Chuẩn hóa quy trình tính lương: Chuyện không mới nhưng luôn cần cho mọi doanh nghiệp

Theo Khảo sát về bảng lương toàn cầu của EY năm 2021, 67% tổ chức được khảo sát đồng ý rằng chuẩn hóa quy trình tính lương là điều thiết yếu giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. 

Vậy chuẩn hóa quy trình tính lương được thực hiện như thế nào? Liệu doanh nghiệp có nên tiến hành chuẩn hóa quy trình tính lương?

Tìm hiểu về dịch vụ thuê ngoài tính lương của terra tại đây.

Vì sao phải chuẩn hóa quy trình tính lương?

Tính lương là một trong những nghiệp vụ quan trọng, diễn ra hàng tháng của phòng nhân sự (PNS). Vì thế, chuẩn hóa quy trình tính lương luôn là bài toán được đa số doanh nghiệp cân nhắc bởi nếu thiếu đi quy trình chuẩn, PNS sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian trong quá trình làm việc, có thể gặp phải các rủi ro về pháp lý, dễ mắc lỗi hoặc thậm chí lặp lại lỗi cũ nhiều lần.

Chuẩn hóa quy trình trình tính lương là thiết lập quy tắc cho các hoạt động: xác định doanh thu, lợi nhuận, hình thức trả lương, xây dựng cấu trúc lương, thưởng và hệ thống đánh giá kết quả công việc cho từng vị trí,… Mức độ chuẩn hóa quy trình tính lương sẽ được đo lường thông qua các yếu tố hiệu quả, thời gian thực hiện nghiệp vụ tính lương của PNS và mức lương của các nhân viên cùng cấp bậc trong công ty.

Tạo ra một quy trình tính lương chuẩn giúp PNS dễ dàng xác định rõ mục đích, thứ tự, cách làm và kiểm tra chất lượng của các công việc cần thực hiện trong nghiệp vụ tính lương. Khi tối ưu công việc đúng quy trình, PNS sẽ có thêm thời gian tập trung vào các mục tiêu phát triển khác như nâng cao chất lượng môi trường làm việc, cải tiến quy trình vận hành, giúp doanh nghiệp có nền tảng để phát triển mạnh mẽ và bền vững hơn.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn, thậm chí thất bại trong quá trình chuẩn hóa vì chưa có cái nhìn bao quát về quy trình tính lương, hạn chế về quỹ thời gian và khả năng chuyên môn của PNS. Do đó, để đảm bảo chất lượng của quy trình tính lương, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương như một giải pháp hỗ trợ. 

Kết hợp giữa thuê ngoài và sử dụng nhân sự nội bộ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tính lương thành công 

Giải pháp tính lương hỗ trợ PNS như thế nào? 

Dịch vụ tính lương cơ bản bao gồm quản lý tính lương; quản lý, quyết toán thuế TNCN cho cá nhân và doanh nghiệp; quản lý bảo hiểm xã hội. Ngoài ra, tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, PNS có thể yêu cầu thêm các dịch vụ hỗ trợ hành chính đi kèm.

Ngoài việc giảm thiểu tối đa các rủi ro về pháp lý, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp, dịch vụ tính lương giúp PNS dồn nguồn lực cho mục tiêu chuẩn hóa quy trình tính lương cũng như các mục tiêu chiến lược phát triển doanh nghiệp.

Vì vậy, theo khảo sát bảng lương của EY năm 2021, 69% tổ chức cho biết họ đã sử dụng dịch vụ thuê ngoài cho PNS nói chung và công việc tính lương nói riêng, tăng 12% so với năm 2019. Từ đó, có thể thấy việc kết hợp PNS với dịch vụ tính lương đang là xu hướng mới của các doanh nghiệp quốc tế.

Để đáp ứng nhu cầu dịch vụ tính lương tại Việt Nam, công ty TNHH Vina Payroll Outsourcing (VPO) – công ty con của tập đoàn I-GLOCAL vốn có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tư vấn thuế – kế toán – đầu tư tại Nhật Bản, đã phát triển dịch vụ terra Outsourcing. Với đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên môn sâu rộng về luật và thuế Việt Nam, terra Outsourcing tự tin đảm bảo chất lượng và sự chính xác của dịch vụ, giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro pháp lý, sai sót trong nghiệp vụ tính lương.

Dịch vụ tính lương terra Payroll – tinh giản quy trình nhân sự

Sơ đồ các dịch vụ được cung cấp bởi terra Outsourcing

Dịch vụ thuê ngoài tính lương: 

terra Payroll cung cấp nhóm giải pháp tổng thể về tính lương cho doanh nghiệp, kết hợp với Hệ thống quản trị nhân sự terra. Với terra, toàn bộ thông tin nhân viên, biểu mẫu, bảng lương sẽ được cập nhật và lưu trữ trên cùng một nền tảng trực tuyến, bảo đảm bảo mật, chặt chẽ và minh bạch trong quản lý thông tin nhân sự. Tích hợp nghiệp vụ tính lương và công nghệ giúp doanh nghiệp xử lý công việc cực kỳ nhẹ nhàng và hiệu quả.

Những dịch vụ khác theo nhu cầu của khách hàng:

Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, terra cung cấp dịch vụ chuyển lương hộ, dịch vụ nhân sự hỗ trợ hành chính, hoặc thay mặt khách hàng làm việc với các cơ quan hành chính về bảo hiểm xã hội, thuế, công đoàn, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực của doanh nghiệp.

Sử dụng terra Payroll cho phép khách hàng truy cập đa quyền bao gồm: nhận tư vấn từ những chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự về các giải pháp tính lương, hỗ trợ giải đáp thắc mắc xuyên suốt quá trình sử dụng, đảm bảo doanh nghiệp đang đi đúng hướng trong việc chuẩn hóa quy trình và nâng cao chất lượng quản lý nguồn nhân lực.

Tìm hiểu về dịch vụ tính lương của terra tại đây.