HRIS là gì? Hãy cùng terra tìm hiểu chức năng HRIS, ưu điểm và nhược điểm, tiêu chí lựa chọn hệ thống HRIS.
HRIS là gì?
(Human Resources Information System) là hệ thống quản trị nhân sự. HRIS là công cụ hữu ích lưu trữ thông tin liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp.
Thông thường, bộ phận nhân sự sẽ phải lưu trữ thủ công thông tin nhân viên như: thông tin cá nhân, hồ sơ xin việc, hợp đồng lao động, bảng đánh giá năng lực, quá trình làm việc, thành tích, lương thưởng,… Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, ngày càng có nhiều nhân sự, việc vận hành bằng phương thức này không hiệu quả. Các nhà quản trị nhân sự đã áp dụng HRIS để quản lý nhanh chóng hơn.
Chức năng của phần mềm HRIS
Quản lý tuyển dụng
Hệ thống thông tin nhân sự hỗ trợ việc quản lý toàn diện quy trình tuyển dụng trên một nền tảng tập trung. Nhà tuyển dụng có thể theo dõi thông tin hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn, đánh giá ứng viên trực quan, và điều phối các cơ hội việc làm phù hợp với năng lực của từng nhân sự.
Quản lý lương, thưởng
HRIS tự động hóa quy trình tính lương, sử dụng dữ liệu hợp đồng và thông tin nhân sự kết hợp với dữ liệu chấm công để tự động tạo bảng lương. Một số hệ thống còn hỗ trợ thanh toán lương trực tiếp ngay trên phần mềm. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình tính lương.
Quản lý phúc lợi
HRIS cho phép quản lý các chính sách đãi ngộ và phúc lợi của nhân viên, với tính năng cá nhân hóa phúc lợi, giúp nhân viên tự chọn các phúc lợi phù hợp với nhu cầu riêng. Hệ thống này gia tăng hiệu quả giữ chân nhân tài và giúp nhân viên gắn bó với tổ chức.
Quản lý chấm công
HRIS thu thập dữ liệu về lịch làm việc và chấm công, là cơ sở để tính bảng lương hàng tháng. Ngày nay, hệ thống còn hỗ trợ nhiều phương thức chấm công hiện đại như GPS trên Mobile App, Camera AI, thẻ từ,… Dữ liệu chấm công được đẩy lên theo thời gian thực, giúp quản lý dễ dàng theo dõi thời gian làm việc, tình trạng đi muộn – về sớm của nhân viên.
Quản lý đào tạo
Hệ thống này cho phép HR theo dõi năng lực và kỹ năng của nhân viên để triển khai các khóa đào tạo nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Chức năng đào tạo hỗ trợ thiết kế khóa học trực tuyến, lưu trữ bài giảng và kế hoạch, đồng thời kiểm chứng và đánh giá kết quả sau đào tạo.
Quản lý hiệu suất
HRIS giúp quản lý đánh giá hiệu suất nhân sự qua các tiêu chí như KPI và khung năng lực, ghi nhận nỗ lực của nhân viên một cách công bằng. Qua đó, doanh nghiệp xác định được nhân viên có hiệu suất thấp để đưa ra phương án cải thiện.
Quản lý phân tích và báo cáo
Hệ thống cung cấp báo cáo động, từ tổng quan đến chi tiết, về tình hình và hiệu quả sử dụng nhân lực trong tổ chức. Các báo cáo về doanh thu, tần suất vắng mặt, hiệu suất,… giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, phù hợp với tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.
Ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng phần mềm HRIS
Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng phần mềm HRIS
Hướng dẫn lựa chọn phần mềm HRIS
Để lựa chọn được hệ thống HRIS phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: bạn cần xác định doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong những khâu nào của bộ phận nhân sự, quy mô nhân sự là bao nhiêu, định hướng phát triển của doanh nghiệp.
- Bước 2: Xác định ngân sách tài chính: Việc xác định ngân sách giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm đơn vị cung cấp phù hợp.
- Bước 3: Tìm kiếm nhà cung cấp: ở bước này, bạn nên tham khảo ít nhất 3 nhà cung cấp để có cái nhìn tổng quan về dịch vụ, mức giá mà nhà cung cấp đưa ra.
- Bước 4: Đánh giá lại nhu cầu: Sau khi được tư vấn từ các nhà cung cấp, bạn nên xem lại đã phù hợp với yêu cầu và ngân sách của mình hay chưa. Nếu chưa hãy điều chỉnh và đề xuất lại với nhà cung cấp.
- Bước 5: Thỏa thuận với nhà cung cấp: HRIS sẽ gắn liền với hành trình phát triển của doanh nghiệp. Vì thế, bạn cần đảm bảo nhà cung cấp có thể cung cấp giải pháp ổn định, lâu dài, không ngừng đổi mới cải tiến dịch vụ.
- Bước 6: Ký hợp đồng và triển khai.
Có thể sử dụng Excel và Google Sheet để quản trị nhân sự?
Trước khi hệ thống HRIS ra đời, quản trị nhân sự bằng Excel hay Google Sheet là một phương pháp quen thuộc với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hiện nay vẫn còn doanh nghiệp áp dụng công cụ này. Liệu rằng, đó có phải là giải pháp hiệu quả? Cùng xem qua 1 số nhược điểm khi sử dụng Excel và Google Sheet thay thế HRIS sau đây:
- Dữ liệu bị phân tán: Quản lý và lưu trữ thông tin bằng nhiều tệp dữ liệu khác nhau, khi dùng phải mở từng tệp một. Khi cần cập nhật và đồng bộ thông tin sẽ rất khó khăn.
- Không bảo mật thông tin: Việc lưu trữ tệp trên máy không chỉ tốn dung lượng mà khi máy bị virus tấn công có thể lộ thông tin cá nhân.
- Thiếu đồng bộ: Việc quản lý bằng tệp Excel hoặc Google gây ra sự không đồng bộ ở cách thể hiện thông tin. Khi có nhân sự mới hoặc nhân sự cũ rời đi, rất khó bàn giao và giải thích cho người kế nhiệm.
- Dễ sai sót: Mọi khâu đều nhập thủ công, dễ dẫn đến sai sót đặc biệt khi nhiều người cùng cập thông tin và điều chỉnh 1 tệp.
Như vậy, có thể dùng Excel hoặc Google Sheet để quản trị nhân sự nhưng sẽ không có tính hiệu quả cao. Đặc biệt với những doanh nghiệp đang mở rộng mô hình kinh doanh, với số lượng lớn nhân sự thì HRIS sẽ là lựa chọn ưu việt hơn.
Dịch vụ quản trị nhân sự terra HR System
Một trong những giải pháp thu hút sự quan tâm của doanh nghiệp tại terra là phần mềm nhân sự (terra HR System). Phần mềm quản lý nhân sự này với nền tảng trực tuyến, giúp cho doanh nghiệp:
- Chấm công tối ưu;
- Tối ưu quy trình tính lương;
- Quản lý hồ sơ, dữ liệu nhân sự, giúp cho việc tra cứu dễ dàng, giảm thiểu sai sót;
- Tối ưu quá trình tuyển dụng từ đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ đến phỏng vấn và tuyển chọn;
- Quản lý minh bạch mọi quy trình và thông tin, giúp nhân viên hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm.
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn thời gian, công sức cho bộ phận nhân sự.
Cụ thể, khi dùng dịch vụ terra HR System, doanh nghiệp được trải nghiệm 9 chức năng như sau:
- Quản lý dữ liệu nhân sự;
- Chấm công;
- Quản lý nghỉ phép và làm thêm giờ;
- Tính lương;
- Quản lý bảo hiểm xã hội;
- Quản lý tuyển dụng;
- Quản lý hợp đồng lao động;
- Quản lý đào tạo;
- Quản lý đánh giá nhân sự.
Hãy để lại thông tin bên dưới, đội ngũ chuyên viên của terra sẽ tư vấn cho doanh nghiệp bạn!
