Cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng là vấn đề nhiều người lao động quan tâm khi phát hiện có từ hai sổ BHXH trở lên. Nếu không xử lý kịp thời, việc trùng sổ có thể ảnh hưởng quyền lợi và gây khó khăn khi chốt sổ. Việc hiểu rõ cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng sẽ giúp người lao động tránh được rủi ro khi chốt sổ và đảm bảo quyền lợi lâu dài. Bài viết dưới đây, terra sẽ hướng dẫn chi tiết nguyên nhân, hậu quả và thủ tục xử lý theo quy định mới nhất.
Bảo hiểm xã hội bị trùng là gì?
Bảo hiểm xã hội (BHXH) bị trùng là tình trạng một cá nhân có từ hai sổ BHXH trở lên, hoặc cùng lúc được ghi nhận hai mã số BHXH khác nhau. Điều này xảy ra khi người lao động thay đổi công ty, thông tin cá nhân, hoặc trong quá trình quản lý hồ sơ tại doanh nghiệp và cơ quan BHXH có sai sót.
Việc có nhiều sổ hoặc nhiều mã số cùng lúc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi khi hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí hoặc khi chốt sổ nghỉ việc.
Xem thêm: Hướng dẫn làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2025
Nguyên nhân dẫn đến bảo hiểm xã hội bị trùng
Để biết cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng hiệu quả, trước tiên người lao động cần nắm rõ những nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng này.
Do thay đổi công ty và đăng ký lại mã số bảo hiểm xã hội
Khi chuyển sang công ty mới, nếu nhân sự chưa kiểm tra mã số BHXH đã cấp trước đó, doanh nghiệp mới có thể vô tình đăng ký thêm mã số mới cho người lao động.
Xem thêm: Tờ rời bảo hiểm xã hội là gì? Hướng dẫn cách lấy, kiểm tra và thời gian nhận tờ rời bảo hiểm xã hội mới nhất
Do chưa khai báo mã số bảo hiểm xã hội khi chuyển nơi làm việc
Nhiều lao động không cung cấp thông tin về mã số BHXH cũ cho công ty mới, dẫn đến việc được cấp một sổ mới.
Do nhập sai thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, CMND/CCCD)
Chỉ cần sai một ký tự trong họ tên, ngày tháng năm sinh hoặc số giấy tờ tùy thân, hệ thống có thể ghi nhận thành một cá nhân khác và cấp sổ mới.
Hậu quả nếu không xử lý bảo hiểm xã hội bị trùng
Nếu không kịp thời tìm cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng, có thể gây ra nhiều hệ lụy Chính vì vậy, nắm rõ cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng là bước quan trọng để hạn chế các rủi ro về chế độ, quyền lợi:
- Dữ liệu đóng BHXH bị phân mảnh: Khi tồn tại hai (hoặc nhiều) sổ/mã số cho cùng một người, quá trình tham gia BHXH bị phân mảnh. Cơ quan BHXH phải xác minh thủ công, dẫn tới chậm trễ giải quyết chế độ.
- Không cộng dồn đúng thời gian đóng: Quá trình bị tách rời trên nhiều sổ làm thiếu năm/tháng đóng khi tính hưu, BHXH một lần hoặc các chế độ ngắn hạn.
- Làm chậm, treo hồ sơ chế độ: Thai sản, ốm đau, TNLĐ, thất nghiệp,… có thể bị yêu cầu bổ sung vì thông tin cá nhân và quá trình không khớp.
- Không chốt sổ khi nghỉ việc: Đơn vị cũ/ mới không thể chốt do phát hiện trùng, kéo dài thủ tục thanh toán chế độ thôi việc.
- Phát sinh điều chỉnh đóng trùng: Nếu cùng thời gian đóng ở 2 đơn vị, cơ quan BHXH sẽ hủy một dòng đóng, điều chỉnh hoàn trả/quy đổi; doanh nghiệp mất thời gian quyết toán, bạn bị gián đoạn quyền lợi.
- Sai thông tin thẻ BHYT/tra cứu VssID: Dữ liệu cá nhân không đồng bộ (họ tên, ngày sinh, CCCD) dễ gây lỗi khi khám chữa bệnh BHYT hoặc tra cứu quá trình tham gia.
Xem thêm: Mất sổ bảo hiểm xã hội làm lại ở đâu? Hướng dẫn thủ tục chi tiết 2025
Cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng
Cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng là người lao động cần thực hiện theo các bước sau:
Kiểm tra tình trạng trùng sổ bảo hiểm xã hội
Có 3 cách kiểm tra tình trạng trùng sổ bảo hiểm xã hội. Ở cả 3 cách này, nếu người lao động thấy mình có từ 2 mã số BHXH trở lên tức là bị trùng:
- Cách 1: Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc ứng dụng VssID.
Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Tại giao diện chính, chọn mục “Tra cứu trực tuyến”.
Bước 2: Trong danh sách các tiện ích tra cứu, chọn “Tra cứu mã số BHXH”. Đây là chức năng giúp người dùng kiểm tra thông tin liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội của mình.
Bước 3: Nhập thông tin cá nhân để hệ thống tiến hành tra cứu. Lưu ý: Các trường có dấu (*) là bắt buộc, nếu để trống thì hệ thống sẽ không trả kết quả.
Bước 4: Tích chọn vào ô “Tôi không phải người máy”, sau đó nhấn “Tra cứu”. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin mã số BHXH của bạn.
=> Nếu kết quả hiển thị chỉ một mã số, nghĩa là bạn chỉ có một sổ BHXH.
=> Nếu kết quả cho ra từ hai mã số trở lên, điều đó chứng tỏ bạn đang có tình trạng trùng sổ BHXH và cần liên hệ cơ quan BHXH để được hướng dẫn gộp sổ.
- Cách 2: Gọi tổng đài 1900 9068 để được hướng dẫn.
- Cách 3: Đến cơ quan BHXH cấp huyện nơi đang quản lý để xác minh trực tiếp.
Xem thêm: 2 cách lấy lại mật khẩu bảo hiểm xã hội nhanh chóng, đơn giản
Chuẩn bị hồ sơ xử lý sổ bảo hiểm xã hội trùng
- Tờ khai TK1-TS (ghi rõ nội dung đề nghị “gộp sổ BHXH/điều chỉnh thông tin”).
- Các sổ BHXH đang giữ (nếu thất lạc 1 sổ, vẫn nộp hồ sơ gộp và khai mất).
- CCCD/CMND và giấy tờ chứng minh thông tin đúng (giấy khai sinh/giấy xác nhận đổi tên… nếu có).
- Tờ rời quá trình đóng (nếu bạn còn lưu).
- Giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác nộp).
Lưu ý: Người lao động đang trong quá trình làm việc, cách giải quyết bao hiểm xã hội bị trùng là nên thông báo phòng nhân sự để đơn vị phối hợp gửi công văn đề nghị gộp – tiến độ thường nhanh và ít phải bổ sung.
Thủ tục gộp hoặc hủy sổ bảo hiểm xã hội trùng
Bước 1: Nộp hồ sơ tại BHXH nơi quản lý. Người lao động có thể nộp trực tiếp, thông qua bưu chính hoặc ủy quyền cho đơn vị sử dụng lao động.
Bước 2: Đối chiếu và xử lý dữ liệu:
- Gộp sổ khi các sổ ghi thời gian không trùng nhau thì sẽ cộng dồn về một mã số duy nhất.
- Hủy sổ/phiếu ghi trùng khi cùng thời gian đóng ở 2 nơi chỉ giữ 1 dòng hợp lệ, điều chỉnh dòng còn lại.
- Sửa thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, CCCD) để đồng bộ toàn hệ thống.
Bước 3: Nhận kết quả. Thông thường khoảng 10 ngày làm việc từ khi hồ sơ đủ; hồ sơ cần xác minh liên đơn vị có thể kéo dài hơn. Kết quả gồm sổ BHXH hợp nhất và thông báo điều chỉnh (nếu có).
Lưu ý khi giải quyết sổ bảo hiểm xã hội bị trùng
Dưới đây là một số lưu ý liên quan đến cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng, người lao động có thể tham khảo. Những lưu ý này sẽ giúp quá trình thực hiện cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.
- Đồng bộ thông tin cá nhân: Dùng CCCD gắn chip thống nhất ở mọi hồ sơ; kiểm tra dấu – khoảng trắng – thứ tự tên trước khi nộp tờ khai TK1-TS.
- Giữ chứng từ: Lưu tờ rời, phiếu hẹn, biên nhận bưu chính; chụp lại sổ BHXH trước khi nộp để đối chiếu.
- Không đóng trùng thời gian: Nếu kiêm nhiệm 2 nơi, chỉ một đơn vị đóng BHXH bắt buộc theo hợp đồng chính.
Những câu hỏi thường gặp về bảo hiểm xã hội bị trùng
Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các nghiệp vụ bảo hiểm xã hội, dưới đây là các câu hỏi thường gặp và câu trả lời mà terra tổng kết liên quan đến cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng. Dưới đây là những thắc mắc phổ biến nhất xoay quanh cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng mà người lao động thường gặp.
Gộp sổ bảo hiểm xã hội có mất thời gian đóng không?
Không. Tất cả thời gian đóng hợp lệ đều được cộng dồn trên một mã số duy nhất. Thời gian trùng nhau chỉ tính một lần.
Có thể tự làm thủ tục gộp sổ hay phải nhờ công ty?
Có. Người lao động tự nộp được tại BHXH cấp huyện. Nếu đang làm việc, terra khuyến nghị người lao động phối hợp với doanh nghiệp hoặc cơ quan gửi công văn đối chiếu dữ liệu để rút ngắn thời gian xác minh.
Thời gian xử lý gộp sổ bảo hiểm xã hội là bao lâu?
Thông thường trong vòng 10 ngày làm việc. Nếu hồ sơ phức tạp hoặc cần xác minh nhiều đơn vị, thời gian có thể kéo dài hơn.
Nếu bị mất một trong các sổ trùng thì phải làm sao?
Vẫn lập hồ sơ gộp, tích vào phần “cấp lại/điều chỉnh” trên TK1-TS và khai mất sổ. Cơ quan BHXH sẽ căn cứ dữ liệu quản lý để gộp, không bắt buộc phải xuất trình đủ cả hai sổ giấy.
Có phải đóng phí khi gộp sổ bảo hiểm xã hội không?
Không. Thủ tục gộp/hủy sổ trùng do BHXH thực hiện miễn phí. Nếu phát sinh điều chỉnh dòng đóng trùng, cơ quan sẽ xử lý hoàn trả/quy đổi theo quy định.
Dịch vụ bảo hiểm xã hội từ giải pháp tính lương terra Payroll
Việc xử lý sổ BHXH trùng nhiều khi phức tạp, đặc biệt với doanh nghiệp quản lý số lượng lao động lớn. Chính vì thế, terra – thuộc VPO (công ty thành viên tập đoàn I-Glocal), cung cấp dịch vụ bảo hiểm xã hội từ giải pháp tính lương terra Payroll bao gồm:
- Đăng ký và điều chỉnh thông tin BHXH: Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho người lao động, cập nhật điều chỉnh dữ liệu theo quy định.
- Tính và kê khai BHXH hàng tháng: Đảm bảo kê khai mức đóng BHXH, BHYT chính xác, đồng thời lập hồ sơ, nộp báo cáo và hoàn thành nghĩa vụ đúng thời hạn với cơ quan BHXH.
- Thực hiện chế độ BHXH: Đồng hành cùng doanh nghiệp và người lao động trong quá trình làm hồ sơ, giải quyết quyền lợi liên quan đến ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí hay tử tuất.
- Đại diện làm việc với cơ quan BHXH: Trực tiếp thay mặt doanh nghiệp trao đổi, xử lý hồ sơ và giải quyết các vấn đề phát sinh với cơ quan BHXH.
Tổng kết
Cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng là cần thực làm sớm để bảo toàn quyền lợi, tránh treo chế độ và tiết kiệm chi phí xử lý. Khi nắm rõ quy trình, cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng sẽ trở nên đơn giản và giúp người lao động an tâm hơn về quá trình tham gia BHXH. terra luôn sẵn sàng đồng hành để hồ sơ của người lao động về một mã số duy nhất, minh bạch và chính xác
