Việc xây dựng và triển khai một quy trình tuyển dụng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp thu hút ứng viên tài năng, qua đó tạo nên môi trường làm việc năng động, sáng tạo. Bài viết bên dưới cung cấp chi tiết thông tin về quy trình tuyển dụng hiệu quả, giúp nâng cao hiệu suất công việc và củng cố sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Quy trình tuyển dụng là gì?
Quy trình tuyển dụng được hiểu là chuỗi hoạt động mà doanh nghiệp cần thực hiện để thu hút, đánh giá và tuyển dụng ứng viên tiềm năng, phù hợp với vị trí còn trống. Đảm bảo hạn chế tối đa rủi ro tuyển dụng ứng viên không phù hợp, làm mất thời gian, công sức, chi phí của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp không đặt ra quy trình tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ khó có thể hình dung được chân dung ứng viên, cách đạt mục tiêu tuyển dụng cho doanh nghiệp. Từ đó khiến tốc độ tìm kiếm ứng viên bị trì hoãn và chất lượng nhân viên mới vào làm không được đảm bảo.
Bên cạnh đó, việc xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp cũng góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp với văn hóa tích cực, gia tăng cơ hội thu hút những ứng viên tiềm năng, nổi bật.
Vai trò của quy trình tuyển dụng
- Tiết kiệm quỹ thời gian: Quy trình tuyển dụng khoa học sẽ giúp doanh nghiệp có thể tìm thấy ứng viên phù hợp một cách nhanh chóng. Qua đó rút ngắn thời gian, tối ưu chi phí cho việc tuyển dụng đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt ứng viên.
- Gắn kết nhân viên với nhau: Quy trình tuyển dụng đạt chuẩn, đúng định hướng giúp doanh nghiệp chọn ra những ứng viên phù hợp và có sự tương đồng, từ đó nhân viên dễ gắn kết hơn, góp phần nâng cao hiệu suất công việc.
- Chủ động trong quá trình tuyển dụng: Quy trình tuyển dụng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động về chiến lược cho các cấp quản lý và phòng nhân sự. Đảm bảo việc điều chỉnh có thể cải thiện chất lượng ứng viên và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
- Nâng cao hiệu suất công việc: Tuyển dụng được nhân sự phù hợp sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và củng cố cam kết gắn bó lâu dài của họ với doanh nghiệp.
Sơ đồ quy trình tuyển dụng hiệu quả, phổ biến hiện nay
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Xác định rõ nhu cầu tuyển dụng giúp doanh nghiệp định hình vị trí cần tuyển dụng, đáp ứng đầy đủ mục tiêu, chiến lược đã hoạch định. Thông thường việc xác định nhu cầu tuyển dụng sẽ bao gồm:
- Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của mỗi vị trí cần tuyển.
- Cân nhắc kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết yêu cầu ở ứng viên.
- Xác định số lượng nhân viên cần tuyển.
- Lập kế hoạch tuyển dụng kỹ càng, đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.
Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Lập kế hoạch tuyển dụng nhằm đảm bảo tuyển được nhân sự phù hợp, quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả, tránh lãng phí. Quá trình lập kế hoạch nên gồm có:
- Xác định kỹ càng nhu cầu tuyển dụng.
- Lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, nên bao gồm thời gian thực hiện và cả ngân sách.
- Theo dõi sát sao và đánh giá quá trình tuyển dụng theo từng giai đoạn để đảm bảo đạt mục tiêu sau cùng.
Phân tích công việc cần tuyển dụng
Trong quá trình phân tích công việc tuyển dụng, bộ phận nhân sự nên:
- Xác định trách nhiệm chính của công việc để có được góc nhìn tổng quan nhất về vị trí cần tuyển và cung cấp thông tin cần thiết cho ứng viên.
- Xác định kiến thức, kỹ năng, và kinh nghiệm cho vị trí cần tuyển.
- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá cho nhiệm vụ, trách nhiệm chính, kiến thức, kỹ năng dành cho ứng viên.
Trong bản mô tả công việc công bố khi tuyển dụng, doanh nghiệp nên đề cập: Sơ lược về công ty, lợi ích dành cho nhân viên làm việc tại công ty, giá trị cốt lõi, vị trí đang tuyển, phòng ban trực thuộc, lương thưởng, trách nhiệm chính trong công việc, yêu cầu cụ thể về vị trí mà ứng viên cần đáp ứng.
Tìm kiếm ứng viên phù hợp
Doanh nghiệp có thể đăng tin tuyển dụng trên website hoặc trên các trang khác như Linkedin, Vietnamworks, TopCV,… đồng thời thúc đẩy ứng viên tiềm năng ứng tuyển bằng cách liên hệ trực tiếp với họ. Khi tìm kiếm ứng viên nên lưu ý:
- Lựa chọn nguồn tuyển dụng phù hợp để tiếp cận ứng viên.
- Chuẩn bị nội dung tuyển dụng chi tiết, thú vị về vị trí công việc đang cần tuyển.
- Chủ động tìm kiếm ứng viên thay vì chỉ đăng tin tuyển dụng và chờ ứng viên liên hệ.
Sàng lọc hồ sơ
Sàng lọc ứng viên là bước không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp bỏ qua những hồ sơ ứng viên không phù hợp yêu cầu và tiêu chí công việc. Sàng lọc ứng viên thường bao gồm:
- Xem xét, đánh giá hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí đã đề ra.
- Sắp xếp hồ sơ ứng viên đã lưu trữ.
- Ứng dụng công nghệ để tăng hiệu quả, tối ưu quy trình sàng lọc hồ sơ ứng viên.
- Tạo danh sách ứng viên tiềm năng, phù hợp với yêu cầu của vị trí đã đăng tuyển.
Phỏng vấn ứng viên
Tùy vào nhu cầu, doanh nghiệp nên cân nhắc chọn phỏng vấn trực tiếp hoặc phỏng vấn online. Trong khi phỏng vấn trực tiếp sẽ tạo nhiều điều kiện tiếp xúc hơn dành cho doanh nghiệp và ứng viên, phỏng vấn online sẽ tiện lợi hơn cho ứng viên do ứng viên có thể cắt giảm thời gian di chuyển, hạn chế ảnh hưởng của thời tiết đến chất lượng cuộc phỏng vấn.
Trong quá trình phỏng vấn ứng viên, nhà tuyển dụng nên:
- Chuẩn bị kỹ càng cho buổi phỏng vấn.
- Tạo môi trường phỏng vấn thoải mái.
- Đặt câu hỏi có liên quan đến vị trí cần tuyển.
- Lắng nghe câu trả lời của ứng viên và đưa ra câu hỏi tiếp nối phù hợp để hiểu rõ ứng viên hơn.
- Đánh giá công tâm kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ của ứng viên.
- Cảm ơn ứng viên khi kết thúc phỏng vấn và cung cấp thời gian nhận kết quả cụ thể.
Đánh giá ứng viên
Đánh giá ứng viên giúp tổng hợp các thông tin thu thập đã có từ trước để đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng. Khi đánh giá ứng viên, nhà tuyển dụng nên:
- Lựa chọn tiêu chí đánh giá phù hợp với vị trí đang tuyển.
- Đánh giá khách quan kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ mỗi ứng viên.
- So sánh giữa các ứng viên để tìm ra nhân sự phù hợp nhất.
- Tham khảo ý kiến từ đồng nghiệp hoặc người quản lý trực tiếp của vị trí đang tuyển để có quyết định đúng đắn.
Gửi thư mời ứng viên nhận việc
Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm của doanh nghiệp, giúp đảm bảo hiệu quả trong quá trình ứng viên hòa nhập môi trường mới. Doanh nghiệp nên gửi lời mời đầy đủ, rõ ràng và sớm nhất có thể cho ứng viên để xác nhận xem ứng viên có sẵn sàng nhận việc hay không.
Chào đón nhân viên mới
Việc chào đón nhân viên mới giúp tạo ấn tượng tốt và giúp họ nhanh chóng hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp, từ đó tạo động lực làm việc hiệu quả và gắn bó lâu dài. Trong quá trình chào đón nhân viên mới, doanh nghiệp nên:
- Giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp, người quản lý, các phòng ban.
- Cung cấp tài liệu cần thiết, như quy định nội bộ, bảng lương, chế độ bảo hiểm,…
- Tổ chức các hoạt động giúp nhân viên mới gặp gỡ và giao lưu với đồng nghiệp.
- Theo dõi và hỗ trợ nhân viên mới xuyên suốt thời gian đầu làm việc.
Lưu ý khi áp dụng quy trình tuyển dụng
Cung cấp mô tả chi tiết công việc
Bản mô tả công việc mơ hồ, chung chung về những công việc ứng viên sẽ làm có thể gây nhầm lẫn không đáng có, ngăn cản ứng viên tiềm năng tiếp cận doanh nghiệp. Ngoài ra, mô tả công việc mơ hồ còn ảnh hưởng tiêu cực đến các bộ phận liên quan trong việc thống nhất lựa chọn ứng viên, gây ra bất đồng nội bộ.
Mang đến trải nghiệm tích cực cho ứng viên
Tạo ra trải nghiệm tích cực cho ứng viên trong quá trình tuyển dụng là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng.
Một website tuyển dụng thân thiện, sáng tạo đầy đủ thông tin về các vị trí công việc và cung cấp chi tiết quy trình tuyển dụng sẽ là điểm cộng cho quyết định ứng tuyển của ứng viên.
Ngoài ra, bộ phận tuyển dụng cũng cần thường xuyên theo dõi và phản hồi nhanh chóng, chuyên nghiệp mọi thắc mắc liên quan vị trí cần tuyển từ ứng viên, đảm bảo ứng viên cảm thấy được tôn trọng và tự tin hơn.
Sử dụng phần mềm tuyển dụng
Phần mềm tuyển dụng sẽ giúp bộ phận nhân sự tối ưu thời gian và giảm tải khối lượng công việc phát sinh trong khi tuyển dụng đồng thời mang lại trải nghiệm liền mạch cho ứng viên khi ứng tuyển. Đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và đúng quy trình, giúp bộ phận nhân sự có thể tập trung làm nhiệm vụ khó khăn hơn.
Phần mềm nhân sự terra HR System
terra HR System sở hữu khả năng tự quản lý thông tin cá nhân của nhân viên. Mỗi nhân viên đều có tài khoản riêng, giúp tăng tính minh bạch trong việc quản lý nhân sự, giảm thiểu tối đa sai sót về thông tin cá nhân, lương thưởng và bảo hiểm.
Một trong những thế mạnh quan trọng khác của terra HR System là khả năng truy cập thông tin nhanh chóng và thuận tiện thông qua website và ứng dụng trên thiết bị di động. Đảm bảo sự linh hoạt cho nhân viên và tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý trong quá trình cập nhật, theo dõi và đối chiếu dữ liệu từ bất kỳ nơi đâu, bất cứ khi nào.
Hơn cả một công cụ quản lý thông tin, dịch vụ terra cung cấp còn là giải pháp hiện đại đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp trong quản lý nhân sự. Điều này đồng nghĩa với việc nâng cao hiệu suất công việc và tạo ra môi trường làm việc mà mọi người có thể chủ động quản lý thông tin cá nhân của mình.
Xem thêm: Dịch vụ nộp báo cáo lao động thay cho doanh nghiệp tại terra nhanh chóng, trọn gói, đầy đủ thủ tục hồ sơ pháp lý, đúng luật, đúng thời hạn, hỗ trợ toàn quốc. Đăng ký ngay để được tư vấn chi tiết các loại báo cáo lao động tại terra!
