Quy trình tính lương là một phần không thể thiếu trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Một quy trình rõ ràng sẽ tạo ra niềm tin giữa nhân viên và công ty, thúc đẩy sự cống hiến cho doanh nghiệp. Hãy cùng terra khám phá quy trình tính lương cho nhân viên chi tiết và hiệu quả, giúp doanh nghiệp của bạn đạt được tính minh bạch, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Chuẩn hóa quy trình tính lương với 7 bước cơ bản
Bước 1: Thu thập dữ liệu bảng lương
Để có một bảng lương hoàn chỉnh gửi đến cho người lao động làm việc trong tổ chức, bước đầu tiên cần thực hiện là thu thập đầy đủ và chính xác dữ liệu liên quan. Dữ liệu chấm công thường là yếu tố chính khi các doanh nghiệp thực hiện tính lương.
Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề và vị trí đặc thù như nhân viên kinh doanh, công nhân sản xuất, tiền lương lương được xác định dựa trên kết quả sản xuất hoặc kinh doanh (KPIs, doanh số, sản lượng,…).
Để xây dựng quy trình tính lương hàng tháng chính xác, cần chú ý ngay từ đầu vào việc xác định mức lương cơ bản đúng với từng đối tượng.
- Lương cơ bản: Mức lương mà người lao động nhận được khi làm việc hành chính trong điều kiện bình thường, được quy định tại Nghị định số 74/2024 NĐ-CP (Nghị định về mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động áp dụng từ 01/07/2024).
- Lương đóng bảo hiểm xã hội: Mức lương quy định theo thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH.
- Lương thử việc: Mức lương thử việc sẽ được tính bằng 85% lương chính thức.
Bước 2: Đối chiếu, xác nhận
Việc so sánh và kiểm tra dữ liệu là một phần vô cùng quan trọng trong quy trình tính lương cho nhân viên, được thực hiện bởi bộ phận chấm công và các quản lý cấp cao. Trong quá trình này, dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như chấm công, doanh thu, và các thông tin liên quan khác của từng nhân viên sẽ được so sánh và đối chiếu với các danh sách hiện có.
Mục đích chính là đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu trước khi áp dụng vào việc tính toán lương.
Khi phát hiện chênh lệch trong quá trình đối chiếu, người quản lý cần can thiệp ngay để giải quyết kịp thời. Việc này sẽ giúp đảm bảo quy trình tính và thanh toán lương không bị ảnh hưởng, duy trì sự chính xác và đúng hạn.
Bước 3: Xây dựng bảng tính lương
Bộ phận hành chính, kết toán, nhân sự (tùy thuộc vào từng công ty) là những đơn vị chịu trách nhiệm lập bảng tính lương cho nhân viên. Việc này yêu cầu đảm bảo sự chính xác tuyệt đối và phải được thực hiện rõ ràng đối với từng nhân viên.
Để tính tổng số tiền lương và các khoản liên quan đến thuế, BHXH, cần phải thu thập và sử dụng các thông tin như số giờ làm việc, số lượng sản phẩm đã hoàn thành, giá trị của từng sản phẩm, và các chỉ số hiệu suất (KPI). Việc này đảm bảo rằng người lao động nhận được đầy đủ và chính xác các khoản thu nhập mà họ xứng đáng, không bị thiệt thòi.
Hiện nay, quy trình tính lương cho nhân viên thường được thực hiện thông qua hai hình thức chính: Sử dụng Excel và sử dụng các phần mềm tính lương chuyên biệt.
Bước 4: Gửi bảng lương cho cấp trên ký, duyệt
Sau khi xác nhận lại, quản lý nhân sự sẽ trình bảng tính lương cho kế toán trưởng và giám đốc để phê duyệt. Sau khi giám đốc phê chuẩn, bảng lương sẽ được trả lại cho kế toán trưởng để chuyển tiếp cho bộ phận kế toán tiền lương. Trường hợp kế toán trưởng không đồng ý, bộ phận nhân sự và kế toán sẽ phối hợp để tìm cách giải quyết vấn đề.
Bước 5: Nhân viên nhận phiếu lương và xác nhận
Sau khi duyệt, phiếu lương sẽ được chuyển giao tới từng nhân viên qua các kênh liên lạc thích hợp, chẳng hạn như email hoặc hệ thống nội bộ của công ty, để đảm bảo tính bảo mật và riêng tư cho thông tin của từng người.
Bước 6: Thanh toán tiền lương
Sau khi có được sự xác nhận đã chính xác và đồng ý từ phía nhân viên, bộ phận kế toán sẽ tiến hành trích quỹ và phát lương cho nhân viên theo đúng thời hạn theo quy định của doanh nghiệp
Bước 7: Lưu trữ hồ sơ tiền lương của nhân viên
Bước cuối cùng của quy trình tính lương trong doanh nghiệp là lưu trữ hồ sơ và dữ liệu liên quan đến tiền lương. Điều này nhằm hỗ trợ việc tạo các báo cáo chi tiết cho phòng Nhân sự trong tương lai.
Nguyên tắc tính lương và trả lương theo quy định
- Quy trình tính và thanh toán lương cần bao gồm các bước đảm bảo tính chính xác của số liệu để đảm bảo việc trả lương đúng thời điểm và chính xác.
- Thời điểm cụ thể để thanh toán lương phụ thuộc vào quy định riêng của từng công ty, nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình quản lý nhân sự và tài chính.
Dịch vụ tính lương terra Payroll
Ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp chọn sử dụng dịch vụ tính lương để tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác và bảo mật thông tin cho nhân viên, đồng thời tối đa hóa hiệu quả chi phí. Các dịch vụ này cung cấp công cụ quản lý tài chính và nhân sự, phù hợp với các doanh nghiệp muốn tập trung vào hoạt động chủ chốt và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hiểu được những khó khăn có thể phát sinh trong quy trình tính lương, terra cung cấp cho doanh nghiệp dịch vụ tính lương toàn diện terra Payroll hỗ trợ quá trình tính lương, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Ngoài ra, khi lựa chọn terra Payroll, doanh nghiệp sẽ được sử dụng MIỄN PHÍ hệ thống terra HR System giúp quản lý đầy đủ thông tin nhân sự và hỗ trợ cho quá trình thu thập dữ liệu khi tính lương.
Nếu doanh nghiệp đang cần sự tư vấn chi tiết về dịch vụ tính lương, hãy để lại thông tin qua biểu mẫu hoặc liên hệ trực tiếp qua Zalo OA (phía dưới góc phải màn hình). terra cam kết cung cấp sự hỗ trợ toàn diện, từ việc giải đáp mọi thắc mắc đến đưa ra các giải pháp tối ưu nhất. terra sẵn lòng đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tài chính.
