào doanh nghiệp thường gặp nhất? Và đâu là giải pháp giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch khi tính lương? Hãy cùng terra đi tìm lời giải đáp nhé!
Các tình huống gian lận khi tính lương mà doanh nghiệp thường gặp
Trong quá trình cung cấp dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp, terra nhận thấy nhiều doanh nghiệp mắc phải trường hợp gian lận khi tính lương, thiếu minh bạch lương bổng nhưng không phát hiện hoặc không nhận ra mức độ tổn hại nghiêm trọng của vấn đề. Dưới đây là một số tình huống gian lận đã xảy ra và gây ảnh hưởng đến ngân sách và nhân sự nội bộ:
Danh sách lương xuất hiện nhân viên “không tồn tại”
Có một số trường hợp danh sách lương xuất hiện nhân viên không có thật hoặc không có trong danh sách nhân sự nội bộ. Tình huống gian lận lương này được thực hiện do một vài cá nhân thuộc bộ phận nhân sự muốn nhận thêm khoản lương, dẫn tới việc tạo nhân viên “không tồn tại” để nhân viên đó cũng được hưởng mức lương cơ bản. Điều này khiến doanh nghiệp phải tăng mức ngân sách hàng tháng chi cho việc thanh toán lương bổng, đồng thời, việc phát hiện ra nhân viên “không có thật” cũng sẽ làm mất lòng tin các nhân viên khác trong nội bộ.
Giờ làm thêm không khớp với đơn xin làm thêm
Thông thường, quy định về giờ làm thêm sẽ được nhân sự phổ biến trong quy trình nhận việc, dù phần lớn nhân viên tuân thủ chấp hành nhưng vẫn sẽ có một vài cá nhân tìm cách lách luật.
Trường hợp thường xuyên gặp nhất là không làm thêm đúng số giờ trên đơn đã xin nhưng vẫn nhận được số tiền tương ứng. Đây cũng là một trường hợp điển hình về gian lận tính lương, nhiều doanh nghiệp thường không để ý trong thời gian dài dẫn đến thất thoát tài chính, tranh cãi trong nội bộ vì nhân viên cảm thấy bị đối xử không công bằng.
Chia sẻ tình huống doanh nghiệp bạn đang gặp phải NGAY TẠI ĐÂY để nhận tư vấn giải pháp khắc phục!
Không tuân thủ chính sách nghỉ phép – Paid Time Off (“PTO”)
Chính sách nghỉ phép (“PTO”) là một phần trong chế độ đãi ngộ của công ty, tuy nhiên khi chính sách này không được quản lý chặt chẽ, có thể xuất hiện tình trạng lạm dụng ngày nghỉ, sai sót trong bảng lương, điển hình như việc xin nghỉ vượt quá ngày phép năm được hưởng, không xin đơn nghỉ phép đúng quy định hoặc có trường hợp nghỉ mà không xin phép.
Hầu hết các doanh nghiệp nào cũng gặp phải trình trạng trên, điều này dẫn đến sự mất cân đối trong quản lý nhân sự vì phòng nhân sự phải dựa trên những tình huống để kiểm tra lại đơn xin nghỉ phép có đúng theo chính sách của doanh nghiệp hay không. Đặc biệt, khi nhân viên có nhiều ngày nghỉ sẽ làm cho quá trình đối chiếu trở nên phức tạp hơn, sau đó họ phải cập nhật lại dữ liệu và tiến hành tính lương.
Gian lận để nhận phí hoa hồng hoặc làm giả các chi phí
Bên cạnh đó, nhiều tình huống gian lận nhằm tăng số tiền phí hoa hồng nhận được từ bên cung cấp dịch vụ. Từng có trường hợp nhân viên làm giả các giao dịch hoặc làm sai lệch thông tin để nâng số tiền hoa hồng được trả cao lên. Ngoài ra, còn có tình trạng hóa đơn chi phí bị khai khống để yêu cầu hoàn trả nhiều hơn so với thực tế. Rất nhiều doanh nghiệp thiệt hại không ít chi phí cho trường hợp này.
Các trường hợp gian lận tính lương trên đều có thể “tiềm ẩn” trong doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý chặt chẽ và minh bạch nội bộ là giải pháp cần thiết để bảo vệ lợi ích và duy trì sự công bằng trong doanh nghiệp.
Chấm dứt gian lận khi tính lương với terra Payroll
Muốn chấm dứt những tình trạng gian lận khi tính lương, doanh nghiệp cần có đủ nguồn lực giải quyết khối lượng lớn công việc như: xử lý lương, thưởng, lưu trữ hồ sơ lao động, tuân thủ quy định pháp luật để tăng sự minh bạch. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải thắt chặt quản lý nội bộ để tránh trường hợp gian lận gây sai sót về giờ làm, ngày nghỉ, chi phí.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng điều này vì vẫn còn tồn đọng nhiều vấn đề phòng nhân sự như: thiếu nhân sự, nhân sự không đủ chuyên môn, doanh nghiệp không đủ ngân sách để đầu tư cho đào tạo, tuyển dụng hoặc áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý.
Trong khi đó, phòng nhân sự nội bộ lại có xu hướng muốn tập trung thời gian và công sức vào hoạt động chiến lược và phát triển nhiều hơn là đầu tư và duy trì việc chuẩn hóa quy trình tính lương.
Nhận ngay báo giá chi tiết dịch vụ tính lương!
Để giải quyết được tình trạng và vấn đề mà doanh nghiệp đang mắc phải, terra cung cấp một trong những giải pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp giải quyết nỗi lo và đảm bảo minh bạch trong lương bổng là dịch vụ tính lương toàn diện terra Payroll, gồm các ưu điểm như:
Đảm bảo cập nhật kịp thời quy định pháp lý với đội ngũ C&B giàu kinh nghiệm
terra Payroll mang đến cho doanh nghiệp đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm, giải đáp kịp thời các thắc mắc về lương, BHXH, quyền lợi cho người lao động và tư vấn các cập nhật quy định, thay đổi mới nhất theo Luật lao động.
Với kiến thức sâu rộng về quy định pháp lý và kinh nghiệm trong việc xử lý các tình huống phức tạp, nhờ đó đội ngũ C&B có thể nhanh chóng phát hiện và giải quyết các vấn đề như danh sách lương xuất hiện nhân viên “không tồn tại”. Đội ngũ sẽ kiểm tra chéo và so sánh dữ liệu để đảm bảo rằng mọi thông tin nhân viên đều chính xác và hợp lệ, ngăn chặn các hành vi gian lận trong quá trình quản lý lương bổng.
Đảm bảo tinh thần thượng tôn pháp luật
terra cung cấp dịch vụ tính lương dựa trên nhu cầu khách hàng, tư vấn và định hướng với tinh thần tôn trọng pháp luật. terra cam kết từ chối bất kỳ yêu cầu nào vi phạm pháp luật dù đó là yêu cầu từ phía khách hàng nhằm đảm bảo sự minh bạch và trở thành người đồng hành đáng tin cậy trong việc tuân thủ pháp luật.
Việc tuân thủ các quy định pháp luật là nền tảng cho hoạt động kinh doanh bền vững và đáng tin cậy, do đó các vấn đề như gian lận phí hoa hồng hoặc làm giả các chi phí sẽ được xử lý và giám sát chặt chẽ, đồng thời hạn chế được các trường hợp gian lận lương vi phạm pháp luật.
Đảm bảo chính xác, minh bạch với công nghệ hiện đại và quy trình chuẩn hóa
Khi lựa chọn dịch vụ terra Payroll, doanh nghiệp sẽ được MIỄN PHÍ sử dụng hệ thống terra HR System. Hệ thống này không chỉ lưu trữ toàn bộ dữ liệu nhân viên mà còn tích hợp chức năng ghi nhận giờ làm và nghỉ phép giúp bộ phận nhân sự dễ dàng quản lý và kiểm tra thông tin một cách chính xác và hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, việc sử dụng terra Payroll tích hợp terra HR System sẽ hạn chế được việc không tuân thủ chính sách “PTO”, giúp bộ phận nhân sự và quản lý doanh nghiệp trực tiếp theo dõi tình hình nghỉ phép, đảm bảo chính sách “PTO” được tuân thủ nghiêm ngặt.
Hơn nữa, hệ thống không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo ra môi trường chuyên nghiệp và minh bạch với tính năng ghi nhận chính xác số giờ làm, hạn chế được trường hợp giờ làm thêm không khớp với đơn xin làm thêm, đảm bảo công bằng giữa các nhân viên.
Sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài terra Payroll đảm bảo minh bạch tiền lương giúp nhân viên an tâm đóng góp công sức làm việc cho doanh nghiệp. Đồng thời, phòng nhân sự nội bộ cũng có thêm thời gian để nâng cao kỹ năng chuyên môn, tập trung một số dự án phát triển. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng hạn chế được những rủi ro về tài chính, hạn chế thất thoát, đảm bảo uy tín và giữ chân được người tài gắn bó lâu dài.
Nếu bạn cũng đang gặp phải những tình huống gian lận tương tự và cần minh bạch trong tính lương. Hãy liên hệ ngay với terra qua Zalo OA (góc dưới bên phải màn hình) để loại bỏ mọi mối lo về gian lận khi tính lương, đem lại sự công bằng cho toàn bộ nhân viên. Đội ngũ terra luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp.
Xem thêm:
- Dịch vụ nộp báo cáo lao động thay cho doanh nghiệp tại terra nhanh chóng, trọn gói, đầy đủ thủ tục hồ sơ pháp lý, đúng luật, đúng thời hạn, hỗ trợ toàn quốc. Đăng ký ngay để được tư vấn chi tiết các loại báo cáo lao động tại terra!
