Quản lý nhân sự luôn là vấn đề đáng lưu tâm của hầu hết các doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp sản xuất, các nhà máy, nhà xưởng hiện nay, quy trình quản lý nhân sự, quản lý công ca lại càng khó khăn hơn gấp bội. Vậy liệu có giải pháp nào có thể hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục những bất cập này?

Bản chất quản lý công ca cho doanh nghiệp sản xuất

Để quản lý nhân viên, các doanh nghiệp khối nhà máy, sản xuất đòi hỏi cần phải nắm được bao quát quá trình hoạt động của từng nhân viên, bao gồm thời gian làm việc, thời gian chấm công,… từ đó kịp thời đưa ra phương hướng điều chỉnh để hoạt động sản xuất diễn ra trôi chảy, đảm bảo tiến độ và đạt năng suất cao. Do đó, đối với các doanh nghiệp có mô hình làm việc theo chế độ ca kíp, lịch làm việc của từng nhân viên rất quan trọng và cần được đảm bảo chính xác khi cập nhật. Các yếu tố như đúng giờ, đủ số nhân viên và lên ca phù hợp, sẽ tác động trực tiếp tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên làm việc trong kho xưởng, nhà máy lên đến hàng trăm, hoặc hàng nghìn người với nhiều ca làm việc khác nhau, bộ phận nhân sự sẽ phải “đau đầu” vì đối mặt với các công việc nan giải như tổng hợp, sắp xếp công ca hay tính toán lương thưởng cho từng nhân viên. Vì tại các doanh nghiệp thuộc khối sản xuất, số ca được phân công làm việc của mỗi nhân viên thường nhiều hơn một. Vậy nên khi so sánh với các công ty có ca làm cố định, việc sắp xếp công ca, chấm công và tính lương cho nhân viên của các doanh nghiệp sản xuất sẽ khó khăn hơn rất nhiều. Bộ phận nhân sự cần phải cân nhắc kỹ lưỡng về các vấn đề “Một ngày nhân viên đó có bao nhiêu ca làm? Mỗi ca cần bao nhiêu nhân viên? Thời gian từng ca phân bổ như thế nào?” 

Quản lý công ca thủ công gây ra những bất cập gì ?

Trên thực tế, bản chất của việc quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp thuộc khối sản xuất vốn đã tồn tại nhiều trở ngại. Dù vậy, hầu hết các doanh nghiệp khối nhà máy, sản xuất vẫn còn đang quản lý công ca cho nhân viên bằng các phương thức quản lý truyền thống như phân công ca làm trên Excel, sổ sách,… Sau đó, dựa trên ca làm việc đã được phân công hoặc thông báo trước đó, nhân viên sẽ đi làm và thực hiện chấm công. Có thể thấy, sử dụng các phương pháp quản lý thủ công như trên không thể giải quyết được những bất cập này, ngược lại còn có thể phát sinh những sai sót không đáng có ảnh hưởng đến chất lượng công việc của cả cá nhân nhân viên và doanh nghiệp. 

Nhược điểm đầu tiên khi phòng nhân sự phân công ca làm việc trên Excel hoặc sổ sách là nhân viên không thể cập nhật nhanh chóng được ca làm của bản thân. Chưa kể đến trường hợp, nhân viên có thể đăng ký ca làm theo từng tuần, hay thường xuyên có nhu cầu tăng ca, huỷ ca, đổi ca cho đồng nghiệp. 

Bên cạnh đó, phòng nhân sự sẽ phải thực hiện thêm bước nhập thông tin ca làm lên hệ thống để thông tin chấm công phù hợp với ca làm việc của người lao động. Cách làm thủ công này vô tình tạo thêm nhiều công việc cho phòng nhân sự với hàng tá bất cập như mất nhiều thời gian rà soát và xử lý thông tin, dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn dữ liệu của nhân viên này với nhân viên khác cũng như khả năng thất thoát tài liệu do lưu trữ phân mảnh.

Cuối cùng, hàng tháng, để tính toán ra bảng chấm công, tổng thời gian làm việc thực tế của từng người lao động nhằm phục vụ cho công tác tính lương, bộ phận nhân sự cần phải xuất file từ máy chấm công, thực hiện tổng hợp bảng phân ca từ các bộ phận gửi lên cũng như các đơn từ xin nghỉ của nhân viên.

Có thể thấy, đối với mô hình doanh nghiệp trong khối sản xuất, nhà máy, việc quản lý nhân sự, quản lý công ca vẫn còn phải đối mặt với rất nhiều bất cập đến từ phương pháp thủ công.

Áp dụng công nghệ vào tính công ca cho doanh nghiệp sản xuất

Để khắc phục những bất cập trên, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn áp dụng công nghệ vào quy trình vận hành. Việc áp dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu phần nào công sức, thời gian cũng như hạn chế những sai sót có thể xảy ra với số lượng lớn nhân sự. Được phát triển trên nền tảng công nghệ, terra mang đến giải pháp quản lý nhân sự cho doanh nghiệp thông qua phần mềm quản trị nhân sự toàn diện – terra HR System. Các khó khăn trong khâu tổng hợp, tính toán công ca sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng, đơn giản từ đầu đến cuối trong suốt quá trình tính lương như sau:

Công đoạn sắp xếp ca (ca thường và tăng ca)

Ở công đoạn sắp xếp ca, nhằm tạo sự thuận tiện cho quản lý và người lao động trong quá trình tạo và tinh chỉnh công ca, terra đã thiết kế chức năng giúp người dùng có thể thao tác trực tuyến hoàn toàn công đoạn này.

Đối với phân quyền quản lý có thể tạo, thay đổi ca, lựa chọn nhân viên trong ca, điều chỉnh ca kíp ngay trên hệ thống.

Đối với phân quyền người lao động, có thể tạo đơn tăng ca, đổi ca, nghỉ phép và xem quá trình duyệt trực tiếp trên phần mềm. Đặc biệt cả quản lý và nhân viên đều có thể xem lại thời gian làm thực tế, những thay đổi trong sắp xếp công ca giúp kiểm soát tốt ca làm, hạn chế tình trạng phân nhầm ca, lúc thì thiếu nhân viên, lúc lại tốn kém chi phí cho những ca làm quá nhiều nhân viên.

Công đoạn chấm công 

Kết hợp với camera HANET, wifi để ghi nhận giờ công giảm thời gian nhân sự trích xuất vân tay từ máy chấm công, khi sử dụng giải pháp từ terra, doanh nghiệp có thể xem được thời gian real time của nhân viên mà không cần phải đăng nhập vào máy chủ (dữ liệu máy vân tay).

Đối với phân quyền quản lý có thể kiểm tra số giờ làm, giờ check in/out của nhân viên thay vì phải rà soát thủ công hay đăng nhập vào máy chủ để xem như các hình thức chấm công truyền thống (thẻ từ, vân tay,..). Điều này đóng vai trò rất quan trọng giúp giảm thời gian, công sức  rà soát, nhập dữ liệu cho việc tính lương và cùng lúc hạn chế tình trạng gian lận.

Đối với phân quyền nhân viên cũng có thể thực hiện chấm công và xem dữ liệu chấm công tương tự phân quyền quản lý.

Công đoạn tổng hợp dữ liệu và tính lương

Tích hợp giữa phần mềm chấm công và phần mềm tính lương, toàn bộ dữ liệu nhân sự sẽ được lưu trữ trên cùng một hệ thống. Từ đó, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng sử dụng dữ liệu chấm công phục vụ cho công tác tính lương. Ngoài ra, hệ thống còn giúp tính công cho các ca khác nhau(ngày, đêm, ca gãy), tự động khấu trừ số giờ nghỉ phép, giờ không phép, giờ tăng ca. 

Bên cạnh đó, terra còn cung cấp dịch vụ tính lương – terra Payroll nhằm giải quyết triệt để các khó khăn của phòng nhân sự trong công tác tính lương. Khi chọn dịch vụ tính lương terra Outsourcing, khách hàng sẽ được sử dụng thêm tất cả các tính năng của phần mềm quản trị nhân sự toàn diện – terra HR System, bao gồm cả chức năng quản lý công ca đã được nêu trên.

Nếu bạn có nhu cầu nhận tư vấn và trải nghiệm thử miễn phí giải pháp terra, hãy để lại thông tin đăng ký ngay tại đây.