Cập nhật CCCD bảo hiểm xã hội thay cho CMND giúp đảm bảo thông tin chính xác, tránh sai sót khi tra cứu và thụ hưởng quyền lợi BHXH. Cùng terra tìm hiểu ngay dưới đây!
Trường hợp sai sót về cập nhật CCCD bảo hiểm xã hội của khách hàng terra
Vấn đề: Một công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) tại Việt Nam, là khách hàng của terra và đã gặp phải sai sót trong thông tin bảo hiểm xã hội (BHXH) của nhân viên. Dù bộ phận nhân sự của doanh nghiệp đã làm việc rất kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy định pháp luật, nhưng vẫn xảy ra trường hợp sai CMND trên sổ BHXH của hai nhân viên. Trong đó, một nhân viên đã yêu cầu hưởng chế độ ốm đau từ BHXH, nhưng do hệ thống vẫn ghi nhận CMND cũ thay vì CCCD mới, ảnh hưởng đến quá trình giải quyết quyền lợi bảo hiểm của nhân viên bị chậm trễ.
Hậu quả: Mặc dù công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH cho nhân viên hàng tháng, việc không cập nhật chính xác thông tin bảo hiểm xã hội khiến nhân viên không thể tra cứu quyền lợi BHXH của mình. Trường hợp sai CMND trên sổ BHXH đã làm cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc giải quyết chế độ BHXH cho nhân viên khi họ yêu cầu, do hệ thống vẫn ghi nhận CMND cũ thay vì CCCD. Điều này gây ra sự chậm trễ trong việc thụ hưởng các quyền lợi, ảnh hưởng tiêu cực đến sự hài lòng và niềm tin của nhân viên đối với công ty.
Giải pháp
Vì khối lượng công việc của bộ phận nhân sự tại thời điểm cuối tháng khá lớn, đặc biệt là khi phải xử lý các báo cáo cuối năm và các nhiệm vụ khác, nên việc cập nhật thông tin cho nhân viên không được giải quyết ngay lập tức. Nhận thấy tầm quan trọng của việc cập nhật chính xác các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, công ty đã nhanh chóng tìm đến dịch vụ bảo hiểm xã hội của terra để xử lý vấn đề này.
Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ dịch vụ tư vấn BHXH, thuế TNCN và tiền lương – terra Consultant, terra đã rà soát lại toàn bộ thông tin nhân viên và giúp công ty khắc phục toàn bộ sai sót, đảm bảo thông tin bảo hiểm xã hội của tất cả nhân viên được đồng bộ với CCCD mới. Nhờ đó, trường hợp của hai nhân viên được xử lý kịp thời, đảm bảo được quyền lợi người lao động và công ty tránh được các rủi ro pháp lý tiềm ẩn từ việc không tuân thủ quy định về thay đổi CMND sang CCCD trên BHXH.
Tại sao xảy ra sai sót trong cập nhật CCCD bảo hiểm xã hội của nhân viên?
Sai sót trong thông tin đăng ký BHXH của nhân viên, cụ thể là sai CMND trên sổ BHXH xảy ra vì nhiều lý do. Dưới đây là một số lý do cụ thể:
Khối lượng công việc quá tải: Trong những thời điểm bận rộn như khi làm báo cáo cuối năm hay các mùa cao điểm, bộ phận nhân sự thường phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Vì vậy, việc quản lý và cập nhật thông tin bảo hiểm xã hội có thể không được chú trọng đúng mức, dẫn đến những sai sót không mong muốn.
Thiếu sót trong việc kiểm tra: Với khối lượng công việc lớn, nhân viên nhân sự có thể không có đủ thời gian để kiểm tra và xác minh thông tin của từng nhân viên. Điều này có thể dẫn đến việc thông tin cá nhân không được cập nhật chính xác, như việc không thay đổi từ CMND sang CCCD trong hệ thống BHXH.
Tập trung vào các nhiệm vụ khác quan trọng hơn: Khi bộ phận nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ cấp bách khác, như tuyển dụng, thực hiện các báo cáo quan trọng, chuẩn bị các sự kiện, ngày lễ họ có thể quên hoặc lơ là việc cập nhật thông tin bảo hiểm xã hội, dẫn đến tình trạng thông tin không khớp.
=> Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp có thể tìm đến dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp terra Consultant, không chỉ về bảo hiểm xã hội mà còn về lương, thuế TNCN cho doanh nghiệp từ terra để có thể giảm bớt gánh nặng cho bộ phận nhân sự. Những hạn chế về mặt thời gian, tính chính xác đều được đội ngũ terra đảm bảo qua dịch vụ này
Cập nhật CCCD bảo hiểm xã hội bị sai có ảnh hưởng đến quyền lợi NLĐ không?
Theo Công văn 3835/BHXH-CST, việc sai CMND trên sổ BHXH không ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hay bảo hiểm thất nghiệp. Tuy nhiên, điều này gây bất tiện và làm chậm tiến trình xét duyệt hồ sơ. Để tránh mất thời gian và đảm bảo thuận lợi khi cần sử dụng các phúc lợi bảo hiểm một cách nhanh chóng, bạn nên cập nhật thông tin CCCD cho BHXH theo hướng dẫn của terra ngay dưới đây nhé!
Xem thêm: Xin cấp lại bìa sổ BHXH ở đâu? Hồ sơ và thủ tục cấp lại
Hướng dẫn quy trình cập nhật CCCD bảo hiểm xã hội
Chuyển đổi CMND thành CCCD đơn giản với 2 cách thức sau:
Hình thức trực tiếp
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ bao gồm: Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (Mẫu TK1-TS).
Bước 2: Nộp hồ sơ cập nhật CCCD hoặc CCCD gắn chip trên hệ thống BHXH:
+ Đối với người lao động còn đang làm việc, hồ sơ sẽ được nộp qua công ty.
+ Đối với người lao động đã nghỉ việc, hồ sơ cần được gửi trực tiếp đến cơ quan BHXH tại nơi cư trú.
Bước 3: Chờ đợi phản hồi từ cơ quan BHXH để hoàn tất quá trình cập nhật thông tin.
Hình thức trực tuyến
Ngoài ra, bạn có thể thực hiện việc thay đổi thông tin CCCD trên BHXH một cách với thao tác đơn giản như sau:
Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam.

Bước 2: Đăng nhập bằng mã số BHXH và mật khẩu được cung cấp bởi cơ quan BHXH. Nếu chưa có tài khoản, hãy chọn “Đăng ký” và làm theo hướng dẫn.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng tài khoản ở góc phải màn hình và chọn “Thông tin tài khoản”.

Bước 4: Nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa bên cạnh mục “Số CCCD/CMND/hộ chiếu” để cập nhật ảnh mặt trước và mặt sau của CCCD.

Bước 5: Nhập mã xác nhận và chọn “Ghi nhận” để hoàn thành thủ tục.

Nếu hồ sơ của bạn được xác nhận hợp lệ, cơ quan BHXH Việt Nam sẽ phê duyệt và cập nhật thông tin mới lên hệ thống bảo hiểm toàn quốc.
Dịch vụ tư vấn terra Consultant
Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ bảo hiểm xã hội, terra Consultant còn bao gồm giải pháp tư vấn bảng lương và tư vấn thuế TNCN. Giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình tính lương, tuân thủ đúng pháp luật và tối ưu hiệu suất vận hành.
Cụ thể nhiệm vụ mà terra đảm nhiệm cho từng giải pháp:
Tư vấn bảng lương: Cách xây dựng bảng lương hiệu quả
- Công ca
- Thời gian làm việc
- Hợp đồng lao động, thử việc
- Quy chế, quy trình tính lương
Tư vấn thuế TNCN: Hỗ trợ tính toán và hoàn thiện thủ tục thuế
- Quy định pháp luật về BHXH
- Thủ tục hành chính (Cấp mã đơn vị, báo tăng giảm, giải quyết chế độ, thay đổi địa chỉ trụ sở trên ERC,..)
Tư vấn BHXH: Đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ quy định
- Quy định pháp luật về thuế TNCN
- Thủ tục hành chính ( Đăng ký NPT, mở MST,..)
terra đã có kinh nghiệm hỗ trợ cho hơn 250 doanh nghiệp tiến hành quyết toán thuế, kiểm tra sổ sách và giải quyết các khó khăn về thuế một cách hiệu quả nhất, đảm bảo doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tối đa thời gian và nâng cao hiệu suất công việc:
- Giảm thiểu hàng giờ tra cứu và xử lý quy định phức tạp
- Tối ưu hóa khối lượng công việc cho phòng nhân sự, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn
- Loại bỏ hoàn toàn sai sót trong tính lương, đảm bảo sự chính xác và tuân thủ tuyệt đối.
Liên hệ với terra ngay dưới đây để nhận được tư vấn sớm nhất nhé!