Các nghiệp vụ tính lương, quyết toán thuế, giải quyết BHXH là những công việc hành chính quan trọng của nhân sự (“HR”). Tuy nhiên, theo chia sẻ của một số doanh nghiệp đã hợp tác và sử dụng dịch vụ tính lương terra Payroll, phòng nhân sự của họ không ổn định, HR thường xuyên nghỉ việc, dẫn đến quy trình tính lương không ổn định, thường xuyên phải đào tạo, hướng dẫn lại cho nhân sự mới. Vậy, hướng giải quyết cho thực trạng này là gì? Hãy theo chân terra đi tìm biện pháp phù hợp nhất nhé!
Vòng lặp tính lương doanh nghiệp mắc phải khi có sự thay đổi nhân sự
Chức năng của phòng nhân sự
Trong một tổ chức, phòng nhân sự không chỉ đơn thuần là một bộ phận hỗ trợ tập thể nhân viên mà còn có vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp. Phòng nhân sự chịu trách nhiệm đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực chất lượng để thực hiện các mục tiêu kinh doanh và phải đảm bảo với tập thể nhân viên rằng rằng các quyền lợi của họ luôn được bảo mật và an toàn. Thông thường, phòng nhân sự tại mỗi doanh nghiệp sẽ đảm nhiệm các nghiệp vụ:
- Tuyển dụng nhân sự phù hợp cho các phòng ban
- Đào tạo và phát triển (Learning & Development – “L&D“) nguồn nhân lực cho doanh nghiệp
- Quản lý rõ ràng các hợp đồng lao động của nhân viên
- Quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên
- Phụ trách các vấn đề liên quan đến thuế bảo hiểm như thuế TNCN, BHXH,…
Quy trình tính lương bị ảnh hưởng khi thay đổi nhân sự
Nhân sự tiền lương là bộ phận chuyên quản lý và giám sát các quyền lợi của người lao động kể từ khi ký kết hợp đồng lao động, cụ thể là nghiệp vụ quản lý hợp đồng lao động, hệ thống và tính lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên. Các công việc của bộ phận này thường bao gồm:
- Quyết toán lương và làm thủ tục chi lương, thưởng hàng tháng cho nhân viên.
- Liên tục cập nhật các quy định của pháp luật về chế độ, chính sách, lương
- Giải quyết các thủ tục liên quan đến thuế TNCN, BHXH,…
- Tổ chức lưu trữ, sắp xếp, cập nhật và bảo quản hồ sơ lương
- Giải đáp thắc mắc liên quan chính sách tiền lương và các vấn đề có liên quan khác
Từ các nghiệp vụ trên, có thể thấy, chức năng của nhân sự tiền lương là vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Vì vậy, nếu nhân sự tiền lương nghỉ việc, cả nhân sự đó và doanh nghiệp sẽ phải dành nhiều thời gian và công sức để hoàn thành giai đoạn bàn giao lại công việc, đảm bảo các nhiệm vụ luôn được hoàn thành đúng quy trình doanh nghiệp đã quy định ban đầu một cách chính xác.
Đối với nhân sự tiền lương: Khi nhân sự tiền lương mới được tuyển dụng, nhân sự tiền lương cũ sẽ phải tốn thời gian để thực hiện nghĩa vụ bàn giao, bao gồm:
- Bàn giao lại cách tạo ra một bảng lương và hướng dẫn cách chấm công cho nhân viên mới
- Hướng dẫn nhân viên mới cách thu thập dữ liệu chấm công từ nhân viên các phòng ban
- Thiết lập bảng lương, hướng dẫn và nêu những lưu ý về bảng lương, thuế TNCN và quyền lợi BHXH của từng nhân viên trong công ty
- Thời gian phải chi lương, gửi phiếu lương cho nhân viên
Đối với doanh nghiệp: Sau khi nhân sự tiền lương mới thực hiện các nghiệp vụ trên, doanh nghiệp sẽ phải:
- Tốn thời gian để kiểm tra lại dữ liệu trước khi xuất bảng lương hoàn chỉnh và gửi phiếu lương đến từng nhân viên
- Liên tục kiểm tra quy trình thực hiện công việc của nhân viên mới để đảm bảo các thủ tục được hoàn thành chính xác
- Có nguy cơ gặp phải tình trạng dữ liệu lương bị thất lạc, phân mảnh, gây sai sót và khó cho việc kiểm tra và quản lý, gây tốn thời gian và công sức
Và trong trường hợp tương lai, nhân sự tiền lương đó lại tiếp tục nghỉ việc, quy trình này sẽ tiếp tục diễn ra nhiều lần và tạo thành một vòng lặp không hồi kết, doanh nghiệp sẽ phải bắt đầu với việc tuyển dụng nhân sự, hướng dẫn nhân sự mới, sau đó nhân sự mới thực hiện tính lương, kiểm tra lại dữ liệu bảng lương do nhân sự mới thực hiện, gây mất rất nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp.
Giải pháp giúp doanh nghiệp thoát khỏi vòng lặp tính lương khi có sự thay đổi nhân sự
Để khắc phục được tình trạng này, các doanh nghiệp cần tập trung đưa ra một hướng đi phù hợp hơn, đem lại hiệu quả và lợi ích cao nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức nhưng vẫn nhận lại được kết quả tương đương, hoặc cao hơn so với việc tiếp tục tuyển dụng nhân viên C&B mới. Một trong số các đề xuất hợp lý nhất để giải quyết vấn đề này là sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương.
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài để thực hiện các nghĩa vụ tính lương đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và tin dùng. Việc thuê các dịch vụ này không chỉ đảm bảo được tính chính xác về quy trình mà còn cắt giảm được các công việc của phòng hành chính nhân sự, giải quyết ổn thỏa các thủ tục liên quan đến luật, bảo hiểm phức tạp,… giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức và hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra.
Vì sao doanh nghiệp nên chọn dịch vụ tính lương terra Payroll để thay thế?
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các công ty cung cấp các dịch vụ hỗ trợ phòng nhân sự, vậy giữa hàng trăm các công ty cung cấp dịch vụ tương tự, vì sao doanh nghiệp lại nên lựa chọn terra Payroll?
Là một trong những nhà cung cấp hàng đầu cùng kinh nghiệm và chuyên môn cao, terra Payroll cam kết mang đến giải pháp toàn diện để khắc phục thực trạng này cho doanh nghiệp, đảm bảo chính xác và đúng hạn.
Khi lựa chọn terra Payroll, doanh nghiệp chỉ cần kiểm tra dữ liệu bảng lương sau khi đã được terra Payroll hoàn thành đầy đủ và hoàn thiện không phải tốn thời gian hướng dẫn cho nhân sự tiền lương mới. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được công sức, dành thời gian tập trung cho mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến.
Ngoài ra, sử dụng terra Payroll, doanh nghiệp sẽ không cần phải bỏ chi phí thuê chuyên viên tiền lương, cũng không xảy ra tình trạng nhân sự nghỉ dẫn đến bàn giao và hướng dẫn lại từ đầu cho nhân sự mới. Đồng thời, đảm bảo được tính bảo mật thông tin, hạn chế tình trạng nhân viên biết lương của nhau, tránh những tranh cãi và xích mích không đáng có. Vấn đề xảy ra trong vòng lặp sẽ được cắt giảm ngay từ ban đầu.
Những lợi ích mà terra Payroll mang đến cho doanh nghiệp so với việc thuê nhân sự mới sẽ đảm bảo vượt trội hơn hẳn, các ưu điểm có thể kể đến như:
- Đội ngũ chuyên viên C&B chuyên nghiệp: Tư vấn, hỗ trợ các vấn đề và thủ tục liên quan đến luật lao động, cập nhật thuế TNCN và BHXH sẽ hoàn toàn tương đương như thuê chuyên viên tiền lương in-house.
- Sử dụng miễn phí phần mềm nhân sự terra HR System: Giúp tích hợp toàn bộ dữ liệu chấm công, quyết toán lương, ngày phép,… lên cùng một hệ thống.
- Cắt giảm bớt các công việc hành chính: cập nhật dữ liệu nhân viên, báo cáo tăng giảm nhân sự với cơ quan chức năng, tính lương thủ công.
Vòng lặp “hướng dẫn nhân sự tính lương mới” là một thực trạng xảy ra thường xuyên gây ra không ít khó khăn và rắc rối cho doanh nghiệp. Những khách hàng của terra cũng đã từng mắc phải và giải quyết thành công bằng terra Payroll. Chính vì vậy, dựa trên kinh nghiệm đã đề xuất và đưa ra giải pháp tối ưu cho 250 doanh nghiệp, terra tin rằng terra Payroll chắc chắn sẽ giúp phòng nhân sự giải quyết được vấn đề này.
